Salário do dono de S corporation e como corrigir anos passados

Sou obrigado a me pagar um salário pela minha S corporation?

O acionista de uma S corporation que trabalha como diretor da corporação e recebe, ou tem direito de receber, pagamento por esse trabalho é, em geral, um empregado. A corporação deve tratar a remuneração razoável por esses serviços como salário antes de fazer distribuições que não são salário a esse acionista (IRS: remuneração de acionistas; IRS: diretores da corporação).

Avalie o trabalho de cada acionista separadamente. O acionista que não presta serviços não precisa de salário só porque outro acionista trabalha ou porque a corporação faz distribuições (IRS: diretores da corporação).

A exceção é restrita: o diretor que não presta serviços, ou presta apenas serviços de pouca importância, e não recebe nem tem direito a pagamento, direta ou indiretamente (IRS: paying yourself). Um cargo, uma participação societária ou a alegação de que o trabalho foi voluntário não resolve a questão se o dono de fato trabalha e retira dinheiro.

Distribuições em dinheiro, bens, contas pessoais pagas pela corporação e valores rotulados como empréstimo merecem revisão. O IRS alerta contra o uso desses rótulos para substituir salário; um empréstimo de acionista de verdade deve ter condições normais de empréstimo, incluindo pagamento e juros (IRS: ficha informativa sobre remuneração; IRS: paying yourself). O IRS diz que a remuneração razoável não excede o que o acionista recebe direta ou indiretamente, mas esse teto não autoriza classificar todo pagamento como distribuição (IRS: remuneração de acionistas).

O que o IRS considera um salário razoável?

O salário razoável reflete o trabalho que o acionista realmente faz e o que um trabalho comparável custaria. O IRS olha primeiro de onde vem a receita da corporação: dos serviços do dono, dos serviços de outros empregados ou do capital e dos equipamentos (IRS: remuneração de acionistas).

O IRS lista esses fatores e diz que os tribunais decidem os valores contestados com base nos fatos de cada caso. O trabalho de gestão conta mesmo quando o dono não cobra um cliente diretamente (IRS: remuneração de acionistas). Liste as tarefas e as horas do dono, descubra quanto se paga na região por trabalho comparável e ajuste por experiência e responsabilidade. Depois, confira se a receita vem do dono, de outros empregados ou de equipamentos. Registre a comparação e o motivo de o salário escolhido ser diferente; revise quando o trabalho mudar.

Existe uma regra de 60/40 entre salário e distribuição?

Não. O IRS não fixa uma divisão 60/40, uma parcela fixa do lucro nem um salário padrão em dólares. O salário razoável depende do trabalho do dono e dos fatos da empresa; o Internal Revenue Code e os regulamentos não trazem fórmula específica (IRS: ficha informativa sobre remuneração).

Um percentual do lucro pode servir como cálculo de planejamento, mas não substitui a comparação salarial. Uma divisão fixa pode pagar demais a um dono cujo negócio funciona sobretudo com empregados e equipamentos, ou pagar de menos a um dono que faz quase todo o trabalho. Se você está avaliando se o regime de S corporation faz sentido ou como o salário afeta a dedução de renda de negócio qualificada (QBI), veja Vale a pena optar pelo regime de S corporation?.

Posso receber pouco ou nenhum salário em um ano de lucro baixo ou no primeiro ano?

Um ano de lucro baixo não cria isenção de salário. Se um acionista que trabalha recebe dinheiro ou bens, a corporação deve determinar que parte é remuneração razoável pelos serviços, mesmo no primeiro ano (IRS: ficha informativa sobre remuneração).

Não existe um salário mínimo federal para todas as S corporations. Pode ser que nenhum salário seja sustentável quando um diretor presta no máximo serviços de pouca importância e não recebe nem tem direito a pagamento. Se o dono faz um trabalho substancial, mas a corporação não paga nada, documente a falta de caixa e qualquer direito a pagamento; saber se havia salário a pagar depende desses fatos (IRS: diretores da corporação; IRS: paying yourself). Uma transferência de fim de ano chamada de distribuição não fica isenta só porque a corporação declara prejuízo.

