השלמת דוחות מס עסקיים שלא הוגשו בארצות הברית

מה קורה אם ה-LLC או החברה שלי לא מגישה דוחות?

דוח חובה שחסר עלול לגרור קנסות, ריבית ופעולות גבייה. ה-IRS עשוי להכין דוח חלופי שאינו כולל ניכויים או זיכויים שהעסק יכול היה לתבוע; שומה שלא שולמה עלולה להוביל לשעבוד או לעיקול. כשלים חוזרים עלולים לגרור אכיפה נוספת (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר). הכנסה של בעלים עצמאי שלא הגיש דוח עשויה שלא להיחשב לצורך קצבאות הביטוח הלאומי האמריקאי (Social Security). ככלל, מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) דורש את דוח העצמאי בתוך שלוש שנים, שלושה חודשים ו-15 יום מסוף שנת המס כדי לזקוף את ההכנסה (SSA: דיווח על הכנסה מעצמאות).

לאותה LLC יכולות להיות חובות נפרדות בהכנסה, בשכר ובמדינה. מתחילים בזיהוי החובות שהתקיימו בפועל בכל שנה. שנה בלי הכנסה אינה עונה בעצמה על השאלה אם נדרש דוח; ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש.

כמה שנים אחורה העסק צריך להגיש?

רושמים כל שנה חסרה, ואז קובעים את תקופת ההגשה הנדרשת לפי עובדות העסק ולפי כל הודעה מה-IRS או ממדינה. בדרך כלל ה-IRS אוכף לא יותר משש שנים של דוחות שהוגשו באיחור לפי Policy Statement 5-133, אבל זה נוהג אכיפה ולא היתר להשאיר דוחות חובה ישנים יותר ללא הגשה. המדיניות מתירה אכיפה ארוכה יותר באישור, וקובעת טיפול מיוחד כשיש סימנים לכוונה או למרמה.

אם נישום לא הגיש מעולם דוח מס הכנסה נדרש, ה-IRS יכול ככלל לקבוע את המס שלו בכל זמן; דוח חלופי של ה-IRS אינו מתחיל את תקופת השומה הרגילה. אצל שותפים ובעלי מניות בחברת S, תקופת השומה על מס ההכנסה האישי שלהם תלויה ככלל בדוחות שלהם, ולא בדוח הישות (IRS: מגבלת הזמן לשומה; 26 USC 6501). למדינות יש דרישות הגשה והחזרה לפעילות משלהן. שנה ישנה יכולה גם להשפיע על בסיס העלות של נכס, על פחת, על הפסדים או על יתרות בעלים בשנה מאוחרת יותר, ולכן מזהים את הקשרים האלה לפני שמחליטים אילו שנים אפשר להשמיט.

זכות להחזר מס יכולה לפוג גם כשחובת ההגשה נשארת. לגבי ניכוי במקור או מקדמות על דוח הכנסה חסר, ה-IRS קובע שככלל יש להגיש את הדוח בתוך שלוש שנים ממועדו כדי לתבוע החזר; חריגים ותזמון תשלומים יכולים לשנות את התוצאה (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר).

אילו דוחות מכינים קודם, ובאיזה סדר?

קודם מציינים כל מועד בהודעה מה-IRS או ממדינה, ומקפידים להגיש דוחות שוטפים ולבצע הפקדות שכר בזמן. בשנים שמועדן עבר, מוודאים את הסטטוס לצורכי מס של כל שנה ובונים מחדש קודם את השנה הוותיקה ביותר, כדי שנתוני הסגירה שלה יזינו את הבאה. הוספה או עזיבה של חבר ב-LLC יכולות לשנות את סיווג ברירת המחדל שלה באותה שנה (IRS: מיסוי LLC). מתאימים את נתוני השכר לפני שמסיימים את דוחות ההכנסה. נותנים לבעלים את טפסי Schedule K-1 של השותפות או של חברת S לפני שהם מכינים או מתקנים את הדוחות שלהם. בודקים את ההגשות המדינתיות לצד העבודה הפדרלית (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר; IRS: מועדי תשלום מסי שכר).

