Cómo mudar una LLC o corporación a otro estado de EE. UU.

¿Debe mudarse la empresa cuando yo me mudo?

No. El nuevo domicilio del propietario no cambia el estado donde se constituyó la LLC o la corporación. La empresa puede seguir constituida allí, pero operar en el nuevo estado puede exigir registrarla como entidad de otro estado, o «extranjera» (foreign). Texas, por ejemplo, pide registrarse a una entidad extranjera que presenta documentos de constitución cuando hace negocios allí. Su Secretary of State indica que tener allí una oficina o un empleado generalmente cuenta, y que la respuesta para una empresa en particular depende de sus actividades (Secretary of State de Texas).

Empiece por ver dónde seguirá teniendo la empresa trabajadores, bienes u operaciones. Si operará en ambos estados, mantener la entidad puede conservar la continuidad. Convertirla puede exigir igualmente un registro en el estado anterior. Si operará solo en el nuevo estado, revise si ambos estados permiten una conversión continua. Antes de elegir un reemplazo, revise las transferencias, los contratos y las elecciones (Secretary of State de Texas; IRS).

Si ya operó en el nuevo estado sin registrarse, consulte cómo registrarse en otro estado para el tema de la actividad pasada.

¿Puedo convertir o trasladar la misma LLC o corporación a otro estado?

Posiblemente. Una conversión entre estados puede continuar la misma entidad legal, pero tanto el estado anterior como el nuevo deben permitir esa operación para ese tipo de entidad, y usted debe cumplir las leyes de ambos estados y los documentos que rigen a la empresa. Las instrucciones de conversión de Texas lo dicen de forma expresa. Texas exige que la entidad que entra presente un certificado de conversión y un certificado de constitución de Texas, después de confirmar que la operación es legal bajo la ley de su estado de origen (Secretary of State de Texas). Florida publica formularios de traslado de domicilio para LLC, lo que muestra otra vía posible, no una regla para todos los estados (Florida Department of State).

Antes de presentar, obtenga los requisitos de salida del estado anterior, los requisitos de entrada del nuevo estado, las aprobaciones que necesitan los propietarios y las fechas de entrada en vigor. Coordine los trámites para que los registros no dejen un vacío ni creen sin querer una segunda entidad. Revise las licencias, los títulos de propiedad, los préstamos y los contratos para ver si exigen notificar o dar consentimiento. Un trámite estatal que se llame conversión no establece por sí solo su resultado fiscal federal. Compare la clasificación federal y los propietarios de la entidad antes y después de la operación (IRS: clasificación de las LLC).

El EIN es un identificador fiscal, no una prueba de que los contratos pasen automáticamente con una conversión. Antes de presentar, lea las cláusulas de cesión, de cambio de control, de notificación y de consentimiento del prestamista. Una entidad de reemplazo puede necesitar que se le cedan los contratos o que se firmen de nuevo.

¿Qué pasa si mantengo la entidad anterior y la registro en el nuevo estado?

El registro como entidad extranjera generalmente permite que la empresa existente opere en el nuevo estado sin cambiar su estado de constitución. Florida, por ejemplo, ofrece un formulario para que una LLC extranjera obtenga autorización, y Texas exige una solicitud a la entidad extranjera que presenta documentos de constitución y hace negocios allí (Florida Department of State; Secretary of State de Texas). Mantenga activo el registro de la entidad en el estado original y conserve el registro del nuevo estado mientras lo necesite.

Esto puede significar dos acuerdos de agente registrado y dos conjuntos de trámites de mantenimiento de la entidad. Florida exige un informe anual para mantener activa a una entidad, incluida una LLC extranjera, que vence cada año entre 1 de enero y 1 de mayo. Presentarlo tarde conlleva un recargo de $400 para las LLC y las corporaciones con fines de lucro (Florida Department of State). Otros estados fijan sus propias fechas. El registro no decide por sí solo dónde tributan los ingresos. Los bienes, las ventas y los trabajadores de la empresa pueden crear obligaciones fiscales de presentación separadas. Consulte el impuesto sobre la renta empresarial en otros estados.

¿Cerrar la entidad anterior y constituir una nueva puede generar impuestos?

Sí. Presentar una nueva constitución puede ser sencillo, pero pasar dinero, bienes o deudas entre entidades legales puede ser una operación gravable. La respuesta depende de las clasificaciones fiscales federales de la entidad anterior y de la nueva, de la base fiscal y el valor de cada activo, de las distribuciones a los propietarios y de quién sigue respondiendo por las deudas. Una LLC de un solo miembro generalmente es ignorada para el impuesto federal sobre la renta, salvo que elija el trato de corporación. Una LLC con varios miembros generalmente sigue las reglas de las sociedades de personas. Para los impuestos sobre la nómina, una LLC de un solo miembro puede tratarse por separado (IRS: clasificación de las LLC).

