Carte d'entreprise : dépenses personnelles, W-2 ou remboursement

Que se passe-t-il quand une dépense personnelle est portée à une carte de l'entreprise?

Une dépense personnelle portée à une carte d'entreprise ou de société se règle de trois façons : le titulaire de la carte la rembourse, elle devient un salaire imposable ou, pour un propriétaire, elle devient une distribution ou un prêt. On ne peut pas la radier : une dépense personnelle n'est jamais une dépense d'entreprise, et elle ne peut pas rester dans un compte de dépenses.

Le résultat dépend de la personne qui détient la carte, de l'obligation ou non de rembourser imposée par la société, et de la rapidité du remboursement. Les délais ci-dessous ont été conçus pour des remboursements de dépenses d'entreprise, et non pour des dépenses personnelles; ils sont donc le repère le plus proche, et ce sont les faits de l'entente sur la carte qui tranchent. Un dossier n'est pas simple quand :

• plusieurs personnes détiennent des cartes, et des propriétaires et des employés partagent un même programme de cartes;
• des dépenses personnelles ont été inscrites comme repas, fournitures ou voyages;
• des W-2 ou des déclarations de paie ont déjà été produits;
• les dépenses s'étalent sur plus d'une année.

Rassemblez tous les relevés de carte, les reçus, la politique de carte, les rapports de paie et les W-2 produits avant de décider quoi que ce soit.

Quand une dépense personnelle devient-elle un salaire au W-2 de l'employé?

Une dépense personnelle que la société a payée pour un employé devient un salaire imposable lorsqu'elle n'est pas remboursée à temps (le repère est 120 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense; voir plus bas). La Publication 15-B de l'IRS dit que tout avantage accessoire est imposable à moins que la loi ne l'exclue, et que le montant inclus est réduit de tout ce que l'employé a payé pour l'obtenir. Elle précise aussi que l'usage d'une carte de paiement ou de crédit n'est jamais excluable comme avantage minimal, si petit soit-il.

Les instructions du formulaire W-2 placent les avantages accessoires imposables à la case 1 et, s'ils s'appliquent, aux cases 3 et 5. La paie traite le montant ajouté comme un salaire supplémentaire (Publication 15) :

Ajoutez le montant au salaire au plus tard à la première période de paie suivant la fin du délai accordé pour rembourser (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

Qu'est-ce qui garde un remboursement hors du W-2 : règles du régime de remboursement des dépenses et délais?

Un remboursement peut rester hors du W-2 lorsque l'entente de carte de la société respecte les trois règles du régime de remboursement des dépenses (accountable plan) et que l'argent revient dans un délai raisonnable. L'IRS rédige ces règles pour les remboursements de dépenses d'entreprise; c'est donc le critère publié le plus proche. Les règles : les montants se rapportent à des dépenses d'entreprise, l'employé les documente par un reçu et un but (justification) et l'employé rend tout excédent (Publication 15).

Le règlement compte les montants portés à la société par des systèmes de cartes de crédit comme faisant partie de l'entente. Une dépense personnelle n'est pas une dépense d'entreprise; elle ne peut donc pas être justifiée. Lue avec la règle du retour de l'excédent, elle est un montant supérieur aux dépenses d'entreprise justifiées que l'employé doit rendre. Une règle refuge est un délai que le règlement considère comme raisonnable. Les délais de règle refuge qui comptent pour une dépense par carte :

Il s'agit de règles refuges. Un délai raisonnable dépend des faits (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Un montant qui n'est pas rendu à temps est traité comme versé dans le cadre d'un régime sans justificatifs (nonaccountable plan), et c'est un salaire.

Remboursé après ce délai? La règle refuge ne s'applique plus et les faits tranchent. Les sources citées ici ne disent pas si un remboursement tardif annule les salaires déjà exigibles; faites-le donc examiner avant la production du W-2.

Deux pièges :

• Aucune règle de remboursement. Si l'entente n'exige pas de justification ni le retour de l'excédent, le règlement traite tous les montants versés selon cette entente comme sans justificatifs, pas seulement les montants personnels. Pour les remboursements de dépenses d'entreprise, un remboursement volontaire ultérieur ne les convertit pas (Publication 463); l'application de cette règle à une dépense personnelle est une question de faits.
• Une pratique répétée. Les règles refuges sont inaccessibles pour toute année où la société a un régime ou une pratique consistant à payer aux employés plus que ce qu'ils justifient afin d'éviter la déclaration et la retenue. Une pratique d'abus rend chaque paiement sans justificatifs (26 CFR 1.62-2(g)(3) et (k)).

