Private Ausgaben auf der Firmenkreditkarte: Rückzahlung oder W-2

Was passiert, wenn eine private Ausgabe auf der Firmenkreditkarte landet?

Eine private Ausgabe auf einer Firmen- oder Unternehmenskarte endet auf einem von drei Wegen: Der Karteninhaber zahlt sie zurück, sie wird zu steuerpflichtigem Lohn oder sie wird bei einem Eigentümer zu einer Ausschüttung oder einem Darlehen. Abschreiben lässt sie sich nicht: Eine private Ausgabe ist nie eine Betriebsausgabe, und sie darf nicht auf einem Spesenkonto stehen bleiben.

Das Ergebnis hängt davon ab, wer die Karte hält, ob das Unternehmen eine Rückzahlung verlangt hat und wie schnell das Geld zurückkam. Die unten genannten Fristen wurden für Regelungen zu Betriebsausgaben geschrieben, nicht für private Ausgaben; sie sind daher der nächstliegende Maßstab, und die Tatsachen der Kartenregelung entscheiden. Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• mehrere Personen Karten haben und Eigentümer und Mitarbeiter ein gemeinsames Kartenprogramm nutzen;
• private Ausgaben als Verpflegung, Material oder Reisen gebucht wurden;
• W-2 oder Lohnsteuererklärungen bereits eingereicht wurden;
• die Ausgaben mehr als ein Jahr betreffen.

Stellen Sie alle Kartenabrechnungen, die Belege, die Kartenrichtlinie, die Lohnabrechnungsberichte und die eingereichten W-2 zusammen, bevor Sie etwas entscheiden.

Wann wird eine private Ausgabe zu Lohn auf der W-2 des Arbeitnehmers?

Eine private Ausgabe, die das Unternehmen für einen Arbeitnehmer bezahlt hat, wird zu steuerpflichtigem Lohn, wenn sie nicht rechtzeitig zurückgezahlt wird (Richtwert: 120 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist; siehe unten). IRS Publication 15-B sagt, jede Nebenleistung sei steuerpflichtig, soweit das Gesetz sie nicht ausnimmt, und der einzubeziehende Betrag mindere sich um alles, was der Arbeitnehmer dafür gezahlt hat. Außerdem sagt sie, die Nutzung einer Kredit- oder Zahlungskarte könne nie als Bagatellleistung (Minimal Benefit) ausgenommen werden, wie klein sie auch sei.

Die Anleitung zur W-2 weist steuerpflichtige Nebenleistungen in Feld 1 und, soweit sie gelten, in den Feldern 3 und 5 aus. Die Lohnabrechnung behandelt den hinzugefügten Betrag als zusätzliche Vergütung (Supplemental Wages) (Publication 15):

Nehmen Sie den Betrag spätestens in den ersten Abrechnungszeitraum nach Ablauf der Rückzahlungsfrist in den Lohn auf (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

Was hält eine Rückzahlung von der W-2 fern: Regeln des Accountable Plan und Fristen?

Eine Rückzahlung kann von der W-2 fernbleiben, wenn die Kartenregelung des Unternehmens die drei Regeln eines Accountable Plan erfüllt und das Geld innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückkommt. Der IRS schreibt diese Regeln für die Erstattung von Betriebsausgaben, sie sind daher der nächstliegende veröffentlichte Test. Die Regeln: Die Beträge beziehen sich auf Betriebsausgaben, der Arbeitnehmer weist sie mit Beleg und Zweck nach (substantiates), und der Arbeitnehmer gibt jeden Überschuss zurück (Publication 15).

Die Verordnung rechnet Beträge, die über Kreditkartensysteme dem Unternehmen belastet werden, zur Regelung. Eine private Ausgabe ist keine Betriebsausgabe und kann daher nicht nachgewiesen werden. Zusammen mit der Regel zur Rückgabe des Überschusses ist sie ein Betrag über den nachgewiesenen Betriebsausgaben, den der Arbeitnehmer zurückgeben muss. Eine Safe-Harbor-Frist ist eine Frist, die die Verordnung als angemessen ansieht. Die Safe-Harbor-Fristen, die für eine Kartenausgabe wichtig sind:

Dies sind Safe-Harbor-Fristen. Was ein angemessener Zeitraum ist, hängt von den Tatsachen ab (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Ein nicht rechtzeitig zurückgegebener Betrag gilt als im Rahmen eines Nonaccountable Plan gezahlt und ist Lohn.

