Chuyển LLC hoặc công ty sang tiểu bang khác

Tôi chuyển nhà thì công ty có phải chuyển theo không?

Không. Địa chỉ nhà mới của chủ sở hữu không làm thay đổi tiểu bang đã thành lập LLC hoặc công ty. Công ty có thể vẫn được thành lập ở đó, nhưng khi hoạt động ở tiểu bang mới, công ty có thể phải đăng ký là pháp nhân ngoài tiểu bang (còn gọi là pháp nhân "foreign"). Ví dụ, Texas yêu cầu pháp nhân ngoài tiểu bang phải đăng ký khi kinh doanh tại Texas. Văn phòng Ngoại trưởng Texas cho biết nói chung việc có văn phòng hoặc nhân viên tại đó được tính là kinh doanh, còn kết luận với từng công ty cụ thể tùy vào hoạt động của công ty (Văn phòng Ngoại trưởng Texas).

Hãy bắt đầu từ việc công ty sẽ còn nhân viên, tài sản hoặc hoạt động ở đâu. Nếu công ty sẽ hoạt động ở cả hai tiểu bang, giữ nguyên pháp nhân có thể bảo toàn tính liên tục. Chuyển đổi vẫn có thể buộc phải đăng ký lại ở tiểu bang cũ. Nếu công ty chỉ hoạt động ở tiểu bang mới, hãy kiểm tra xem cả hai tiểu bang có cho phép chuyển đổi liên tục hay không. Hãy xem xét việc chuyển giao, hợp đồng và các bầu chọn trước khi chọn cách thay thế (Văn phòng Ngoại trưởng Texas; IRS).

Nếu trước đây bạn đã hoạt động ở tiểu bang mới mà chưa đăng ký, hãy xem Đăng ký ở tiểu bang khác để biết cách xử lý hoạt động trong quá khứ.

Có thể chuyển đổi hoặc chuyển nơi đăng ký cùng một LLC hay công ty không?

Có thể. Chuyển đổi giữa các tiểu bang có thể giữ nguyên pháp nhân, nhưng cả tiểu bang cũ và mới đều phải cho phép giao dịch đó đối với loại pháp nhân này, và bạn phải tuân theo luật của cả hai tiểu bang cùng tài liệu điều lệ nội bộ của công ty. Hướng dẫn chuyển đổi của Texas nêu rõ điều này. Texas yêu cầu pháp nhân đến từ nơi khác nộp certificate of conversion và certificate of formation của Texas, sau khi xác nhận giao dịch hợp pháp theo luật của tiểu bang gốc (Văn phòng Ngoại trưởng Texas). Florida có liệt kê biểu mẫu chuyển nơi đăng ký cho LLC, cho thấy đây là một con đường khả thi, không phải quy tắc của mọi tiểu bang (Bộ Ngoại vụ Florida).

Trước khi nộp hồ sơ, hãy tìm hiểu điều kiện rút khỏi của tiểu bang cũ, điều kiện gia nhập của tiểu bang mới, các chấp thuận cần có từ chủ sở hữu và ngày có hiệu lực. Hãy phối hợp các hồ sơ để hồ sơ không bị đứt quãng và không vô tình tạo ra pháp nhân thứ hai. Kiểm tra giấy phép, giấy tờ sở hữu tài sản, các khoản vay và hợp đồng xem có cần thông báo hoặc xin đồng ý không. Một hồ sơ tiểu bang tự gọi là chuyển đổi không tự nó xác lập kết quả thuế liên bang. Hãy so sánh cách phân loại liên bang và quyền sở hữu của pháp nhân trước và sau giao dịch (IRS: phân loại LLC).

EIN là mã số nhận dạng thuế, không phải bằng chứng rằng các hợp đồng tự động đi theo khi chuyển đổi. Hãy đọc các điều khoản về chuyển nhượng, thay đổi quyền kiểm soát, thông báo và sự đồng ý của bên cho vay trước khi nộp hồ sơ. Pháp nhân thay thế có thể cần được chuyển nhượng hợp đồng hoặc ký lại.

Nếu giữ pháp nhân cũ và đăng ký nó ở tiểu bang mới thì sao?

Đăng ký là pháp nhân ngoài tiểu bang thường cho phép công ty hiện có hoạt động ở tiểu bang mới mà không đổi tiểu bang thành lập. Ví dụ, Florida có mẫu đăng ký cho LLC ngoài tiểu bang. Texas yêu cầu pháp nhân ngoài tiểu bang phải nộp đơn đăng ký khi kinh doanh tại Texas (Bộ Ngoại vụ Florida; Văn phòng Ngoại trưởng Texas). Hãy giữ hồ sơ pháp nhân của tiểu bang gốc ở trạng thái hoạt động và duy trì đăng ký ở tiểu bang mới chừng nào còn cần.