אם בעלים כבר הגיש דוח לאותה שנה, משווים אותו ל-K-1 החדש ומתקנים אותו אם הסכומים המדווחים משתנים; יחיד משתמש ככלל בטופס 1040-X (IRS: הוראות טופס 1040-X). אם לשותפות היה שותף זר, בודקים גם ניכוי במקור לפי סעיף 1446, טפסים 8804 ו-8805 וכל תשלום שהוחמץ; ראו ניכוי במקור משותפים זרים (IRS: הוראות טפסים 8804, 8805 ו-8813).

אין להניח שבחירה במעמד חברת S נכנסה לתוקף רק כי בעלים התכוון לכך. טופס 1120-S דורש בחירה שהתקבלה ונשארה בתוקף (IRS: הוראות טופס 1120-S). LLC שבוחרת בסיווג כחברה משתמשת בטופס 8832, שעליו חותמים הבעלים הנוכחיים שלה או נושא משרה או מנהל מורשה; גם בעלים לשעבר שהבחירה למפרע משפיעה עליהם חותמים. מועד התחולה שלה הוא ככלל לא יותר מ-75 ימים לפני ההגשה או 12 חודשים אחריה (IRS: טופס 8832). במקום זאת, LLC זכאית יכולה לבחור במעמד S בטופס 2553 בלי טופס 8832 נפרד; נושא משרה מורשה חותם ובעלי מניות מושפעים נותנים הסכמה. מגישים אותו בשנת המס הקודמת או ככלל בתוך 2 חודשים ו-15 ימים אחרי תחילת שנת המס שבה הבחירה נכנסת לתוקף (IRS: הוראות טופס 2553).

אם בחירה חסרה, מאוחרת או לא מאושרת, בודקים את הסיווג בפועל לפני שבוחרים דוח; LLC עדיין יכולה להיות ישות שאינה מוכרת לצורכי מס או ממוסה כשותפות. דוחות 1120-S קודמים שלא הוגשו יכולים להשפיע על הקלה בבחירה מאוחרת; ראו הקלה בבחירה מאוחרת במעמד חברת S לפני ההגשה (IRS: הוראות טופס 2553). בודקים גם אם בעלים שאינו זכאי, כמו בעל מניות שהוא זר שאינו תושב, סיים בהמשך בחירה תקפה במעמד S (IRS: חברות S; IRS: הוראות טופס 1120-S).

בונים רשימה אחת, שנה אחר שנה, של דוחות הכנסה, בעלים, תקופות שכר, דוחות מידע, מדינות והודעות. תמלולי מס עסקי יכולים להציג דוחות שהוגשו, תשלומים, קנסות ואת רישומי הישות של ה-IRS; משווים אותם למסמכי ההקמה, לבחירות, לדוחות קודמים ולהתכתבות על ה-EIN. משתמשים בטפסים והוראות משנים קודמות של ה-IRS לכל שנה חסרה.

מה אם LLC עם בעלים יחיד לא הגישה מעולם?

LLC עם בעלים יחיד שהוקמה בארצות הברית ולא בחרה במיסוי כחברה מדווחת ככלל על ההכנסה שלה בדוח של הבעלים, ולא בדוח הכנסה נפרד של ה-LLC. מזהים את הבעלים ואת מעמדו לצורכי מס בארצות הברית בכל שנה: יחיד אזרח או תושב ארצות הברית משתמש ככלל בטופס 1040 עם Schedule C, E או F, יחיד תושב חוץ עשוי להזדקק לטופס 1040-NR, ובעלים שהוא חברה או שותפות כולל את הפעילות בדוח הישות שלו (IRS: LLC עם בעלים יחיד; IRS: הוראות טופס 1040-NR).

מעמד של ישות שאינה מוכרת לצורכי מס הכנסה אינו מסיר את חובות ה-LLC עצמה במסי שכר או בחלק ממסי הבלו (IRS: מיסוי LLC). ל-LLC בבעלות זרה עשויה להיות גם סוגיה נפרדת של טופס 5472 (IRS: הוראות טופס 5472); ראו הגשות שהוחמצו של בעלים זרים.

האם צריך להשלים גם דוחות שכר, טפסי W-2 וטפסי 1099?

כן, אם העסק שילם לעובדים או ביצע תשלומים לקבלנים שחובה לדווח עליהם, בודקים את ההגשות האלה לכל תקופה מושפעת. הפקדות ודוחות שכר נפרדים מדוח ההכנסה השנתי, וניכוי במקור משכר עובדים יוצר חשיפה דחופה יותר (IRS: מועדי תשלום מסי שכר; IRS: קנס השבת המס שנוכה).

