Gastos personales en tarjetas de la empresa: reembolso o W-2

¿Qué pasa cuando un cargo personal aparece en la tarjeta de la empresa?

Un cargo personal en una tarjeta de la empresa o corporativa termina de una de tres formas: el titular lo reembolsa, se convierte en sueldo gravable o, si es propietario, se vuelve una distribución o un préstamo. No se puede registrar como gasto: un cargo personal nunca es un gasto del negocio y no puede quedarse en una cuenta de gastos.

El resultado depende de quién tiene la tarjeta, de si la empresa exigió el reembolso y de qué tan rápido volvió el dinero. Los plazos que se indican abajo se escribieron para arreglos de gastos del negocio, no para cargos personales, así que son la referencia más cercana y los hechos del arreglo de la tarjeta deciden. Un caso no es sencillo cuando:

• varias personas tienen tarjetas, y propietarios y personal comparten un mismo programa de tarjetas;
• los cargos personales se registraron como comidas, suministros o viajes;
• los W-2 o las declaraciones de nómina ya se presentaron;
• los cargos abarcan más de un año.

Reúna todos los estados de cuenta de las tarjetas, los recibos, la política de tarjetas, los reportes de nómina y los W-2 presentados antes de decidir algo.

¿Cuándo un cargo personal se convierte en sueldo en el W-2 del empleado?

Un cargo personal que la empresa pagó por un empleado se convierte en sueldo gravable cuando no se reembolsa a tiempo (la referencia es 120 días después de que se pague o se incurra en el gasto; vea más abajo). IRS Publication 15-B dice que todo beneficio adicional es gravable salvo que la ley lo excluya, y que el monto incluido se reduce por lo que el empleado pagó por él. También dice que el uso de una tarjeta de cargo o de crédito nunca puede excluirse como beneficio mínimo, por pequeño que sea.

Las instrucciones del W-2 ponen los beneficios adicionales gravables en la casilla 1 y, cuando corresponde, en las casillas 3 y 5. La nómina trata el monto agregado como salarios suplementarios (Publication 15):

Sume el monto a los salarios a más tardar en el primer período de pago posterior al fin del plazo para reembolsar (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

¿Qué mantiene un reembolso fuera del W-2: reglas del plan de rendición de cuentas y plazos?

Un reembolso puede quedar fuera del W-2 cuando el arreglo de tarjetas de la empresa cumple las tres reglas del plan de rendición de cuentas (accountable plan) y el dinero vuelve en un plazo razonable. El IRS escribe esas reglas para reembolsos de gastos del negocio, así que son la prueba publicada más cercana. Las reglas: los montos corresponden a gastos del negocio, el empleado los documenta con un recibo y el propósito (los comprueba) y el empleado devuelve cualquier exceso (Publication 15).

El reglamento cuenta los montos cargados a la empresa mediante sistemas de tarjetas de crédito como parte del arreglo. Un cargo personal no es un gasto del negocio, así que no se puede comprobar. Leído junto con la regla de devolución del exceso, es un monto superior a los gastos del negocio comprobados que el empleado debe devolver. Un puerto seguro (safe harbor) es un plazo que el reglamento trata como razonable. Los plazos de puerto seguro que importan para un cargo de tarjeta:

Estos son puertos seguros. Un plazo razonable depende de los hechos (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Un monto que no se devuelve a tiempo se trata como pagado bajo un plan sin rendición de cuentas (nonaccountable plan), y es sueldo.

¿Reembolsado después de ese plazo? El puerto seguro ya no se aplica y deciden los hechos. Las fuentes citadas aquí no dicen si un reembolso tardío deshace un sueldo ya adeudado, así que pida una revisión antes de presentar el W-2.

