미국 세금 신고 전 밀린 장부 정리하는 방법

미국 세금 신고서를 제출하려면 장부에 무엇이 나와 있어야 하나요?

미국에서 장부는 신고서에 적은 총소득, 소득공제, 세액공제를 뒷받침할 수 있을 만큼 명확하게 보여 주어야 합니다. 또한 매출로 번 돈과 매출이 아닌 입금을 구분하고, 사업 지출과 개인 지출을 구분해야 합니다. IRS는 적절한 방식이라면 어떤 장부 체계든 허용하지만, 신고서에 적은 금액을 입증할 수 있는 기록을 요구합니다(IRS 기록 보관 안내, 26 CFR 1.6001-1).

세금 신고에 쓸 수 있게 장부를 다시 만들면 은행 거래 목록만 남는 것이 아니라 다음 항목을 확인할 수 있습니다.

IRS 설명에 따르면 사업 장부는 증빙 서류에 나타난 거래를 요약한 것입니다. 기록이 빠진 가장 오래된 달부터 시작해 대사를 마친 뒤 다음 달로 넘어가야 이전 오류가 이후 잔액으로 이어지지 않습니다. 이 합계가 어느 신고서에 들어가는지는 사업체 유형에 따라 다릅니다. 사업체가 제출하는 신고서 가이드를 참고하십시오.

장부를 마무리하는 동안 신고 기한 연장을 신청할 수 있나요?

대체로 가능합니다. 신고서의 원래 기한까지 해당 연장을 신청하십시오. Form 4868과 Form 7004는 보통 신고 기한만 연장하고 납부 기한은 연장하지 않으므로, 그 기한까지 납부할 세금을 추정해 내고 연장 접수 확인서를 보관해야 합니다. 세법상 주된 근무지(tax home)와 주거지가 해외에 있는 미국 시민권자나 거주자, 해외에서 군 복무 중인 사람, 그리고 일부 파트너십과 법인은 결산 후 여섯째 달 15일까지 신고와 납부를 할 수 있습니다. 해당 자격은 신고서에 첨부하는 진술서로 입증하거나, 그 날짜까지 신고 기한 연장을 요청하는 경우 Form 4868 또는 Form 7004의 해당 항목에 표시해 입증합니다. 정규 기한까지 내지 않은 세금에는 이자가 계속 붙습니다(IRS 신고 기한 연장 안내, 26 CFR 1.6081-5, Form 7004 작성 안내).

사업체의 기한 연장은 소유주의 개인 신고서까지 연장해 주지 않으므로 필요하면 따로 신청해야 합니다(IRS Form 7004 작성 안내, IRS Topic 304). 기한 연장이 장부 정리를 대신해 주지도 않고, 급여세 납부나 주 판매세처럼 별도의 의무를 면제해 주지도 않습니다. 신고 기한과 사업체별 서식은 사업체가 제출하는 신고서를 참고하십시오. 이미 신고 기한을 넘겼다면 신고 지연 및 납부 지연 가산세를 확인하십시오.

다시 만들어야 할 기록은 무엇이고 사본은 어디서 구하나요?

거래를 분류하기 전에 빠진 달의 기록을 모두 모으십시오. 은행 명세서가 출발점이지만, 입출금의 의미는 청구서, 결제 보고서, 급여 기록, 전년도에 제출한 신고서를 봐야 알 수 있습니다(IRS Publication 583).

개인사업자는 IRS 급여 및 소득 증명서(wage and income transcript)로 본인의 납세자 번호로 발행된 소득 명세서를 찾는 데 도움을 받을 수 있습니다. 다만 이 증명서에는 IRS에 제출된 서식만 나옵니다. 파트너십과 법인은 전년도 사본이 없으면 사업체 신고 증명서(business return transcript)를 요청할 수 있으며, 여기에는 대부분의 신고 항목이 나오지만 모든 첨부 서류가 나오지는 않습니다. 빠진 원본 서류는 발행한 곳에 요청하십시오.

영수증 대신 은행·신용카드 명세서를 써도 되나요?

