개인 카드로 낸 사업 비용, 기록과 상환 방법

개인 신용카드로 사업 비용을 써도 되나요? 여전히 공제되나요?

일반적으로 그렇습니다. 사업 비용은 어느 카드로 냈는지가 아니라, 사업에 통상적이고 필요한 비용이고 증빙할 수 있는지에 따라 공제됩니다. 카드가 달라져도 기준은 같습니다. 사업 구조에 따라 누구의 비용인지, 소유주가 돈을 어떻게 돌려받는지가 정해집니다.

카드를 써도 되지만, 결제 건마다 영수증과 소유주 기록을 맞춰야 하는 줄이 하나씩 늘어납니다. Publication 583은 사업용 당좌 계좌를 개인 계좌와 분리해 두라고 권합니다.

부부 공동재산으로 LLC를 함께 소유한 부부는, 요건을 갖추면 LLC를 각자의 신고서에 함께 신고할 수 있으며, 그 경우 개인사업자 행을 따릅니다(IRS).

아래에서 "단일 구성원 LLC"는 개인 소유주의 신고서에 함께 신고하는 LLC를 뜻합니다. 법인으로 과세받기를 선택한 LLC는 법인 행을 따릅니다.

이 구분은 기간 중에 바뀔 수 있습니다. 구성원이 한 명 더 들어오거나, LLC가 Form 8832(사업체 과세 방식 선택 신청서)로 법인 과세를 선택하거나 Form 2553(S corporation 선택 신고서)으로 S corporation 지위를 선택하거나, 법인을 설립하는 경우입니다. 그 전후의 결제는 서로 다른 행을 따릅니다. 사업을 시작하기 전에 낸 비용은 창업 비용이며 별도의 공제 규정이 있습니다(Publication 583; LLC 설립 전에 개인 돈으로 낸 창업 비용 참고).

다음 경우에는 간단하지 않습니다. 사업이 법인이거나 소유주가 둘 이상인 경우, 결제 내역이 한 해를 넘어 쌓인 경우, 금액이 큰 경우, 카드 잔액에 이자가 붙는 경우, 그 돈이 상환인지 출자인지 대여인지 아무도 적어 두지 않은 경우입니다.

먼저 준비할 자료: 연도별 카드 명세서, 사업 결제마다의 영수증이나 청구서, 사업 구조, 누가 결제했는지, 본인과 사업 사이의 계획·약정서·차용증.

장부에 없는 개인 카드로 낸 사업 비용은 어떻게 기록하나요?

개인사업자나 단일 구성원 LLC라면, 사업 결제를 구매 날짜에 평소 계정(비용, 재고, 장비 같은 자산)에 입력하고, 상대 계정은 자본의 소유주 출자금 한 계정에 기록하세요. "개인 돈으로 냄"이라는 항목은 없습니다. 개인 돈으로 낸 사실은 출자금으로만 나타납니다. 비용은 이익을 줄이고, 자산은 감가상각이나 즉시 비용 처리 규정을 따릅니다. 출자금은 소득이 아니며, 본인 돈으로 비용을 냈다는 기록입니다. 다른 사업 구조는 아래 섹션을 따릅니다.

1. 해당 기간의 카드 명세서를 뽑으세요.
2. 사업 항목에 표시하고 개인 항목은 제외하세요. 휴대전화처럼 일부만 개인용인 결제는 사업 몫만 기록하세요. 사업과 개인 겸용 비용을 참고하세요. 명세서에 있는 환불과 크레딧도 반영하세요. 비용과 출자금이 그만큼 줄어듭니다.
3. 표시한 항목을 각각 해당 분류(소프트웨어, 소모품, 출장)에 구매 날짜와 명세서 금액으로 입력하세요. 재판매용 상품은 비용이 아니라 재고나 매입으로 처리합니다. Publication 583은 재고 원가를 비용과 따로 다룹니다. 장비와 가구도 "기타 비용"이 아닙니다(Schedule C 작성 안내). 소액 자산 세이프하버(de minimis safe harbor) 같은 선택이 적용되지 않으면 자산으로 계상합니다(Publication 334).
4. 모든 입력의 상대 계정을 소유주 출자금으로 잡으세요.
5. 입력한 금액을 합산해 명세서에 표시한 사업 결제와 맞춰 보세요.
6. 건마다 영수증이나 청구서를 보관하세요.

소프트웨어마다 메뉴가 다르므로 출자금에는 반드시 자본 유형을 고르고, 비용 유형은 고르지 마세요. LLC 자본 계정을 참고하세요.

개인사업자나 단일 구성원 LLC 소유주도 본인에게 상환해야 하나요?

