השלמת הנהלת חשבונות באיחור לפני הגשת דוח מס

מה הנהלת החשבונות צריכה להראות לפני שאפשר להגיש את הדוח?

הנהלת החשבונות צריכה להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים בבהירות שמספיקה כדי לתמוך בדוח המס. עליה גם להבחין בין כסף שהרווחתם להפקדות שאינן מכירות, ובין הוצאות עסקיות להוצאות פרטיות. ה-IRS מאפשר כל מערכת מתאימה, אך דורש רשומות שמספיקות כדי לבסס את הסכומים המדווחים בדוח (הנחיות ה-IRS לשמירת רשומות; 26 CFR 1.6001-1).

שחזור שמוכן להגשת דוח מס מפיק את הבדיקות האלה, ולא רק רשימת תנועות בנק:

ה-IRS מסביר שהנהלת חשבונות עסקית מסכמת עסקאות שמופיעות במסמכי תמיכה. מתחילים מהחודש הכי ישן שחסר, מתאימים אותו ורק אז ממשיכים קדימה, כך שיתרות מאוחרות לא יירשו שגיאות קודמות. לאיזה דוח יועברו הסכומים תלוי בסוג הישות; ראו אילו דוחות העסק מגיש.

אפשר להגיש הארכה בזמן שאני מסיים את הנהלת החשבונות?

בדרך כלל כן: מבקשים את ההארכה המתאימה עד מועד ההגשה המקורי של הדוח. טפסים 4868 ו-7004 מאריכים בדרך כלל את ההגשה ולא את התשלום, ולכן מעריכים את המס לתשלום ומשלמים אותו עד אותו מועד, ושומרים את אישור ההארכה. אזרחים או תושבים אמריקאים העומדים בתנאים, שמקום העבודה העיקרי והמגורים שלהם בחו״ל או שמשרתים בצבא מעבר לים, וכן שותפויות וחברות מסוימות, זכאים במקום זאת להגיש ולשלם עד היום ה-15 בחודש השישי לאחר סוף השנה. את הזכאות מתעדים בהצהרה שמצורפת לדוח, או, אם מבקשים זמן הגשה נוסף עד אותו מועד, בתיבה המתאימה בטופס 4868 או 7004. ריבית ממשיכה להצטבר על מס שלא שולם מאז מועד התשלום הרגיל (הנחיות ה-IRS להארכות; 26 CFR 1.6081-5; הוראות טופס 7004).

הארכה של ישות אינה מאריכה את הדוח האישי של בעל הישות; אם צריך, מבקשים אותה בנפרד (הוראות טופס 7004 של IRS; נושא 304 של IRS). ההארכה לא משלימה את הנהלת החשבונות ולא מכסה כל חובה נפרדת, כמו הפקדות שכר או מס מכירה של מדינה. למועדי הגשה ולטפסים לפי סוג ישות ראו אילו דוחות העסק מגיש. אם הדוח כבר באיחור, ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום.

אילו רשומות צריך לשחזר ומאיפה משיגים עותקים?

אוספים רשומות לכל חודש חסר לפני שמסווגים עסקאות. דפי הבנק הם נקודת המוצא, אבל חשבוניות, דוחות תשלומים, רשומות שכר והדוח שהוגש בשנה שעברה מסבירים מה משמעות ההפקדות והמשיכות (פרסום 583 של IRS).

עבור עסק יחידני, תדפיס IRS של שכר והכנסה יכול לעזור לאתר דוחות מידע שהוצאו על מספר המס של האדם, אבל הוא מציג רק טפסים שהוגשו ל-IRS. שותפויות וחברות יכולות לבקש תדפיס של דוח עסקי אם העותק של שנה שעברה חסר; הוא מציג את רוב שורות הדוח, אך לא כל נספח. מסמכי מקור שחסרים מבקשים ממי שהוציא אותם.

אפשר להשתמש בדפי בנק וכרטיס אשראי במקום בקבלות?

דפי חשבון עוזרים להוכיח שכסף עבר; לבדם הם ייתכן שאינם מוכיחים מה נקנה או מה המטרה העסקית. ה-IRS מונה דפי חשבון בין מסמכי התמיכה האפשריים, אך מציין שייתכן שנדרש שילוב של מסמכים כדי לבסס את הנמען, הסכום, התשלום, התאריך ותיאור הצורך העסקי (הנחיות ה-IRS לשמירת רשומות).

