ניהול עצמי של הנהלת חשבונות או העסקת איש מקצוע לעסק קטן

אפשר לנהל את הספרים בתוכנה, או שצריך איש מקצוע להנהלת חשבונות?

אפשר לעשות זאת בעצמכם אם אתם מסוגלים לתמוך בכל עסקה ולסווג אותה, להתאים את חשבונות הבנק והכרטיס ולהפיק בזמן את הנתונים לדוחות הנדרשים. תוכנה רושמת את מה שמזינים; עדיין צריך לוודא שהרשומות שלמות ונכונות. אם ההתאמות או הדוחות מתעכבים, איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לטפל בעבודה השוטפת. שאלות על שיטת מס, מלאי או הגשה כדאי להפנות לאיש מקצוע מוסמך בתחום המס (IRS: פרסום 583).

מה ה-IRS דורש מהנהלת החשבונות שלי?

הנהלת החשבונות צריכה להראות את ההכנסות וההוצאות שמאחורי הדוחות, ויש לשמור מסמכים שתומכים ברישומים. החוק הפדרלי דורש רשומות שמספיקות כדי לבסס את חבות המס שלכם; ה-IRS מאפשר בדרך כלל לבחור את המערכת, כולל רשומות אלקטרוניות, אם היא מראה בבירור הכנסות והוצאות (26 USC 6001; IRS: פרסום 583). מנוי לתוכנה אינו משלים קבלות חסרות ואינו מכריע אם תשלום הוא שכר, מלאי, נכס או משיכת בעלים.

שומרים חשבוניות או דוחות מכירות, דפי בנק וכרטיס אשראי, קבלות הוצאות, רשומות הלוואות ורשומות של נכסים עסקיים, ומתאימים אותם לרישומים בספרים. הפקדה בבנק לבדה אינה בהכרח מראה אם הכסף היה מכירה, הלוואה או הזרמת הון של הבעלים; חיוב בכרטיס אשראי לבדו אינו בהכרח מוכיח את מטרתו העסקית. ה-IRS מורה לשמור רשומות שתומכות בפריטי הדוח עד שתקופת השומה הרלוונטית מסתיימת, עם כללים ארוכים יותר לחלק מהרשומות והנכסים (IRS: פרסום 583; IRS: כמה זמן שומרים רשומות?).

שותפות או חברה צריכות הנהלת חשבונות של העסק עצמו, נפרדת מהכספים הפרטיים של כל בעלים. שותפות מגישה דוח מידע משלה אף שההכנסה שלה עוברת בדרך כלל לשותפים; גם לחברה יש דוח משלה (IRS: פרסום 583). לטפסים שישות מגישה ראו אילו דוחות העסק מגיש.

איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA: מי יכול להכין את הדוח שלי ולדבר עם ה-IRS בשמי?

כל אחד יכול לנהל את רשומות העסקאות. הכנת דוח פדרלי בתשלום וייצוג מול ה-IRS הם שני תפקידים נפרדים: מכין דוחות בתשלום צריך מספר זיהוי של מכין דוחות מס מה-IRS, ואילו CPA, סוכנים רשומים (Enrolled Agents) ועורכי דין זכאים לייצוג בלתי מוגבל מול ה-IRS (IRS: הסמכות של מכיני דוחות).

למכינים מסוימים שאין להם את ההסמכות האלה יש זכויות מוגבלות לגבי דוחות שהם הכינו וחתמו עליהם; לאחרים אין זכויות ייצוג כלל (IRS: הסמכות של מכיני דוחות). התואר של איש מקצוע להנהלת חשבונות לבדו אינו מראה אילו עבודות של הכנת דוחות או ייצוג הוא רשאי לבצע.

האם אני צריך חשבון בנק עסקי נפרד?

כלל השמירה על רשומות ברמה הפדרלית אינו דורש בעצמו חשבון בנק נפרד, אבל ה-IRS ממליץ על חשבון כזה ומורה להשתמש בו רק לעסק. הפרדת העסקאות מקלה לעקוב אחר הכנסות, הוצאות והעברות לבעלים, ולהתאים את החשבון לספרים (IRS: פרסום 583).

אם יש תשלומים פרטיים ועסקיים מעורבים, מזהים כל אחד מהם לפני הסיווג. רכישה פרטית ששולמה מחשבון עסקי אינה ניכוי עסקי באופן אוטומטי. בשותפות או בחברה, העברות לבעלים דורשות סיווג משלהן בספרי העסק; על משיכות של בעל LLC ראו תשלום לעצמכם.

