Mudar sua LLC ou corporação para outro estado dos EUA

A empresa precisa se mudar quando eu me mudo?

Não. O novo endereço residencial do proprietário não muda o estado que constituiu uma LLC ou corporação. A empresa pode continuar constituída lá, mas operar no novo estado pode exigir o registro como entidade de outro estado, ou “estrangeira” (foreign). O Texas, por exemplo, pede que uma entidade de outro estado, constituída por registro público (foreign filing entity), se registre quando faz negócios lá. A Secretaria de Estado do Texas informa que um escritório ou um empregado lá, em geral, é suficiente, e que a resposta para uma empresa específica depende das atividades dela (Secretaria de Estado do Texas).

Comece por onde a empresa ainda terá trabalhadores, bens ou operações. Se ela operar nos dois estados, manter a entidade pode preservar a continuidade, e converter a entidade ainda pode exigir o registro de volta no estado antigo. Se ela operar só no novo estado, verifique se os dois estados permitem uma conversão com continuidade. Revise transferências, contratos e opções fiscais antes de escolher uma substituição (Secretaria de Estado do Texas; IRS).

Se você já operava no novo estado sem se registrar, veja Como se registrar em outro estado para a questão da atividade passada.

Posso domesticar ou converter a mesma LLC ou corporação?

Talvez. A conversão interestadual pode manter a mesma entidade legal, mas tanto o estado antigo quanto o novo precisam permitir a operação para esse tipo de entidade, e você deve seguir as leis dos dois estados e os documentos societários da empresa. As instruções de conversão do Texas dizem isso expressamente. O Texas exige que a entidade que vem de outro estado entregue um certificado de conversão e um certificado de constituição do Texas, depois de confirmar que a operação é legal pela lei do estado de origem (Secretaria de Estado do Texas). A Flórida lista formulários de domesticação para LLCs, o que mostra outro caminho possível, e não uma regra para todos os estados (Departamento de Estado da Flórida).

Antes de entregar, confirme as exigências de saída do estado antigo, as exigências de entrada do novo estado, as aprovações necessárias dos proprietários e as datas de vigência. Coordene os pedidos para que os registros não deixem uma lacuna nem criem uma segunda entidade sem querer. Verifique em licenças, títulos de propriedade, empréstimos e contratos se há exigência de aviso ou de consentimento. Um pedido estadual chamado de conversão não define, por si só, o resultado fiscal federal. Compare a classificação federal e os proprietários da entidade antes e depois da operação (IRS: classificação da LLC).

O EIN é um identificador fiscal, e não prova que os contratos acompanham automaticamente uma conversão. Leia as cláusulas de cessão, de mudança de controle, de aviso e de consentimento do credor antes de entregar. Uma entidade substituta pode precisar que os contratos sejam cedidos ou assinados de novo.

E se eu mantiver a entidade antiga e registrá-la no novo estado?

O registro como entidade estrangeira, em geral, permite que a empresa existente opere no novo estado sem mudar o estado de constituição. A Flórida, por exemplo, tem um formulário de habilitação de LLC estrangeira. O Texas exige um pedido da entidade estrangeira que faz negócios lá (Departamento de Estado da Flórida; Secretaria de Estado do Texas). Mantenha ativo o registro da entidade no estado original e mantenha o registro do novo estado enquanto ele for necessário.

Isso pode significar dois arranjos de agente registrado e duas rotinas de manutenção da entidade. A Flórida exige um relatório anual para manter a entidade ativa, incluindo uma LLC estrangeira, com vencimento a cada ano entre 1º de janeiro e 1º de maio. A entrega com atraso gera uma multa de $400 para LLCs e corporações com fins lucrativos (Departamento de Estado da Flórida). Outros estados definem as próprias datas. O registro não decide, por si só, onde a renda é tributável. Os bens, as vendas e os trabalhadores da empresa podem criar obrigações de declaração separadas. Veja Imposto de renda empresarial em outros estados.

Encerrar a entidade antiga e constituir uma nova pode gerar imposto?

Sim. Entregar um novo ato de constituição pode ser simples, mas passar dinheiro, bens ou dívidas entre entidades legais pode ser uma operação tributável. A resposta depende das classificações fiscais federais da entidade antiga e da nova, do custo-base (basis) fiscal e do valor de cada ativo, das distribuições aos proprietários e de quem continua responsável pela dívida. Uma LLC de um único membro, em geral, é desconsiderada para o imposto de renda federal, a menos que opte pelo tratamento de corporação. Uma LLC com vários membros, em geral, segue as regras de sociedade de pessoas. Para os impostos sobre a folha de pagamento, uma LLC de um único membro pode ser tratada separadamente (IRS: classificação da LLC).

O custo-base (basis) fiscal é o valor usado para medir o ganho. Ele pode ser diferente do valor de mercado.

