Escrituração própria ou responsável contábil: qual escolher?

Posso fazer a escrituração contábil com um software ou preciso de um responsável contábil?

Você pode fazer por conta própria se conseguir comprovar e classificar cada transação, conciliar suas contas de banco e de cartão e gerar os valores das declarações exigidas dentro do prazo. O software registra o que você digita; você ainda precisa verificar se os registros estão completos e corretos. Se as conciliações ou os relatórios atrasarem, um responsável contábil pode cuidar do trabalho de rotina. Peça a um profissional fiscal qualificado que resolva as dúvidas sobre método fiscal, estoque ou entrega de declarações (IRS: Publication 583).

O que o IRS exige da minha escrituração contábil?

Sua escrituração precisa mostrar as receitas e despesas que sustentam suas declarações, e você precisa guardar os documentos que comprovam os lançamentos. A lei federal dos EUA exige registros suficientes para apurar o seu imposto devido; o IRS em geral permite que você escolha o sistema, inclusive registros eletrônicos, desde que mostre com clareza as receitas e despesas (26 USC 6001; IRS: Publication 583). Uma assinatura de software não fornece recibos que faltam nem decide se um pagamento é salário, estoque, ativo ou retirada do proprietário.

Guarde faturas ou relatórios de vendas, extratos de banco e de cartão, recibos de despesas, registros de empréstimos e registros dos ativos da empresa. Relacione tudo isso com os lançamentos da escrituração. Um depósito bancário, por si só, pode não mostrar se o dinheiro foi uma venda, um empréstimo ou um aporte do proprietário; uma cobrança no cartão, por si só, pode não provar a finalidade empresarial. O IRS diz para guardar os registros que sustentam os itens da declaração até o fim do prazo em que o IRS pode lançar imposto adicional, com prazos maiores para alguns registros e ativos (IRS: Publication 583; IRS: Por quanto tempo devo guardar os registros?).

Uma sociedade de pessoas ou corporação precisa de escrituração própria da empresa, separada das finanças pessoais de cada proprietário. Uma sociedade de pessoas entrega a sua própria declaração informativa, embora a renda em geral passe para os sócios; uma corporação também tem a sua própria declaração (IRS: Publication 583). Para saber quais formulários cada entidade entrega, veja Quais declarações sua empresa entrega.

Responsável contábil, contador ou CPA: quem pode preparar minha declaração e falar com o IRS por mim?

Qualquer pessoa pode manter os registros das transações. Preparar uma declaração federal mediante pagamento e representar alguém perante o IRS são trabalhos distintos: um preparador remunerado precisa de um número de identificação de preparador do IRS (PTIN), enquanto CPAs, enrolled agents e advogados têm direito de representação ilimitada perante o IRS (IRS: credenciais de preparadores).

Alguns preparadores sem essas credenciais têm direitos limitados para as declarações que prepararam e assinaram; outros não têm nenhum direito de representação (IRS: credenciais de preparadores). O título de responsável contábil, por si só, não diz qual trabalho de declaração ou de representação a pessoa pode fazer.

Preciso de uma conta bancária empresarial separada?

A regra federal de manutenção de registros não exige, por si só, uma conta bancária separada, mas o IRS a recomenda e diz para usá-la apenas para a empresa. Transações separadas facilitam rastrear receitas, despesas e transferências do proprietário, e conciliar a conta com a escrituração (IRS: Publication 583).

Se você mistura pagamentos pessoais e empresariais, identifique cada um antes de classificá-lo. Uma compra pessoal paga com a conta da empresa não é automaticamente uma dedução empresarial. Em uma sociedade de pessoas ou corporação, as transferências para os proprietários precisam de classificação própria na escrituração da empresa; para as retiradas do proprietário de uma LLC, veja Como pagar a si mesmo.

Regime de caixa ou de competência: qual método minha escrituração usa?

Use um método fiscal permitido que reflita a renda com clareza. A escrituração da empresa pode usar outro método, se você conseguir conciliá-la com a declaração (IRS: instruções do Schedule M-3 do Form 1065). Confira o método de uma declaração já entregue antes de mudar a forma de declarar receitas e despesas. A primeira declaração entregue em geral define o método fiscal; mudá-lo depois em geral exige a aprovação do IRS, muitas vezes por meio do Form 3115 (IRS: Publication 538).

Uma fatura de cliente não paga é dinheiro que a empresa tem a receber; uma conta de fornecedor não paga é dinheiro que a empresa deve. Os regimes de caixa e de competência em geral reconhecem esses valores em momentos diferentes.

São regras sobre quando reconhecer os valores, não uma escolha de omitir faturas ou contas. Algumas corporações e sociedades de pessoas com corporações como sócias enfrentam limites ao uso do regime de caixa, com uma exceção para pequenas empresas; o estoque também pode mudar o método para compras e vendas (IRS: Publication 538).

Minha empresa precisa de um balanço patrimonial na declaração?

