Déménager dans un autre État : que faire de votre LLC ou société

La société doit-elle déménager quand je déménage?

Non. La nouvelle adresse personnelle d'un propriétaire ne change pas l'État qui a constitué la LLC ou la société. L'entreprise peut rester constituée dans cet État, mais exercer des activités dans le nouvel État peut exiger une inscription comme entité d'un autre État, dite « étrangère ». Le Texas, par exemple, demande à une entité étrangère ayant déposé un acte constitutif de s'inscrire lorsqu'elle y exerce des activités; son secrétaire d'État indique qu'un bureau ou un employé sur place compte généralement, mais que la réponse pour une entreprise donnée dépend de ses activités (bureau du secrétaire d'État du Texas).

Commencez par établir où la société aura encore des travailleurs, des biens ou des activités. Si elle exercera ses activités dans les deux États, conserver l'entité peut préserver la continuité; la convertir peut quand même exiger une inscription dans l'ancien État. Si elle n'exercera ses activités que dans le nouvel État, vérifiez si les deux États permettent une conversion avec continuité. Revoyez les transferts, les contrats et les choix fiscaux avant de choisir un remplacement (bureau du secrétaire d'État du Texas; IRS).

Si vous exerciez déjà des activités dans le nouvel État sans vous y inscrire, lisez S'inscrire dans un autre État pour la question des activités passées.

Puis-je transférer ou convertir la même LLC ou la même société?

Peut-être. Une conversion entre États peut conserver la même entité juridique, mais l'ancien et le nouvel État doivent tous deux permettre l'opération pour ce type d'entité, et vous devez suivre les lois des deux États et les documents constitutifs de l'entreprise. Les instructions du Texas sur la conversion le disent expressément. Le Texas exige qu'une entité entrante dépose un certificat de conversion et un certificat de formation du Texas, après avoir confirmé que l'opération est légale selon la loi de son État d'origine (bureau du secrétaire d'État du Texas). La Floride publie des formulaires de transfert de LLC, ce qui montre une voie possible, et non une règle valable pour tous les États (Département d'État de la Floride).

Avant tout dépôt, obtenez les exigences de sortie de l'ancien État, les exigences d'entrée du nouvel État, les approbations requises des propriétaires et les dates d'entrée en vigueur. Coordonnez les dépôts pour que les registres ne laissent aucun vide et ne créent pas une deuxième entité involontaire. Vérifiez si les permis, les titres de propriété, les prêts et les contrats exigent un avis ou un consentement. Un dépôt d'État qui se présente comme une conversion n'établit pas, à lui seul, son résultat fiscal fédéral : comparez la classification fédérale et la propriété de l'entité avant et après l'opération (IRS : classification d'une LLC).

Un EIN est un identifiant fiscal; il ne prouve pas que les contrats suivent automatiquement une conversion. Lisez les clauses de cession, de changement de contrôle, d'avis et de consentement du prêteur avant tout dépôt. Une entité de remplacement peut exiger que les contrats soient cédés ou signés de nouveau.

Que se passe-t-il si je conserve l'ancienne entité et que je l'inscris dans le nouvel État?

L'inscription à titre d'entité étrangère permet généralement à la société existante d'exercer ses activités dans le nouvel État sans changer son État de constitution. La Floride, par exemple, offre un formulaire d'inscription pour une LLC étrangère; le Texas exige une demande d'inscription d'une entité étrangère ayant déposé un acte constitutif et qui y exerce des activités (Département d'État de la Floride; bureau du secrétaire d'État du Texas). Gardez le dossier de l'entité de l'État d'origine actif et maintenez l'inscription du nouvel État tant qu'elle est nécessaire.

