Onde cobrar o imposto sobre vendas nos EUA: nexus explicado

O que decide se preciso cobrar o imposto sobre vendas em um estado?

O nexus do imposto sobre vendas (sales tax nexus) é um vínculo com um estado que pode obrigar o vendedor a se registrar e a cobrar o imposto sobre as vendas tributáveis. Presença física ou vendas suficientes para o estado podem criar esse vínculo; as regras do estado definem quais vendas e quais impostos locais se aplicam. O limite para vendedores remotos não é uma isenção geral para quem tem escritório, pessoas ou estoque nesse estado (Texas Comptroller: vendedores remotos; California CDTFA: perguntas frequentes sobre Wayfair).

Organize a análise pelo local de entrega ou de prestação do serviço ao cliente e depois aplique as regras de origem da venda e de tributação desse estado. O nexus do imposto sobre vendas e o nexus do imposto de renda ou de franquia estadual são questões separadas. O Texas, por exemplo, faz o nexus do imposto de franquia de uma entidade tributável começar, no mais tardar, na data em que ela obtém uma permissão de imposto de uso do Texas (Texas Comptroller: vendedores remotos). Para essa revisão separada, veja quais declarações empresariais entregar.

Preciso cobrar o imposto sobre vendas no meu próprio estado?

Se você opera em um estado e faz vendas tributáveis nele, em geral precisa do registro para o imposto sobre vendas desse estado, mesmo que suas vendas estejam abaixo do limite para vendedores remotos. A Califórnia, em geral, exige o registro de vendedores localizados no estado que fazem vendas no varejo nele; Nova York diz que uma empresa em casa tem as mesmas responsabilidades de imposto sobre vendas que qualquer outro vendedor dos mesmos itens tributáveis (California CDTFA: centros de distribuição; New York Tax Department: registro).

Só o seu endereço residencial não decide o imposto de todos os pedidos. Verifique para onde cada pedido é entregue, se a venda é tributável lá e se outro estado também exige a cobrança. Um estado sem imposto estadual geral sobre vendas ainda pode ter outros impostos empresariais ou impostos locais sobre vendas.

O que conta como presença física?

A presença física pode incluir escritório, funcionários ou outros representantes que fazem vendas e estoque guardado no estado. A Califórnia cita estoque, escritórios, representantes e equipamentos alugados como exemplos; Nova York lista, entre seus vínculos, funcionários, prestadores de serviços, agentes e entregas em veículos do próprio vendedor pelo menos 12 vezes por ano (California CDTFA: orientação sobre Wayfair; New York Tax Department: registro).

A presença física depende dos fatos. Registre onde a equipe trabalha, onde os produtos ficam guardados e quem é dono ou controla esses produtos. Confira a regra do próprio estado antes de tratar como inofensivos uma visita temporária, um prestador de serviços ou um acordo de armazém.

O que é nexus econômico e quais são os limites?

O nexus econômico permite que um estado exija a cobrança do imposto de um vendedor sem presença física nele, depois de um volume suficiente de vendas no estado. Não existe um limite nacional único. Os estados diferem quanto ao valor, ao período de medição, a exigir ou não os dois testes (vendas e número de transações) e a quais vendas contam (Streamlined Sales Tax: orientação para vendedores remotos).

Os testes mudam. Illinois eliminou o teste de número de transações para vendedores remotos (boletim estadual), e a comissão de vendedores remotos do Alasca eliminou o seu (orientação da comissão). Use o quadro multiestadual para achar a orientação de um estado e depois confirme a regra atual no site desse estado.

Quais vendas contam para o limite de um estado?

Conte as vendas como o teste do estado de destino as define. Um estado pode medir vendas brutas, receita bruta, vendas no varejo ou vendas tributáveis; por isso, vendas isentas e vendas para revenda contam em alguns estados e em outros não (Streamlined Sales Tax: orientação para vendedores remotos). O Texas conta bens e serviços tributáveis e não tributáveis, vendas para revenda, vendas a compradores isentos e vendas em marketplaces no cálculo do limite de segurança para vendedores remotos (Texas Comptroller: vendedores remotos; perguntas frequentes sobre marketplaces). A Califórnia inclui no teste de nexus econômico as vendas intermediadas por marketplaces, as vendas para revenda e as vendas de pessoas relacionadas. Um vendedor remoto que faz apenas vendas documentadas para revenda e nenhuma venda no varejo na Califórnia não precisa se registrar só por esse teste; uma venda posterior no varejo, inclusive uma entrega direta (drop shipment) a um consumidor da Califórnia para um varejista não registrado lá, pode mudar a resposta (California CDTFA: perguntas frequentes sobre Wayfair; vendedores em marketplaces). Nova York inclui as vendas em marketplaces no teste de receita bruta e de transações (New York Tax Department: registro remoto).