Điều này có thể có nghĩa là hai thỏa thuận đại diện đăng ký và hai bộ thủ tục duy trì pháp nhân. Florida yêu cầu báo cáo hằng năm để pháp nhân, kể cả LLC ngoài tiểu bang, còn ở trạng thái hoạt động, đến hạn mỗi năm trong khoảng ngày 1 tháng 1 và ngày 1 tháng 5. Nộp trễ thì LLC và công ty vì lợi nhuận bị phạt $400 (Bộ Ngoại vụ Florida). Các tiểu bang khác tự quy định hạn nộp. Chỉ việc đăng ký không quyết định thu nhập chịu thuế ở đâu. Tài sản, doanh thu và nhân viên của công ty có thể tạo ra nghĩa vụ nộp thuế riêng. Xem Thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Đóng pháp nhân cũ và lập pháp nhân mới có thể phát sinh thuế không?

Có. Nộp hồ sơ điều lệ mới có thể đơn giản, nhưng việc chuyển tiền, tài sản hoặc nợ giữa các pháp nhân có thể là một giao dịch chịu thuế. Kết quả phụ thuộc vào cách phân loại thuế liên bang của pháp nhân cũ và mới, giá gốc tính thuế và giá trị của từng tài sản, các khoản phân phối cho chủ sở hữu, và ai vẫn chịu trách nhiệm về khoản nợ. LLC một thành viên nói chung bị bỏ qua về thuế thu nhập liên bang trừ khi bầu chọn đánh thuế như công ty, còn LLC nhiều thành viên nói chung theo quy tắc hợp danh. Về thuế lương, LLC một thành viên có thể được coi là pháp nhân riêng (IRS: phân loại LLC).

Giá gốc tính thuế (basis) là số tiền dùng để đo khoản lãi. Số này có thể khác giá thị trường.

Đừng giải thể công ty cũ hay chuyển tài sản của công ty trước khi xem xét các bước này. Cổ đông nhận tài sản của công ty trước khi các khoản nợ thuế được trả có thể bị truy trách nhiệm của người nhận chuyển nhượng theo luật áp dụng. Section 6901 cho phép IRS ấn định đối với người nhận chuyển nhượng đầu tiên, nói chung trong vòng một năm sau khi thời hạn ấn định của công ty kết thúc (IRS). Nếu bạn chọn thay thế công ty, Đóng công ty hướng dẫn về tờ khai cuối cùng và thủ tục đóng chính thức. Nếu kế hoạch cũng làm thay đổi cách phân loại thuế liên bang, xem Thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của bạn.

Chuyển công ty đi thì tôi có cần EIN mới không?

Chỉ đổi địa chỉ hoặc nơi đặt doanh nghiệp thì không cần EIN mới. Pháp nhân mới hoặc cấu trúc thay đổi thì có thể cần. Quy định về EIN của IRS cũng nêu rằng công ty không cần EIN mới khi chỉ tổ chức lại để đổi danh tính hoặc nơi đặt, hoặc chuyển đổi ở cấp tiểu bang mà không đổi cấu trúc kinh doanh. Công ty mới có điều lệ riêng, hoặc công ty mới hình thành từ một vụ sáp nhập, nói chung cần EIN mới. Một phán quyết của IRS cho thấy rằng ngay cả khi bầu chọn S corporation được giữ qua một cuộc tái cơ cấu đủ điều kiện, một công ty holding mới vẫn có thể cần EIN riêng. Với LLC, hãy kiểm tra cách phân loại liên bang và xem LLC cũ đã chấm dứt và một người nộp thuế mới đã bắt đầu hay chưa.

Bầu chọn S corporation của LLC hoặc công ty tôi có tiếp tục không?

Bầu chọn S corporation hiện có nói chung tiếp tục áp dụng cho cùng một người nộp thuế liên bang đủ điều kiện, nhưng pháp nhân thay thế cần được xem xét. Bầu chọn có hiệu lực cho đến khi bị chấm dứt hoặc hủy bỏ (hướng dẫn Form 2553). Một cuộc tái cơ cấu F đủ điều kiện theo luật liên bang, tức chỉ thay đổi danh tính, hình thức hoặc nơi thành lập của một công ty, cũng có thể chuyển bầu chọn S corporation sang pháp nhân kế thừa đủ điều kiện mà không cần Form 2553 mới (phán quyết của IRS). Ngoài các trường hợp đó, nếu giao dịch tạo ra một người nộp thuế mới hoặc làm thay đổi điều kiện, hãy kiểm tra xem có cần bầu chọn mới không. Pháp nhân hiện có có thể nộp Form 2553 trong năm thuế trước đó hoặc nói chung trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế bắt đầu. Với pháp nhân mới, thời gian này bắt đầu từ năm thuế đầu tiên. Một cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền ký Part I, và mỗi cổ đông bắt buộc đồng ý ở column K. Có thể được miễn giảm khi nộp bầu chọn trễ, nhưng phải đáp ứng các điều kiện (Form 2553; hướng dẫn). LLC đánh thuế như S corporation cần được xem xét như vậy dù hồ sơ tiểu bang trông như một vụ chuyển LLC thông thường.