Seguro-saúde ou contribuições de aposentadoria contam como salário?

Os prêmios de seguro-saúde qualificados do dono são informados na caixa 1 do Form W-2, mas não substituem a remuneração razoável pelo trabalho. Para um acionista com mais de 2% da empresa, os prêmios pagos pela corporação geralmente ficam fora dos salários sujeitos a Social Security e Medicare quando as condições do plano exigidas pelo IRS são atendidas (IRS: remuneração de acionistas e seguro-saúde). Veja Seguro-saúde para donos de empresas para os detalhes da dedução e da declaração.

Os aportes do empregado ao plano de aposentadoria (deferrals) saem do salário W-2. As contribuições do empregador são benefícios separados, calculados sobre a remuneração W-2 elegível. As distribuições de uma S corporation não são remuneração para fins de contribuição a planos de aposentadoria (IRS: perguntas frequentes sobre planos de aposentadoria).

Posso usar o Form 1099 em vez da folha de pagamento, e o que preciso entregar?

O acionista-diretor que é empregado não pode escolher o tratamento de prestador de serviços emitindo o Form 1099-NEC. Declare a remuneração por serviços no Form W-2, com retenção de imposto de renda federal e das contribuições de Social Security e Medicare, conforme o caso (IRS: paying yourself; IRS: Publication 15).

Confira o cadastro de retenção estadual e de seguro-desemprego no estado onde o dono trabalha; as regras e os prazos estaduais variam. A corporação é a empregadora, e não o dono como autônomo. A corporação também pode ter obrigações de folha de pagamento em um trimestre sem salários se continuar obrigada a entregar o Form 941 (IRS: instruções do Form 941).

O que acontece se o IRS considerar meu salário baixo demais?

O IRS pode tratar distribuições ou outros pagamentos como salário, na medida em que forem remuneração razoável pelos serviços do dono. Isso pode gerar impostos de emprego do empregador e do empregado, informes de salários e declarações corrigidos, além de possíveis multas e juros (IRS: remuneração de acionistas; IRS: paying yourself).

A pessoa responsável por impostos de empregados não pagos que agiu de forma intencional também pode enfrentar uma multa pessoal de recuperação de fundos retidos (trust fund recovery penalty). Ela não se aplica ao imposto lançado com as alíquotas reduzidas da section 3509 (IRS: multa de recuperação de fundos retidos; IRS: manual de impostos de emprego).

Para o ano fiscal desta página, a contribuição de Social Security é de 6,2% para cada lado sobre os salários cobertos até $184.500, e a contribuição de Medicare é de 1,45% para cada lado, sem limite de salário (IRS: Publication 15). A retenção de imposto de renda federal, o possível Medicare adicional, o imposto de seguro-desemprego federal e estadual e a retenção estadual também podem ser relevantes. Use as alíquotas e os limites de salário de cada ano que está sendo corrigido, e não os desta página.

Minha corporação pagou só distribuições. Como corrijo isso?

Comece pelo ano e pelos registros dos pagamentos e, depois, determine um valor de salário defensável para o trabalho realizado. Corrija os registros da folha de pagamento e as declarações de imposto de renda afetadas por esse valor; não emita simplesmente um W-2 do ano corrente para pagamentos de um ano anterior (IRS: ficha informativa sobre remuneração; IRS: correção de impostos de emprego).

Confira as entregas estaduais de salários, retenção e seguro-desemprego de cada ano afetado, no estado onde o dono trabalhou; as regras estaduais de correção variam (IRS: instruções do W-2).

Para imposto declarado a menos, o Form 941-X geralmente deve ser entregue em até três anos depois da entrega do Form 941. Um Form 941 entregue antes de 15 de abril do ano seguinte é tratado como entregue em 15 de abril para esse limite (IRS: instruções do Form 941-X).