명세서는 돈이 오갔다는 사실을 입증하는 데 도움이 되지만, 그것만으로는 무엇을 샀는지, 사업 목적이 무엇인지 입증하지 못할 수 있습니다. IRS는 명세서를 증빙 서류의 하나로 들면서도, 수취인, 금액, 지급, 날짜, 사업 내용을 입증하려면 여러 서류가 함께 필요할 수 있다고 설명합니다(IRS 기록 보관 안내).

명세서의 각 항목을 청구서, 영수증, 주문 내역, 계약서 또는 다른 증거로 뒷받침되는 서면 설명과 맞춰 보십시오. 은행 계좌에 나타난 카드 대금 결제는 카드 잔액을 갚는 이체이며, 경비가 될 수 있는 것은 그 밑에 있는 카드 구매 내역입니다. 둘 다 공제받아서는 안 됩니다. 출장, 선물, 식사, 차량 사용에 대해서는 Publication 463이 금액, 시기, 장소, 사업 목적에 대한 추가 증빙을 설명합니다. 은행 결제 내역만으로는 이 모두를 입증할 수 없습니다.

영수증을 잃어버렸거나 아예 보관하지 않았다면 어떻게 하나요?

독립적인 기록으로 빠진 증빙을 다시 확보하고, 뒷받침할 수 없는 경비는 신고서를 준비하기 전에 따로 표시하십시오. 청구서나 영수증 사본을 요청해 명세서와 짝을 맞추고, 사업 목적을 아직 기억할 수 있을 때 적어 두십시오. IRS는 증빙 서류를 요구하며, 이는 장부 기입과 신고서 모두에 해당합니다.

영수증이 없어도 경비를 전혀 인정받지 못하는 것은 아니지만, 추측으로 적는 것은 안전하지 않습니다. 출장, 선물, 차량 비용의 경우 Publication 463에 따르면 기록이 불완전할 때는 구체적인 진술서와 충분한 다른 증거가 필요하며, 금액을 대략 추정해서는 안 됩니다. 본인이 통제할 수 없는 사정으로 기록이 없어진 경우 Publication 463은 기록이나 경비를 재구성하는 것을 허용합니다. 금액이나 목적이 아직 불확실한 항목은 따로 목록으로 만들어 두어, 신고 대행인이 증빙으로 뒷받침되는 범위를 판단할 수 있게 하십시오.

한 계좌에서 개인 지출과 사업 지출을 어떻게 구분하나요?

거래를 어느 계좌에서 나갔는지가 아니라 어떤 성격의 거래인지에 따라 분류하십시오. IRS는 사업용 계좌와 개인용 계좌를 분리하고, 입금의 출처와 지출의 종류를 구분해 두라고 안내합니다(IRS Publication 583).

먼저 본인 계좌 간 이체, 카드 대금 결제, 대출금 입금을 상대편 거래와 짝지으십시오. 계좌를 거쳐 갔다는 이유만으로 매출이나 운영 경비로 분류해서는 안 됩니다. 실제 대출금은 소득이 아닙니다(IRS Publication 334). 그다음 입금과 지출을 각각 사업, 개인, 이체, 대출, 미분류 중 하나로 표시하십시오. 사업과 개인이 섞인 지출은 뒷받침할 수 있는 사업 부분만 사업 경비 후보로 기록하고, 배분 근거를 보관하십시오(IRS Publication 334). 개인 지출과 소유주 인출금은 따로 관리하십시오. 개인사업자의 개인 인출금은 사업 경비가 아닙니다. 파트너십이나 법인의 경우 소유주에 대한 지급은 세금 처리가 다를 수 있으므로, 이를 뒷받침하는 계약과 기록 없이 대여금, 급여, 분배금이라고 부르지 마십시오. 특히 S corporation이 일하는 소유주에게 지급하는 금액은 분배금이라고 불러도 급여로 볼 수 있습니다(IRS 안내).

수입 합계가 Form 1099-K 및 1099-NEC와 일치해야 하나요?

장부는 차이가 나는 부분을 각각 설명할 수 있어야 하지만, 과세 대상 수입 합계가 서식 금액의 합계와 반드시 같아야 하는 것은 아닙니다. Form 1099-K는 수수료, 환불, 기타 조정 전의 총 결제 금액을 보고하는 반면, 장부에는 현금과 그 서식에 나오지 않는 직접 결제도 포함될 수 있습니다(IRS Form 1099-K 안내).

