דוחות כספיים להלוואה עסקית מבנק: מה מלווים מבקשים

אילו דוחות כספיים בנק מבקש להלוואה עסקית?

בנק שמבקש דוחות כספיים רוצה דוח רווח והפסד ומאזן, ועשוי להוסיף דוח תזרים מזומנים, דוחות מס ותחזיות. המלווה קובע את הרשימה, את מספר השנים שהוא רוצה ואם CPA חייב להכין את הדוחות. בהלוואה ⁦7(a)⁩ בערבות SBA (מינהל העסקים הקטנים האמריקאי), SBA מציין שמגישים בקשה דרך מלווה, שקובע לפי הנסיבות שלכם אילו מסמכים נדרשים (SBA: הלוואות ⁦7(a)⁩). להלוואה ללא ערבות SBA אין רשימה של SBA מאחוריה, ולכן בקשו מהבנק את הרשימה שלו בכתב.

IRS מציין את השניים הראשונים כדוחות שעוזרים במגע עם בנק או עם נושים (פרסום 583).

בנק עשוי לשאול גם על הבעלים, למשל דוחות מס אישיים או דוח מצב פיננסי אישי; על הדוח הזה ראו דוחות כספיים להלוואת SBA.

מקרה מפסיק להיות פשוט כשהספרים מאחרים בחודשים, כשכסף עסקי ואישי נמצאים באותו חשבון, כשהדוחות שונים מדוח המס שהוגש, או כשהבנק קבע תאריך. בשני הראשונים בדרך כלל צריך להשלים או לתקן את הספרים לפני שאפשר לבנות דוחות; פער מול דוח המס עשוי להיות הבדל לגיטימי שדורש גשר בכתב (ראו בהמשך). אם תאריך הבנק קרוב, קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.

מה לאסוף:

• שניים עד שלושה דוחות מס עסקיים אחרונים שהוגשו; המלווה קובע את המספר בפועל.
• דוח רווח והפסד ומאזן לשנה עד כה, עד סוף החודש האחרון.
• דפי חשבון של בנק, כרטיס אשראי והלוואות לכל חודש שהדוחות האלה מכסים.
• רשימה של כל חוב עסקי: מלווה, יתרה, תשלום ותאריך סיום.
• רשימה של חשבוניות לקוחות שלא שולמו ושל חשבונות שלא שולמו.

כמה שנים של דוחות רווח והפסד מלווה רוצה?

תכננו על שניים עד שלושה דוחות מס עסקיים אחרונים שהוגשו, ועוד דוחות מתחילת השנה. המלווה קובע את מספר השנים בפועל, ואף אחד מהמקורות שמצוטטים כאן לא קובע מספר להלוואה ללא ערבות SBA. ההנחיה של SBA לתוכנית עסקית מסורתית, שמלווים ומשקיעים מבקשים בדרך כלל, קובעת שעסק מבוסס יצרף דוחות רווח והפסד, מאזנים ודוחות תזרים מזומנים לשלוש עד חמש השנים האחרונות (SBA: תוכנית עסקית). זו הנחיה לתוכנית, לא כלל של הלוואה.

להלוואה בערבות SBA, ראו דוחות כספיים להלוואת SBA.

שמרו עותקים של כל דוח מס שהוגש. תדפיס דוח מס שמלווה מבקש בטופס ⁦4506-C⁩ מכסה דוחות ש-⁠IRS עיבד בשנה הנוכחית ובשלוש שנות העיבוד הקודמות (הוראות טופס ⁦4506-C⁩). לדוחות ישנים יותר, השתמשו בעותקים שלכם, בקשו ממכין הדוחות, או בקשו עותק ב-טופס 4506: העלות היא ⁦$30⁩ לכל דוח והטיפול עשוי לקחת עד 75 ימים קלנדריים.

עסק חדש יותר מציג פחות שנים. הוא מציג את התקופות שבהן פעל, סגורות חודש אחר חודש, וסומך על תחזיות לשאר. עסק ששינה את טופס המס שלו, כמו LLC שבחרה בטיפול כחברה (IRS: LLC), הגיש דוחות בטפסים שונים: תנו למלווה כל אחד מהם ואת תאריך השינוי.

מהו דוח מתחילת השנה (interim), ומתי הבנק מבקש אותו?