La base fiscal (tax basis) es el monto que se usa para medir la ganancia y puede ser distinta del valor de mercado.

No disuelva la empresa anterior ni transfiera sus activos sin antes revisar esos pasos. Un accionista que recibe bienes de la corporación antes de que se paguen las deudas fiscales puede enfrentar responsabilidad como cesionario según la ley aplicable. La section 6901 permite que el IRS determine la responsabilidad de un primer cesionario, generalmente hasta un año después de que termine el plazo de determinación de la empresa (IRS). Si elige un reemplazo, el cierre de una empresa explica las declaraciones finales y el cierre formal. Si el plan también cambia la clasificación fiscal federal, consulte cómo cambiar la estructura de su empresa.

¿Necesitaré un EIN nuevo después de mudar la empresa?

Cambiar solo la dirección o la ubicación del negocio no exige un EIN nuevo. Una entidad nueva o un cambio de estructura sí pueden exigirlo. Las reglas del IRS sobre el EIN también indican que una corporación no necesita un EIN nuevo cuando se reorganiza solo para cambiar su identidad o su ubicación, o cuando se convierte a nivel estatal sin cambiar su estructura. Una corporación nueva constituida por separado, o una fusión que crea una, generalmente necesita un EIN nuevo. Una resolución del IRS muestra que, aun cuando la elección S continúa a través de una reorganización que califica, una nueva sociedad de cartera puede necesitar su propio EIN. En una LLC, revise su clasificación federal y si la LLC anterior terminó y empezó un contribuyente nuevo.

¿Continuará la elección S de mi LLC o corporación?

Una elección S vigente generalmente continúa para el mismo contribuyente federal elegible, pero una entidad de reemplazo requiere revisión. La elección sigue en vigor hasta que se termine o se revoque (instrucciones del Form 2553). Una reorganización federal tipo F que califique, es decir, un simple cambio de identidad, forma o lugar de constitución de una sola corporación, también puede trasladar la elección S a un nuevo sucesor elegible sin un Form 2553 nuevo (resolución del IRS). En los demás casos, si la operación crea un contribuyente nuevo o cambia la elegibilidad, revise si se necesita una elección nueva. Una entidad existente puede presentar el Form 2553 durante el año fiscal anterior o, generalmente, dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal. En una entidad nueva, el plazo empieza con su primer año fiscal. Un ejecutivo autorizado firma la Part I y cada accionista requerido da su consentimiento en la columna K. El alivio por elección tardía tiene condiciones (Form 2553; instrucciones). Una LLC que tributa como corporación S necesita esta revisión aunque su trámite estatal parezca una mudanza ordinaria de LLC.

Revise también el trato de la corporación S en el estado. Nueva York, por ejemplo, no trata automáticamente a una corporación S federal como corporación S de Nueva York, salvo que se aplique su regla de elección obligatoria. En los demás casos, una empresa elegible debe presentar el Form CT-6. Una corporación de otro estado que busca el trato de corporación S de Nueva York cuando empieza negocios allí presenta el CT-6 antes de el día quince del tercer mes después de que empiece el negocio. Un ejecutivo autorizado firma y los accionistas dan su consentimiento (Departamento de Impuestos de Nueva York; instrucciones del CT-6).

¿Qué declaraciones e informes anuales estatales continúan después de la mudanza?

Revise cada estado por separado para el año de la mudanza y los años siguientes. La situación de la entidad y la exposición fiscal son dos preguntas distintas. Una constitución o un registro como entidad extranjera activo puede traer informes anuales, mientras que la actividad comercial puede mantener vigentes las obligaciones de presentar impuestos estatales sobre la renta o de franquicia después de que el propietario se vaya. Texas grava a las entidades gravables constituidas allí o que hacen negocios allí. Su informe anual vence 15 de mayo, o el siguiente día hábil si cae en fin de semana o feriado. Una entidad que está en el umbral de $2,650,000 sin impuesto adeudado, o por debajo, no debe impuesto de franquicia, pero igual presenta su informe de información pública o de propiedad (Public or Ownership Information Report) (Comptroller de Texas; informes de información). Florida exige un informe anual para mantener activa la entidad (Florida Department of State).

No deje de presentar las declaraciones del estado anterior solo porque el propietario se mudó. En Texas, una entidad que termina su negocio en Texas generalmente presenta el informe final de franquicia que se exija dentro de 60 días después de que termine. La terminación o el retiro también exigen un certificado del estado de la cuenta, que se pide con el Form 05-359, antes de presentar el trámite ante el Secretary of State. Una conversión gravable continua sigue otra ruta y puede no necesitar informe final ni certificado (Comptroller de Texas; pasos de terminación y conversión). Si alguno de los dos estados grava los ingresos por ventas, bienes o trabajadores, se explica en el impuesto sobre la renta empresarial en otros estados.

