Gastos pessoais no cartão da empresa: reembolso, W-2 ou baixa

O que acontece quando um gasto pessoal cai no cartão da empresa?

Um gasto pessoal no cartão da empresa tem um de três desfechos: o portador do cartão devolve o valor, ele vira salário tributável ou, no caso de um proprietário, vira distribuição ou empréstimo. Não é possível dar baixa nele: um gasto pessoal nunca é despesa da empresa e não pode ficar numa conta de despesas.

O desfecho depende de quem tem o cartão, de a empresa ter exigido ou não a devolução e da rapidez com que o dinheiro voltou. Os prazos abaixo foram escritos para acordos de despesas da empresa, não para gastos pessoais; por isso são a medida mais próxima, e os fatos do acordo do cartão decidem. O caso deixa de ser simples quando:

• várias pessoas têm cartões, e proprietários e funcionários usam o mesmo programa de cartões;
• gastos pessoais foram lançados como refeições, materiais ou viagens;
• os W-2 ou as declarações da folha de pagamento já foram entregues;
• os gastos se estendem por mais de um ano.

Reúna todos os extratos do cartão, os recibos, a política do cartão, os relatórios da folha e os W-2 entregues antes de decidir qualquer coisa.

Quando um gasto pessoal vira salário no W-2 do empregado?

Um gasto pessoal que a empresa pagou por um empregado vira salário tributável quando não é devolvido a tempo (a medida é 120 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida; veja abaixo). A IRS Publication 15-B diz que qualquer benefício adicional é tributável, a menos que a lei o exclua, e que o valor incluído é reduzido por tudo o que o empregado pagou por ele. Ela também diz que o uso de um cartão de débito ou de crédito nunca pode ser excluído como benefício mínimo, por menor que seja.

As instruções do W-2 mandam colocar os benefícios adicionais tributáveis na caixa 1 e, quando couber, nas caixas 3 e 5. A folha trata o valor acrescentado como salário suplementar (Publication 15):

Some o valor ao salário no máximo no primeiro período de pagamento depois do fim do prazo para devolver (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

O que mantém uma devolução fora do W-2: regras do accountable plan e prazos?

Uma devolução pode ficar fora do W-2 quando o acordo do cartão da empresa cumpre as três regras do accountable plan e o dinheiro volta em um prazo razoável. O IRS escreve essas regras para reembolsos de despesas da empresa; por isso são o teste publicado mais próximo. As regras: os valores se referem a despesas da empresa, o empregado as documenta com recibo e finalidade (comprovação, ou substantiation) e o empregado devolve qualquer excesso (Publication 15).

O regulamento conta os valores cobrados da empresa por sistemas de cartão de crédito como parte do acordo. Um gasto pessoal não é despesa da empresa, então não pode ser comprovado. Lido junto com a regra de devolução do excesso, é um valor acima das despesas comprovadas da empresa que o empregado deve devolver. Um safe harbor (porto seguro) é um prazo que o regulamento trata como razoável. Os prazos de safe harbor que importam para um gasto no cartão:

Esses são safe harbors. O que é um prazo razoável depende dos fatos (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Um valor não devolvido a tempo é tratado como pago por um plano que não é accountable (nonaccountable plan), e é salário.

Devolveu depois desse prazo? O safe harbor deixa de valer e os fatos decidem. As fontes citadas aqui não dizem se uma devolução tardia desfaz o salário já devido; por isso, peça uma revisão antes de entregar o W-2.

Duas armadilhas:

• Nenhuma regra de devolução. Se o acordo não exige comprovação e devolução do excesso, o regulamento trata como nonaccountable todos os valores pagos por ele, não só os pessoais. Para reembolsos de despesas da empresa, uma devolução voluntária posterior não os converte (Publication 463); como isso se aplica a um gasto pessoal é uma questão de fatos.
• Um padrão. Os safe harbors não estão disponíveis em nenhum ano em que a empresa tenha um plano ou uma prática de pagar aos empregados mais do que eles comprovam, para evitar declarar e reter imposto. Um padrão de abuso torna todo pagamento nonaccountable (26 CFR 1.62-2(g)(3) e (k)).