דוח מתחילת השנה, או דוח ביניים (interim), הוא דוח רווח והפסד לשנה הנוכחית עד כה ועוד מאזן בסוף החודש האחרון (פרסום 583 מגדיר את שני הדוחות). בנק עשוי לבקש אותו כשנתוני השנה המלאה האחרונה ישנים בחודשים, כי דוח סוף שנה או דוח מס שהוגש לא אומרים דבר על החודשים שחלפו מאז. להלוואה בערבות SBA, ראו דוחות כספיים להלוואת SBA.

דוח ביניים חייב לבוא מספרים סגורים: כל חשבון בנק, כרטיס אשראי והלוואה מותאם עד סוף החודש שהוא מציג. שאלו את המלווה איזה סוף תקופה יתקבל לפני שאתם סוגרים את הספרים, וסגרו עד התאריך הזה.

האם בנק דורש דוחות כספיים שהכין CPA?

הבנק מחליט אם CPA חייב להכין את הדוחות. אף מקור שמצוטט כאן לא דורש דוחות שהכין CPA להלוואה רגילה מבנק: בדף של SBA להלוואות ⁦7(a)⁩ אין דרישה כזו, והוא משאיר את רשימת המסמכים למלווה (SBA: הלוואות ⁦7(a)⁩). בסוגי הלוואות מסוימים של SBA, הנהלים של SBA עצמה קובעים רמה של CPA: הלוואות 504, מסגרות הון חוזר מעל גודל מסוים ורכישות עסקים (SOP 50 10); ראו דוחות כספיים להלוואת SBA. ההנחיות של SBA לניהול כספים מונות CPA, איש הנהלת חשבונות ושירות מקוון כדרכים לקבל עזרה חשבונאית (SBA: ניהול הכספים שלכם).

מדיניות הבנק עצמו עדיין יכולה לדרוש יותר, כולל דוחות ש-⁠CPA מרכיב, סוקר או מבקר. שאלו את הבנק בכתב איזו רמה הוא מקבל לפני שאתם משלמים על אחת מהן; על ההבדל, ראו דוחות כספיים מבוקרים למשקיעים.

דוחות שמופקים מהספרים שלכם מספיקים רק אם המלווה מקבל אותם, והם טובים רק כמו הספרים שמאחוריהם. IRS קובע שהספרים חייבים להציג הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, בגיבוי מסמכי תמיכה (פרסום 583).

אילו דוחות מס ותדפיסי IRS מצורפים לדוחות, ואיך המספרים צריכים להתאים?

המלווה רואה את הדוח לפי סוג העסק שלכם, והדוחות שלכם חייבים להתאים אליו. השוו את אותה תקופה, והסבירו כל הבדל לגיטימי בין הספרים למס. שניהם מגיעים מאותם ספרים.

דוחות השותפות והחברה כוללים מאזן לפי הספרים, Schedule L, שלפי ההוראות צריך להתאים לספרים (טופס 1065, טופס ⁦1120-S⁩, טופס 1120). לפי ההוראות של כל טופס, מגישים קטנים יכולים להיות פטורים מ-⁠Schedule L, ולכן ייתכן שבדוח אין מאזן בכלל. כשיש, הבנק יכול להשוות את המאזן שלכם למאזן שבדוח.

IRS מוסר רישומי מס למלווה רק בהסכמתכם. אפשר לאשר למלווה לבקש תדפיס דרך חשבון ה-⁠IRS שלכם, או דרך המלווה בטופס ⁦4506-C⁩ (IRS: IVES). על אופן הבקשה, ראו הוכחת הכנסה למלווה.

דוח רווח והפסד שההכנסה בו שונה מדוח המס או מההפקדות בבנק יכול לעורר שאלות אצל מלווה. חלק מההבדלים לגיטימיים, כמו פחת שנלקח אחרת לצורכי מס או הכנסה שנופלת בתקופה אחרת. התשובה היא גשר קצר בכתב מרווח הספרים אל הנתון בדוח המס, עם תמיכה לכל שלב, לא דוח ששונה. על הלוחות שמיישבים ספרים מול דוח מס, ראו ספרי צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

האם הדוחות צריכים להיות בשיטת מזומן או בשיטת צבירה?

השתמשו בשיטה שהמלווה מציין. אם הוא לא מציין, השיטה של דוח המס שלכם היא נקודת ההתחלה הרגילה. בשיטת מזומן הכנסה נספרת כשהיא מתקבלת והוצאה כשהיא משולמת; בשיטת צבירה, כשהיא נצברת ונוצרת (פרסום 583). מאזן בשיטת מזומן אינו מציג בדרך כלל חייבים או זכאים, ולכן עסק שמוכר באשראי יכול להתבקש להציג נתוני צבירה.

הכנסה חייבת במס מחושבת לפי השיטה שבה משתמשים באופן קבוע בניהול הספרים (סעיף ⁦446(a)⁩), ו-⁠IRS קובע ששיטת ההכנסה החייבת ושיטת הספרים חייבות להיות זהות (פרסום 583). התקנה גם מונה בין הרישומים לשמירה “התאמה של כל הבדל בין ספרים כאלה לדוח” (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩), וההוראות ל-⁠Schedule ⁦M-3⁩ מתארות חברה עם דוחות כספיים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן (הוראות Schedule M-3). לכן דוחות למלווה בשיטה שונה מזו של הדוח דורשים התאמה בכתב אליו. השאלה אם הדוח עצמו רשאי להישאר בשיטת מזומן היא שאלה נפרדת; ראו ספרי צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

שינוי השיטה בדוח דורש בדרך כלל הסכמה של IRS, שמבקשים בטופס 3115 (סעיף ⁦446(e)⁩, פרסום 538); ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה. לא כל עסק רשאי להשתמש בשיטת מזומן. חברת C, או שותפות עם שותף שהוא חברת C, רשאית להשתמש בה בדרך כלל רק כל עוד התקבולים ברוטו השנתיים הממוצעים שלה בשלוש השנים הקודמות הם ⁦$32,000,000⁩ או פחות, עם חריגים כמו עסקי חקלאות וחברות שירותים אישיים מזכות (סעיף 448). לעסק עם מלאי יש מגבלות משלו (פרסום 538). לבחירת שיטה, ראו מזומן או צבירה לעסק קטן.

מהן תחזיות, ומתי מלווה רוצה אותן?

תחזיות הן גרסאות חזויות של הדוחות לתקופות עתידיות. ההנחיה של SBA לתוכנית עסקית מסורתית דורשת תחזית לחמש שנים: דוחות רווח והפסד, מאזנים, דוחות תזרים מזומנים ותקציבי הוצאות הון חזויים, כשהשנה הראשונה לפי רבעון או חודש, מוסברים ומותאמים לסכום המבוקש (SBA: תוכנית עסקית).

מלווה עשוי לבקש אותן מעסק חדש יותר עם מעט היסטוריה, או כשההלוואה מממנת צמיחה שתוצאות העבר אינן מראות. תחזיות נשענות על תוצאות בפועל: היסטוריה מותאמת נותנת את יתרות הפתיחה ואת דפוס ההכנסות והעלויות שההנחות בונות עליו. מסגרת אשראי שקשורה לחייבים עשויה להביא גם בקשות לדוחות גיול של חייבים (accounts receivable) וזכאים (accounts payable) (חשבוניות לקוחות שלא שולמו וחשבונות שלא שולמו, מפורטים לפי גיל), כמו בפיילוט מסגרת ההון החוזר של SBA (SBA: הלוואות ⁦7(a)⁩).

מה מעכב בקשה להלוואה עסקית?

שלוש סיבות נפוצות לעיכוב הן חשבונות שלא הותאמו, כסף של הבעלים ושל העסק שמעורבב, ודוחות עם הבדלים לא מוסברים מדוח המס או מההפקדות.

מה אם הספרים מאחרים או שמעולם לא הפקתי מאזן?

ספרים שמאחרים צריך להשלים לפני שאפשר לבנות דוחות. מאזן לא מוסיפים בסוף: הוא יוצא מחשבונות מותאמים ומיתרות פתיחה נכונות. עבדו בסדר הזה:

1. קבלו מהמלווה את הרשימה ואת התאריך שבו הוא צריך את הדוחות.
2. אספו דפי חשבון לכל חשבון בנק, כרטיס אשראי והלוואה מסוף השנה של הדוח האחרון שהוגש.
3. קבעו יתרות פתיחה. לשותפות או לחברה שהגישו Schedule L יש מאזן של סוף השנה הקודמת; ל-⁠Schedule C של בעל עסק יחידני אין, ולכן בנו אותו מחדש מרישומי חשבונות, הלוואות ונכסים. ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור.
4. רשמו כל עסקה והתאימו כל חשבון חודש אחר חודש. ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי בנק.
5. הפיקו את דוח הרווח והפסד ואת המאזן עד סוף החודש שהמלווה יקבל.
6. השוו את ההכנסה להפקדות ולדוח המס, וכתבו את הגשר לכל מה ששונה. רק אחר כך שלחו את הדוחות.

אם תאריך המלווה מגיע לפני שההשלמה יכולה להסתיים, שאלו אם הוא יקבל תאריך מאוחר יותר, או קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לסיים קודם את החודשים. לחודשים של פיגור, ראו השלמת ספרים שמאחרים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חברת S בתחום הגינון, הלוואה לציוד

חברת S מבקשת מבנק הלוואה לציוד של ⁦US$150,000⁩. ברשימת הבנק מבוקשים דוחות מס עסקיים לשנתיים, בתוספת דוח רווח והפסד ומאזן עדכניים. החברה הגישה טופס ⁦1120-S⁩ בשתי השנים, אבל אין לה דוח רווח והפסד או מאזן עדכניים לתת לבנק. איש הנהלת החשבונות מתאים את חשבונות הבנק והאשראי עד סוף החודש האחרון, קובע יתרות פתיחה מ-⁠Schedule L של השנה שעברה (או מרישומי חשבונות והלוואות אם בדוח לא היה כזה), ומפיק את שני הדוחות. הבעלים בודק שההכנסה מתחילת השנה תואמת להפקדות העסק ושהלוואה קיימת של ⁦US$40,000⁩ על משאית מופיעה במאזן.

LLC של מסעדה, מסגרת אשראי כשהספרים מאחרים

LLC של מסעדה עם מכירות של ⁦US$400,000⁩ מגישה בקשה למסגרת אשראי של ⁦US$75,000⁩. הספרים שלה מאחרים בשישה חודשים: שישה חודשים של פעילות בנק וכרטיסי אשראי לא נרשמו. אי אפשר לבנות את הדוחות מהספרים כפי שהם, כי ההכנסה, ההוצאות ויתרת המזומן יהיו שגויות. הבעלים שואל את הבנק מה התאריך שלו, משלים את שישה החודשים, מתאים כל חשבון, ורק אז מפיק את הדוחות מתחילת השנה.

עיצוב עצמאי, הלוואה לתקופה קצובה

בעל עסק עצמאי בתחום העיצוב מבקש הלוואה לתקופה קצובה של ⁦US$30,000⁩. הבנק רוצה דוח רווח והפסד שמתאים ל-⁠Schedule C ולהפקדות בבנק. ה-⁠Schedule C של השנה שעברה מציג תקבולים ברוטו של ⁦US$62,000⁩. הדוח של השנה עד יוני, שמנוהל בשיטת מזומן, מציג הכנסה של ⁦US$35,000⁩, אבל ההפקדות בחשבון העסקי מסתכמות ב-⁦US$31,000⁩, כי לקוחות שילמו ⁦US$4,000⁩ לחשבון אישי. בעל העסק מפרט את התשלומים האלה בלוח קצר שמגשר בין ההכנסה להפקדות, עם החשבונית של כל לקוח וההפקדה בחשבון האישי כתמיכה, ומעכשיו מבקש מהלקוחות לשלם לחשבון העסקי.

המצב שלכם שונה?

• הבנק רוצה דוחות עד תאריך מסוים והספרים שלכם מאחרים, מעורבבים בהוצאות אישיות, או שונים מהדוח שהוגש: הדוחות יכולים לבוא רק מספרים סגורים ומותאמים. בררו אם אתם צריכים השלמה, תיקון או רק התאמה מגובה, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות שמתאימה לרשימה ולתאריך של הבנק. לחודשים חסרים, התחילו ב-השלמת ספרים שמאחרים.
• דוח מס עסקי מעולם לא הוגש: המלווה לא יכול להשוות דוחות לדוח שלא קיים. ראו השלמת דוחות מס עסקיים שלא הוגשו ו-עזרה בהנהלת חשבונות לספרים שמאחוריו.
• אדם זר מחזיק ב-⁠LLC או בחברה: הדוחות שהמלווה רואה יכולים להיות שונים מהטבלה שלמעלה. ראו הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי שהדוחות יתאימו לדוחות האלה.
• ההלוואה היא הלוואת SBA: הטפסים, דוח המצב הפיננסי האישי ולוח החובות מוסברים ב-דוחות כספיים להלוואת SBA.
• המלווה או משקיע רוצה סקירה או ביקורת: ראו דוחות כספיים מבוקרים למשקיעים.
• אתם עצמאים והמלווה רוצה הוכחת הכנסה אישית: ראו הוכחת הכנסה למלווה; למשכנתה ולהוספות ל-⁠Schedule C, ראו הכנסה מ-⁠Schedule C למשכנתה.
• הדוחות הם לנכסים להשכרה: ראו דוח רווח והפסד לנכס להשכרה עבור מלווה.
• ההלוואה אושרה: ראו רישום הלוואה עסקית.