Texas cobra $50 por un informe de franquicia tardío. El impuesto pagado con 1–30 días de atraso suma 5%. El impuesto pagado con más de 30 días de atraso suma 10% (Comptroller de Texas). Un informe de información pública o de propiedad sin presentar puede causar la pérdida del derecho a operar, aunque no se deba un informe de franquicia. El Comptroller primero revoca el derecho a hacer negocios después de notificar y de dar al menos 45 días para corregir. Después puede seguir una revocación del Secretary of State. Bajo las sections 171.2515 y 171.255 del Código Tributario, un ejecutivo, director, socio, miembro o propietario puede responder personalmente por las deudas de Texas contraídas después de la fecha de vencimiento incumplida y antes de que se restablezcan los privilegios. Una persona puede defenderse de una deuda creada contra su objeción o sin su conocimiento, pese a haber actuado con diligencia razonable. El restablecimiento no borra la responsabilidad ya contraída (Comptroller de Texas; Código Tributario de Texas).

¿Qué pasa si un empleado se queda en el estado anterior?

Que el empleado siga trabajando allí puede mantener vigentes el registro de nómina del estado anterior, la retención, el desempleo, el reporte de salarios y otras cuentas de empleador, aunque el propietario y la sede ya se hayan mudado. Si la empresa se convierte al nuevo estado, revise si ese trabajo también exige un registro como entidad extranjera en el estado anterior. Por ejemplo, un empleado generalmente indica que se hacen negocios en Texas (Secretary of State de Texas). Antes de cerrar las cuentas de nómina, revise dónde trabaja realmente el empleado y las reglas de empleador del estado anterior. California, por ejemplo, guía a sus empleadores por el registro, la retención y el pago, y la presentación del informe de salarios como pasos separados (Employment Development Department de California). La LLC o la corporación debe sus impuestos sobre la nómina. Si el impuesto federal retenido de la nómina no se paga, la section 6672 también puede hacer que un miembro, ejecutivo u otra persona que controló el pago y deliberadamente no lo hizo responda personalmente por el impuesto retenido en fideicomiso que quedó sin pagar (IRS; reglas de cobro a las LLC). Las reglas de nómina de cada estado se explican en empleados en otro estado.

¿Qué direcciones y registros debo actualizar?

Actualice sus datos ante el IRS, los registros de la entidad en ambos estados, las cuentas de impuestos y a las personas que dependen del domicilio legal de la empresa. Use el Form 8822-B para informar al IRS un cambio de dirección postal del negocio, de ubicación del negocio o de persona responsable. El cambio de persona responsable debe informarse dentro de 60 días. Confirme que el agente registrado y el domicilio registrado de cada estado sigan siendo válidos. Si cambia alguno, presente la actualización que exija ese estado (Secretary of State de Texas). No trate una nueva dirección postal como sustituto del domicilio registrado.

Reúna los documentos de constitución, las constancias vigentes de situación regular (good standing), las elecciones fiscales y la notificación del EIN, los contratos y licencias, la base fiscal y los valores de los activos, los acuerdos de deuda, los lugares de trabajo de los empleados y la fecha prevista de la mudanza. Esos registros muestran si el mismo contribuyente puede continuar y qué trámites hay que coordinar.

Ejemplo

Es solo ilustrativo. Los montos están en dólares estadounidenses y no se calcula ningún impuesto.

Una LLC constituida en el Estado A tributa como corporación S. Su propietario se muda al Estado B, pero un empleado sigue trabajando en el Estado A. La LLC es dueña de equipo con valor de $40,000 y base fiscal de $10,000, y debe $15,000 de un préstamo. El equipo tiene $30,000 de ganancia latente ($40,000 de valor menos $10,000 de base fiscal). Si la LLC sigue constituida en el Estado A y se registra en el Estado B, sigue siendo la misma entidad legal y no transfiere ese equipo a otra empresa. Si se convierte al Estado B, el trabajo del empleado puede seguir exigiendo registro y trámites de nómina en el Estado A. Si el propietario, en cambio, liquida la LLC y distribuye el equipo fuera de una reorganización que califique, la corporación S generalmente reconoce la ganancia de $30,000 como si hubiera vendido el equipo por $40,000. Esa ganancia pasa al propietario. Su carácter, el impuesto del propietario y el préstamo necesitan una revisión aparte (IRS: liquidaciones corporativas; corporaciones S).

¿Su caso es distinto?

• Operó en el nuevo estado antes de registrarse: consulte cómo registrarse en otro estado.
• Debe decidir en qué estado constituir una entidad nueva: consulte en qué estado constituir su empresa.
• Tiene bienes, deudas, una elección S o una corporación que transferir: obtenga ayuda para la constitución de empresas antes de presentar una conversión o un reemplazo.
• Va a terminar formalmente la empresa anterior: consulte el cierre de una empresa.
• Un empleado trabaja en otro estado: consulte empleados en otro estado.
• También cambia la clasificación fiscal federal: consulte cómo cambiar la estructura de su empresa.