Nach dieser Frist zurückgezahlt? Dann gilt der Safe Harbor nicht mehr, und die Tatsachen entscheiden. Die hier genannten Quellen sagen nicht, ob eine verspätete Rückzahlung bereits fälligen Lohn rückgängig macht; lassen Sie das daher prüfen, bevor die W-2 eingereicht wird.

Zwei Fallen:

• Keine Rückzahlungsregel. Verlangt die Regelung weder Nachweis noch Rückgabe des Überschusses, behandelt die Verordnung alle nach ihr gezahlten Beträge als Zahlungen im Rahmen eines Nonaccountable Plan, nicht nur die privaten. Bei der Erstattung von Betriebsausgaben macht eine spätere freiwillige Rückzahlung daraus nichts anderes (Publication 463); wie das auf eine private Ausgabe wirkt, ist eine Tatsachenfrage.
• Ein Muster. Die Safe Harbors stehen für jedes Jahr nicht zur Verfügung, in dem das Unternehmen den Arbeitnehmern planmäßig oder gewohnheitsmäßig mehr zahlt, als diese nachweisen, um Meldung und Einbehalt zu vermeiden. Ein Muster des Missbrauchs macht jede Zahlung zur Zahlung im Rahmen eines Nonaccountable Plan (26 CFR 1.62-2(g)(3) und (k)).

Wie wird es gebucht, wenn der Arbeitnehmer rechtzeitig zurückzahlt?

Eine rechtzeitig zurückgezahlte private Ausgabe ist eine Forderung gegenüber dem Arbeitnehmer, kein Aufwand. Buchen Sie sie als Forderung gegenüber dem Arbeitnehmer, sobald die Ausgabe auf der Karte erscheint, und gleichen Sie sie aus, wenn die Rückzahlung eingeht.

Der Lohnlauf, der den Lohn hinzufügt, erfasst den Einbehalt und die Lohnsteuern des Arbeitgebers. Die Rückzahlung kann per Scheck, per Überweisung oder, wo das Lohnrecht des Bundesstaates es erlaubt, durch Lohnabzug erfolgen. Zu Kartenzahlungen und zur monatlichen Abstimmung siehe Kreditkartenzahlungen in der Buchhaltung.

Was ändert sich, wenn der Karteninhaber Eigentümer einer S Corporation ist?

Ein Eigentümer einer S Corporation, der Officer (Führungskraft) oder anderer Arbeitnehmer ist, unterliegt den obigen Lohnregeln und hat zwei weitere Ergebnisse: eine Ausschüttung oder ein Darlehen. Der IRS sagt, er könne Zahlungen an einen Aktionär-Arbeitnehmer von Ausschüttungen in Lohn umqualifizieren (IRS). Die Anleitung zu Form 1120-S sagt, Zahlungen an einen Officer der Gesellschaft seien als Lohn zu behandeln, soweit sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind.

• Rückzahlung oder Lohn: dieselbe Behandlung wie bei einem Arbeitnehmer.
• Ausschüttung: kein Lohn, aber ihre Besteuerung hängt von den Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers ab, die sie mindert (Abschnitt 1367), und davon, ob die Kapitalgesellschaft thesaurierte Gewinne (Earnings and Profits) hat (Abschnitt 1368). Gibt es weitere Aktionäre, muss eine Zahlung nur für einen Eigentümer außerdem nach den Regeln zur einen Anteilsklasse (One Class of Stock) steuerlich angemessen behandelt werden (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Darlehen: Der Eigentümer zahlt der Kapitalgesellschaft nach schriftlichen Bedingungen zurück. Ob es als echtes Darlehen gilt, ist eine Tatsachenfrage; siehe Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft und den Ratgeber zur S Corporation unten.

Zur Aufteilung und zu den Buchungen siehe Private Ausgaben, die eine S Corporation zahlt und Ausschüttungen einer S Corporation buchen.

Was ändert sich, wenn der Eigentümer zu einer C Corporation gehört?