Se o empregado devolve a tempo, como lançar?

Um gasto pessoal devolvido a tempo é um valor a receber do empregado, não uma despesa. Registre-o como valor a receber do empregado quando o gasto for lançado e dê baixa quando a devolução chegar.

A folha que acrescenta o salário registra a retenção e os impostos do empregador sobre a folha. A devolução pode ser por cheque, por transferência ou, quando a lei estadual de salários permitir, por desconto na folha. Para pagamentos do cartão e conciliação mensal, veja pagamentos do cartão de crédito na contabilidade.

O que muda quando o portador do cartão é proprietário de uma corporação S?

O proprietário de uma corporação S que é diretor ou outro empregado está sujeito às regras de salário acima e tem mais dois desfechos: uma distribuição ou um empréstimo. O IRS diz que pode reclassificar pagamentos a um acionista-empregado, de distribuições para salário (IRS). As instruções do Form 1120-S dizem que os pagamentos a um diretor da corporação devem ser tratados como salário na medida em que sejam remuneração razoável por serviços.

• Devolução ou salário: o mesmo tratamento dado a um empregado.
• Distribuição: não é salário, mas o imposto depende do custo-base (basis) das ações do proprietário, que ela reduz (seção 1367), e de a corporação ter ou não lucros acumulados (earnings and profits) (seção 1368). Quando há outros acionistas, um pagamento a um só proprietário também deve receber o efeito tributário adequado pelas regras da classe única de ações (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Empréstimo: o proprietário devolve o valor à corporação conforme condições escritas. Se conta como empréstimo de verdade é uma questão de fatos; veja pedir dinheiro emprestado à própria corporação e o guia de corporação S abaixo.

Para a separação e os lançamentos, veja corporação S que paga despesas pessoais e como registrar distribuições de corporação S.

O que muda quando o proprietário está em uma corporação C?

Quando uma corporação C paga a conta pessoal de um proprietário e ela não é devolvida nem é um empréstimo de verdade, o pagamento é remuneração por serviços ou distribuição a um acionista. Uma distribuição é dividendo na medida dos lucros acumulados da corporação (earnings and profits: os lucros do ano e os acumulados, calculados para fins fiscais). O restante reduz o custo-base das ações do proprietário, e qualquer excesso sobre o custo-base é ganho (seção 301; seção 316).

Uma distribuição não é remuneração por serviços; por isso, a corporação não tem dedução de remuneração sobre ela. Qual tratamento se aplica depende dos fatos. Veja corporação C que paga despesas do proprietário, inclusive como um dividendo é informado no Form 1099-DIV.

A corporação pode deduzir gastos pessoais que pagou?

Não. A corporação não pode deduzir um gasto pessoal como despesa da empresa. A seção 262 não permite dedução de despesas pessoais, de subsistência ou familiares. A seção 162 permite despesas comuns e necessárias da empresa, inclusive uma remuneração razoável por serviços efetivamente prestados.

Um gasto lançado como refeições, materiais ou viagens perde essa dedução. Um gasto incluído no salário pode ser deduzido como remuneração, se a remuneração total for razoável pelos serviços. Um gasto devolvido, uma distribuição ou um empréstimo não gera dedução.

Como revisar os cartões da empresa no fim do ano e separar o que é da empresa do que é pessoal?

Percorra todos os extratos do cartão do ano, gasto por gasto, e marque cada um como da empresa ou pessoal antes de decidir quem deve o quê. A Publication 463 diz que um empregado deve prestar contas dos valores cobrados do empregador no cartão de crédito, com os registros que o IRS esperaria para uma dedução.