Cela peut signifier deux agents enregistrés et deux séries de formalités d'entretien de l'entité. La Floride exige un rapport annuel pour garder une entité active, y compris une LLC étrangère, à produire chaque année 1er janvier et 1er mai; un dépôt tardif entraîne des frais de retard de 400 $ pour les LLC et les sociétés à but lucratif (Département d'État de la Floride). Les autres États fixent leurs propres dates. L'inscription ne décide pas, à elle seule, où le revenu est imposable. Les biens, les ventes et les travailleurs de l'entreprise peuvent créer des obligations de production fiscale distinctes; lisez Impôt sur le revenu d'entreprise dans les autres États.

Fermer l'ancienne entité et en former une nouvelle peut-il créer de l'impôt?

Oui. Déposer une nouvelle charte peut être simple, mais transférer de l'argent, des biens ou des dettes entre deux entités juridiques peut être une opération imposable. La réponse dépend de la classification fiscale fédérale de l'ancienne et de la nouvelle entité, du coût de base fiscal et de la valeur de chaque actif, des distributions aux propriétaires et de la personne qui reste responsable de la dette. Une LLC à membre unique est généralement ignorée aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu, sauf choix d'un traitement de société par actions, tandis qu'une LLC à plusieurs membres suit généralement les règles des sociétés de personnes; les impôts liés à l'emploi peuvent traiter séparément une LLC à membre unique (IRS : classification d'une LLC).

Le coût de base fiscal est le montant servant à mesurer le gain; il peut différer de la valeur marchande.

Ne dissolvez pas l'ancienne société et ne transférez pas ses actifs avant d'avoir examiné ces étapes. Un actionnaire qui reçoit des biens de la société avant que les dettes fiscales soient payées peut être tenu responsable en tant que bénéficiaire d'un transfert selon la loi applicable; l'article 6901 permet à l'IRS d'établir une cotisation à l'égard d'un premier bénéficiaire du transfert, généralement jusqu'à un an après la fin de la période de cotisation de la société (IRS). Si vous choisissez un remplacement, Fermer une société traite des déclarations finales et de la fermeture officielle. Si le plan change aussi la classification fiscale fédérale, lisez Changer la structure de votre entreprise.

Ai-je besoin d'un nouvel EIN après avoir déménagé la société?

Le seul changement d'adresse ou d'emplacement de l'entreprise n'exige pas de nouvel EIN; une nouvelle entité ou une structure modifiée peut en exiger un. Les règles de l'IRS sur l'EIN précisent aussi qu'une société par actions n'a pas besoin d'un nouvel EIN lorsqu'elle se réorganise seulement pour changer son identité ou son emplacement, ou qu'elle se convertit au niveau de l'État sans changer sa structure d'entreprise. Une nouvelle société par actions constituée séparément, ou issue d'une fusion, a généralement besoin d'un nouvel EIN. Une décision de l'IRS montre que même lorsque le choix de société de type S se poursuit à travers une réorganisation admissible, une nouvelle société de portefeuille peut avoir besoin de son propre EIN. Pour une LLC, vérifiez sa classification fédérale et si l'ancienne LLC a pris fin et si un nouveau contribuable lui a succédé.

Le choix de société de type S de ma LLC ou de ma société se poursuivra-t-il?

Un choix de société de type S existant se poursuit généralement pour le même contribuable fédéral admissible, mais une entité de remplacement demande un examen. Le choix reste en vigueur jusqu'à ce qu'il prenne fin ou soit révoqué (instructions du formulaire 2553). Une réorganisation fédérale de type F admissible, c'est-à-dire un simple changement d'identité, de forme ou de lieu de constitution d'une même société, peut aussi transmettre le choix de société de type S à un nouveau successeur admissible, sans nouveau formulaire 2553 (décision de l'IRS). Autrement, si l'opération crée un nouveau contribuable ou change l'admissibilité, vérifiez si un nouveau choix est nécessaire. Une entité existante peut produire le formulaire 2553 durant l'année d'imposition précédente ou généralement dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition; pour une nouvelle entité, la période commence avec sa première année d'imposition. Un dirigeant autorisé signe la partie I, et chaque actionnaire requis donne son consentement à la colonne K; l'allègement pour choix tardif est assorti de conditions (formulaire 2553; instructions). Une LLC imposée comme société de type S doit faire cet examen même si son dépôt d'État ressemble à un simple déménagement de LLC.