Si l'employé rembourse à temps, comment l'inscrire?

Une dépense personnelle remboursée à temps est une créance sur l'employé, et non une dépense. Inscrivez-la comme à recevoir de l'employé lorsque la dépense est portée à la carte, et soldez-la à l'arrivée du remboursement.

La paie qui ajoute les salaires inscrit la retenue et les charges sociales de l'employeur. Le remboursement peut se faire par chèque, par virement ou, là où la loi de l'État sur les salaires le permet, par retenue sur la paie. Pour les paiements par carte et le rapprochement mensuel, voir paiements de carte de crédit dans les livres.

Qu'est-ce qui change quand le titulaire de la carte est propriétaire d'une société de type S?

Le propriétaire d'une société de type S qui est dirigeant ou autre employé est visé par les règles de salaire ci-dessus, et il a deux autres issues : une distribution ou un prêt. L'IRS dit pouvoir requalifier en salaires les paiements faits à un actionnaire-employé comme distributions (IRS). Les instructions du formulaire 1120-S précisent que les paiements à un dirigeant de la société doivent être traités comme des salaires dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable pour des services.

• Remboursement ou salaire : même traitement que pour un employé.
• Distribution : pas un salaire, mais son traitement fiscal dépend du coût de base des actions du propriétaire, qu'elle réduit (article 1367), et de la présence ou non de bénéfices et profits accumulés dans la société (article 1368). S'il y a d'autres actionnaires, un paiement fait à un seul propriétaire doit aussi avoir l'effet fiscal approprié selon les règles de la catégorie unique d'actions (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Prêt : le propriétaire rembourse la société selon des modalités écrites. Savoir s'il s'agit d'un vrai prêt est une question de faits; voir emprunter à sa propre société et le guide sur la société de type S ci-dessous.

Pour le tri et les écritures, voir société de type S qui paie des dépenses personnelles et inscrire les distributions d'une société de type S.

Qu'est-ce qui change quand le propriétaire est dans une société de type C?

Quand une société de type C paie la facture personnelle d'un propriétaire et que ce n'est ni remboursé ni un vrai prêt, le paiement est soit une rémunération pour des services, soit une distribution à un actionnaire. Une distribution est un dividende dans la mesure des bénéfices et profits de la société (ses profits de l'année en cours et accumulés, calculés aux fins de l'impôt). Le reste réduit le coût de base des actions du propriétaire, et tout excédent sur le coût de base est un gain (article 301; article 316).

Une distribution n'est pas une rémunération pour des services; la société n'a donc aucune déduction de rémunération pour celle-ci. Le traitement qui convient dépend des faits. Voir société de type C qui paie les dépenses du propriétaire, y compris la façon de déclarer un dividende sur le formulaire 1099-DIV.

La société peut-elle déduire les dépenses personnelles qu'elle a payées?

Non. La société ne peut pas déduire une dépense personnelle comme dépense d'entreprise. L'article 262 n'accorde aucune déduction pour les dépenses personnelles, de subsistance ou familiales. L'article 162 permet les dépenses d'entreprise ordinaires et nécessaires, y compris une allocation raisonnable pour la rémunération de services réellement rendus.

Une dépense inscrite comme repas, fournitures ou voyages perd cette déduction. Une dépense ajoutée au salaire peut être déduite comme rémunération si la rémunération totale est raisonnable pour les services. Une dépense remboursée, une distribution ou un prêt n'entraîne aucune déduction.

Comment examiner les cartes de l'entreprise en fin d'année et trier l'usage professionnel de l'usage personnel?

Passez en revue chaque relevé de carte de l'année, dépense par dépense, et indiquez pour chacune s'il s'agit d'un usage professionnel ou personnel avant de décider qui doit quoi. La Publication 463 dit qu'un employé doit justifier les montants portés à l'employeur par carte de crédit, avec les registres que l'IRS attendrait pour une déduction.

