Imposto sobre vendas não cobrado: como regularizar nos EUA

O que acontece se eu não cobrei o imposto sobre vendas que deveria ter cobrado?

O vendedor que tinha a obrigação de cobrar pode dever ao estado o imposto sobre as vendas tributáveis, mesmo que as notas fiscais não o tenham cobrado dos clientes. Períodos em atraso também podem gerar multas e juros. O Texas diz que o vendedor é responsável pelo valor correto. Cada estado aplica suas próprias regras.

Trabalhe estado por estado. Identifique quando a cobrança passou a ser exigida, separe as vendas diretas tributáveis das vendas em marketplaces e do imposto já cobrado. Depois, verifique se você pode usar a divulgação voluntária antes de identificar a empresa, se registrar ou entregar declarações atrasadas. Siga a sequência de cada estado para tratar o imposto passado e as vendas atuais. Use as instruções publicadas ou uma consulta anônima, quando houver (Texas; Califórnia). Para descobrir a primeira data, veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.

Quem paga o imposto que eu não cobrei: eu ou meus clientes?

O vendedor pode ter de pagar o estado mesmo que não consiga recuperar o imposto dos clientes. No Texas, o vendedor deve cobrar e pagar o imposto correto, enquanto o comprador que não foi cobrado pode dever separadamente o imposto de uso (use tax) (cobrança do imposto sobre vendas no Texas; imposto de uso do Texas). A possível obrigação de use tax do comprador não é um motivo seguro para deixar sem solução os períodos em que o vendedor deixou de cobrar.

Se o vendedor pode pedir reembolso por uma venda passada depende das regras do estado e das condições da venda. Guarde as notas fiscais originais e os comprovantes de pagamento. Não trate um valor que não foi cobrado como imposto já cobrado.

Até quantos anos para trás um estado pode me cobrar?

Não existe um período retroativo único para todo o país. Uma declaração não entregue pode deixar períodos mais antigos em aberto: Nova York informa que o prazo normal para lançamento do imposto não se aplica a um período sem declaração. Um acordo de divulgação voluntária pode limitar os períodos devidos. Por exemplo, o programa da Califórnia para use tax de vendedores de fora do estado que se qualificam limita o lançamento a três anos, contra um prazo de oito anos que valeria para esse programa nos demais casos (California CDTFA). Esse não é um prazo para outros estados nem para outros tipos de imposto.

Não estime a exposição contando um número de anos presumido. Monte o histórico de vendas a partir da primeira data possível de cobrança. Depois, compare com as regras de lançamento do estado e com qualquer oferta de divulgação por escrito. A Multistate Tax Commission informa que cada estado define seus próprios períodos retroativos e métodos.

O que é um acordo de divulgação voluntária do imposto sobre vendas e eu me qualifico?

Um acordo de divulgação voluntária, ou VDA (voluntary disclosure agreement), é um acordo por escrito para declarar e pagar o imposto de períodos passados definidos, fazer o registro quando exigido e cumprir as regras daqui em diante. Em troca, o estado pode limitar os períodos mais antigos e dispensar parte das multas. Os juros geralmente continuam devidos, a menos que o estado os dispense expressamente (Multistate Tax Commission).

A elegibilidade depende do estado, do tipo de imposto, de contato anterior e do seu histórico de declarações. O Texas geralmente exige que o Comptroller ainda não tenha contatado a empresa sobre a dívida nem a tenha notificado de uma auditoria (programa do Texas). O programa de use tax da Califórnia para vendedores de fora do estado exige um vendedor de fora do estado sem registro anterior na CDTFA. Ele exclui os casos de imposto sobre vendas da Califórnia e quem tem ou já teve uma permissão de vendedor. A falha deve ter ocorrido por motivo razoável, e não por negligência nem por intenção de fugir do imposto (programa da Califórnia). Nova York exclui, entre outros, o contribuinte que já está sob auditoria pelo imposto e pelos períodos que quer divulgar ou que já recebeu cobrança do imposto vencido (programa de Nova York).

Devo me registrar primeiro ou pedir a divulgação voluntária primeiro?

Verifique a sequência do estado antes de se registrar, pagar ou entregar declarações antigas. Registro ou contato anterior pode fechar o caminho do VDA. Já o programa da Califórnia para vendedores de fora do estado exige especificamente um novo registro voluntário seguido do Form CDTFA-38 assinado em até 30 dias. O formulário também traz um pedido de redução de multa. Nova York orienta os solicitantes a esperar a carta de aceitação e o acordo antes de entregar as declarações cobertas pelo pedido (New York Tax Department).