Não use apenas as vendas tributáveis, a menos que o teste do estado mande. Mantenha totais separados para vendas diretas, vendas em marketplaces, vendas isentas e vendas para revenda, por destino e por mês. O teste aplicável pode contar algumas dessas vendas mesmo que a venda em si não seja tributada.

Estoque em marketplace ou em armazém de terceiros cria nexus?

Estoque em outro estado pode criar presença física mesmo quando um marketplace ou o operador de um armazém o guarda e o envia. A Califórnia, em geral, exige que um vendedor de fora do estado que usa um centro de distribuição na Califórnia se registre e entregue declarações. A exceção para quem vende só por marketplace pode se aplicar se toda venda na Califórnia for intermediada por um facilitador de marketplace que seja o varejista dessa venda (California CDTFA: centros de distribuição; vendedores em marketplaces). Illinois diz que um vendedor que atende qualquer pedido com estoque em Illinois não é um varejista remoto para fins do seu limite econômico (Illinois Department of Revenue).

O Texas faz uma exceção mais restrita: um vendedor que seria remoto e está abaixo de $500.000 não precisa obter uma permissão só porque seus produtos ficam guardados temporariamente em uma instalação de um provedor de marketplace no Texas, se o provedor certificar que assume as obrigações fiscais do vendedor. Acima do limite de segurança, o vendedor deve obter uma permissão e cobrar o imposto sobre as próprias vendas tributáveis. Em qualquer caso, o estoque guardado dá à entidade tributável responsabilidade pelo imposto de franquia do Texas (Texas Comptroller: perguntas frequentes sobre marketplaces).

Peça relatórios da localização do estoque, inclusive das transferências entre armazéns. O resultado jurídico pode depender da regra do estado e do acordo de armazenagem. A cobrança do marketplace sobre as vendas dele não resolve, por si só, a sua obrigação de registro por estoque ou por vendas diretas.

Se o marketplace cobra o imposto sobre vendas por mim, ainda preciso de uma permissão?

Às vezes. Em geral, o marketplace cuida do imposto das vendas que intermedeia quando a lei de marketplace do estado se aplica, mas as suas próprias vendas e a sua presença física ainda podem exigir permissão e declarações. O Texas permite que um vendedor remoto que vende apenas por um marketplace certificado que cobra o imposto continue sem registro, enquanto um vendedor em marketplace com sede no Texas deve ter permissão e entregar declarações mesmo que todas as vendas passem por esse marketplace (Texas Comptroller: vendedores em marketplaces). A Califórnia, em geral, não exige registro quando todas as vendas de mercadorias físicas na Califórnia são intermediadas por facilitadores de marketplace que são os varejistas dessas vendas; vendas diretas podem mudar essa resposta (California CDTFA: vendedores em marketplaces). Nova York exige que um vendedor em marketplace que atende às regras de registro de vendedor se registre e entregue declarações periódicas (New York Tax Department: registro).

Guarde a prova de que o marketplace cobrou o imposto em cada estado e período. Se você também vende pelo próprio checkout, verifique se as vendas no marketplace fazem você ultrapassar um limite que obriga a cobrar o imposto sobre essas vendas diretas.

Preciso cobrar imposto sobre vendas em serviços ou produtos digitais?

O nexus, sozinho, não torna toda venda tributável. Cada estado decide quais serviços e produtos digitais tributa, e uma regra local pode ser diferente. Nova York, em geral, isenta serviços, a menos que sejam tributados de forma específica, mas tributa software pré-escrito entregue por meio eletrônico ou por acesso remoto (New York Tax Department: serviços tributáveis; software de computador). O Texas lista categorias específicas de serviços tributáveis, inclusive processamento de dados e serviços de imóveis (Texas Comptroller: serviços tributáveis).

Classifique cada produto ou serviço pelo que o cliente recebe. Em cobranças agrupadas, assinaturas ou software com serviços, verifique o tratamento do estado de destino antes de definir a regra de imposto do checkout. Guarde qualquer documento de revenda ou de isenção que o estado exigir.

Quais estados não têm imposto estadual geral sobre vendas?

Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon não têm imposto estadual geral sobre vendas (Colorado General Assembly: comparação entre estados). Isso não significa que toda venda para esses estados fique livre de imposto local ou de outros impostos. Os municípios do Alasca podem tributar vendas remotas: em até 30 dias depois de atender ao teste estadual da comissão, o vendedor remoto deve se registrar na Alaska Remote Seller Sales Tax Commission para as vendas cobertas para jurisdições-membro, a menos que o seu marketplace cuide de todas essas vendas. Jurisdições não membros podem exigir o registro local direto; vendas ligadas à presença física são informadas localmente (perguntas frequentes da comissão).