1. Rassemblez les relevés de chaque carte de l'entreprise et de chaque titulaire.
2. Indiquez pour chaque dépense : professionnelle, personnelle ou incertaine. Divisez une dépense mixte; seule la partie personnelle est personnelle. Demandez au titulaire le reçu et le but d'affaires de tout ce qui est incertain.
3. Totalisez les dépenses personnelles par titulaire et notez lesquels sont des propriétaires.
4. Pour chaque dépense personnelle, déterminez si elle a été remboursée et quand, en comptant les jours à partir de la date de la dépense.
5. Classez ce qui reste impayé : les montants des employés vont aux salaires; ceux des propriétaires vont aux salaires, à une distribution ou à un prêt.
6. Trouvez où chaque dépense personnelle a été inscrite et sortez-la des repas, fournitures ou voyages.
7. Vérifiez ce qui a déjà été produit : les W-2, les déclarations de paie et la déclaration fiscale de l'entreprise pour chaque année touchée.

Quelle politique de carte empêche que les dépenses personnelles se répètent?

Une politique de carte conforme aux règles du régime de remboursement des dépenses indique qui obtient une carte, à quoi elle peut servir, quand les dépenses sont déclarées et quand les dépenses personnelles sont remboursées.

Une habitude de laisser les dépenses personnelles non remboursées et hors du W-2 peut relever de la règle de la pratique répétée ci-dessus s'il s'agit d'un régime ou d'une pratique visant à éviter la déclaration et la retenue. La Revenue Ruling 2003-106 portait sur un montage différent : les employés indiquaient chaque dépense de carte comme personnelle ou professionnelle et étaient personnellement responsables envers l'émetteur de la carte, et l'employeur ne remboursait que les dépenses professionnelles inscrites sur un rapport de dépenses approuvé. Elle ne traite pas des dépenses personnelles qu'une société a payées puis recouvrées.

Et si les W-2 ou les déclarations de paie ont déjà été produits sans les dépenses?

Les salaires sont exigibles au plus tard à la première paie suivant la fin du délai accordé pour rembourser (26 CFR 1.62-2(h)). Le trimestre de cette paie détermine la correction :

• Son formulaire 941 (déclaration trimestrielle de l'employeur) est déjà produit : produisez le formulaire 941-X, un formulaire par trimestre (les employeurs qui produisent le formulaire 944 utilisent le formulaire 944-X pour l'année). Si le W-2 de cette année est aussi produit, ajoutez le formulaire W-2c (instructions du formulaire 941-X; instructions du formulaire W-2).
• Son formulaire 941 n'est pas encore produit, ou le délai accordé n'est pas terminé : ajoutez les salaires au plus tard à cette première paie. Ils figurent sur le formulaire 941 de ce trimestre et sur le W-2 de l'année de la paie qui les inclut.

Une correction est généralement exempte d'intérêts et de pénalités pour paiement tardif et dépôt tardif si le formulaire 941-X est produit au plus tard à la date d'échéance du formulaire 941 du trimestre où vous découvrez l'erreur (le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre) et que l'impôt est payé au moment de la production. L'impôt qu'un déclarant a sciemment sous-déclaré est exclu (instructions du formulaire 941-X).

Pour une année antérieure, le formulaire 941-X ne peut généralement pas corriger la retenue d'impôt fédéral sur le revenu pour un paiement qui n'a pas été traité comme imposable. Les salaires doivent tout de même être corrigés au moyen du formulaire 941-X et du formulaire W-2c (instructions du formulaire 941-X). Le revenu de l'employé pour cette année change aussi. Une déclaration d'entreprise qui a déduit les dépenses comme charges exige son propre examen.

Qui paie. La société doit l'impôt qu'elle n'a pas retenu. Elle peut le récupérer sur la paie ultérieure de l'employé si la loi de l'État sur les salaires le permet, et, pour l'impôt sur le revenu, au plus tard le dernier jour de l'année civile (Publication 15). Une fois que l'employé a payé l'impôt sur le revenu sur les salaires, l'article 3402(d) interdit de percevoir cet impôt auprès de la société, mais pas les pénalités : l'employé remplit le formulaire 4669 et la société produit le formulaire 4670 (instructions du formulaire 4670). Les propriétaires ou dirigeants responsables de la retenue peuvent être personnellement responsables de l'impôt retenu et impayé : la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) est de 100 % de ce montant pour ceux qui ont agi délibérément, et l'IRS dispose généralement de 3 ans pour établir la cotisation (article 6672; Publication 15). Voir pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Corriger une erreur de paie explique les étapes de la correction.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars américains.