Vérifiez aussi le traitement de société de type S dans l'État. New York, par exemple, ne traite pas automatiquement une société de type S fédérale comme une société de type S de New York, sauf si sa règle de choix obligatoire s'applique; autrement, une entreprise admissible doit produire le formulaire CT-6. Une société par actions d'un autre État qui souhaite le traitement de société de type S de New York au début de ses activités dans cet État produit le formulaire CT-6 dans les le quinzième jour du troisième mois suivant le début des activités; un dirigeant autorisé le signe et les actionnaires y consentent (ministère des Impôts de New York; instructions du formulaire CT-6).

Quelles déclarations d'État et quels rapports annuels se poursuivent après le déménagement?

Vérifiez chaque État séparément pour l'année du déménagement et les années suivantes. Le statut de l'entité et l'exposition fiscale sont deux questions distinctes : une constitution active ou une inscription à titre d'entité étrangère peut entraîner des rapports annuels, tandis que les activités de l'entreprise peuvent maintenir des obligations de production d'impôt d'État sur le revenu ou de taxe de franchise après le départ d'un propriétaire. Le Texas impose les entités imposables qui y sont constituées ou qui y exercent des activités. Son rapport annuel est dû 15 mai, ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié; une entité située au seuil d'absence d'impôt de 2 650 000 $ ne doit aucune taxe de franchise, mais produit quand même son rapport d'information publique ou sur la propriété (contrôleur du Texas; rapports d'information). La Floride exige un rapport annuel pour maintenir le statut actif de l'entité (Département d'État de la Floride).

N'arrêtez pas les déclarations de l'ancien État simplement parce que le propriétaire a déménagé. Au Texas, une entité qui met fin à ses activités au Texas produit généralement tout rapport final de franchise exigé dans les 60 jours suivant l'arrêt; la fermeture ou le retrait exige aussi un certificat de statut du compte, demandé au moyen du formulaire 05-359, avant le dépôt auprès du secrétaire d'État. Une conversion imposable avec continuité suit une autre voie et peut ne nécessiter ni rapport final ni certificat (contrôleur du Texas; étapes de fermeture et de conversion). La question de savoir si l'un ou l'autre État impose le revenu tiré des ventes, des biens ou des travailleurs est traitée dans Impôt sur le revenu d'entreprise dans les autres États.

Le Texas impose 50 $ pour un rapport de franchise tardif. Un impôt payé avec 1 à 30 jours de retard ajoute 5 %; un impôt payé avec plus de 30 jours de retard ajoute 10 % (contrôleur du Texas). Un rapport d'information publique ou sur la propriété non produit peut entraîner la déchéance, même si aucun rapport de franchise n'est dû. Le contrôleur prononce d'abord la déchéance du droit d'exercer des activités après un avis et au moins 45 jours pour régulariser; une déchéance ultérieure par le secrétaire d'État peut suivre. Selon les articles 171.2515 et 171.255 du Code fiscal, un dirigeant, un administrateur, un associé, un membre ou un propriétaire peut devenir personnellement responsable des dettes du Texas contractées après la date d'échéance manquée et avant le rétablissement des privilèges. Une personne peut se défendre contre une dette créée malgré son opposition ou à son insu malgré une diligence raisonnable; le rétablissement n'efface pas la responsabilité déjà engagée (contrôleur du Texas; Code fiscal du Texas).

Que se passe-t-il si un employé reste dans l'ancien État?