Dos trampas:

• Sin regla de reembolso. Si el arreglo no exige comprobar y devolver el exceso, el reglamento trata todos los montos pagados bajo él como sin rendición de cuentas, no solo los personales. En los reembolsos de gastos del negocio, un reembolso voluntario posterior no los convierte en montos con rendición de cuentas (Publication 463); cómo se aplica eso a un cargo personal es cuestión de hechos.
• Un patrón. Los puertos seguros no están disponibles en ningún año en que la empresa tenga un plan o práctica de pagar a los empleados más de lo que comprueban para evitar el reporte y la retención. Un patrón de abuso hace que todos los pagos sean sin rendición de cuentas (26 CFR 1.62-2(g)(3) y (k)).

Si el empleado reembolsa a tiempo, ¿cómo se registra?

Un cargo personal reembolsado a tiempo es una cuenta por cobrar al empleado, no un gasto. Regístrelo como adeudado por el empleado cuando se aplique el cargo y sáldelo cuando llegue el reembolso.

La nómina que agrega el sueldo registra la retención y los impuestos de nómina del empleador. El reembolso puede ser un cheque, una transferencia o, donde la ley estatal de salarios lo permita, una deducción de nómina. Para los pagos de tarjetas y la conciliación mensual, vea pagos de tarjetas de crédito en los libros.

¿Qué cambia cuando el titular de la tarjeta es propietario de una corporación S?

Un propietario de una corporación S que es ejecutivo u otro empleado queda cubierto por las reglas de sueldo de arriba y tiene dos resultados más: una distribución o un préstamo. El IRS dice que puede reclasificar como sueldo los pagos a un accionista-empleado que se registraron como distribuciones (IRS). Las instrucciones del Form 1120-S dicen que los pagos a un ejecutivo de la corporación deben tratarse como sueldo en la medida en que sean un pago razonable por servicios.

• Reembolso o sueldo: el mismo tratamiento que para un empleado.
• Distribución: no es sueldo, pero su impuesto depende de la base de las acciones del propietario, que reduce (sección 1367), y de si la corporación tiene utilidades y ganancias acumuladas (sección 1368). Donde hay otros accionistas, un pago a un solo propietario también debe recibir el efecto tributario apropiado bajo las reglas de una sola clase de acciones (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Préstamo: el propietario reembolsa a la corporación bajo condiciones escritas. Si cuenta como préstamo real es cuestión de hechos; vea cómo pedir prestado a su propia corporación y la guía de corporaciones S que sigue.

Para la clasificación y los asientos, vea pagos de gastos personales por una corporación S y cómo registrar las distribuciones de una corporación S.

¿Qué cambia cuando el propietario está en una corporación C?

Cuando una corporación C paga una cuenta personal de un propietario y no se reembolsa ni es un préstamo real, el pago es un pago por servicios o una distribución a un accionista. Una distribución es un dividendo hasta el monto de las utilidades y ganancias (earnings and profits) de la corporación, es decir, sus ganancias del año y acumuladas, calculadas para efectos fiscales. El resto reduce la base de las acciones del propietario, y cualquier exceso sobre la base es ganancia (sección 301; sección 316).

Una distribución no es pago por servicios, así que la corporación no tiene deducción por compensación por ella. Qué tratamiento corresponde depende de los hechos. Vea pagos de gastos del propietario por una corporación C, incluido cómo se reporta un dividendo en el Form 1099-DIV.

¿Puede la corporación deducir los cargos personales que pagó?

No. La corporación no puede deducir un cargo personal como gasto del negocio. La section 262 no permite ninguna deducción por gastos personales, de vida o familiares. La section 162 permite los gastos ordinarios y necesarios del negocio, incluida una asignación razonable por pagos de servicios efectivamente prestados.

Un cargo registrado como comidas, suministros o viajes pierde esa deducción. Un cargo agregado al sueldo puede deducirse como pago si el pago total es razonable por los servicios. Un cargo reembolsado, una distribución o un préstamo no genera ninguna deducción.

¿Cómo reviso las tarjetas de la empresa al cierre del año y separo lo del negocio de lo personal?

Revise todos los estados de cuenta del año, cargo por cargo, y marque cada uno como del negocio o personal antes de decidir quién debe qué. Publication 463 dice que un empleado debe rendir cuentas de los montos cargados al empleador con tarjeta de crédito, con los registros que el IRS esperaría para una deducción.