Zahlt eine C Corporation die private Rechnung eines Eigentümers und wird sie weder zurückgezahlt noch ist sie ein echtes Darlehen, ist die Zahlung entweder eine Vergütung für Leistungen oder eine Ausschüttung an einen Aktionär. Eine Ausschüttung ist eine Dividende, soweit die Kapitalgesellschaft Earnings and Profits hat (ihre laufenden und thesaurierten Gewinne, steuerlich ermittelt). Der Rest mindert die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers, und ein Betrag darüber hinaus ist Gewinn (Abschnitt 301; Abschnitt 316).

Eine Ausschüttung ist keine Vergütung für Leistungen, die Kapitalgesellschaft hat dafür also keinen Abzug für Vergütungen. Welche Behandlung passt, hängt von den Tatsachen ab. Siehe Eigentümerausgaben, die eine C Corporation zahlt, auch dazu, wie eine Dividende auf Form 1099-DIV gemeldet wird.

Kann die Kapitalgesellschaft private Ausgaben abziehen, die sie bezahlt hat?

Nein. Die Kapitalgesellschaft kann eine private Ausgabe nicht als Betriebsausgabe abziehen. Abschnitt 262 erlaubt keinen Abzug für private, Lebenshaltungs- oder Familienausgaben. Abschnitt 162 erlaubt übliche und notwendige Betriebsausgaben, einschließlich einer angemessenen Vergütung für tatsächlich erbrachte Leistungen.

Eine Ausgabe, die als Verpflegung, Material oder Reise gebucht wurde, verliert diesen Abzug. Eine Ausgabe, die dem Lohn hinzugefügt wird, ist als Vergütung abziehbar, wenn die gesamte Vergütung für die Leistungen angemessen ist. Eine zurückgezahlte Ausgabe, eine Ausschüttung oder ein Darlehen ergibt keinen Abzug.

Wie prüfe ich die Firmenkarten zum Jahresende und trenne Geschäftliches von Privatem?

Gehen Sie alle Kartenabrechnungen des Jahres Ausgabe für Ausgabe durch und kennzeichnen Sie jede als geschäftlich oder privat, bevor Sie entscheiden, wer was schuldet. Publication 463 sagt, ein Arbeitnehmer müsse über Beträge, die per Kreditkarte dem Arbeitgeber belastet wurden, Rechenschaft ablegen, mit den Unterlagen, die der IRS für einen Abzug erwarten würde.

1. Holen Sie die Abrechnungen für jede Firmenkarte und jeden Karteninhaber.
2. Kennzeichnen Sie jede Ausgabe als geschäftlich, privat oder unklar. Teilen Sie gemischte Ausgaben auf; nur der private Teil ist privat. Fragen Sie den Karteninhaber nach Beleg und geschäftlichem Zweck für alles Unklare.
3. Summieren Sie die privaten Ausgaben je Karteninhaber und notieren Sie, welche Karteninhaber Eigentümer sind.
4. Klären Sie für jede private Ausgabe, ob und wann sie zurückgezahlt wurde, gerechnet in Tagen ab dem Datum der Ausgabe.
5. Ordnen Sie, was offen ist: Beträge von Mitarbeitern gehen in den Lohn; Beträge von Eigentümern gehen in den Lohn, eine Ausschüttung oder ein Darlehen.
6. Finden Sie heraus, wo jede private Ausgabe gebucht wurde, und buchen Sie sie aus Verpflegung, Material oder Reisen um.
7. Prüfen Sie, was bereits eingereicht wurde: die W-2, die Lohnsteuererklärungen und die Unternehmenssteuererklärung für jedes betroffene Jahr.

Welche Kartenrichtlinie verhindert, dass private Ausgaben sich wiederholen?

Eine Kartenrichtlinie nach den Regeln des Accountable Plan legt fest, wer eine Karte bekommt, wofür sie genutzt werden darf, wann Ausgaben gemeldet werden und wann private Ausgaben zurückgezahlt werden.

Eine Routine, private Ausgaben unbezahlt und von der W-2 fernzuhalten, kann unter die obige Musterregel fallen, wenn sie ein Plan oder eine Praxis ist, Meldung und Einbehalt zu vermeiden. Revenue Ruling 2003-106 betraf eine andere Konstruktion: Arbeitnehmer kennzeichneten jede Kartenausgabe als privat oder geschäftlich und hafteten persönlich gegenüber dem Kartenunternehmen, und der Arbeitgeber erstattete nur geschäftliche Ausgaben auf einer genehmigten Spesenabrechnung. Das Ruling behandelt nicht private Ausgaben, die ein Unternehmen bezahlt und dann zurückgeholt hat.