מזומן או צבירה: לפי איזו שיטה הספרים שלי מתנהלים?

משתמשים בשיטת מס מותרת שמשקפת את ההכנסה בבירור. ספרי העסק יכולים להתנהל בשיטה אחרת אם אפשר להתאים אותם לדוח (IRS: הוראות Schedule M-3 של טופס 1065). בודקים את השיטה בדוח קיים לפני שמשנים את אופן דיווח ההכנסות וההוצאות. הדוח הראשון שהוגש קובע בדרך כלל את שיטת המס; שינוי שלה מאוחר יותר דורש בדרך כלל אישור של ה-IRS, לעיתים קרובות באמצעות טופס 3115 (IRS: פרסום 538).

חשבונית לקוח שלא שולמה היא כסף שמגיע לעסק; חשבונית ספק שלא שולמה היא כסף שהעסק חייב. שיטת מזומן ושיטת צבירה מכירות בהם בדרך כלל בזמנים שונים.

אלה כללי תזמון, ולא אפשרות להשמיט חשבוניות או חשבונות. חלק מהחברות ומהשותפויות עם שותפים שהם חברות כפופות למגבלות על שימוש בשיטת מזומן, עם חריג לעסק קטן; גם מלאי יכול לשנות את השיטה לרכישות ולמכירות (IRS: פרסום 538).

האם העסק שלי צריך מאזן בדוח?

ב-Schedule C של עסק יחידני אין מאזן Schedule L. דוחות של שותפות ושל חברה עשויים לדרוש Schedule L, שמדווח על נכסים, התחייבויות והון הבעלים מהספרים בתחילת השנה ובסופה (IRS: הוראות Schedule C; IRS: הוראות טופס 1065; IRS: הוראות טופס 1120-S; IRS: הוראות טופס 1120).

בודקים את שאלת העסק הקטן בדוח שמגישים: Schedule B לטפסים 1065 ו-1120-S, או Schedule K לטופס 1120. שותפות חייבת לעמוד בכל התנאים המפורטים, כולל הגשה בזמן של נספחי השותפים. בודקים את ההוראות של שנת המס שמוגשת לפני שמסתמכים על חריג. גם כש-Schedule L אינו חובה, שומרים רשומות שתומכות בדוח. כשהוא נדרש, המאזן חייב להתאים לספרים (IRS: הוראות טופס 1065; IRS: הוראות טופס 1120-S; IRS: הוראות טופס 1120).

באיזו תדירות צריך לעדכן את הספרים?

אין כלל פדרלי אחד שקובע שכל עסק קטן חייב לרשום את הספרים מדי שבוע או מדי חודש. מעדכנים אותם מספיק לעיתים קרובות כדי לעמוד במועדי ההגשה והתשלום, ומתאימים כל חשבון בנק כשדף החשבון מגיע; ה-IRS ממליץ על התאמה חודשית (IRS: פרסום 583).

שגרה מעשית היא לשמור מסמכי מקור בזמן שהעסקאות מתרחשות, לעבור על הפקדות ותשלומים בכל חודש, להתאים יתרות בנק וכרטיס אשראי, ולברר רישומים לא מסווגים או כפולים לפני סגירת החודש. כדאי לבדוק את ההכנסות במהלך השנה, כי עצמאים, שותפים ובעלי מניות בחברת S עשויים להצטרך לשלם מקדמות מס (IRS: מקדמות מס). אם הנהלת החשבונות כבר מפגרת בכמה חודשים והגשת דוח מתקרבת, ראו השלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת.

מה משתנה כשיש לי עובדים?

שכר מוסיף ניכוי במקור, הפקדות מס, דוחות ורשומות עובדים עם מועדים שקשורים למועדי התשלום. המעסיק חייב לעקוב אחר שכר ברוטו, ניכוי במקור, מסים של המעסיק, תשלומים והפקדות, ולהתאים את דוחות השכר לספרים ולתנועות הבנק (IRS: פרסום 15; IRS: הפקדה ודיווח של מסי תעסוקה).