Se também puderem faltar declarações de imposto de renda ou de imposto de franquia da Califórnia, verifique o programa separado do Franchise Tax Board antes de se registrar na Secretaria de Estado (Secretary of State). Esse registro desqualifica o programa de divulgação voluntária do FTB e é diferente do registro na CDTFA.

Em um pedido para vários estados, a Multistate Tax Commission trata uma declaração, um pagamento ou uma consulta anterior do estado sobre o tipo de imposto como contato anterior. O processo prevê o acordo antes do registro exigido e das declarações atrasadas. Confira o programa do estado antes de dar qualquer passo que identifique a empresa.

Posso pedir sem informar o nome da minha empresa?

Às vezes. O Texas permite que um representante da empresa faça o pedido inicial de VDA tradicional sem citar o nome da empresa. O nome é revelado após a aprovação preliminar e a devolução do acordo assinado. Depois que as duas partes assinam, os dados do imposto e o pagamento vencem em 60 dias, conforme o acordo (Texas Comptroller). A Califórnia oferece um parecer anônimo por escrito sobre se os fatos descritos parecem se qualificar, o que não é o pedido em si (California CDTFA).

Pela Multistate Tax Commission, o estado vê apenas um número de caso até a assinatura do acordo. Mesmo assim, a Commission exige os dados de contato de quem envia o pedido. O programa online de Nova York tem processo próprio. Não presuma que todo estado aceita pedido anônimo.

O que é o período retroativo, e multas e juros são dispensados?

O período retroativo (lookback period) é o conjunto de períodos de declaração que o acordo exige que você declare e pague, incluindo o período atual quando exigido. A redução fica escrita no acordo do estado. Ela não apaga automaticamente o imposto, as multas ou os juros não pagos (Multistate Tax Commission).

Devo a vários estados: existe um único pedido para todos?

A Multistate Tax Commission oferece um pedido coordenado para os estados participantes, mas cada estado decide seu próprio acordo e seus termos. Ela não atende estados fora do programa, e o vendedor ainda faz o registro em cada estado. Ela não processa o pedido de um estado se a estimativa de boa-fé do período retroativo desse estado for inferior a $500 (programa multiestadual; FAQ do programa). Inclua todos os tipos de imposto envolvidos ao avaliar a oferta de um estado. Um VDA de imposto sobre vendas não resolve automaticamente uma obrigação de imposto de renda ou de imposto de franquia.

O registro no Streamlined Sales Tax é outra coisa. Hoje só o Tennessee oferece anistia por esse sistema. Os termos exigem registro pelo sistema, cobrança ou pagamento nos estados membros plenos aplicáveis e cumprimento contínuo por pelo menos 36 meses. O imposto já cobrado fica de fora. Não é um VDA de alcance nacional.

Recebi um questionário de nexus: o que faço?

Leia a notificação de cada imposto envolvido e o prazo de resposta. Reúna as datas de atividade, os locais, as permissões, os registros de vendas e os dados de propriedade pedidos. Depois, responda dentro do prazo às perguntas de fato, com base nesses registros. O Form AP-114 do Texas, por exemplo, é um questionário de nexus do imposto de franquia, e também pergunta sobre permissões e propriedade. Uma consulta pode encerrar a elegibilidade ao VDA para o tipo de imposto envolvido (Multistate Tax Commission). Outros impostos ou estados ainda podem ser elegíveis. Se a consulta abranger vários impostos ou uma auditoria, leve a notificação e os registros a uma revisão contábil antes de responder.

As vendas em marketplaces mudam o que eu devo?

Sim. Separe as vendas em que o marketplace cobrou e repassou o imposto das suas vendas diretas, mas mantenha as duas no histórico de vendas. O Texas informa que os provedores de marketplace certificados repassam o imposto das vendas que facilitam, enquanto o vendedor deve tratar as vendas tributáveis feitas fora do marketplace. O Texas também inclui as vendas em marketplaces ao medir o limite para vendedores remotos (FAQ de marketplaces do Texas).