מתאימים כל שורה בדף החשבון לחשבוניות, קבלות, היסטוריית הזמנות, חוזים או הסברים בכתב שנתמכים בראיות אחרות. תשלום בכרטיס אשראי שמופיע בחשבון הבנק הוא העברה שמשלמת את יתרת הכרטיס; ההוצאות האפשריות הן הרכישות עצמן בכרטיס. אין לנכות את שניהם. לנסיעות, מתנות, ארוחות ושימוש ברכב, פרסום 463 מתאר הוכחה נוספת של סכום, זמן, מקום ומטרה עסקית. חיוב בבנק לבדו אינו מספק את כל זה.

מה עושים אם איבדתי קבלות או לא שמרתי אותן מעולם?

מנסים לשחזר את ההוכחה החסרה מרשומות עצמאיות, ומסמנים כל הוצאה שאי אפשר לתמוך בה לפני הכנת הדוח. מבקשים עותקים של חשבוניות או קבלות, מצמידים אותם לדפי החשבון, ורושמים את המטרה העסקית כל עוד עדיין אפשר לזהות אותה. ה-IRS דורש מסמכי תמיכה לרישומים גם בהנהלת החשבונות וגם בדוחות.

קבלות חסרות לא פוסלות אוטומטית כל הוצאה, אבל ניחושים הם מסוכנים. לנסיעות, מתנות ועלויות רכב, פרסום 463 קובע שרשומות חלקיות דורשות הצהרה מפורטת בתוספת ראיות אחרות מספיקות, ואי אפשר פשוט להעריך סכומים. אם הרשומות הושמדו בנסיבות שאינן בשליטתכם, פרסום 463 מתיר לשחזר את הרשומות או את ההוצאות. מנהלים רשימה נפרדת של פריטים שהסכום או המטרה שלהם עדיין לא ודאיים, כדי שמכין הדוח יוכל להחליט מה אפשר לתמוך בו.

איך מפרידים בין הוצאות פרטיות לעסקיות בחשבון אחד?

מסווגים כל עסקה לפי מה שהיא הייתה, ולא לפי החשבון שבו היא נרשמה. ה-IRS ממליץ להפריד בין חשבונות עסקיים לפרטיים ולזהות את מקור ההפקדות ואת סוג ההוצאה (פרסום 583 של IRS).

קודם מתאימים העברות בין החשבונות שלכם, תשלומי כרטיס אשראי וכספי הלוואות לצד השני שלהם; אין לסווג אותם כמכירות או כעלויות תפעול רק כי הם עברו בחשבון. התקבולים מהלוואה אמיתית אינם הכנסה (פרסום 334 של IRS). אחר כך מסמנים כל הפקדה וכל חיוב כעסקי, פרטי, העברה, הלוואה או טרם נפתר. בחיוב מעורב רושמים כעלות עסקית אפשרית רק את החלק העסקי הנתמך, ושומרים את הבסיס לחלוקה (פרסום 334 של IRS). הוצאות פרטיות ומשיכות בעלים נשמרות בנפרד. אצל עסק יחידני, משיכה פרטית אינה הוצאה עסקית. בשותפות או בחברה, לתשלומים לבעלים יכול להיות טיפול מס שונה; אין לכנות תשלום הלוואה, שכר או חלוקה בלי ההסכם והרשומות שתומכים בכך. בפרט, תשלומים של חברת S לבעלים שעובד בה יכולים להיחשב שכר גם אם הם נקראים חלוקות (הנחיות IRS).

האם סך ההכנסות שלי חייב להתאים לטפסים 1099-K ו-1099-NEC?

הנהלת החשבונות צריכה להסביר כל הבדל; סך ההכנסה החייבת במס לא חייב להיות שווה לסכום הטפסים. טופס 1099-K מדווח על תשלומים ברוטו שעברו סליקה, לפני עמלות, החזרים ותיקונים אחרים, ואילו הרשומות שלכם עשויות לכלול גם מזומן ותשלומים ישירים שלא מופיעים בטופס (הנחיות ה-IRS לטופס 1099-K).