1. Reúna os extratos de todos os cartões da empresa e de todos os portadores.
2. Marque cada gasto como da empresa, pessoal ou incerto. Divida um gasto misto; só a parte pessoal é pessoal. Peça ao portador do cartão o recibo e a finalidade comercial de tudo o que for incerto.
3. Some os gastos pessoais por portador e anote quais portadores são proprietários.
4. Para cada gasto pessoal, descubra se e quando ele foi devolvido, contando os dias a partir da data do gasto.
5. Separe o que está em aberto: os valores de funcionários vão para salário; os valores de proprietários vão para salário, distribuição ou empréstimo.
6. Descubra onde cada gasto pessoal foi lançado e tire-o de refeições, materiais ou viagens.
7. Confira o que já foi entregue: os W-2, as declarações da folha de pagamento e a declaração de imposto da empresa de cada ano afetado.

Que política de cartão evita que os gastos pessoais se repitam?

Uma política de cartão que segue as regras do accountable plan diz quem recebe um cartão, para que ele pode ser usado, quando os gastos são informados e quando os gastos pessoais são devolvidos.

Uma rotina de deixar gastos pessoais sem devolução e fora do W-2 pode se enquadrar na regra do padrão acima, se for um plano ou uma prática para evitar declarar e reter imposto. O Revenue Ruling 2003-106 tratou de outro arranjo: os empregados marcavam cada gasto no cartão como pessoal ou da empresa e respondiam pessoalmente perante a empresa do cartão, e o empregador reembolsava só os gastos da empresa, mediante um relatório de despesas aprovado. Ele não trata de gastos pessoais que uma empresa pagou e depois cobrou de volta.

E se os W-2 ou as declarações da folha de pagamento já foram entregues sem esses gastos?

O salário é devido, no máximo, na primeira folha depois do fim do prazo para devolver (26 CFR 1.62-2(h)). O trimestre dessa folha decide a correção:

• O Form 941 desse trimestre já foi entregue: entregue o Form 941-X, um para cada trimestre (empregadores que entregam o Form 944 usam o Form 944-X para o ano). Se o W-2 desse ano também já foi entregue, acrescente o Form W-2c (instruções do Form 941-X; instruções do W-2).
• O Form 941 desse trimestre ainda não foi entregue, ou o prazo ainda não terminou: acrescente o salário no máximo nessa primeira folha. Ele vai no Form 941 desse trimestre e no W-2 do ano da folha que o inclui.

Uma correção geralmente fica livre de juros e de multas por atraso no pagamento e no depósito se o Form 941-X for entregue até a data de vencimento do Form 941 do trimestre em que você encontra o erro (o último dia do primeiro mês após cada trimestre) e o imposto for pago até o momento da entrega. O imposto que o contribuinte sabia que estava declarando a menos fica de fora (instruções do Form 941-X).

Para um ano anterior, o Form 941-X geralmente não pode corrigir a retenção de imposto de renda federal de um pagamento que não foi tratado como tributável. O salário ainda precisa ser corrigido no Form 941-X e no Form W-2c (instruções do Form 941-X). A renda do empregado nesse ano também muda. A declaração de imposto da empresa que deduziu os gastos como despesas precisa de uma revisão própria.

Quem paga. A empresa deve o imposto que não reteve. Ela pode recuperá-lo de pagamentos posteriores ao empregado, se a lei estadual de salários permitir, o imposto de renda apenas até o último dia do ano-calendário (Publication 15). Depois que o empregado pagou imposto de renda sobre o salário, a seção 3402(d) proíbe cobrar esse imposto da empresa, mas não as multas: o empregado preenche o Form 4669 e a empresa entrega o Form 4670 (instruções do Form 4670). Proprietários ou diretores responsáveis pela retenção podem responder pessoalmente pelo imposto retido e não pago: a trust fund recovery penalty (multa de recuperação de imposto retido) é de 100% dele para quem agiu de forma intencional, e o IRS geralmente tem 3 anos para lançá-la (seção 6672; Publication 15). Veja multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty).