Guarde a certificação de cobrança do marketplace e os relatórios de vendas. Não presuma que a cobrança pelo marketplace elimina o registro, a declaração ou outras obrigações de imposto estadual. Por exemplo, o Texas informa que o estoque em um armazém de marketplace pode gerar responsabilidade de imposto de franquia para uma entidade tributável (FAQ de marketplaces do Texas). Se a sua empresa canadense guarda estoque em armazéns dos EUA, veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.

Confira as regras de cada estado para declarar os períodos atrasados. O Texas inclui as vendas certificadas em marketplaces no total de vendas do Texas, mas as exclui das vendas tributáveis (FAQ de marketplaces do Texas).

E se eu cobrei o imposto, mas nunca o repassei?

Trate o imposto cobrado e não repassado como um saldo separado e urgente. O Texas não tem limite de período retroativo no VDA para esse imposto e não dispensa os juros (Texas Comptroller). Nova York tem uma regra própria de período retroativo limitado para impostos cobrados em custódia (trust taxes), e uma declaração já entregue sem o pagamento integral não é elegível ao VDA do estado (período retroativo de Nova York; programa de Nova York).

Compare o imposto que aparece em cada nota fiscal de cliente com os depósitos, as declarações e os pagamentos ao estado. Não misture esse valor com estimativas do imposto que nunca foi cobrado. Uma notificação, vários estados ou imposto cobrado exigem uma revisão contábil antes de entregar declarações ou negociar.

Quais registros preciso para calcular o valor?

Comece com uma exportação venda a venda que mostre a data da venda, o local de entrega, o produto ou serviço, o valor cobrado, o imposto cobrado, os reembolsos e o canal de venda. Agrupe por estado e por período de declaração. Depois, marque as vendas isentas e as vendas em marketplaces que tenham comprovação. O Texas exige registros da receita bruta e comprovação das deduções e exclusões. Sem registros, o estado pode estimar o valor devido (FAQ de registros do Texas).

• Notas fiscais, exportações de pedidos, endereços de entrega, reembolsos e comprovantes de pagamento.
• Relatórios de vendas do marketplace e prova de que o marketplace assumiu a cobrança do imposto.
• Certificados de revenda e de isenção das vendas tratadas como não tributadas. O Texas alerta que, em uma auditoria, as vendas sem a comprovação exigida são presumidas tributáveis.
• Registros anteriores, declarações, pagamentos, correspondência do VDA, questionários e cartas de auditoria.
• Uma linha do tempo de escritórios, funcionários, prestadores de serviço, estoque e atividade de vendas em cada estado, para a análise de nexus.

Na análise do limite de vendas da Califórnia, reúna também as vendas de pessoas relacionadas na Califórnia: a regra do estado soma essas vendas às do próprio varejista (California CDTFA).

Se os seus registros ainda não permitem obter as vendas por estado e período, veja como pôr a contabilidade atrasada em dia.

Exemplo

Apenas dólares americanos ilustrativos. A alíquota e as datas são suposições, não as regras de um estado.

Um vendedor encontra US$100.000 em vendas diretas tributáveis para um estado em um período não declarado. Nenhuma dessas notas fiscais cobrou imposto sobre vendas nem dizia que ele estava incluído no preço. Com uma alíquota combinada ilustrativa de 8%, o imposto não cobrado é de US$8.000. O mesmo vendedor tem US$40.000 em vendas em marketplaces cujo imposto, segundo o marketplace, foi cobrado e repassado por ele. Mantenha essas vendas na revisão dos registros. Se elas contam para o limite de cobrança do vendedor, isso depende do estado (veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas). O vendedor não soma outros US$3.200 à estimativa do imposto devido apenas porque essas vendas ocorreram.

Antes de declarar, o vendedor confere a data de início da cobrança no estado, as alíquotas locais, as isenções, a comprovação do marketplace e os termos do VDA. Multas e juros são separados da ilustração de US$8.000.

É diferente no seu caso?

• Você não sabe quando a cobrança passou a ser exigida: veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Sua empresa fica fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e o imposto sobre vendas dos EUA.
• Uma empresa canadense tem estoque em armazém nos EUA: veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Seus registros de vendas estão incompletos: veja como pôr a contabilidade atrasada em dia.
• Também podem faltar declarações estaduais de imposto de renda ou de imposto de franquia: veja como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Você também deixou de se registrar no GST/HST do Canadá: veja quando se registrar no GST/HST.
• Há vários estados, um questionário, uma notificação de auditoria ou imposto cobrado e não pago: reúna o histórico de vendas e as notificações para uma revisão contábil.