Was, wenn die W-2 oder die Lohnsteuererklärungen schon ohne die Ausgaben eingereicht wurden?

Der Lohn ist spätestens in der ersten Lohnabrechnung nach Ablauf der Rückzahlungsfrist fällig (26 CFR 1.62-2(h)). Das Quartal dieser Lohnabrechnung bestimmt die Korrektur:

• Die Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) dafür ist bereits eingereicht: Reichen Sie Form 941-X ein, eine Form je Quartal (Arbeitgeber, die Form 944 einreichen, nutzen Form 944-X für das Jahr). Ist auch die W-2 dieses Jahres eingereicht, fügen Sie Form W-2c hinzu (Anleitung zu Form 941-X; Anleitung zur W-2).
• Die Form 941 dafür ist noch nicht eingereicht, oder die zulässige Frist ist noch nicht abgelaufen: Nehmen Sie den Lohn spätestens in diese erste Lohnabrechnung auf. Er kommt in die Form 941 dieses Quartals und in die W-2 für das Jahr der Lohnabrechnung, die ihn enthält.

Eine Korrektur ist in der Regel frei von Zinsen sowie von Säumniszuschlägen und Zuschlägen für verspätete Einzahlung, wenn Form 941-X bis zum Fälligkeitstermin der Form 941 für das Quartal eingereicht wird, in dem Sie den Fehler finden (der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal), und die Steuer bis zur Einreichung gezahlt wird. Steuer, die ein Einreicher wissentlich zu niedrig gemeldet hat, ist ausgenommen (Anleitung zu Form 941-X).

Für ein früheres Jahr kann Form 941-X die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer für eine Zahlung, die nicht als steuerpflichtig behandelt wurde, in der Regel nicht korrigieren. Der Lohn muss dennoch auf Form 941-X und Form W-2c korrigiert werden (Anleitung zu Form 941-X). Auch das Einkommen des Arbeitnehmers für dieses Jahr ändert sich. Eine Unternehmenssteuererklärung, die die Ausgaben als Betriebsausgaben abgezogen hat, braucht eine eigene Prüfung.

Wer zahlt. Das Unternehmen schuldet die Steuer, die es nicht einbehalten hat. Es kann sie aus dem späteren Lohn des Arbeitnehmers nachholen, wenn das Lohnrecht des Bundesstaates es erlaubt, bei der Einkommensteuer nur bis zum letzten Tag des Kalenderjahres (Publication 15). Sobald der Arbeitnehmer die Einkommensteuer auf den Lohn gezahlt hat, verbietet Abschnitt 3402(d), diese Steuer vom Unternehmen einzuziehen, nicht aber die Zuschläge: Der Arbeitnehmer füllt Form 4669 aus, und das Unternehmen reicht Form 4670 ein (Anleitung zu Form 4670). Eigentümer oder Officer, die für den Einbehalt verantwortlich sind, können für nicht abgeführte einbehaltene Steuer persönlich haften: Der Trust Fund Recovery Penalty beträgt 100 % davon für diejenigen, die vorsätzlich gehandelt haben, und für die Festsetzung gilt in der Regel diese Frist des IRS: 3 Jahre (Abschnitt 6672; Publication 15). Siehe Trust Fund Recovery Penalty.

Einen Lohnfehler korrigieren behandelt die Korrekturschritte.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Ein Arbeitnehmer zahlt rechtzeitig zurück

Ein Arbeitnehmer, der kein Eigentümer ist, belastet im März US$400 für Lebensmittel auf die Firmenkarte. Die Kartenrichtlinie verlangt die Rückzahlung privater Ausgaben, und der Arbeitnehmer zahlt die US$400 innerhalb von 20 Tagen zurück. Das Unternehmen bucht die US$400 als Forderung gegenüber dem Arbeitnehmer und gleicht sie bei der Rückzahlung aus. Auf die W-2 kommt nichts, und nichts wird abgezogen. Wären die US$400 120 Tage nach der Ausgabe noch unbezahlt, kann das Unternehmen sie als Lohn behandeln und in der ersten Lohnabrechnung danach hinzufügen.