각 서식을 실제 거래와 대사하십시오. 결제 계좌 하나로 여러 활동의 대금을 받았다면 거래 기록으로 활동별로 나누십시오(IRS Form 1099-K 안내). Form 1099-NEC 금액은 청구서와 지급 내역에 맞춰 보고, 같은 지급이 결제 대행사 보고서에도 나오는지 확인하며, 매출은 한 번만 계산하십시오. 총 결제 금액을 환불, 수수료, 실제 은행에 들어온 순입금액과 비교하십시오. 다른 납세자 앞으로 발행되었거나 금액이 잘못된 서식은 원인을 조사하고 발행처에 정정을 요청하십시오. 파트너십이나 법인은 사업체가 판매했는데도 Form 1099-K에 개별 소유주 이름이 적혀 있는지 확인하고, 발행처에 정정을 요청하며 매출 기록을 보관하십시오. 정정된 Form 1099-K를 기다리느라 신고를 미루지 마십시오(IRS Form 1099-K 안내). 서식에 나오지 않는 소득도 장부에는 들어가야 합니다. 마켓플레이스 판매의 세금 처리는 온라인 판매자 소득세를 참고하십시오.

밀린 장부는 어떤 회계 방법으로 정리해야 하나요?

유효한 방법 변경이 없다면, 사업체가 세금 신고서에 사용한 회계 방법으로 장부를 다시 만드십시오. 밀린 장부를 정리한다고 해서 현금주의에서 발생주의로 저절로 바뀌지는 않습니다. 현금주의에서는 일반적으로 수입을 받을 때 신고하고 경비는 보통 지급할 때 공제하거나 자산으로 처리합니다. 발생주의에서는 일반적으로 수입을 벌었을 때 신고하고 경비는 발생했을 때 공제하거나 자산으로 처리합니다(IRS Publication 583).

거래를 과세연도별로 배분하기 전에 마지막으로 제출한 신고서와 재고 처리 방식을 확인하십시오. 재고를 판매하는 사업은 추가적인 재고 규정과 예외가 적용될 수 있으며, 은행 거래만으로 재구성하면 남아 있는 재고나 아직 대금을 받지 못한 고객 청구서를 놓칠 수 있습니다. IRS는 회계 방법을 바꾸려면 일반적으로 IRS의 승인이 필요하며, 흔히 Form 3115로 신청한다고 설명합니다(IRS Publication 583, IRS Form 3115). 회계 방법이 잘못되었다고 의심되면 올해 합계를 임의로 바꾸지 말고, 세무 검토 대상으로 표시하십시오.

파트너십이나 법인은 전년도 신고서와 연결되는 재무상태표가 필요한가요?

사업체가 Schedule L을 작성해야 한다면, 그 재무상태표는 장부 및 기록과 일치해야 합니다. 일부 소규모 파트너십과 법인은 Schedule L을 생략할 수 있으므로, 항상 필요하다고 단정하지 말고 해당 신고서의 작성 안내를 확인하십시오(Form 1065, Form 1120-S, Form 1120).

현금, 매출채권, 재고, 자산, 대출, 소유주 지분의 전기 말 잔액에서 장부 정리를 시작하십시오. 빠진 달을 입력하기 전에 각 잔액을 현재 명세서와 기록에 맞춰 대사하십시오. Form 1065 작성 안내에 따르면 기초 총자산은 일반적으로 전년도 기말 총자산과 같아야 하며, 설명되지 않는 차이는 진술서가 필요합니다. 전년도 오류는 별도로 검토해야 할 수 있습니다. 새 재무상태표를 억지로 맞추려고 임의의 조정 금액을 만들거나, 기초 잔액의 차이를 올해 소득으로 처리하지 마십시오.

다시 만든 장부에서 내가 내야 할 세금이 더 나올 수 있나요?