לוח ההפקדות הפדרלי הוא בדרך כלל חודשי או פעמיים בשבוע; יתרות קטנות אפשר לשלם עם דוח שהוגש בזמן, ואילו התחייבויות גדולות עלולות לחייב הפקדה ביום העסקים הבא. מדינות יכולות להטיל חובות שכר נפרדות (IRS: פרסום 15; IRS: הפקדה ודיווח של מסי תעסוקה). שומרים רשומות של מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים לאחר שהמס מגיע לתשלום או שולם, לפי המאוחר (IRS: פרסום 583). שימוש בספק שכר אינו מסיר מהמעסיק את החובה לבצע הפקדות נכונות. אם מסים שנוכו במקור לא שולמו במזיד, ה-IRS רשאי להטיל את קנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty) על אנשים אחראים, כולל בעלים ששולט בתשלומים (IRS: פרסום 15).

מה משתנה כשאני גובה מס מכירה?

עוקבים אחר מס מכירה שנגבה לפי מדינה ומתאימים אותו לדוח של כל מדינה. לצורכי מס הכנסה פדרלי, מס שמוטל על הקונה ומועבר למדינה אינו נכלל בדרך כלל בהכנסה; מס שמוטל על המוכר ונגבה מהקונה נכלל בהכנסות ברוטו (IRS: פרסום 334). היכן ומתי עסק חייב לגבות הוא שאלה נפרדת, מדינה אחר מדינה; ראו מתי חובה לגבות מס מכירה.

מה משתנה כשאני משלם לקבלנים?

שומרים את זהות כל קבלן, חשבוניותיו, סכומי התשלומים ושיטות התשלום, כדי לקבוע אילו דוחות מידע חלים. מבקשים טופס W-9 ממקבל תשלום אמריקאי; ממקבל תשלום זר נדרש בדרך כלל טופס מתאים למעמד זר (IRS: הוראות למבקש W-9). לתשלומים שמבוצעים בשנת המס הזאת, טופס 1099-NEC חל בדרך כלל כשתשלומים מדווחים בעד שירותים למקבל תשלום מגיעים ל-$2,000; ניכוי גיבוי במקור (backup withholding) יכול לחייב את הטופס בכל סכום (IRS: הנחיות לדוחות מידע).

רוב התשלומים לחברות פטורים, אבל שכר טרחה של עורכי דין עדיין עשוי להיות חייב בדיווח. מוסרים ומגישים את טפסי 1099-NEC הנדרשים עד 31 בינואר של השנה הבאה, או ביום העסקים הבא אם התאריך הזה חל בסוף שבוע או בחג רשמי. עוקבים בנפרד אחר תשלומים בכרטיס אשראי ותשלומים מרשתות צד שלישי מתאימות, כי הישות שמבצעת את הסליקה מדווחת עליהם בטופס 1099-K, ולא אתם בטופס 1099-NEC (IRS: הוראות טפסים 1099-MISC ו-1099-NEC). התווית של אדם כקבלן אינה מכריעה את מעמד העובד: ה-IRS בוחן את העובדות לגבי שליטה ויחסי העבודה (IRS: הגדרת קבלן עצמאי).

האם החזקת מלאי מקשה על ניהול עצמי של הספרים?

כן. מכירת סחורה מוסיפה רשומות רכישה ומכירה. אם משתמשים בחשבונאות מלאי לצורכי מס, עוקבים אחר עלות המכר ואחר סחורה שנשארה בסוף השנה. עסק קטן זכאי יכול לבחור שיטה מותרת בלי לנהל מלאי לצורכי מס, אבל עדיין צריך רשומות שתומכות בשיטה הזאת (IRS: פרסום 538).

שומרים רשומות רכישה ומכירה, כולל כמויות והחזרות. אם משתמשים במלאי לצורכי מס, רושמים גם הפסדים וסחורה שעדיין במלאי. הזכאות לשיטת העסק הקטן תלויה בהכנסות ובתנאים נוספים; השיטה עדיין צריכה לשקף את ההכנסה בבירור. שינוי בשיטת המלאי יכול להיות בעצמו שינוי בשיטת חשבונאות (IRS: פרסום 538). מחליטים על השיטה יחד עם מכין הדוח לפני הדוח הראשון, ולא מתייחסים לכל רכישה כהוצאה מיידית.

אם מישהו אחר מנהל את הספרים שלי, האם אני עדיין אחראי לטעויות?

כן. אתם נשארים אחראים לרשומות ולנתונים שמשמשים בדוח, גם אם מישהו אחר רושם עסקאות או מכין את הדוח. ה-IRS ממליץ לנישומים לעיין בדוח לפני ההגשה, וחובות השמירה על רשומות ברמה הפדרלית נשארות על הנישום (IRS: נושא 254; 26 USC 6001).