1. Obtenga los estados de cuenta de todas las tarjetas de la empresa y de cada titular.
2. Marque cada cargo como del negocio, personal o dudoso. Divida un cargo mixto; solo la parte personal es personal. Pida al titular el recibo y el propósito comercial de todo lo dudoso.
3. Sume los cargos personales por titular y anote cuáles titulares son propietarios.
4. Para cada cargo personal, averigüe si se reembolsó y cuándo, contando los días desde la fecha del cargo.
5. Clasifique lo que sigue sin pagar: los montos del personal pasan a sueldo; los de propietarios pasan a sueldo, distribución o préstamo.
6. Averigüe dónde se registró cada cargo personal y sáquelo de comidas, suministros o viajes.
7. Revise lo que ya se presentó: los W-2, las declaraciones de nómina y la declaración de impuestos del negocio de cada año afectado.

¿Qué política de tarjetas evita que los cargos personales se repitan?

Una política de tarjetas que siga las reglas del plan de rendición de cuentas dice quién recibe una tarjeta, para qué puede usarse, cuándo se reportan los cargos y cuándo se reembolsan los cargos personales.

Una rutina de dejar cargos personales sin reembolsar y fuera del W-2 puede caer bajo la regla del patrón de arriba si es un plan o práctica para evitar el reporte y la retención. La Revenue Ruling 2003-106 trataba un arreglo distinto: los empleados marcaban cada cargo de la tarjeta como personal o del negocio y respondían personalmente ante la empresa de la tarjeta, y el empleador reembolsaba solo los cargos del negocio con un informe de gastos aprobado. No trata los cargos personales que una empresa pagó y luego cobró de vuelta.

¿Qué pasa si los W-2 o las declaraciones de nómina ya se presentaron sin los cargos?

El sueldo se debe a más tardar en la primera nómina posterior al fin del plazo para reembolsar (26 CFR 1.62-2(h)). El trimestre de esa nómina decide la corrección:

• Su Form 941 ya se presentó: presente el Form 941-X, un formulario por trimestre (los empleadores que presentan el Form 944 usan el Form 944-X por el año). Si el W-2 de ese año también se presentó, agregue el Form W-2c (instrucciones del Form 941-X; instrucciones del W-2).
• Su Form 941 aún no se presenta, o el plazo no ha terminado: agregue el sueldo a más tardar en esa primera nómina. Va en el Form 941 de ese trimestre y en el W-2 del año de la nómina que lo incluye.

Una corrección generalmente queda libre de intereses y de multas por pago tardío y depósito tardío si el Form 941-X se presenta a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 941 del trimestre en que se descubre el error (el último día del primer mes después de cada trimestre) y el impuesto se paga al presentarlo. Se excluye el impuesto que quien presenta subdeclaró a sabiendas (instrucciones del Form 941-X).

Para un año anterior, el Form 941-X generalmente no puede corregir la retención del impuesto federal sobre la renta de un pago que no se trató como gravable. El sueldo igual debe corregirse en el Form 941-X y el Form W-2c (instrucciones del Form 941-X). El ingreso del empleado de ese año también cambia. Una declaración del negocio que dedujo los cargos como gastos necesita su propia revisión.

Quién paga. La empresa debe el impuesto que no retuvo. Puede recuperarlo del sueldo posterior del empleado si la ley estatal de salarios lo permite, el impuesto sobre la renta solo hasta el último día del año calendario (Publication 15). Una vez que el empleado pagó el impuesto sobre la renta de ese sueldo, la sección 3402(d) impide cobrar ese impuesto a la empresa, aunque no las multas: el empleado completa el Form 4669 y la empresa presenta el Form 4670 (instrucciones del Form 4670). Los propietarios o ejecutivos responsables de la retención pueden responder personalmente por el impuesto retenido no pagado: la multa de recuperación de fondos en fideicomiso es de 100% de ese impuesto para quienes actuaron con intención, y el IRS generalmente tiene 3 años para determinarla (sección 6672; Publication 15). Vea multa de recuperación de fondos en fideicomiso.