משתמשים בכללי הדיווח של טופס 1099 של כל שנת תשלום; ייתכן שהספים הנוכחיים שונים מהישנים (IRS: דרישות הגשה של טופס 1099). מתאימים את רישומי השכר, ההפקדות וטפסי W-2 לפני שמסיימים את ניכויי השכר בדוחות ההכנסה. אם מסים שנוכו לא שולמו, אדם שהיה אחראי ופעל ביודעין עלול לחבות אישית במס שנוכה ולא שולם (IRS: קנס השבת המס שנוכה). אם חברת S לא שילמה שכר לבעלים שעובד בה, ראו משכורת בעלים בחברת S.

מה לגבי דוחות מדינתיים או חברה מושעית?

בודקים את רישומי ההכנסה, הזיכיון, השכר והרישום של כל מדינה לצד הרישומים הפדרליים. מדינה יכולה לדרוש דוחות או הגשות משלה, והחזרת זכות הפעילות של החברה עשויה לדרוש יותר מהגשה ל-IRS.

המדינות שלמעלה ממחישות כללים שונים; בודקים את המדינות שבהן החברה הוקמה, נרשמה או פעלה בפועל. למס המינימלי של LLC בקליפורניה ולמס הזיכיון של חברה בדלאוור יש כללים משלהם; ראו המס המינימלי בקליפורניה או מס הזיכיון של דלאוור. אם לא נגבה מס מכירה, ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.

איך מכינים דוחות ישנים בלי ספרים?

משחזרים כל שנה מהרישומים הקיימים ושומרים את הראיות שמאחורי כל סכום. ה-IRS מונה דפי בנק, חשבוניות, קבלות, שיקים מבוטלים ורישומי נכסים כראיה לסכומים עסקיים (IRS: ניהול רישומים לעסק).

אוספים מסמכי הקמה, התכתבות על EIN, מכתבי בחירה, רשימות בעלים ושינויי בעלות; ואחר כך דפי בנק וכרטיסי אשראי, רישומי מכירות, רישומי קבלנים ושכר, רכישות ומכירות של נכסים, דוחות קודמים, תמלולי מס וכל הודעה. מפרידים בין העברות, הלוואות והפקדות של בעלים לבין מכירות, ומזהים הוצאות אישיות לפני שתובעים הוצאות. הספרים צריכים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, עם ראיות לסכומים המדווחים (IRS: ניהול רישומים לעסק). לשחזור מפורט, ראו השלמת ספרים שמועדם עבר.

כמה יעלו קנסות וריבית?

אין סכום כולל אמין עד שידועים הטפסים, השנים, הבעלים, המס שלא שולם והתשלומים הנכונים. קנסות איחור של שותפות וחברת S יכולים להיות תלויים במספר השותפים או בעלי המניות ובזמן האיחור, ואילו חיובי איחור בהגשה ובתשלום של חברת C תלויים ככלל במס שלא שולם; ריבית וחיובים מדינתיים מצטרפים לחשבון (IRS: הוראות טופס 1065; IRS: הוראות טופס 1120-S; IRS: הוראות טופס 1120).

קודם מכינים דוחות מדויקים ומתאימים את התשלומים לתמלולים. אחר כך מעריכים חיובים לפי דוח ושנה, משווים את שומות ה-IRS לרישומים, ומשלמים את מה שאפשר מהסכום שאינו שנוי במחלוקת, בזמן שבודקים חיובים שנויים במחלוקת (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר). גם בשנה עם הכנסה קטנה או בלי הכנסה יכול להיות קנס הגשה של שותפות או של חברת S. לשיעורים ולכללי הקלה, ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום.

האם להגיש לפני שה-IRS פונה אליי, או אחרי שמגיעה הודעה?

מגישים דוחות חובה שמועדם עבר ברגע שאפשר להכין אותם בצורה מדויקת, גם אם ה-IRS לא פנה לעסק. הגשה ותשלום של מה שאפשר יכולים להגביל חיובים נוספים, ודוח חלופי עלול להשמיט ניכויים תקפים (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר). אם הכנסה הוסתרה בכוונה או שדוחות עוכבו במכוון, יש לפנות במהירות לייעוץ מס או משפטי לגבי דרך הגילוי המתאימה לפני ההגשה; ל-IRS יש לגילוי מרצון כללי זכאות ותזמון נפרדים (IRS: נוהל גילוי מרצון).