שומרים גישה לספרים ולמסמכי המקור. מסכמים מי יזין עסקאות, יתאים חשבונות, יבדוק פריטים חריגים, יכין דוחות שכר או מס מכירה, ויאשר הגשות והפקדות. בכל חודש בודקים את התאמת הבנק, את החשבוניות והחשבונות הפתוחים ואת יתרות המס. שואלים על הבדלים לפני שהדוח מוגש.

מתי החובות שלי גדלים מעבר להנהלת חשבונות עצמאית?

המבחן הוא אם אתם מסוגלים להשלים במדויק, עד המועדים, את הרשומות, ההתאמות וההגשות הנדרשות, ולא היקף מכירות מסוים או תכונה בתוכנה. עסק שירותים פשוט עם מעט עסקאות יכול לנהל את הספרים בעצמו; הצורך בעזרה גדל כשהעבודה כוללת שכר, כמה מדינות עם מס מכירה, מלאי, כמה בעלים, רכישות נכסים מורכבות או Schedule L נדרש (IRS: פרסום 583; IRS: הוראות טופס 1065).

לפני שמוסרים את הספרים, אוספים את רשימת החשבונות, דפי בנק וכרטיס אשראי, הדוח הקודם, לוח ההגשות, רישומי שכר ומס מכירה, וכל רשומות מלאי או הלוואות. מחליטים מי יספק מסמכים חסרים ומי יבדוק את סגירת החודש. אם העסק חדש, השאלה הנפרדת של הגשת הדוח הראשון מכוסה בדוח המס העסקי הראשון שלכם.

דוגמה

דולרים אמריקאיים להמחשה בלבד; הנתונים אינם קובעים סף מס.

בעל עסק יחידני מנהל עסק שירותים עם חשבון בנק אחד, בלי עובדים ובלי מלאי. בחודש מסוים תשלומי לקוחות מסתכמים ב-$10,000, תשלומים עסקיים ב-$4,000, והבעלים מעביר $2,000 לחשבון פרטי. הבעלים רושם את הקבלות בסך $10,000, מסווג את התשלומים בסך $4,000 ומתעד את התמיכה בהם, ורושם את ההעברה של $2,000 כמשיכת בעלים ולא כהוצאה עסקית. העלייה של $4,000 ביתרת הבנק בספרים נובעת מהקבלות בניכוי התשלומים והמשיכה. הבעלים מתאים את היתרה הזאת לדף הבנק, מתחשב בהפקדות בדרך ובתשלומים שטרם נפרעו ורושם עמלות בנק, ואז בודק חשבונות שלא שולמו בנפרד. אם השגרה הזאת נשארת מעודכנת, ייתכן שמעשי לנהל את הספרים בעצמו. הוספת שכר או סחורה למכירה חוזרת תוסיף רשומות ומועדים שדורשים בדיקה חדשה.

המצב שלכם שונה?

• הנהלת החשבונות מפגרת והגשת דוח מתקרבת: השתמשו בהשלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת לפני שמסתמכים על דוח רווח שוטף.
• אתם מגישים דוח עסקי ראשון: ראו דוח המס העסקי הראשון שלכם לסדר ההגשה.
• אתם לא יודעים איזה דוח הישות שלכם מגישה: ראו אילו דוחות העסק מגיש.
• אתם גובים מס מכירה בכמה מדינות: בדקו את הכללים של כל מדינה במתי חובה לגבות מס מכירה.
• אתם לוקחים כסף מ-LLC או משלמים לעצמכם דרך חברת S: ראו תשלום לעצמכם, שכר לבעלים של חברת S ואיך חברות S ממוסות.
• ה-LLC האמריקאית שלכם עם בעלים יחיד היא בבעלות זרה: עוקבים אחר כסף, רכוש ועסקאות אחרות עם הבעלים, כי ייתכן שחובה לדווח עליהם בטופס 5472; ראו הגשת דוחות של LLC אמריקאית עם בעלים יחיד בבעלות זרה (IRS: הוראות טופס 5472).
• החברה שלכם קנדית: דרישות סוף השנה שלה שונות; ראו דוחות כספיים לסוף שנה לחברה.
• שכר, מלאי או מאזן נדרש מעמיסים על השגרה שלכם: הביאו את רשימת החשבונות, ההתאמות, הרישומים ולוח ההגשות אל הנהלת חשבונות.