O Schedule C de um autônomo (sole proprietor) não inclui o balanço patrimonial do Schedule L. As declarações de sociedades de pessoas e de corporações podem exigir o Schedule L, que informa ativos, passivos e patrimônio dos proprietários, extraídos da escrituração, no início e no fim do ano (IRS: instruções do Schedule C; IRS: instruções do Form 1065; IRS: instruções do Form 1120-S; IRS: instruções do Form 1120).

Confira a pergunta sobre pequenas empresas na declaração que você entrega: Schedule B para os Forms 1065 e 1120-S, ou Schedule K para o Form 1120. Uma sociedade de pessoas precisa atender a todas as condições listadas, inclusive a entrega dos schedules dos sócios no prazo. Consulte as instruções do ano fiscal que está sendo declarado antes de contar com uma exceção. Mesmo quando o Schedule L é opcional, guarde os registros que sustentam a declaração. Quando é exigido, o balanço patrimonial deve concordar com a escrituração (IRS: instruções do Form 1065; IRS: instruções do Form 1120-S; IRS: instruções do Form 1120).

Com que frequência a escrituração contábil precisa ser atualizada?

Não existe uma regra federal única dizendo que toda pequena empresa deve lançar a escrituração toda semana ou todo mês. Atualize com frequência suficiente para cumprir os prazos de entrega e de pagamento e concilie cada conta bancária quando o extrato chegar; o IRS recomenda a conciliação mensal (IRS: Publication 583).

Uma rotina viável é guardar os documentos de origem à medida que as transações acontecem, revisar os depósitos e pagamentos todo mês, conciliar os saldos de banco e de cartão e investigar lançamentos sem categoria ou duplicados antes de fechar o mês. Acompanhe a renda durante o ano, porque autônomos, sócios e acionistas de corporação S podem precisar fazer pagamentos de imposto estimado (IRS: Impostos estimados). Se a sua escrituração já está meses atrasada e uma declaração vence, veja Como atualizar a escrituração contábil atrasada.

O que muda quando tenho empregados?

A folha de pagamento acrescenta retenções, depósitos de imposto, declarações e registros de empregados, com prazos ligados às datas de pagamento. O empregador precisa acompanhar salários brutos, retenções, impostos do empregador, pagamentos e depósitos, e conciliar os relatórios da folha com a escrituração e com a movimentação bancária (IRS: Publication 15; IRS: Depósito e declaração dos impostos sobre emprego).

O calendário federal de depósitos em geral é mensal ou semanal (duas vezes por semana); saldos pequenos podem ser pagos com a declaração entregue no prazo, enquanto valores devidos altos podem exigir depósito até o próximo dia útil. Os estados podem impor obrigações separadas sobre a folha de pagamento (IRS: Publication 15; IRS: Depósito e declaração dos impostos sobre emprego). Guarde os registros dos impostos sobre a folha de pagamento por pelo menos quatro anos após o vencimento ou o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS: Publication 583). Usar um provedor de folha de pagamento não elimina o dever do empregador de fazer os depósitos corretamente. Se os impostos retidos deixarem de ser pagos de forma intencional, o IRS pode aplicar a multa de recuperação do imposto retido (trust fund recovery penalty) às pessoas responsáveis, inclusive a um proprietário que controla os pagamentos (IRS: Publication 15).

O que muda quando cobro imposto sobre vendas?

Acompanhe o imposto sobre vendas cobrado por estado e concilie-o com a declaração de cada estado. Para o imposto de renda federal, o imposto incidente sobre o comprador e repassado ao estado em geral fica fora da renda; o imposto incidente sobre o vendedor e cobrado do comprador entra na receita bruta (IRS: Publication 334). Onde e quando uma empresa deve cobrar é uma questão separada, estado por estado; veja Quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.

O que muda quando pago prestadores de serviços?

Guarde a identificação, as faturas, os valores pagos e as formas de pagamento de cada prestador de serviços, para determinar quais declarações informativas se aplicam. Peça o Form W-9 a quem recebe o pagamento nos EUA; um beneficiário estrangeiro em geral precisa do formulário adequado para beneficiários estrangeiros (IRS: instruções para quem solicita o W-9). Para pagamentos feitos neste ano fiscal, o Form 1099-NEC em geral se aplica quando os pagamentos de serviços sujeitos a declaração a um beneficiário chegam a $2.000; a retenção na fonte de reserva (backup withholding) pode exigir o formulário em qualquer valor (IRS: orientação sobre declarações informativas).

A maioria dos pagamentos a corporações é isenta, mas os honorários de advogados ainda podem ter de ser declarados. Envie ao beneficiário e ao IRS os Forms 1099-NEC exigidos até 31 de janeiro do ano seguinte, ou até o próximo dia útil se essa data cair em fim de semana ou feriado. Acompanhe separadamente os pagamentos com cartão e por redes de terceiros qualificadas, porque a entidade que faz a liquidação os declara no Form 1099-K, e não você no Form 1099-NEC (IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC). O fato de alguém se dizer prestador de serviços não define a condição do trabalhador: o IRS examina os fatos sobre o controle e a relação de trabalho (IRS: definição de prestador de serviços independente).

Ter estoque torna mais difícil fazer a própria escrituração?