Como corrigir um erro na folha de pagamento explica as etapas da correção.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um empregado devolve a tempo

Um empregado que não é proprietário passa US$400 de compras de mercado no cartão da empresa em março. A política do cartão exige a devolução dos gastos pessoais, e o empregado devolve US$400 em 20 dias. A empresa lança US$400 como valor a receber do empregado e dá baixa na devolução. Nada vai para o W-2 e nada é deduzido. Se os US$400 ainda estivessem em aberto 120 dias depois do gasto, a empresa poderia tratá-los como salário e incluí-los na primeira folha depois disso.

Um proprietário-empregado de uma corporação S

Uma revisão de fim de ano encontra US$6.000 de gastos pessoais no cartão do único acionista da corporação S.

• Devolver a tempo: o valor a receber é baixado e nada chega ao W-2. Se o prazo para devolver já passou, vale a questão da devolução tardia acima.
• Incluir no salário: a caixa 1 do W-2 sobe US$6.000. Se o salário total do proprietário, incluindo esse valor, ficar abaixo do teto salarial do Social Security, cada lado deve cerca de US$459 de imposto de Social Security e Medicare, mais a retenção de imposto de renda.
• Tratar como distribuição: ela reduz o custo-base das ações e qualquer excesso sobre o custo-base é ganho. Se o salário regular do proprietário estiver abaixo de uma remuneração razoável pelo trabalho, o IRS pode reclassificá-la como salário.
• Tratar como empréstimo: com uma nota escrita e condições de pagamento, e só se os fatos sustentarem um empréstimo de verdade. A exceção de empréstimo pequeno para juros presumidos pode se aplicar a esse valor.

Os gastos foram lançados como despesas

Os mesmos US$6.000 estão em refeições (US$4.000) e materiais (US$2.000). Essas deduções saem da contabilidade. Se o valor virar salário, passa para despesa de salários. Se as declarações da folha já foram entregues, a escolha pelo salário exige um Form 941-X para cada trimestre entregue em que o salário se enquadra, e um Form W-2c se o W-2 desse ano também foi entregue. A declaração de imposto da empresa que deduziu as refeições e os materiais precisa de uma análise.

E no seu caso?

• A revisão encontra gastos pessoais em vários portadores de cartão, parte deles lançada como despesa ou em declarações já entregues: reúna os extratos, os recibos, a política do cartão, os relatórios da folha e os W-2 entregues e depois procure ajuda de escrituração contábil para definir quem devolve, o que passa pela folha, o que é distribuição ou empréstimo e quais declarações precisam de correção.
• Os gastos se estendem por vários anos ou os saldos do cartão não batem: comece pela lista de verificação para limpar a contabilidade e depois procure ajuda de escrituração contábil.
• Só o proprietário de uma corporação S fez os gastos: veja corporação S que paga despesas pessoais.
• Você é proprietário de uma corporação C: veja corporação C que paga despesas do proprietário.
• O gasto era um custo real da empresa que o proprietário pagou do próprio bolso: veja como reembolsar despesas do proprietário e despesas da empresa no cartão de crédito pessoal.
• O proprietário mora fora dos EUA ou não é cidadão nem residente dos EUA: uma distribuição a um proprietário estrangeiro pode exigir retenção e declaração nos EUA (Publication 515), e uma corporação S não pode ter um acionista estrangeiro não residente (seção 1361(b)(1)(C)). Revise o caso com ajuda tributária entre países e ajuda de escrituração contábil.
• Você é dono de uma LLC tributada como empresa individual ou sociedade de pessoas, ou é empresário individual: esta página trata de corporações; veja despesas pessoais pagas da conta da empresa e como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.
• Seu estado restringe descontos no salário ou tributa o salário: o tratamento federal não define o resultado estadual. Confira as regras do órgão do seu estado e leve as conclusões para a ajuda de escrituração contábil se a contabilidade precisar mudar.