Concilie todas as transferências de dinheiro, os pagamentos de despesas pessoais pela corporação e os supostos empréstimos antes de entregar as correções. Reúna extratos bancários, o razão geral, os Forms 941, W-2, 1120-S, K-1 e 1040 antigos, além de anotações sobre funções, horas, remuneração comparável e contas estaduais de folha de pagamento. Se os registros estiverem incompletos, comece por Como atualizar uma contabilidade atrasada. Se a própria opção pelo regime S for incerta, confira o alívio para opção tardia pelo regime de S corporation antes de retificar as declarações da S corporation.

Quanto pode custar corrigir anos passados?

O custo depende dos salários reclassificados, dos anos envolvidos, do que foi entregue e depositado e do estado. Monte a estimativa ano a ano, em vez de aplicar um único percentual a todas as distribuições (IRS: Publication 15; IRS: multa por falta de depósito).

Para corrigir imposto declarado a menos em um Form 941 já entregue, entregue o Form 941-X até a data de vencimento do Form 941 do trimestre em que você descobriu o erro e pague junto com a entrega. Informe a data da descoberta e explique a correção em detalhes. Em geral, isso evita juros e multas por falta de pagamento ou de depósito, a menos que a corporação tenha declarado imposto a menos de forma consciente, que uma fiscalização anterior tenha levantado a questão, ou que ela tenha recebido uma notificação de cobrança ou uma determinação da section 7436 (IRS: instruções do Form 941-X).

Para alívio de multas por declaração atrasada, veja Multas por atraso na entrega e no pagamento.

Exemplo

Dólares americanos apenas como ilustração, não como referência de salário. Um dono dedica 30 horas por semana ao trabalho com clientes. O trabalho comparável em tempo integral na região paga US$72.000; assim, US$54.000 é um ponto de partida, com base em 30 de 40 horas. O dono confere as funções de gestão e a experiência e documenta por que US$54.000 de salário W-2 bruto é compatível com o trabalho. Suponha que a corporação tenha US$100.000 depois dos custos operacionais que não são do dono, que todos os salários fiquem abaixo do limite de salário de Social Security e que nenhum Medicare adicional se aplique.

A contribuição de Social Security e Medicare do empregado é de US$4.131, retida do salário; a corporação deve outros US$4.131 como imposto do empregador. Antes do imposto de seguro-desemprego, dos custos estaduais da folha de pagamento e da reserva de caixa, sobram US$41.869 depois do salário bruto e do imposto do empregador. O salário veio da comparação de trabalho, e não de uma parcela obrigatória do lucro.

E se o seu caso for diferente?

• Você ainda não fez ou confirmou a opção pelo regime S: veja Vale a pena optar pelo regime de S corporation? ou Alívio para opção tardia pelo regime de S corporation.
• Um acionista é, ou passa a ser, estrangeiro não residente pelas regras fiscais dos EUA: uma S corporation não pode ter acionista estrangeiro não residente; a opção pelo regime S geralmente termina no dia em que a corporação deixa de ser elegível. Confira a situação fiscal dela antes de usar este roteiro de salário; veja Como abrir e administrar uma empresa a partir do exterior (IRS: S corporations; IRS: instruções do Form 1120-S).
• Você precisa das regras fiscais e de custo-base para distribuições: veja Como as S corporations são tributadas.
• Você quer deduzir os prêmios de seguro-saúde do dono: veja Seguro-saúde para donos de empresas.
• A corporação também deixou de entregar Forms 1120-S: veja Como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Vários anos não têm folha de pagamento nem contabilidade utilizável: comece por Como atualizar uma contabilidade atrasada e procure ajuda com contabilidade para conciliar os pagamentos antes de corrigir as declarações.
• Sua LLC não optou pela tributação como S corporation: veja Como se pagar por meio de uma LLC.
• Você quer colocar seus filhos na folha de pagamento: veja Como contratar seus filhos.