מתאימים כל טופס לעסקאות שמאחוריו. אם חשבון תשלומים גבה כסף ביותר מפעילות אחת, מפצלים את התשלומים לפי פעילות באמצעות רשומות העסקאות (הנחיות ה-IRS לטופס 1099-K). מתאימים את סכומי טופס 1099-NEC לחשבוניות ולתשלומים, בודקים אם תשלום מופיע גם בדוח של חברת סליקה, וסופרים כל מכירה פעם אחת. משווים את התשלומים ברוטו שעברו סליקה להחזרים, לעמלות ולהפקדות נטו שהגיעו לבנק. בודקים טופס שהוצא לנישום הלא נכון או עם סכום שגוי, ומבקשים מהמנפיק לתקן אותו. בשותפות או בחברה, בודקים אם טופס 1099-K נושא את שם בעלים יחיד אף שהמכירות נעשו על ידי הישות; מבקשים מהמנפיק לתקן ושומרים את רשומות המכירות. אין לדחות את ההגשה בהמתנה לטופס 1099-K מתוקן (הנחיות ה-IRS לטופס 1099-K). הכנסה שלא דווחה בטופס עדיין שייכת להנהלת החשבונות. למיסוי של מכירות בפלטפורמות מקוונות ראו מס הכנסה למוכרים באינטרנט.

לפי איזו שיטת חשבונאות צריכה להתנהל הנהלת החשבונות המשוחזרת?

משחזרים את הנהלת החשבונות לפי שיטת החשבונאות שבה משתמש העסק בדוח המס שלו, אלא אם חל שינוי שיטה תקף. השלמת פערים אינה מעבירה עסק משיטת מזומן לשיטת צבירה. בשיטת מזומן, הכנסה מדווחת בדרך כלל כשהיא מתקבלת, והוצאות מנוכות או מהוונות בדרך כלל כשהן משולמות; בשיטת צבירה, הכנסה מדווחת בדרך כלל כשהיא נצברת, והוצאות מנוכות או מהוונות כשהן נוצרות (פרסום 583 של IRS).

בודקים את הדוח האחרון שהוגש ואת אופן הטיפול במלאי לפני ששייכים עסקאות לשנת מס. עסק שמוכר מלאי עשוי להיות כפוף לכללי מלאי נוספים ולחריגים; שחזור המבוסס על הבנק בלבד עלול לפספס סחורה במלאי או חשבוניות לקוחות שלא שולמו. ה-IRS קובע ששינוי שיטת חשבונאות דורש בדרך כלל את אישורו, ולעיתים קרובות מבקשים אותו בטופס 3115 (פרסום 583 של IRS; טופס 3115 של IRS). שיטה שנראית שגויה מסמנים לבדיקת מס, ולא משנים בשקט את סכומי השנה הנוכחית.

האם השותפות או החברה שלי צריכות מאזן שמתיישב עם הדוח של השנה הקודמת?

אם הישות חייבת להשלים Schedule L, המאזן שלה צריך להתאים לספרים ולרשומות שלה. חלק מהשותפויות והחברות הקטנות זכאיות לדלג על Schedule L, ולכן בודקים בהוראות הדוח הרלוונטי ולא מניחים שהוא תמיד נדרש (טופס 1065; טופס 1120-S; טופס 1120).

מתחילים את השחזור מיתרות הסגירה הקודמות של מזומן, חייבים, מלאי, נכסים, הלוואות והון הבעלים. מתאימים כל אחת מהן לדפי החשבון ולרשומות העדכניים לפני רישום החודשים החסרים. הוראות טופס 1065 קובעות שסך הנכסים בתחילת השנה צריך בדרך כלל להיות שווה לסך הנכסים בסוף השנה הקודמת; פער שלא הוסבר דורש הצהרה. שגיאה משנה קודמת עשויה לדרוש בדיקה משלה. אין לאלץ את המאזן החדש להתיישב באמצעות פריט מאזן מומצא או באמצעות התייחסות לפער פתיחה כהכנסה שוטפת.

מה עוד הנהלת החשבונות המשוחזרת עשויה להראות שאני חייב?