Ein Eigentümer-Arbeitnehmer einer S Corporation

Eine Prüfung zum Jahresende findet private Ausgaben von US$6.000 auf der Karte des einzigen Aktionärs der S Corporation.

• Rechtzeitig zurückzahlen: Die Forderung wird ausgeglichen, und nichts erreicht die W-2. Ist die Rückzahlungsfrist bereits abgelaufen, gilt die oben beschriebene Frage der verspäteten Rückzahlung.
• Zum Lohn hinzufügen: Feld 1 der W-2 steigt um US$6.000. Bleibt der gesamte Lohn des Eigentümers einschließlich dieses Betrags unter der Bemessungsgrenze der Social Security, schulden Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils etwa US$459 an Social-Security- und Medicare-Steuer, dazu den Einbehalt der Einkommensteuer.
• Als Ausschüttung behandeln: Sie mindert die Anschaffungskosten der Anteile, und ein Betrag darüber hinaus ist Gewinn. Liegt die reguläre Vergütung des Eigentümers unter einer angemessenen Vergütung für die Arbeit, kann der IRS sie in Lohn umqualifizieren.
• Als Darlehen behandeln: mit einem schriftlichen Schuldschein und Rückzahlungsbedingungen, und nur wenn die Tatsachen ein echtes Darlehen stützen. Die Ausnahme für kleine Darlehen bei fiktiven Zinsen kann in dieser Größenordnung greifen.

Die Ausgaben wurden als Aufwand gebucht

Dieselben US$6.000 stehen unter Verpflegung (US$4.000) und Material (US$2.000). Diese Abzüge werden aus den Büchern genommen. Wird der Betrag zu Lohn, wandert er in den Lohnaufwand. Sind die Lohnsteuererklärungen bereits eingereicht, bedeutet die Entscheidung für Lohn eine Form 941-X für jedes eingereichte Quartal, in das der Lohn gehört, und eine Form W-2c, wenn auch die W-2 dieses Jahres eingereicht ist. Die Unternehmenssteuererklärung, die Verpflegung und Material abgezogen hat, braucht einen Blick.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Prüfung findet private Ausgaben bei mehreren Karteninhabern, manche als Aufwand gebucht oder in eingereichten Erklärungen: Stellen Sie die Abrechnungen, Belege, Kartenrichtlinie, Lohnabrechnungsberichte und eingereichten W-2 zusammen und holen Sie dann Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, wer zurückzahlt, was über die Lohnabrechnung läuft, was eine Ausschüttung oder ein Darlehen ist und welche Einreichungen korrigiert werden müssen.
• Die Ausgaben ziehen sich über mehrere Jahre, oder die Kartensalden stimmen nicht überein: Beginnen Sie mit der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung und holen Sie dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Nur ein Eigentümer einer S Corporation hat die Ausgaben getätigt: siehe Private Ausgaben, die eine S Corporation zahlt.
• Sie besitzen eine C Corporation: siehe Eigentümerausgaben, die eine C Corporation zahlt.
• Die Ausgaben waren echte Geschäftskosten, die der Eigentümer privat bezahlt hat: siehe Eigentümerausgaben erstatten und Geschäftsausgaben auf einer privaten Kreditkarte.
• Der Eigentümer lebt außerhalb der USA oder ist weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig: Eine Ausschüttung an einen ausländischen Eigentümer kann einen US-Quellensteuereinbehalt und Meldungen erfordern (Publication 515), und eine S Corporation kann keinen Aktionär haben, der nicht in den USA ansässiger Ausländer ist (Abschnitt 1361(b)(1)(C)). Lassen Sie es mit Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern und Hilfe bei der Buchhaltung prüfen.
• Sie besitzen eine LLC, die als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft besteuert wird, oder Sie sind Einzelunternehmer: Diese Seite behandelt Kapitalgesellschaften; siehe Private Ausgaben, die vom Geschäftskonto bezahlt werden und Vermischte geschäftliche und private Mittel bereinigen.
• Ihr Bundesstaat beschränkt Lohnabzüge oder besteuert den Lohn: Die Behandlung auf Bundesebene entscheidet das Ergebnis im Bundesstaat nicht. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Steuerbehörde des Bundesstaates und bringen Sie die Ergebnisse zu Hilfe bei der Buchhaltung, wenn sich die Buchhaltung ändern muss.