장부를 정리하다 보면 소득세 신고서 밖의 의무가 드러날 수 있습니다. 작업이 끝났다고 보기 전에 지급 내역과 매출 기록을 검토해 독립 계약자 지급 보고, 급여, 판매세 문제가 없는지 확인하십시오(IRS Publication 583).

이런 문제의 신고 규정은 지급인, 사업체 유형, 주에 따라 다릅니다. 소유주 보수는 S corporation 소유주 급여, 판매세는 징수하지 못한 판매세 따라잡기를 참고하십시오. 여러 과세연도의 신고서를 제출하지 않았다면 제출하지 않은 사업 신고서 따라잡기를 확인하십시오.

신고서를 제출한 뒤 기록은 얼마나 오래 보관하나요?

다시 만든 장부와 증빙 서류는 신고서를 수정하거나 세무조사를 받을 수 있는 기간 동안 보관하십시오. 일부 기록은 더 오래 보관해야 합니다. 이후 연도로 잔액과 회계 방법을 이어가기 위해 제출한 신고서 사본도 보관하십시오(IRS 기록 보관 기간 안내).

위 기간이 전부는 아닙니다. IRS는 특정 청구와 신고 누락 소득에 대해 더 긴 기간을 안내합니다. 주 규정은 다를 수 있습니다. 예를 들어 텍사스 주 감사관실은 판매세 및 사용세 기록을 최소 4년간 보관하도록 요구하며, 세무조사나 관련 분쟁이 끝날 때까지 보관하라고 안내합니다. 종이 원본을 전자 기록으로 대체하는 경우, 보관 시스템은 IRS 규정에 따라 읽을 수 있고 검색할 수 있는 사본을 유지해야 합니다(IRS Publication 583).

예시

설명용 예시이며 모든 금액은 미국 달러입니다. 자영업 컨설턴트의 Form 1099-K와 결제 대행사 보고서에 고객 결제 $50,000이 나옵니다. 결제 대행사가 $5,000을 환불하고 수수료 $2,000을 떼어 $43,000을 입금합니다. 고객이 직접 보낸 $30,000은 은행에 입금되었고 Form 1099-NEC에도 보고됩니다. 컨설턴트 본인의 저축 계좌에서 옮긴 $10,000도 입금으로 잡힙니다.

장부에는 고객 결제 $80,000, 환불 $5,000, 환불 후 고객 수입 $75,000이 기록됩니다. 결제 대행사 수수료 $2,000을 뺀 뒤 은행에 입금된 고객 결제는 합계 $73,000입니다. 저축 계좌에서 옮긴 $10,000은 매출이 아니지만 은행 입금 총액에는 포함되어 $83,000이 됩니다. Form 1099-NEC가 $30,000의 수입을 추가하지는 않습니다. 신고서를 준비하려면 컨설턴트는 나머지 경비에 대한 기록도 갖춰야 합니다.

상황이 다르다면

• 여러 해의 신고서가 없는 경우: 제출하지 않은 사업 신고서 따라잡기로 제출 순서를 정하십시오.
• 장부에 급여 누락이 있거나 S corporation 소유주에게 급여가 없는 경우: S corporation 소유주 급여를 검토하고, 급여 기록에 대해 장부 관리 도움을 받으십시오.
• 판매세를 내야 했는데 징수하지 않은 경우: 징수하지 못한 판매세 따라잡기를 참고하십시오.
• 외국인 소유주가 단일 구성원 LLC를 미국에 두고 있는 경우: Form 5472 관련 기록은 별도로 살펴봐야 합니다. 외국인 소유 단일 구성원 LLC 신고를 참고하십시오.
• 회사가 캐나다 법인인 경우: T2 신고에 필요한 사항은 법인의 연말 재무제표를 참고하십시오.
• 사업이 1년 넘게 밀렸거나, 급여나 판매세 문제가 해결되지 않았거나, 사업체 재무상태표가 필요한 경우: 은행·카드 명세서, 결제 보고서, Form 1099, 대출 명세서, 급여 기록, 마지막으로 제출한 신고서를 모아 장부 관리 도움을 받으십시오. 장부가 최신 상태가 되면 직접 장부 관리와 장부 담당자 고용 비교를 살펴보십시오.