ההשלמה עשויה לחשוף חובות מחוץ לדוח מס ההכנסה. עוברים על רשומות התשלומים והמכירות כדי לבדוק דיווח על קבלנים, שכר ומס מכירה, לפני שמחשיבים את העבודה כגמורה (פרסום 583 של IRS).

כללי ההגשה לגבי הנושאים האלה תלויים במשלם, בסוג הישות ובמדינה. על שכר בעלים ראו שכר לבעלים של חברת S, ועל מס מכירה ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה. אם כמה שנות מס לא הוגשו, ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.

כמה זמן שומרים את הרשומות אחרי שהדוח הוגש?

שומרים את הנהלת החשבונות המשוחזרת ואת מסמכי התמיכה שלה לאורך התקופה שבה אפשר לשנות את הדוח או לבדוק אותו; חלק מהרשומות צריך לשמור זמן רב יותר. שומרים עותקים של דוחות שהוגשו כדי להעביר יתרות ושיטות לשנים הבאות (הנחיות ה-IRS לשמירה).

אלה אינן התקופות האפשריות היחידות: ה-IRS מפרט תקופות ארוכות יותר לתביעות מסוימות ולהכנסה שלא דווחה. כללי מדינה עשויים להיות שונים. למשל, משרד המבקר של טקסס דורש לשמור רשומות של מס מכירה ומס שימוש לפחות ארבע שנים, וממליץ לשמור אותן עד שכל ביקורת או מחלוקת קשורה נפתרת. אם מחליפים מקורות על נייר ברשומות אלקטרוניות, מערכת האחסון צריכה לשמור עותקים קריאים וניתנים לאחזור לפי כללי ה-IRS (פרסום 583 של IRS).

דוגמה

להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים. בטופס 1099-K ובדוח של חברת הסליקה של יועץ עצמאי מופיעים חיובי לקוחות בסך $50,000. חברת הסליקה מחזירה $5,000, גובה $2,000 עמלות ומפקידה $43,000. תשלומים ישירים מלקוחות בסך $30,000 מגיעים לבנק ומדווחים גם בטופס 1099-NEC. העברה של $10,000 מחשבון החיסכון של היועץ עצמו היא הפקדה נוספת.

הנהלת החשבונות מראה $80,000 בחיובי לקוחות, $5,000 בהחזרים ו-$75,000 בקבלות מלקוחות לאחר החזרים. לאחר עמלת הסליקה של $2,000, תשלומי הלקוחות שהופקדו בבנק הם $73,000 בסך הכול. סך ההפקדות בבנק הוא $83,000 כולל ההעברה של $10,000 מהחיסכון, שאינה מכירה. טופס 1099-NEC אינו מוסיף עוד $30,000 להכנסה. היועץ עדיין צריך רשומות להוצאות האחרות לפני שהדוח מוכן.

המצב שלכם שונה?

• חסרים דוחות של כמה שנים: השתמשו בהשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו כדי לקבוע את סדר ההגשה.
• הנהלת החשבונות מראה פערים בשכר, או בעלים של חברת S בלי משכורת: עיינו בשכר לבעלים של חברת S וחפשו עזרה בהנהלת חשבונות עם רשומות השכר.
• מס מכירה היה צריך להיגבות אבל לא נגבה מעולם: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.
• לבעלים זר יש LLC אמריקאית עם בעלים יחיד: רשומות טופס 5472 שלה דורשות תשומת לב נפרדת; ראו הגשת דוחות של LLC אמריקאית עם בעלים יחיד בבעלות זרה.
• החברה קנדית: ראו דוחות כספיים לסוף שנה לחברה לצורכי דוח T2.
• העסק מאחר ביותר משנה, יש בו שכר או מס מכירה שלא נפתרו, או שהוא צריך מאזן של ישות: אוספים דפי בנק וכרטיס אשראי, דוחות תשלומים, טפסי 1099, דפי הלוואות, רשומות שכר והדוח האחרון שהוגש לפני שפונים לעזרה בהנהלת חשבונות. אחרי שהנהלת החשבונות מעודכנת, השוו בין ניהול עצמי של הספרים לבין העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות.