회사 카드 개인 결제: 상환, W-2 급여, 분배금 처리

회사 카드에 개인 비용이 결제되면 어떻게 되나요?

회사 카드에 결제된 개인 비용은 세 가지 중 하나로 끝납니다. 카드 사용자가 상환하거나, 과세 대상 급여가 되거나, 소유주라면 분배금 또는 대여금이 됩니다. 비용으로 처리해 없앨 수는 없습니다. 개인 비용은 사업 경비가 될 수 없고 경비 계정에 그대로 둘 수도 없습니다.

결과는 카드를 누가 갖고 있는지, 회사가 상환을 요구했는지, 돈이 얼마나 빨리 돌아왔는지에 따라 달라집니다. 아래 기한은 사업 경비 정산 방식을 위해 만든 것이지 개인 결제용이 아니므로 가장 가까운 잣대일 뿐이며, 카드 운영 방식의 사실관계가 결론을 정합니다. 다음과 같은 경우는 간단한 사안이 아닙니다.

• 여러 명이 카드를 갖고 있고, 소유주와 직원이 한 카드 프로그램을 같이 씀
• 개인 결제가 식비, 소모품비, 출장비로 기록됨
• Form W-2나 급여 신고서를 이미 제출함
• 결제 내역이 둘 이상의 연도에 걸쳐 있음

무엇이든 결정하기 전에 모든 카드 명세서, 영수증, 카드 정책, 급여 보고서, 제출한 Form W-2를 모으세요.

개인 결제는 언제 직원의 Form W-2 급여가 되나요?

회사가 직원을 위해 낸 개인 결제를 제때 상환하지 않으면 과세 대상 급여가 됩니다(기준은 경비를 지급하거나 발생한 날부터 120일 후 이내 상환이며, 아래를 참고하세요). IRS Publication 15-B는 법이 제외하지 않는 한 모든 복리후생이 과세 대상이며, 포함되는 금액은 직원이 그 대가로 낸 금액만큼 줄어든다고 설명합니다. 또한 charge card나 신용카드 사용은 아무리 소액이어도 최소한의 복리후생으로 제외할 수 없다고 밝힙니다.

Form W-2 작성 안내는 과세 대상 복리후생을 1번 칸에, 해당하는 경우 3번 칸과 5번 칸에도 기재하도록 합니다. 급여 처리에서는 추가 금액을 추가 급여(supplemental wages)로 봅니다(Publication 15):

상환 허용 기간이 끝난 뒤 첫 급여 기간이 지나기 전까지는 해당 금액을 급여에 추가해야 합니다(Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

상환금이 W-2에서 빠지려면 어떤 요건과 기한이 필요한가요?

회사의 카드 운영 방식이 경비 정산 규정(accountable plan)의 세 가지 요건을 충족하고 합리적인 기간 안에 돈이 돌아오면 상환금은 W-2에서 제외될 수 있습니다. IRS는 이 요건을 사업 경비 상환용으로 만들었으므로 공개된 기준 중 가장 가까운 잣대입니다. 요건은 세 가지입니다. 금액이 사업 경비와 관련되어야 하고, 직원이 영수증과 목적으로 이를 증빙(substantiate)해야 하며, 초과분은 직원이 반환해야 합니다(Publication 15).

규정은 신용카드 시스템으로 회사에 청구된 금액도 이 방식에 포함시킵니다. 개인 결제는 사업 경비가 아니므로 증빙할 수 없습니다. 초과분 반환 규칙과 함께 읽으면, 증빙된 사업 경비를 넘는 금액이어서 직원이 반환해야 합니다. 세이프하버(safe harbor)는 규정이 합리적이라고 보는 기한입니다. 카드 결제에 중요한 세이프하버 기간은 다음과 같습니다.

이는 세이프하버입니다. 합리적인 기간은 사실관계에 따라 달라집니다(Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). 제때 반환하지 않은 금액은 비정산 방식(nonaccountable plan)으로 지급한 것으로 보며 급여입니다.

그 기간이 지난 뒤에 상환했다면 세이프하버가 더는 적용되지 않고 사실관계가 결론을 정합니다. 여기에 인용한 자료는 늦은 상환이 이미 발생한 급여를 없애는지 밝히지 않으므로, Form W-2를 제출하기 전에 검토를 받으세요.

두 가지 함정이 있습니다.

• 상환 규칙이 없는 경우. 증빙과 초과분 반환을 요구하지 않는 방식이면, 규정은 개인 결제뿐 아니라 그 방식으로 지급한 모든 금액을 비정산(nonaccountable)으로 봅니다. 사업 경비 상환의 경우 나중에 자발적으로 반환해도 정산 방식으로 바뀌지 않습니다(Publication 463). 개인 결제에 이 규정이 어떻게 적용되는지는 사실관계의 문제입니다.
• 반복되는 패턴. 회사가 신고와 원천징수를 피하려고 직원에게 증빙한 금액보다 많이 지급하는 계획이나 관행이 있는 해에는 세이프하버를 쓸 수 없습니다. 남용 패턴이 있으면 모든 지급이 비정산으로 취급됩니다(26 CFR 1.62-2(g)(3)와 (k)).

직원이 제때 상환하면 장부에는 어떻게 기록하나요?

제때 상환된 개인 결제는 비용이 아니라 직원에게 받을 돈(receivable)입니다. 결제가 반영되는 시점에 직원에게 받을 돈으로 기록하고 상환금이 들어오면 정리합니다.

급여를 추가하는 급여 지급 처리에서 원천징수와 고용주의 급여세가 함께 기록됩니다. 상환은 수표나 이체로 할 수 있고, 주 임금법이 허용하는 경우에는 급여 공제로도 할 수 있습니다. 카드 대금 납부와 월별 대사는 장부에서의 신용카드 결제를 참고하세요.

카드 사용자가 S corporation 소유주라면 무엇이 달라지나요?

임원이나 그 밖의 직원인 S corporation 소유주에게는 위의 급여 규정이 적용되며, 결과가 두 가지 더 있습니다. 분배금 또는 대여금입니다. IRS는 주주 겸 직원에게 한 지급을 분배금에서 급여로 재분류할 수 있다고 밝힙니다(IRS). Form 1120-S 작성 안내는 법인 임원에게 한 지급을 용역에 대한 적정한 급여에 해당하는 범위에서 급여로 처리해야 한다고 설명합니다.

• 상환 또는 급여: 직원과 같은 처리입니다.
• 분배금: 급여는 아니지만, 세금 처리는 소유주의 주식 취득가액(stock basis)에 따라 달라지며 분배금은 이를 줄입니다(section 1367). 또한 법인에 누적 E&P(earnings and profits)가 있는지에도 좌우됩니다(section 1368). 다른 주주가 있는 경우, 소유주 한 명에게만 한 지급은 단일 주식 종류 규정에 따라 적절한 세무 효과도 부여해야 합니다(26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• 대여금: 소유주가 서면 조건에 따라 법인에 상환합니다. 실제 대여금으로 인정되는지는 사실관계의 문제입니다. 자기 법인에서 돈 빌리기와 아래 S corporation 가이드를 참고하세요.

분류와 분개는 S corporation이 낸 개인 비용과 S corporation 분배금 기록하기를 참고하세요.

소유주가 C corporation 소속이면 무엇이 달라지나요?

C corporation이 소유주의 개인 청구서를 대신 냈고 이를 상환받지 않았으며 실제 대여금도 아니라면, 그 지급은 용역에 대한 급여이거나 주주에 대한 분배금입니다. 분배금은 법인의 E&P(earnings and profits: 세무상 계산한 당해 연도 및 누적 이익) 범위에서 배당입니다. 나머지는 소유주의 주식 취득가액을 줄이고, 취득가액을 초과하는 부분은 양도소득입니다(section 301; section 316).

분배금은 용역에 대한 급여가 아니므로 법인은 이에 대해 보수 공제를 받을 수 없습니다. 어떤 처리가 맞는지는 사실관계에 따라 다릅니다. 배당을 Form 1099-DIV로 신고하는 방법을 포함해 C corporation이 소유주 비용을 낸 경우를 참고하세요.

법인은 대신 낸 개인 결제를 공제할 수 있나요?

아니요. 법인은 개인 결제를 사업 경비로 공제할 수 없습니다. Section 262는 개인, 생활, 가족 경비의 공제를 허용하지 않습니다. Section 162는 실제로 제공된 용역에 대한 합리적인 보수를 포함해 통상적이고 필요한 사업 경비를 허용합니다.

식비, 소모품비, 출장비로 기록된 결제는 그 공제를 잃습니다. 급여에 추가한 결제는 전체 급여가 용역에 비추어 적정하면 급여로 공제할 수 있습니다. 상환된 결제, 분배금, 대여금은 공제가 발생하지 않습니다.

연말에 회사 카드를 어떻게 점검하고 사업 비용과 개인 비용을 나누나요?

그해의 모든 카드 명세서를 결제별로 살펴보고, 누가 얼마를 내야 하는지 정하기 전에 사업용인지 개인용인지 표시하세요. Publication 463은 직원이 신용카드로 고용주에게 청구한 금액을 공제 때 IRS가 기대하는 기록과 함께 정산해야 한다고 설명합니다.

1. 모든 회사 카드와 카드 사용자의 명세서를 모읍니다.
2. 각 결제에 사업용, 개인용, 불분명 중 하나를 표시합니다. 섞인 결제는 나누며, 개인 부분만 개인 비용입니다. 불분명한 항목은 카드 사용자에게 영수증과 사업 목적을 요청합니다.
3. 카드 사용자별 개인 결제 합계를 내고, 소유주인 사용자를 표시합니다.
4. 개인 결제마다 상환 여부와 시기를 확인하고, 결제일부터 일수를 셉니다.
5. 미상환 금액을 분류합니다. 직원 금액은 급여가 되고, 소유주 금액은 급여, 분배금, 대여금 중 하나가 됩니다.
6. 각 개인 결제가 기록된 계정을 찾아 식비, 소모품비, 출장비에서 빼냅니다.
7. 이미 제출한 서류를 확인합니다. 영향을 받은 해마다 Form W-2, 급여 신고서, 사업체 세금 신고서를 점검합니다.

개인 결제가 되풀이되지 않게 하려면 어떤 카드 정책이 필요한가요?

경비 정산 규정을 따르는 카드 정책은 누가 카드를 받는지, 무엇에 쓸 수 있는지, 결제를 언제 보고하는지, 개인 결제를 언제 상환하는지 정합니다.

개인 결제를 상환하지 않고 W-2에도 올리지 않는 일이 반복되면, 신고와 원천징수를 피하려는 계획이나 관행에 해당할 경우 위의 패턴 규정이 적용될 수 있습니다. Revenue Ruling 2003-106은 다른 구조를 다룹니다. 직원이 카드 결제마다 개인용인지 사업용인지 표시하고 카드사에 개인적으로 책임을 지며, 고용주는 승인된 경비 보고서에 따라 사업 결제만 상환했습니다. 회사가 개인 결제를 대신 낸 뒤 돌려받은 경우는 다루지 않습니다.

W-2나 급여 신고서를 결제 내역 없이 이미 제출했다면 어떻게 하나요?

급여는 상환 허용 기간이 끝난 뒤 첫 급여 지급 시점까지는 지급해야 합니다(26 CFR 1.62-2(h)). 정정 방법은 그 급여 지급이 속한 분기에 따라 달라집니다.

• 해당 분기의 Form 941을 이미 제출한 경우: 분기마다 하나씩 Form 941-X를 제출합니다(Form 944를 제출하는 고용주는 연도별로 Form 944-X를 씁니다). 그해의 Form W-2도 이미 제출했다면 Form W-2c를 추가합니다(Form 941-X 작성 안내; Form W-2 작성 안내).
• 해당 분기의 Form 941을 아직 제출하지 않았거나 허용 기간이 끝나지 않은 경우: 늦어도 그 첫 급여 지급 시점에는 급여를 추가합니다. 그 분기의 Form 941과 그 급여가 속한 연도의 Form W-2에 기재됩니다.

오류를 발견한 분기의 Form 941 제출 기한(각 분기 후 첫 번째 달의 말일)까지 Form 941-X를 제출하고 제출할 때까지 세금을 납부하면, 정정에는 일반적으로 이자와 납부 지연·예치 지연 가산세가 붙지 않습니다. 제출자가 알면서 과소신고한 세금은 제외됩니다(Form 941-X 작성 안내).

이전 연도의 경우, 과세 대상으로 처리하지 않은 지급에 대한 연방 소득세 원천징수는 일반적으로 Form 941-X로 정정할 수 없습니다. 그래도 급여는 Form 941-X와 Form W-2c로 정정해야 합니다(Form 941-X 작성 안내). 직원의 해당 연도 소득도 바뀝니다. 결제를 경비로 공제한 사업체 신고서는 별도로 검토해야 합니다.

누가 부담하나요. 원천징수하지 않은 세금은 회사가 내야 합니다. 주 임금법이 허용하면 직원의 이후 급여에서 보충할 수 있으며, 소득세는 해당 역년의 마지막 날까지만 가능합니다(Publication 15). 직원이 그 급여에 대한 소득세를 이미 냈다면 section 3402(d)에 따라 회사에서 그 세금을 징수할 수 없습니다. 다만 가산세는 예외이며, 직원이 Form 4669를 작성하고 회사가 Form 4670을 제출합니다(Form 4670 작성 안내). 원천징수 책임이 있는 소유주나 임원은 원천징수했으나 납부하지 않은 세금에 대해 개인적으로 책임질 수 있습니다. 고의로 행동한 사람에게는 그 금액의 100%에 해당하는 신탁기금 회수 가산세가 부과되며, IRS는 일반적으로 3년 동안 부과할 수 있습니다(6672조; Publication 15). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

정정 절차는 급여 오류 바로잡기에서 다룹니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

직원이 제때 상환하는 경우

소유주가 아닌 직원이 3월에 식료품 US$400을 회사 카드로 결제합니다. 카드 정책은 개인 결제를 상환하도록 요구하고, 직원은 20일 안에 US$400을 상환합니다. 회사는 US$400을 직원에게 받을 돈으로 기록하고 상환되면 정리합니다. Form W-2에는 아무것도 올라가지 않고 공제도 없습니다. 결제 후 120일이 지나도 US$400이 상환되지 않았다면 회사는 이를 급여로 보고 그 이후 첫 급여 지급 때 추가할 수 있습니다.

S corporation 소유주 겸 직원

연말 점검에서 S corporation의 유일한 주주의 카드에서 US$6,000의 개인 결제가 발견됩니다.

• 제때 상환: 받을 돈이 정리되고 Form W-2에는 아무것도 반영되지 않습니다. 상환 기한이 이미 지났다면 위의 늦은 상환 문제가 됩니다.
• 급여에 추가: Form W-2 1번 칸이 US$6,000 늘어납니다. 이 금액을 포함한 소유주의 총급여가 사회보장세 임금 기준액 아래이면, 사회보장세와 메디케어세로 양쪽이 각각 약 US$459를 부담하고, 소득세 원천징수도 있습니다.
• 분배금으로 처리: 주식 취득가액이 줄고, 취득가액을 초과하는 부분은 양도소득이 됩니다. 소유주의 정기 급여가 업무에 비해 적정한 급여보다 낮으면 IRS는 이를 급여로 재분류할 수 있습니다.
• 대여금으로 처리: 서면 약정과 상환 조건이 있고 사실관계가 실제 대여금을 뒷받침하는 경우에만 가능합니다. 이 정도 금액에는 간주 이자의 소액 대여금 예외가 적용될 수 있습니다.

결제가 경비로 기록된 경우

같은 US$6,000이 식비(US$4,000)와 소모품비(US$2,000)에 들어 있습니다. 이 공제는 장부에서 빠집니다. 금액이 급여가 되면 급여 비용으로 옮깁니다. 급여 신고서를 이미 제출했다면 급여로 처리하는 선택은 급여가 속하는 제출 완료 분기마다 Form 941-X를, 그해 Form W-2도 제출했다면 Form W-2c를 제출하는 것을 뜻합니다. 식비와 소모품비를 공제한 사업체 신고서도 살펴봐야 합니다.

상황이 다르다면?

• 여러 카드 사용자에게서 개인 지출이 발견되고 일부는 경비로 기록되었거나 이미 제출한 신고서에 반영된 경우: 명세서, 영수증, 카드 정책, 급여 보고서, 제출한 Form W-2를 모은 다음 장부 관리 서비스를 통해 누가 상환할지, 어떤 금액을 급여로 처리할지, 무엇이 분배금이나 대여금인지, 어떤 신고서를 정정해야 하는지 정하세요.
• 결제가 여러 해에 걸쳐 있거나 카드 잔액이 맞지 않는 경우: 장부 정리 체크리스트부터 시작한 다음 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• S corporation 소유주만 지출한 경우: S corporation이 낸 개인 비용을 참고하세요.
• C corporation을 소유한 경우: C corporation이 소유주 비용을 낸 경우를 참고하세요.
• 소유주가 개인 돈으로 낸 지출이 실제 사업 비용이었던 경우: 소유주 비용 상환과 개인 신용카드로 낸 사업 경비를 참고하세요.
• 소유주가 미국 밖에 살거나 미국 시민권자나 거주자가 아닌 경우: 외국인 소유주에게 분배하면 미국 원천징수와 신고가 필요할 수 있고(Publication 515), S corporation은 비거주 외국인 주주를 둘 수 없습니다(section 1361(b)(1)(C)). 국경 간 세금 서비스와 장부 관리 서비스를 통해 검토하세요.
• LLC가 개인사업자 또는 파트너십으로 과세되거나 본인이 개인사업자인 경우: 이 글은 법인을 다룹니다. 사업 계좌에서 낸 개인 비용과 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기를 참고하세요.
• 주 정부가 급여 공제를 제한하거나 급여에 과세하는 경우: 연방 처리가 주의 결과를 정하지는 않습니다. 주 세무 당국의 규정을 확인하고, 장부를 바꿔야 한다면 확인한 내용을 장부 관리 서비스에 가져가세요.