Sim. Vender mercadorias acrescenta registros de compras e de vendas. Se você usa a contabilidade de estoque fiscal, acompanhe o custo das mercadorias vendidas e as mercadorias em estoque no fim do ano. Uma pequena empresa elegível pode escolher um método permitido sem manter estoque fiscal, mas ainda precisa de registros que sustentem esse método (IRS: Publication 538).

Guarde os registros de compras e de vendas, incluindo quantidades e devoluções. Se usar estoque fiscal, registre também as perdas e as mercadorias ainda em estoque. A elegibilidade ao método para pequenas empresas depende da receita e de outras condições; o método ainda precisa refletir a renda com clareza. Uma mudança no método de estoque pode ser, por si só, uma mudança de método contábil (IRS: Publication 538). Defina o método com o preparador da declaração antes da primeira declaração, em vez de tratar toda compra como despesa imediata.

Se outra pessoa faz minha escrituração, ainda sou responsável por erros?

Sim. Você continua responsável pelos registros e valores usados na declaração, mesmo que outra pessoa registre as transações ou prepare a declaração. O IRS recomenda que o contribuinte revise a declaração antes de entregá-la, e os deveres federais de manutenção de registros continuam com o contribuinte (IRS: Topic 254; 26 USC 6001).

Mantenha acesso à escrituração e aos documentos de origem. Combine quem vai lançar as transações, conciliar as contas, revisar os itens incomuns, preparar as declarações da folha de pagamento ou do imposto sobre vendas e aprovar entregas e depósitos. Todo mês, revise a conciliação bancária, as faturas e contas em aberto e os saldos de impostos. Pergunte sobre as diferenças antes de a declaração ser entregue.

Quando minhas obrigações superam a escrituração feita por conta própria?

O que importa é se você consegue concluir os registros, as conciliações e as declarações exigidas com precisão dentro dos prazos, e não um determinado nível de vendas ou um recurso do software. Uma empresa de serviços simples, com poucas transações, pode cuidar da própria escrituração; a necessidade de ajuda aumenta quando o trabalho inclui folha de pagamento, vários estados com imposto sobre vendas, estoque, vários proprietários, compras complexas de ativos ou um Schedule L exigido (IRS: Publication 583; IRS: instruções do Form 1065).

Antes de passar a escrituração para outra pessoa, reúna a lista de contas, os extratos de banco e de cartão, a declaração anterior, o calendário de obrigações, os registros de folha de pagamento e de imposto sobre vendas e quaisquer registros de estoque ou empréstimos. Decida quem fornecerá os documentos que faltam e quem revisará o fechamento mensal. Se a empresa é nova, a questão separada da entrega da primeira declaração é tratada em A primeira declaração fiscal da sua empresa.

Exemplo

Apenas ilustrativo, em dólares americanos; os valores não definem um limite fiscal.

Um autônomo (sole proprietor) tem uma empresa de serviços com uma conta bancária e sem empregados nem estoque. Em um mês, os pagamentos de clientes somam US$10.000, os pagamentos da empresa somam US$4.000 e o proprietário transfere US$2.000 para uma conta pessoal. O proprietário registra os US$10.000 de recebimentos, categoriza e comprova os US$4.000 de pagamentos e registra a transferência de US$2.000 como retirada do proprietário, e não como despesa da empresa. O aumento de US$4.000 no saldo bancário da escrituração vem dos recebimentos menos os pagamentos e a retirada. O proprietário concilia esse saldo com o extrato bancário, considerando os depósitos em trânsito e os pagamentos ainda não compensados e registrando eventuais tarifas bancárias, e depois revisa as contas em aberto separadamente. Se essa rotina se mantiver em dia, fazer a escrituração por conta própria pode ser viável. Incluir salários ou mercadorias para revenda traria mais registros e prazos, exigindo uma nova avaliação.

E no seu caso é diferente?

• Sua escrituração está atrasada e uma declaração vence: use Como atualizar a escrituração contábil atrasada antes de confiar em um relatório de lucro atual.
• Você vai entregar a primeira declaração da empresa: veja A primeira declaração fiscal da sua empresa para a ordem de entrega.
• Você não sabe qual declaração a sua entidade entrega: veja Quais declarações sua empresa entrega.
• Você cobra imposto sobre vendas em vários estados: confira as regras de cada estado em Quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Você retira dinheiro de uma LLC ou se paga por meio de uma corporação S: veja Como pagar a si mesmo, Salário do proprietário de corporação S e Como as corporações S são tributadas.
• Sua LLC de um único membro nos EUA tem proprietário estrangeiro: acompanhe dinheiro, bens e outras operações com o proprietário, pois podem ter de ser informados no Form 5472; veja Declaração de LLC de um único membro com proprietário estrangeiro (IRS: instruções do Form 5472).
• Sua corporação é canadense: as exigências de fim de ano são diferentes; veja Demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação.
• Folha de pagamento, estoque ou um balanço patrimonial exigido estão sobrecarregando a sua rotina: leve a lista de contas, as conciliações, os registros e o calendário de obrigações para a escrituração contábil.