일반적으로 아닙니다. 소득세에서는 개인사업자와 사업이 한 납세자이므로 갚을 것이 없습니다. IRS는 단일 구성원 LLC가 법인으로 과세받기를 선택하지 않는 한 같게 취급합니다. 선택한 LLC는 아래 법인 섹션을 따릅니다. 돈이 돌아가든 아니든 공제는 본인 몫입니다.

형평을 맞추려고 사업 계좌에서 본인에게 돈을 옮긴다면 소유주 인출금으로 기록하세요. 비용도 급여도 아닙니다. Schedule C 작성 안내는 본인에게 지급한 금액을 급여에 넣지 말라고 하고, Publication 334는 개인 용도로 인출한 돈을 위한 인출 계정을 설명합니다. 인출은 이익을 바꾸지 않습니다. 소유주 인출금 기록하기를 참고하세요.

다수 구성원 LLC나 법인은 상환, 출자, 대여 중 무엇인가요?

비용을 낼 때 본인과 회사가 실제로 무엇에 합의했는지, 그리고 장부와 서류가 이를 보여 주는지에 달려 있으며, 이름표만으로는 정해지지 않습니다. IRS는 조세법원의 메모랜덤 판결 하나를 인용합니다. 그 사건의 사실관계에서 S corporation이 단독 주주에게 한 지급은 대여금 상환이 아니라 급여로 판단되었고, 주주가 이전에 이체한 돈은 대여금이 아니라 자본 출자로 판단되었습니다.

먼저 결제를 구분하세요. 거래처 청구서처럼 회사 이름으로 된 청구서는 회사의 비용이며, 회사가 본인에게 갚을 돈은 일반적으로 본인에 대한 채무입니다. 본인의 출장처럼 직원으로서 업무를 하면서 부담한 비용은 accountable plan에 따를 때만 세금 없이 상환됩니다(26 CFR 1.62-2). 항목별 구분은 상환받지 못한 S corporation 비용에 자세히 나옵니다.

나중에 이름을 바꿔도 사실은 바뀌지 않습니다. 각 처리 방식이 세금 신고서와 취득가액에 어떻게 나타나는지는 LLC에 대한 소유주 출자금과 대여금에 있습니다.

S corporation에서 급여로 처리되지 않게 본인에게 상환하려면 어떻게 하나요?

업무를 하면서 부담한 비용은 accountable plan, 즉 세 가지 규칙을 충족하는 상환 제도를 쓰세요. 이 제도에 따라 지급한 금액은 급여가 아니며 W-2에 포함되지 않고 원천징수나 고용세도 없습니다. 제도가 규칙 하나라도 어기면 그 제도로 지급한 모든 금액을 nonaccountable plan으로 지급한 것으로 보아 직원의 소득에 포함하고, 원천징수를 해서 급여로 보고합니다. 제도는 적법한데 직원이 초과로 받은 선급금을 제때 반환하지 않으면 초과분만 그렇게 처리됩니다. 비용이 발생했는지와 상관없이 매달 정액을 지급하는 방식은 모든 금액이 첫 번째 규칙을 충족하지 못합니다.

회사가 원천징수해야 할 세금을 내지 않으면, 고의로 납부하지 않은 책임자(예: 소유주 겸 임원)는 개인적으로 미납한 원천징수 소득세와 직원 Social Security 및 Medicare 세금 전액에 해당하는 가산세를 부과받을 수 있습니다(IRS). IRS가 이를 부과할 수 있는 기간은 일반적으로 신고서 제출일과 그다음 4월 15일 중 늦은 날부터 3년이며, 신고서를 아예 제출하지 않았다면 기한이 없습니다(IRM 5.19.14).

무엇이 합리적인 기간인지는 사실관계에 따라 달라집니다. 규정에 정해진 기한별 세이프하버는 비용 입증에는 경비를 지급하거나 발생한 날부터 60일 후, 선급금 지급에는 경비를 지급하거나 발생한 날부터 30일 이내, 초과분 반환에는 경비를 지급하거나 발생한 날부터 120일 후가 해당합니다(26 CFR 1.62-2, Publication 463). 두 번째 세이프하버는 회사가 최소 분기마다 입증되지 않은 비용을 요청하는 명세서를 보내면 각 정기 명세서를 받은 후 120일을 줍니다((g)(2)(ii)항). 이 규정이 제도가 생기기 전에 낸 비용에도 적용되는지는 규정에 나와 있지 않습니다. 제도가 서면 계획일 필요는 없지만(Publication 5137), 짧은 서면 정책을 두면 나중에 규칙이 무엇이었는지 보여 줍니다. 이 규칙은 직원이 용역을 수행하면서 부담한 비용에 적용되며, IRS는 법인에 용역을 제공하는 법인 임원을 직원으로 봅니다.