Cũng cần kiểm tra cách xử lý S corporation ở cấp tiểu bang. Ví dụ, New York không tự động coi S corporation liên bang là S corporation của New York, trừ khi quy tắc bầu chọn bắt buộc của New York áp dụng. Nếu không, công ty đủ điều kiện phải nộp Form CT-6. Công ty ngoài tiểu bang muốn được hưởng quy chế S corporation của New York khi bắt đầu kinh doanh tại đó nộp CT-6 trong vòng ngày mười lăm của tháng thứ ba sau khi bắt đầu kinh doanh. Một cán bộ điều hành được ủy quyền ký và các cổ đông đồng ý (Sở Thuế New York; hướng dẫn CT-6).

Sau khi chuyển, những tờ khai và báo cáo hằng năm nào của tiểu bang vẫn tiếp tục?

Hãy kiểm tra riêng từng tiểu bang cho năm chuyển và các năm sau. Tình trạng pháp nhân và rủi ro thuế là hai câu hỏi khác nhau. Việc thành lập hoặc đăng ký là pháp nhân ngoài tiểu bang còn hiệu lực có thể kéo theo báo cáo hằng năm, còn hoạt động kinh doanh có thể giữ nguyên nghĩa vụ nộp thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang sau khi chủ sở hữu rời đi. Texas đánh thuế các pháp nhân chịu thuế được thành lập hoặc đang kinh doanh tại đó. Báo cáo hằng năm của Texas đến hạn ngày 15 tháng 5, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Pháp nhân ở mức hoặc dưới ngưỡng không phải nộp thuế $2.650.000 không nợ thuế đặc quyền kinh doanh nhưng vẫn nộp Báo cáo thông tin công khai hoặc về quyền sở hữu (Texas Comptroller; báo cáo thông tin). Florida yêu cầu báo cáo hằng năm để duy trì tình trạng pháp nhân đang hoạt động (Bộ Ngoại vụ Florida).

Đừng ngừng nộp tờ khai ở tiểu bang cũ chỉ vì chủ sở hữu đã chuyển đi. Tại Texas, pháp nhân chấm dứt hoạt động kinh doanh ở Texas nói chung phải nộp báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh cuối cùng (nếu bắt buộc) trong vòng 60 ngày sau khi ngừng. Việc chấm dứt hoặc rút khỏi tiểu bang cũng cần giấy chứng nhận tình trạng tài khoản, xin bằng Form 05-359, trước khi nộp hồ sơ cho Văn phòng Ngoại trưởng. Chuyển đổi mà pháp nhân chịu thuế vẫn tiếp tục tồn tại thì đi theo lộ trình khác và có thể không cần báo cáo cuối cùng hay giấy chứng nhận (Texas Comptroller; các bước chấm dứt và chuyển đổi). Việc mỗi tiểu bang có đánh thuế thu nhập từ doanh thu, tài sản hoặc nhân viên hay không được trình bày trong Thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Texas phạt $50 khi nộp báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh trễ. Thuế nộp trễ 1–30 ngày bị cộng thêm 5%. Thuế nộp trễ hơn 30 ngày bị cộng thêm 10% (Texas Comptroller). Báo cáo thông tin công khai hoặc về quyền sở hữu không nộp có thể dẫn đến việc bị tước quyền hoạt động, dù không có báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh nào đến hạn. Trước hết, Comptroller tước quyền kinh doanh sau khi thông báo và cho ít nhất 45 ngày để khắc phục. Sau đó, Văn phòng Ngoại trưởng có thể tước quyền hoạt động tiếp. Theo các section 171.2515 và 171.255 của Bộ luật Thuế, cán bộ điều hành, giám đốc, thành viên hợp danh, thành viên LLC hoặc chủ sở hữu có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ tại Texas phát sinh sau ngày đến hạn bị bỏ lỡ và trước khi quyền hoạt động được khôi phục. Một người có thể bào chữa đối với khoản nợ được tạo ra trái với sự phản đối của họ, hoặc khi họ không biết dù đã thận trọng hợp lý. Việc khôi phục không xóa trách nhiệm đã phát sinh (Texas Comptroller; Bộ luật Thuế Texas).

Nếu một nhân viên vẫn ở tiểu bang cũ thì sao?