Não dissolva a empresa antiga nem transfira os ativos dela antes de revisar essas etapas. Um acionista que recebe bens da corporação antes de as dívidas fiscais serem pagas pode enfrentar responsabilidade de sucessor (transferee) pela lei aplicável. A section 6901 permite que o IRS lance o imposto contra o primeiro sucessor, em geral até um ano depois do fim do prazo de lançamento da empresa (IRS). Se você escolher uma substituição, Como encerrar uma LLC ou corporação trata das declarações finais e do encerramento formal. Se o plano também muda a classificação fiscal federal, veja Como mudar a estrutura da sua empresa.

Vou precisar de um novo EIN depois de mudar a empresa?

Mudar apenas o endereço ou o local da empresa não exige um novo EIN. Uma nova entidade ou uma mudança de estrutura pode exigir. As regras do IRS sobre o EIN também dizem que uma corporação não precisa de um novo EIN quando se reorganiza apenas para mudar de identidade ou de local, ou quando se converte no nível estadual sem mudar a estrutura do negócio. Uma nova corporação constituída separadamente, ou uma fusão que crie uma, em geral precisa de um novo EIN. Uma decisão do IRS mostra que, mesmo quando a opção pelo regime S continua por meio de uma reorganização qualificada, uma nova corporação holding pode precisar do próprio EIN. Para uma LLC, verifique a classificação federal e se a LLC antiga terminou e um novo contribuinte começou.

A opção da minha LLC ou corporação pelo regime S continua?

Uma opção existente pelo regime S, em geral, continua para o mesmo contribuinte federal elegível, mas uma entidade substituta precisa de revisão. A opção continua em vigor até ser encerrada ou revogada (instruções do Form 2553). Uma reorganização federal do tipo F qualificada, que é uma simples mudança de identidade, forma ou local de constituição de uma corporação, também pode levar a opção pelo regime S a um novo sucessor elegível sem novo Form 2553 (decisão do IRS). Fora isso, se a operação cria um novo contribuinte ou muda a elegibilidade, verifique se uma nova opção é necessária. Uma entidade existente pode entregar o Form 2553 durante o ano fiscal anterior ou, em geral, em até 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal. O período de uma entidade nova começa com o primeiro ano fiscal dela. Um diretor autorizado assina a Part I, e cada acionista exigido dá o consentimento na coluna K. O alívio para opção tardia tem condições (Form 2553; instruções). Uma LLC tributada como corporação S precisa dessa revisão mesmo que o pedido estadual pareça uma mudança comum de LLC.

Verifique também o tratamento estadual do regime S. Nova York, por exemplo, não trata automaticamente uma corporação S federal como corporação S de Nova York, a menos que a regra de opção obrigatória se aplique. Caso contrário, uma empresa elegível deve entregar o Form CT-6. Uma corporação de outro estado que busca o tratamento de corporação S de Nova York ao começar a atividade lá entrega o CT-6 em até o décimo quinto dia do terceiro mês depois do início da atividade. Um diretor autorizado assina, e os acionistas dão o consentimento (Departamento de Tributação de Nova York; instruções do CT-6).

Quais declarações estaduais e relatórios anuais continuam depois da mudança?

Verifique cada estado separadamente para o ano da mudança e os anos seguintes. A situação da entidade e a exposição fiscal são questões diferentes. Uma constituição ativa ou um registro como entidade estrangeira pode gerar relatórios anuais, e a atividade empresarial pode manter as obrigações de declaração do imposto de renda ou de franquia do estado depois que o proprietário sai. O Texas tributa as entidades tributáveis constituídas lá ou que fazem negócios lá. O relatório anual vence em 15 de maio, ou o dia útil seguinte se cair em fim de semana ou feriado. Uma entidade igual ou abaixo do limite de $2.650.000 sem imposto devido não deve imposto de franquia, mas ainda entrega o Public or Ownership Information Report (relatório de informações públicas ou de propriedade) (Controladoria do Texas; relatórios de informações). A Flórida exige um relatório anual para manter a situação ativa da entidade (Departamento de Estado da Flórida).

Não pare de entregar as declarações do estado antigo só porque o proprietário se mudou. No Texas, uma entidade que encerra a atividade no Texas, em geral, entrega o relatório final de franquia, se exigido, em até 60 dias depois de parar. O encerramento ou a saída também exige um certificado de situação da conta, pedido no Form 05-359, antes de entregar o pedido à Secretaria de Estado. Uma conversão tributável com continuidade segue outro caminho e pode não exigir relatório final nem certificado (Controladoria do Texas; etapas de encerramento e conversão). Se cada estado tributa a renda de vendas, bens ou trabalhadores é tratado em Imposto de renda empresarial em outros estados.