אם הגיעה הודעה, קודם קוראים את סוג הדוח, השנים, מועד התגובה וכתובת ההגשה שבה. משיבים עד המועד שנקבע. ה-IRS קובע לשלוח דוח שמועדו עבר לכתובת שבהודעה; דוח חלופי מוצע יכול לכלול מועד להגשת הדוח או להגשת עתירה לבית המשפט למסים (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר). חשד לאי-ציות מכוון מצדיק פנייה מיידית לייעוץ מס או משפטי לגבי התגובה ואפשרויות הגילוי. לעזרה בהכנת הדוחות, ראו הכנת דוחות מס.

מה אם העסק לא יכול לשלם?

מגישים בכל זאת את הדוחות הנדרשים ומשלמים מה שהעסק יכול. ה-IRS קובע שהגשה נדרשת בלי קשר ליכולת לשלם; תוכניות תשלומים עשויות להיות זמינות אחרי שהוגשו הדוחות הנדרשים, אבל ריבית וקנסות יכולים להימשך עד שהיתרה משולמת (IRS: הגשת דוחות שמועדם עבר; IRS: תוכניות תשלומים).

בעלי עסק יחידני מבקשים ככלל הסדר תשלומים כיחידים; עסקים צריכים להשתמש בפרטי הקשר שבהודעה שלהם או בקו המס העסקי של ה-IRS (IRS: תוכניות תשלומים). ממשיכים להגיש דוחות שוטפים ולבצע הפקדות בזמן תוך טיפול ביתרות ישנות. ניכוי במקור משכר עובדים שלא שולם דורש טיפול מיידי, כי אנשים אחראים עלולים לעמוד בפני שומה אישית (IRS: קנס השבת המס שנוכה).

דוגמה

כל הסכומים הם דולרים אמריקאיים להמחשה. LLC שבבעלות שני יחידים תושבי ארצות הברית עם זכויות רווח שוות החמיצה שלושה דוחות שותפות שנתיים. בשנה הוותיקה ביותר שלה, התקבולים העסקיים הרגילים הם $120,000 וההוצאות העסקיות המותרות בניכוי הן $70,000. בטופס 1065, עמוד 1, שורה 23, וב-Schedule K, שורה 1, מופיעה הכנסה עסקית רגילה של $50,000; ב-Schedule K-1 של כל בעלים, תיבה 1, מופיעים $25,000 לפני פריטי מס או התאמות אחרים (IRS: טופס 1065; IRS: Schedule K-1).

ה-LLC מכינה קודם את טופס 1065 ואת טפסי Schedule K-1 של אותה שנה. כל בעלים משתמש ב-K-1 כדי להכין טופס 1040 חסר או לתקן טופס שכבר הוגש. ה-LLC חוזרת על הרצף בשתי השנים הבאות, ומעבירה קדימה כל יתרה מושפעת. היא בודקת בנפרד את ההגשות בשכר ובמדינה, ומגישה את הדוחות גם אם אי אפשר לשלם את החשבון שנוצר בבת אחת. הסכומים בפועל ב-K-1 תלויים בהסכם השותפות ובנתוני המס המלאים.

המצב שלכם שונה?

• לחברה לא הייתה הכנסה: בדקו אילו דוחות עדיין היו נדרשים.
• הבחירה במעמד S חסרה או לא ודאית: הסדירו את הקלה בבחירה מאוחרת במעמד S לפני שבוחרים דוח של חברה.
• בעלים זר החמיץ את טופס 5472: ראו הנחיות להגשות של בעלים זרים.
• החמצתם גם FBAR או טופס 5471: ראו דיווח זר שהוחמץ.
• אתם גרים בקנדה והחמצתם דוחות אמריקאיים: ראו השלמת דוחות אמריקאיים שהוחמצו מקנדה.
• חברה קנדית החמיצה את דוח T2: ראו דוחות חברה קנדית שלא הוגשו.
• יש מסי שכר, הודעות, שנים שנויות במחלוקת או חשש לאי-ציות מכוון: אספו את כל ההודעות, התמלולים ורישומי התשלום, וקבלו עזרה בהכנת דוחות מס.