몇 달 묵은 결제는 기한별 세이프하버에서 벗어나므로, 늦은 상환이 여전히 적시인지는 사실관계에 따릅니다. 회사가 끝내 상환하지 않으면 그 비용은 일반적으로 본인 신고서에서도 공제되지 않습니다(Publication 463, Public Law 119-21). 두 경우 모두 상환받지 못한 S corporation 비용에 있습니다. 자택 사무실, 휴대전화, 자동차에 대한 제도 설정은 소유주 비용 상환하기에 있습니다.

개인 카드의 이자와 수수료는 어떻게 되나요?

이자는 빌린 돈을 무엇에 썼는지에 따릅니다. 개인사업자나 본인 신고서에 함께 신고하는 단일 구성원 LLC라면 사업 비용을 낸 카드 잔액의 이자는 사업 이자이며, 다른 사업 결제와 똑같이 비용으로 기록하고 상대 계정은 소유주 출자금입니다. 개인 용도 부분의 이자는 개인 이자이므로 공제되지 않고 장부에도 올리지 않습니다. 혼자 소유한 임대 부동산이라면 임대 비용입니다(Publication 527이 이자를 임대 비용으로 열거합니다). 이자가 붙기 전에 갚은 잔액은 배분할 것이 없습니다.

Publication 334는 빌린 돈으로 사업 비용을 냈다면 그 이자는 사업과 관련되며, 본인이 법적으로 책임지는 채무일 때만 공제할 수 있다고 설명합니다. 26 CFR 1.163-8T에 따르면 두 종류의 결제가 섞인 채무에 대한 납부는 개인 부분부터 갚은 것으로 봅니다. 카드는 계속 이어지는 차입이어서 같은 이율의 잔액은 하나의 채무이고, 프로모션 잔액이나 현금 서비스처럼 이율이 다른 잔액은 별개의 채무로서 카드 약관이 정한 순서대로 상환됩니다((d)(3)항). 이 규정은 수동적 손실과 비사업 이자 한도를 위해 만들어졌으므로, 회전 잔액에 어떻게 적용되는지는 신고 대행인이 확인해야 합니다.

카드는 본인의 채무입니다. 회사는 법적으로 책임지는 채무의 이자만 공제하므로, 카드 이자는 일반적으로 회사가 아니라 카드 소지자의 몫입니다. 본인 법인의 직원이고 카드로 업무를 하면서 부담한 비용을 냈다면, 그 이자는 개인 이자이며 공제되지 않습니다(26 CFR 1.163-9T). 본인이나 다수 구성원 LLC, 법인이 나머지를 공제할 수 있는지는 사실관계에 달려 있으며, 여기 있는 출처만으로는 정해지지 않습니다. 두 용도로 쓴 카드의 수수료는 Publication 334가 일부는 사업용이고 일부는 개인용인 비용을 나누는 방식대로 나누며, 사업 부분만 공제됩니다.

각 비용에 어떤 증빙이 필요한가요?

카드 명세서는 돈을 냈다는 것을 증명할 뿐, 그 비용이 사업을 위한 것이었다는 증명은 아닙니다. Publication 583은 결제 증빙만으로는 공제가 성립하지 않는다고 하므로 매출 전표나 청구서도 보관하세요. 신용카드 명세서는 결제 금액, 받는 사람의 이름, 거래 날짜가 나와 있으면 결제를 증명할 수 있습니다.

영수증이 없는 경우는 같은 가이드에서, 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에서 다룹니다.

카드 대금을 낼 때 비용을 두 번 잡지 않으려면 어떻게 하나요?

비용은 구매 시점에 한 번만 기록하세요. 카드 대금 납부는 돈의 이동일 뿐 두 번째 비용이 아닙니다. 결제와 납부를 모두 비용으로 분류하면 이중 계상이 생깁니다.

이미 장부에 올린 비용을 상환할 때 다시 비용으로 분류하면 마찬가지로 이중 계상입니다. 카드 납부 처리 방법은 장부에서의 신용카드 대금 납부에 있습니다.

제 명의로 임대 부동산을 소유하고 그 비용을 개인 카드로 냈습니다. 어디에 기록하나요?

혼자 소유한다면 임대 비용으로 Schedule E에 올리며, 본인과 임대 부동산이 한 납세자이므로 상환할 것이 없습니다. Publication 527은 유지보수비, 보험료, 세금, 이자를 임대 소득에서 공제하는 비용으로 열거하고, 개량 비용은 공제가 아니라 감가상각으로 처리하며, 본인이 부동산을 쓰면 임대용과 개인용으로 비용을 나누라고 안내합니다. 부부 합산 신고를 하지 않는 사람과 공동 소유한다면, 본인이 낸 비용을 소유 지분에 따라 공제하며 나머지는 공동 소유자가 본인에게 줄 돈입니다(Publication 527의 part interest 항목).