O Texas cobra $50 por um relatório de franquia em atraso. O imposto pago com 1–30 dias de atraso acrescenta 5%, e o imposto pago com mais de 30 dias de atraso acrescenta 10% (Controladoria do Texas). Um Public or Ownership Information Report não entregue pode causar a perda do direito de operar (forfeiture) mesmo quando nenhum relatório de franquia é devido. A Controladoria primeiro retira o direito de fazer negócios depois da notificação e de pelo menos 45 dias para regularizar. Depois pode vir uma perda do direito pela Secretaria de Estado. Pelas Tax Code sections 171.2515 e 171.255, um diretor, administrador, sócio, membro ou proprietário pode se tornar pessoalmente responsável por dívidas do Texas contraídas depois do vencimento perdido e antes da restauração dos direitos. A pessoa pode se defender quanto a uma dívida criada contra a sua objeção ou sem o seu conhecimento, apesar de diligência razoável. A restauração não apaga a responsabilidade já contraída (Controladoria do Texas; Código Tributário do Texas).

E se um empregado continuar no estado antigo?

O trabalho contínuo do empregado lá pode manter no estado antigo o registro da folha de pagamento, a retenção, o seguro-desemprego, a declaração de salários e as contas de empregador relacionadas, mesmo depois que o proprietário e a sede se mudam. Se a empresa se converte no novo estado, verifique se esse trabalho também exige o registro como entidade estrangeira de volta no estado antigo. Um empregado, em geral, indica que há negócios no Texas, por exemplo (Secretaria de Estado do Texas). Verifique o local real de trabalho do empregado e as regras de empregador do estado antigo antes de encerrar as contas da folha de pagamento. A Califórnia, por exemplo, orienta os empregadores pelo registro, pela retenção e pagamento e pela entrega do relatório de salários como etapas separadas (Departamento de Desenvolvimento do Emprego da Califórnia). A LLC ou a corporação deve os próprios impostos sobre a folha de pagamento. Se o imposto federal retido da folha não é pago, a section 6672 também pode tornar pessoalmente responsável pelo imposto retido (trust fund) não pago um membro, diretor ou outra pessoa que controlou o pagamento e deixou de pagar de propósito (IRS; regras de cobrança de LLCs). As regras de folha de pagamento estado por estado estão em Empregados em outro estado.

Quais endereços e registros devo atualizar?

Atualize o IRS, os registros da entidade nos dois estados, as contas de imposto e as pessoas que dependem do endereço legal da empresa. Use o Form 8822-B para informar ao IRS uma mudança de endereço postal, de local da empresa ou de responsável. A mudança de responsável deve ser informada em até 60 dias. Confira se o agente registrado e o escritório registrado de cada estado continuam válidos. Se qualquer um deles mudar, entregue a atualização exigida nesse estado (Secretaria de Estado do Texas). Não trate um novo endereço postal como substituto do escritório registrado.

Reúna os documentos de constituição, os comprovantes atuais de situação regular (good standing), as opções fiscais e a carta do EIN, os contratos e licenças, o custo-base e o valor dos ativos, os contratos de dívida, os locais de trabalho dos empregados e a data prevista da mudança. Esses registros mostram se o mesmo contribuinte pode continuar e quais pedidos precisam ser coordenados.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Os valores estão em dólares americanos, e nenhum imposto é calculado.

Uma LLC constituída no Estado A é tributada como corporação S. O proprietário se muda para o Estado B, mas um empregado continua trabalhando no Estado A. A LLC tem equipamentos de US$40.000, com custo-base fiscal de US$10.000, e deve US$15.000 em um empréstimo. O equipamento tem US$30.000 de ganho embutido (valor de US$40.000 menos custo-base de US$10.000). Se a LLC continua constituída no Estado A e se registra no Estado B, ela continua sendo a mesma entidade legal e não transfere esse equipamento a outra empresa. Se ela se converte no Estado B, o trabalho do empregado ainda pode exigir o registro no Estado A e as declarações da folha de pagamento. Se o proprietário, em vez disso, liquida a LLC e distribui o equipamento fora de uma reorganização qualificada, a corporação S, em geral, reconhece o ganho de US$30.000 como se tivesse vendido o equipamento por US$40.000. Esse ganho passa para o proprietário. A natureza dele, o imposto do proprietário e o empréstimo precisam de revisão à parte (IRS: liquidações de corporações; corporações S).

O seu caso é diferente?

• Você operou no novo estado antes de se registrar: veja Como se registrar em outro estado.
• Você precisa decidir qual estado deve constituir uma nova entidade: veja Em qual estado constituir a empresa.
• Você tem bens, dívidas, uma opção pelo regime S ou uma corporação para transferir: busque ajuda para abrir a empresa antes de entregar uma conversão ou substituição.
• Você vai encerrar formalmente a empresa antiga: veja Como encerrar uma LLC ou corporação.
• Um empregado trabalha em outro estado: veja Empregados em outro estado.
• Você também vai mudar a classificação fiscal federal: veja Como mudar a estrutura da sua empresa.