Un employé rembourse à temps

Un employé qui n'est pas propriétaire porte 400 $ US d'épicerie à la carte de l'entreprise en mars. La politique de carte exige le remboursement des dépenses personnelles, et l'employé rembourse 400 $ US dans les 20 jours. La société inscrit 400 $ US comme à recevoir de l'employé et solde le montant au remboursement. Rien n'est ajouté au W-2 et rien n'est déduit. Si les 400 $ US étaient encore impayés 120 jours après la dépense, la société peut les traiter comme un salaire et les ajouter à la première paie suivante.

Un propriétaire-employé d'une société de type S

Un examen de fin d'année révèle 6 000 $ US de dépenses personnelles sur la carte de l'unique actionnaire de la société de type S.

• Rembourser à temps : la créance est soldée et rien n'atteint le W-2. Si le délai pour rembourser est déjà écoulé, c'est la question du remboursement tardif vue plus haut.
• Ajouter au salaire : la case 1 du W-2 augmente de 6 000 $ US. Si le salaire total du propriétaire, ce montant compris, reste sous le plafond des salaires de la sécurité sociale, l'employé et l'employeur doivent chacun environ 459 $ US de cotisations de sécurité sociale et de Medicare, plus la retenue d'impôt sur le revenu.
• Traiter comme une distribution : elle réduit le coût de base des actions et tout excédent sur le coût de base est un gain. Si la rémunération habituelle du propriétaire est inférieure à une rémunération raisonnable pour le travail, l'IRS peut la requalifier en salaire.
• Traiter comme un prêt : avec un billet écrit et des modalités de remboursement, et seulement si les faits appuient un vrai prêt. L'exception pour petit prêt à l'égard des intérêts imputés peut s'appliquer à ce montant.

Les dépenses ont été inscrites comme charges

Les mêmes 6 000 $ US se trouvent dans les repas (4 000 $ US) et les fournitures (2 000 $ US). Ces déductions sont retirées des livres. Si le montant devient un salaire, il passe à la charge de salaires. Si les déclarations de paie sont déjà produites, le choix du salaire entraîne un formulaire 941-X pour chaque trimestre produit où les salaires appartiennent, et un formulaire W-2c si le W-2 de cette année est aussi produit. La déclaration de l'entreprise qui a déduit les repas et les fournitures doit être examinée.

Votre situation est différente?

• L'examen révèle des dépenses personnelles chez plusieurs titulaires, dont certaines inscrites comme charges ou dans des déclarations produites : rassemblez les relevés, les reçus, la politique de carte, les rapports de paie et les W-2 produits, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour établir qui rembourse, ce qui passe par la paie, ce qui est une distribution ou un prêt, et quelles productions doivent être corrigées.
• Les dépenses s'étalent sur plusieurs années ou les soldes de carte ne concordent pas : commencez par la liste de contrôle de nettoyage des livres, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Seul le propriétaire d'une société de type S a fait les dépenses : voir société de type S qui paie des dépenses personnelles.
• Vous possédez une société de type C : voir société de type C qui paie les dépenses du propriétaire.
• La dépense était un vrai coût d'entreprise que le propriétaire a payé personnellement : voir le remboursement des dépenses du propriétaire et les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Le propriétaire vit hors des États-Unis ou n'est ni citoyen ni résident américain : une distribution à un propriétaire étranger peut exiger une retenue et une déclaration américaines (Publication 515), et une société de type S ne peut pas avoir d'actionnaire étranger non-résident (nonresident alien) (article 1361(b)(1)(C)). Faites-le examiner avec de l'aide en fiscalité transfrontalière et de l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez une LLC imposée comme entreprise individuelle ou société de personnes, ou vous êtes entrepreneur individuel : cette page traite des sociétés; voir dépenses personnelles payées à partir du compte de l'entreprise et corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.
• Votre État restreint les retenues sur le salaire ou taxe les salaires : le traitement fédéral ne règle pas le résultat dans l'État. Consultez les règles de l'agence de votre État, et soumettez vos constats à de l'aide en tenue de livres si les livres doivent changer.