LLC가 임대 부동산을 소유하면 위의 표가 적용됩니다. 법인 과세를 선택하지 않은 단일 구성원 LLC는 여전히 본인의 Schedule E에 신고하고, 다수 구성원 LLC는 파트너십이므로 비용이 LLC의 비용이며, 법인으로 과세되는 LLC는 법인 행을 따릅니다. 임대 부동산 기록과 계정은 임대 부동산 기록과 영수증과 임대 부동산 계정과목표에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명용이며 미국 달러 기준입니다.

프리랜서 디자이너

개인사업자가 US$4,000 상당의 소프트웨어와 노트북을 개인 카드로 결제합니다. 장부에는 US$4,000의 비용(소프트웨어는 비용, 노트북은 장비)과 US$4,000의 소유주 출자금이 올라갑니다. 본인의 Schedule C는 각 비용을 일반 규정대로 공제합니다. 몇 달 뒤 사업 계좌에서 본인에게 US$4,000을 옮깁니다. 이는 소유주 인출금이며 이익도 공제도 바뀌지 않습니다.

재고가 있는 단일 구성원 LLC

본인 신고서에 함께 신고하는 단일 구성원 LLC의 소유주가 한 해 동안 재고 US$12,000을 개인 카드로 결제합니다. 카드가 장부 밖에 있으므로 명세서를 보고 결제마다 입력합니다. 차변은 재고, 대변은 소유주 출자금이며 거래처 청구서를 보관합니다. 입력 합계가 명세서에 표시한 사업 결제 US$12,000과 같은지 확인합니다. 개인 돈으로 카드 대금을 내는 데는 분개가 필요 없습니다. 나중에 LLC가 소유주에게 지급하면 인출금입니다.

S corporation 소유주

S corporation에서 직원으로도 일하는 소유주가 회사 출장비 US$3,000을 개인 카드로 결제합니다. 업무를 하면서 부담한 출장비는 회사가 상환하기 전까지 본인의 비용입니다. 회사가 accountable plan에 따라 상환하고 경비를 지급하거나 발생한 날부터 60일 후 안에 출장을 입증하면, US$3,000의 상환금은 급여가 아닙니다. 제도가 규칙 하나를 어기면, 예를 들어 출장을 제때 입증하지 않으면, 회사는 이를 급여로 보아 원천징수와 급여세를 적용해야 합니다. 대여금으로 기록하는 것은 부담 없는 대안이 아닙니다. IRS는 단독 주주에게 한 지급을 대여금 상환이라고 이름 붙였더라도 급여로 본 적이 있습니다. 소프트웨어 구독처럼 회사 이름으로 된 청구서는 대여금이나 출자금으로 처리하기에 분명한 경우입니다.

상황이 다르다면?

• 개인 카드에 한 해 이상의 사업 지출이 쌓여 있거나, 금액이 크거나, 중간에 사업 구조가 바뀌었거나, 상환·출자·대여를 구분할 수 없다면: 항목별 처리, 이전 연도를 바로잡는 방법, 재발을 막는 정책은 이미 제출한 신고서에까지 미칠 수 있는 판단 사항입니다. 장부 관리 도움, 밀린 장부 정리, 사업과 개인 자금이 섞인 경우 바로잡기를 참고하세요.
• S corporation을 소유하는데 accountable plan이 없거나 결제한 지 몇 달 지났다면: 상환받지 못한 S corporation 비용과 소유주 비용 상환하기를 참고한 뒤 장부 관리 도움으로 분개를 정리하세요.
• 파트너나 LLC 구성원으로서 LLC 비용을 냈는데 결제마다 어떻게 처리되는지 모르겠다면: 파트너가 개인 돈으로 낸 LLC 비용을 참고한 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• C corporation을 소유하고 있다면: C corporation이 소유주 비용을 대신 낼 때를 참고하세요. 결제가 이미 장부에 있다면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 투자자나 대출 기관이 장부를 검토할 예정이라면: 투자 유치 전 장부 정리와 LLC에 대한 소유주 출자금과 대여금을 참고한 뒤, 먼저 장부 관리 도움으로 각 항목을 정리하세요.
• 미국 밖에 거주하거나 해외 카드를 쓴다면: 소유주가 해외에 있으면 신고와 대여금·자본 구분이 달라질 수 있습니다. 해외에서 미국 법인에 자금 넣기와 미국 장부의 외화 계좌를 참고한 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 대신 사업 계좌에서 개인 청구서가 나갔다면: 사업 계좌에서 낸 개인 지출을 참고하세요.
• 일부만 사업 비용이라면: 사업과 개인 겸용 비용을 참고하세요.
• 이미 제출한 신고서가 이 결제들을 잘못 처리했다면: 사업 비용 실수에 대한 신고서 수정을 참고하세요.