Việc nhân viên tiếp tục làm việc tại tiểu bang cũ có thể giữ nguyên đăng ký thuế lương, khấu trừ, thuế thất nghiệp, báo cáo tiền lương và các tài khoản người sử dụng lao động liên quan ở tiểu bang cũ, ngay cả khi chủ sở hữu và trụ sở đã chuyển đi. Nếu công ty chuyển đổi sang tiểu bang mới, hãy kiểm tra xem công việc đó có buộc phải đăng ký lại là pháp nhân ngoài tiểu bang ở tiểu bang cũ hay không. Ví dụ, ở Texas, có nhân viên nói chung cho thấy công ty đang kinh doanh tại đó (Văn phòng Ngoại trưởng Texas). Hãy kiểm tra nơi làm việc thực tế của nhân viên và quy định về người sử dụng lao động của tiểu bang cũ trước khi đóng các tài khoản lương. Ví dụ, California hướng dẫn người sử dụng lao động làm riêng từng bước: đăng ký, khấu trừ và nộp thuế, và nộp báo cáo tiền lương (Sở Phát triển Việc làm California). LLC hoặc công ty chịu trách nhiệm về thuế lương của mình. Nếu thuế lương liên bang đã khấu trừ không được nộp, section 6672 cũng có thể buộc thành viên, cán bộ điều hành hoặc người khác kiểm soát việc thanh toán mà cố ý không nộp phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với số thuế ủy thác chưa nộp (IRS; quy tắc thu nợ từ LLC). Quy định thuế lương theo từng tiểu bang nằm trong Nhân viên ở tiểu bang khác.

Cần cập nhật những địa chỉ và hồ sơ nào?

Hãy cập nhật cho IRS, hồ sơ pháp nhân ở cả hai tiểu bang, các tài khoản thuế, và những người dựa vào địa chỉ pháp lý của công ty. Dùng Form 8822-B để báo cho IRS về việc thay đổi địa chỉ nhận thư, địa điểm kinh doanh hoặc người chịu trách nhiệm (responsible party). Việc thay đổi người chịu trách nhiệm phải được báo trong vòng 60 ngày. Hãy kiểm tra đại diện đăng ký và trụ sở đăng ký ở mỗi tiểu bang còn hiệu lực. Nếu một trong hai thay đổi, hãy nộp cập nhật bắt buộc ở tiểu bang đó (Văn phòng Ngoại trưởng Texas). Đừng coi địa chỉ nhận thư mới là thay thế cho trụ sở đăng ký.

Hãy thu thập giấy tờ thành lập, hồ sơ chứng nhận đang hoạt động hợp lệ (good standing) hiện tại, các bầu chọn về thuế và thông báo EIN, hợp đồng và giấy phép, giá gốc và giá trị tài sản, hợp đồng vay nợ, nơi làm việc của nhân viên và ngày dự kiến chuyển đi. Các hồ sơ này cho thấy cùng một người nộp thuế có thể tiếp tục hay không và những hồ sơ nào cần phối hợp.

Ví dụ

Chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ và không có khoản thuế nào được tính.

Một LLC thành lập ở State A được đánh thuế như S corporation. Chủ sở hữu chuyển sang State B, nhưng một nhân viên vẫn làm việc ở State A. LLC có thiết bị trị giá $40.000 với giá gốc tính thuế $10.000 và còn nợ $15.000 trên một khoản vay. Thiết bị có $30.000 lãi tiềm ẩn ($40.000 giá trị trừ $10.000 giá gốc). Nếu LLC vẫn được thành lập ở State A và đăng ký ở State B, LLC vẫn là cùng một pháp nhân và không chuyển thiết bị đó cho công ty khác. Nếu LLC chuyển đổi sang State B, công việc của nhân viên vẫn có thể đòi hỏi đăng ký và nộp hồ sơ thuế lương ở State A. Nếu thay vào đó chủ sở hữu thanh lý LLC và phân phối thiết bị ngoài một cuộc tái cơ cấu đủ điều kiện, S corporation nói chung ghi nhận khoản lãi $30.000 như thể đã bán thiết bị với giá $40.000. Khoản lãi này chuyển qua cho chủ sở hữu. Tính chất của khoản lãi, thuế của chủ sở hữu và khoản vay cần được xem xét riêng (IRS: thanh lý công ty; S corporation).

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn đã hoạt động ở tiểu bang mới trước khi đăng ký: xem Đăng ký ở tiểu bang khác.
• Bạn cần quyết định tiểu bang nào nên thành lập pháp nhân mới: xem Nên thành lập ở tiểu bang nào.
• Bạn có tài sản, nợ, bầu chọn S corporation hoặc một công ty cần chuyển giao: hãy nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi hoặc thay thế.
• Bạn sẽ chính thức chấm dứt công ty cũ: xem Đóng công ty.
• Một nhân viên làm việc xuyên tiểu bang: xem Nhân viên ở tiểu bang khác.
• Bạn cũng đang thay đổi cách phân loại thuế liên bang: xem Thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của bạn.