A cobrança local também importa em estados com imposto estadual. As cidades com autonomia (home-rule) do Colorado podem administrar o próprio imposto sobre vendas (Colorado General Assembly). A Louisiana atribui à sua comissão de vendedores remotos a administração do imposto estadual e local sobre vendas e as declarações das vendas remotas (Louisiana R.S. 47:340). Confira as regras locais antes de supor que um único registro estadual cobre todas as localidades.

Quando preciso começar a cobrar depois de passar de um limite?

A data de início é definida pelo estado; por isso, anote quando o teste dele foi atendido pela primeira vez. A Califórnia exige o registro quando o limite de vendas de bens é ultrapassado e a cobrança nas vendas de varejo tributáveis posteriores; a venda que ultrapassa o limite fica de fora, segundo essa regra. O Texas exige que o vendedor remoto que ultrapassa o limite de segurança obtenha uma permissão e comece a cobrar o mais tardar no primeiro dia do quarto mês depois desse mês. Nova York exige o registro em até 30 dias depois de o limite ser atingido e a cobrança 20 dias depois disso (California CDTFA: perguntas frequentes sobre Wayfair; Texas Comptroller: vendedores remotos; New York Tax Department: registro remoto).

Essas datas não adiam obrigações criadas por presença física ou por um registro anterior. Se o limite foi ultrapassado em um período anterior, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Tenho nexus: o que faço agora?

Confirme a tributação, registre-se onde for exigido, comece a cobrar na data correta e entregue as declarações que o estado determinar. O registro pode exigir declarações mesmo em um período sem vendas tributáveis; Nova York exige expressamente declarações periódicas dos vendedores registrados nessa situação. Se as vendas depois ficarem abaixo de um limite, verifique se o estado permite encerrar a conta e entregar uma declaração final. Continue entregando as declarações enquanto o registro estiver ativo (New York Tax Department: registro remoto).

1. Exporte as vendas por estado de destino e por mês do ano atual e do anterior. Separe vendas diretas, em marketplaces, isentas e para revenda.
2. Liste todo escritório, trabalhador, representante, armazém e local de estoque. Guarde os registros de cobrança do marketplace e os documentos de isenção.
3. Confira o limite atual de cada estado, a regra de contagem, a regra de tributação, a cobrança local e a data de início. Anote a fonte e a data da consulta.
4. Peça as permissões antes de começar a cobrar, defina as regras corretas de imposto por destino e marque no calendário os vencimentos das declarações. Reavalie os limites a cada mês e trimestre encerrado.

Se há vários estados, uma mistura de vendas em marketplaces e vendas diretas, ou software e serviços, os registros e as escolhas de tributação exigem uma análise mais atenta. O apoio de contabilidade pode ajudar a organizar os registros de vendas e de declarações.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos: uma loja sem pessoas nem estoque no Texas vende produtos para entrega lá. Nos doze meses-calendário encerrados em março, o próprio checkout rende US$300.000 e um marketplace certificado que cobra o imposto rende US$250.000. O total no Texas, US$550.000, ultrapassa pela primeira vez o limite de segurança para vendedores remotos, porque o Texas conta os dois canais. A loja deve obter uma permissão do Texas e começar a cobrar o imposto sobre as vendas tributáveis do próprio checkout até 1º de julho, o primeiro dia do quarto mês depois de março. O marketplace cuida do imposto das vendas que intermedeia; a loja guarda a prova dessa cobrança. Em cada declaração do Texas (Form 01-114), as vendas em marketplaces entram no Item 1, Total Texas Sales, mas não no Item 2, Taxable Sales (Texas Comptroller: perguntas frequentes sobre marketplaces). A loja cobra o imposto local de uso pela alíquota do endereço de cada entrega, a menos que opte pela alíquota única de imposto local de uso do Texas, no pedido de permissão ou depois, no Form 01-799 assinado por um proprietário, sócio geral, diretor ou agente autorizado, com efeito a partir do início de um período de declaração (Texas Comptroller: vendedores remotos).

E no seu caso?

• Você passou de um limite antes e não cobrou o imposto: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Sua empresa é sediada fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e o imposto sobre vendas dos EUA.
• Você é um vendedor canadense com estoque em armazém nos EUA: veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Você precisa saber se o nexus do imposto sobre vendas também cria uma declaração de imposto de renda ou de franquia: veja quais declarações empresariais entregar.
• Você precisa do tratamento no imposto de renda das vendas em marketplaces ou dos relatórios de pagamento: veja imposto de renda de vendedores on-line.
• Você vende para o Canadá: veja imposto canadense sobre vendas para vendedores não residentes e digitais.
• Vários estados ou canais de venda dificultam manter os registros de declaração: compare fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e o apoio de contabilidade.