Le travail qu'un employé continue d'y faire peut maintenir dans l'ancien État l'inscription à la paie, la retenue d'impôt, l'assurance-chômage, la déclaration des salaires et les comptes d'employeur connexes, même après le déménagement du propriétaire et du siège. Si la société se convertit dans le nouvel État, vérifiez si ce travail exige aussi une inscription à titre d'entité étrangère dans l'ancien État; un employé indique généralement l'exercice d'activités au Texas, par exemple (bureau du secrétaire d'État du Texas). Vérifiez le lieu de travail réel de l'employé et les règles d'employeur de l'ancien État avant de fermer les comptes de paie. La Californie, par exemple, présente à ses employeurs l'inscription, la retenue et le paiement, puis la production du rapport de salaires comme des étapes distinctes (Département de l'emploi de la Californie). La LLC ou la société par actions doit ses impôts liés à l'emploi. Si l'impôt fédéral de paie retenu n'est pas versé, l'article 6672 peut aussi rendre personnellement responsable de la taxe impayée détenue en fiducie un membre, un dirigeant ou une autre personne qui contrôlait le paiement et a volontairement omis de le faire (IRS; règles de recouvrement auprès des LLC). Les règles de paie État par État se trouvent dans Employés dans un autre État.

Quelles adresses et quels registres dois-je mettre à jour?

Mettez à jour vos renseignements auprès de l'IRS, dans les dossiers d'entité des deux États, dans les comptes fiscaux et auprès des personnes qui se fient à l'adresse légale de la société. Utilisez le formulaire 8822-B pour signaler à l'IRS un changement d'adresse postale, d'emplacement de l'entreprise ou de partie responsable; un changement de partie responsable doit être signalé dans les 60 jours. Vérifiez que l'agent enregistré et le siège social enregistré de chaque État demeurent valides. Si l'un ou l'autre change, produisez la mise à jour exigée dans cet État (bureau du secrétaire d'État du Texas). Ne considérez pas une nouvelle adresse postale comme un remplacement du siège social enregistré.

Rassemblez les documents de constitution, les attestations de bonne situation à jour, les choix fiscaux et l'avis d'EIN, les contrats et les permis, le coût de base et la valeur des actifs, les documents d'emprunt, les lieux de travail des employés et la date prévue du déménagement. Ces documents montrent si le même contribuable peut continuer et quels dépôts doivent être coordonnés.

Exemple

À titre indicatif seulement; les montants sont en dollars américains et aucun impôt n'est calculé.

Une LLC constituée dans l'État A est imposée comme société de type S. Son propriétaire déménage dans l'État B, mais un employé continue de travailler dans l'État A. La LLC possède de l'équipement d'une valeur de 40 000 $, avec un coût de base fiscal de 10 000 $, et doit 15 000 $ sur un prêt. L'équipement a un gain latent de 30 000 $ (valeur de 40 000 $ moins coût de base de 10 000 $). Si la LLC reste constituée dans l'État A et s'inscrit dans l'État B, elle demeure la même entité juridique et ne transfère pas cet équipement à une autre société. Si elle se convertit dans l'État B, le travail de l'employé peut quand même exiger l'inscription et les dépôts de paie dans l'État A. Si le propriétaire liquide plutôt la LLC et distribue l'équipement en dehors d'une réorganisation admissible, la société de type S constate généralement le gain de 30 000 $ comme si elle avait vendu l'équipement 40 000 $. Ce gain est transmis au propriétaire; sa nature, l'impôt du propriétaire et le prêt demandent un examen distinct (IRS : liquidations de sociétés; sociétés de type S).

Votre situation est différente?

• Vous exerciez des activités dans le nouvel État avant de vous y inscrire : lisez S'inscrire dans un autre État.
• Vous devez décider quel État doit constituer une nouvelle entité : lisez Dans quel État constituer votre entreprise.
• Vous avez des biens, une dette, un choix de société de type S ou une société à transférer : obtenez de l'aide à la création d'entreprise avant de produire une conversion ou un remplacement.
• Vous mettrez officiellement fin à l'ancienne société : lisez Fermer une société.
• Un employé travaille d'un État à l'autre : lisez Employés dans un autre État.
• Vous changez aussi la classification fiscale fédérale : lisez Changer la structure de votre entreprise.