Cómo corregir un error de nómina explica los pasos de corrección.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Un empleado reembolsa a tiempo

Un empleado que no es propietario carga US$400 de víveres a la tarjeta de la empresa en marzo. La política de tarjetas exige reembolsar los cargos personales, y el empleado reembolsa US$400 en 20 días. La empresa registra US$400 como por cobrar al empleado y lo salda con el reembolso. No se agrega nada al W-2 y no se deduce nada. Si los US$400 siguieran sin pagarse 120 días después del cargo, la empresa puede tratarlos como sueldo y sumarlos en la primera nómina posterior.

Un propietario-empleado de una corporación S

Una revisión de fin de año encuentra US$6,000 de cargos personales en la tarjeta del único accionista de la corporación S.

• Reembolsarlo a tiempo: la cuenta por cobrar se salda y nada llega al W-2. Si el plazo para reembolsar ya venció, es la pregunta del reembolso tardío de arriba.
• Sumarlo al sueldo: la casilla 1 del W-2 sube US$6,000. Si el sueldo total del propietario, incluido este monto, se mantiene por debajo de la base salarial del Seguro Social, cada parte debe unos US$459 de impuestos de Seguro Social y Medicare, más la retención del impuesto sobre la renta.
• Tratarlo como distribución: reduce la base de las acciones y cualquier exceso sobre la base es ganancia. Si el sueldo regular del propietario es menor que un pago razonable por el trabajo, el IRS puede reclasificarlo como sueldo.
• Tratarlo como préstamo: con un pagaré escrito y condiciones de reembolso, y solo si los hechos respaldan un préstamo real. La excepción de préstamo pequeño a los intereses imputados puede aplicar con este monto.

Los cargos se registraron como gastos

Los mismos US$6,000 están en comidas (US$4,000) y suministros (US$2,000). Esas deducciones salen de los libros. Si el monto pasa a sueldo, se mueve a gasto de sueldos. Si las declaraciones de nómina ya se presentaron, elegir sueldo implica un Form 941-X por cada trimestre presentado al que correspondan los sueldos, y un Form W-2c si el W-2 de ese año también se presentó. La declaración del negocio que dedujo las comidas y los suministros necesita revisión.

¿Su caso es distinto?

• La revisión encuentra gastos personales de varios titulares de tarjeta, algunos registrados como gastos o en declaraciones ya presentadas: reúna los estados de cuenta, los recibos, la política de tarjetas, los reportes de nómina y los W-2 presentados, y luego consiga ayuda de contabilidad para definir quién reembolsa, qué pasa por nómina, qué es una distribución o un préstamo y qué presentaciones hay que corregir.
• Los cargos abarcan varios años o los saldos de las tarjetas no cuadran: empiece con la lista de limpieza de la contabilidad y luego consiga ayuda de contabilidad.
• Solo el propietario de una corporación S hizo los gastos: vea pagos de gastos personales por una corporación S.
• Usted es propietario de una corporación C: vea pagos de gastos del propietario por una corporación C.
• El gasto fue un costo real del negocio que el propietario pagó de su bolsillo: vea cómo reembolsar gastos del propietario y gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• El propietario vive fuera de EE. UU. o no es ciudadano ni residente de EE. UU.: una distribución a un propietario extranjero puede requerir retención y reporte en EE. UU. (Publication 515), y una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente (section 1361(b)(1)(C)). Revíselo con ayuda tributaria transfronteriza y ayuda de contabilidad.
• Usted es propietario de una LLC gravada como empresa individual o sociedad de personas, o es propietario único: esta página cubre corporaciones; vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio y cómo corregir fondos mezclados del negocio y personales.
• Su estado restringe las deducciones de sueldos o grava los sueldos: el tratamiento federal no define el resultado estatal. Revise las reglas de la agencia de su estado y lleve los hallazgos a ayuda de contabilidad si hay que cambiar los libros.