Custo das mercadorias vendidas em empresa de serviços: há CMV?

Uma empresa de serviços tem custo das mercadorias vendidas?

Em geral, não na declaração de imposto de renda. O custo das mercadorias vendidas (CMV) é o custo dos produtos que você vende. A maioria das empresas que vendem serviços, e não produtos, não precisa apurá-lo: quando a venda de mercadorias não é um fator que gera renda, o lucro bruto é igual à receita líquida, que é a receita bruta menos reembolsos e abatimentos (Publication 334, capítulos 6 e 7). Corporações (Forms 1120 e 1120-S) e sociedades de pessoas (Form 1065) anexam o Form 1125-A, que apura o CMV, quando informam uma dedução de custo das mercadorias vendidas (IRS).

A escrituração contábil é uma escolha separada. O responsável contábil pode agrupar mão de obra direta, subcontratados e materiais de cada trabalho acima de uma linha de lucro bruto, para que a demonstração do resultado mostre a margem. Alguns chamam esse grupo de custo da receita ou custo das vendas. A margem bruta é o lucro bruto dividido pela receita. O IRS não exige esse agrupamento de uma empresa de serviços, e ele não muda o lucro líquido.

Seu caso não é simples se:

• você cobra dos clientes por peças ou materiais, ou revende produtos;
• o lucro bruto da sua demonstração do resultado não bate com o lucro bruto da sua declaração;
• um banco, investidor ou comprador quer a margem bruta e a define do jeito dele;
• você não sabe dizer quais dos seus custos são diretos;
• a demonstração do resultado não mostra custo das mercadorias vendidas, ou mostra todo custo como custo das mercadorias vendidas, e ninguém sabe explicar por quê;
• sua LLC, corporação ou sociedade de pessoas foi constituída ou faz negócios no Texas (a franchise tax conta os custos de um jeito próprio, se você a deve).

Reúna a demonstração do resultado do ano, a última declaração entregue com o Schedule C ou o Form 1125-A, seu plano de contas, os relatórios da folha de pagamento, uma lista dos pagamentos a subcontratados, uma lista de trabalhos ou clientes e as faturas de peças ou materiais que você revende.

Quando uma empresa de serviços tem custo das mercadorias vendidas mesmo assim?

Quando vende mercadorias, inclusive materiais e suprimentos que cobra dos clientes. Quando uma empresa de serviços pessoais também vende, ou cobra pelos materiais e suprimentos que normalmente usa, as regras do custo das mercadorias vendidas se aplicam a ela (Publication 334).

Em geral, entra apenas o custo das mercadorias, com o frete de entrada das mercadorias compradas para venda. A mão de obra para instalá-las ou aplicá-las geralmente não entra, porque a mão de obra normalmente só faz parte do custo das mercadorias vendidas em uma atividade de fabricação ou de mineração (Publication 334, “Cost of Labor”). O pagamento de um ajudante fica na linha de salários. Se você fabrica o produto que vende, como faz um fabricante, a mão de obra de fabricá-lo pode fazer parte do custo das mercadorias vendidas.

Um contribuinte de pequena empresa (small business taxpayer) pode optar por não manter estoque. Nesse caso, ele trata o que revende como materiais e suprimentos não incidentais, recuperados pelo custo das mercadorias vendidas no mais tardio entre o ano em que as mercadorias vão para o cliente e o ano em que o custo é pago ou incorrido, ou segue o tratamento que sua escrituração dá ao estoque (26 CFR 1.471-1; instruções do Schedule C, Parte III). O Form 1125-A tem uma caixa para cada método, mas o Schedule C não diz em quais linhas cada um entra, e mudar o método depois exige o Form 3115. Quem se qualifica e o que muda na declaração está em estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores, e a Parte III do Schedule C, inclusive a mão de obra, está em custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

O que são custos diretos em uma empresa de serviços?

Custos diretos são os custos que existem por causa do trabalho que você fatura: o pagamento de empregados em trabalho faturável (com os impostos sobre a folha e os benefícios do empregador, se você quiser o custo real da mão de obra), subcontratados, materiais consumidos em um trabalho e os custos de combustível ou de equipamento para prestar o serviço. Em uma empresa de serviços, “custo direto” é um termo de escrituração que você define, não uma categoria fiscal. A Publication 334 define mão de obra direta apenas para empregados que trabalham em mercadorias em fabricação (IRS).

Um teste prático: o custo diminuiria ou sumiria se você fizesse um trabalho a menos? Se sim, é candidato ao grupo de custos diretos. Se ele continua (aluguel, software, equipe de escritório, publicidade, seguro), geralmente fica abaixo do lucro bruto.

• Transporte rodoviário: combustível, pagamento de motoristas, pedágios.
• Agência de marketing: freelancers e ferramentas compradas para um único cliente.
• Prestadores de ofícios: pagamento de ajudantes, subcontratados, materiais usados no trabalho.

A remuneração do proprietário geralmente fica em uma linha própria, mesmo quando ele faz trabalho faturável, para que a margem não mude cada vez que o proprietário altera o próprio pagamento. A declaração também a trata separadamente: a linha de salários do Schedule C exclui valores pagos a você mesmo, o Form 1065 informa os pagamentos a sócios por serviços, definidos sem considerar o lucro da sociedade, como pagamentos garantidos (guaranteed payments), e o Form 1120-S informa a remuneração de diretores separada dos demais salários.

Os custos diretos devem ficar acima do lucro bruto se minha declaração não tem custo das mercadorias vendidas?

Podem ficar, e isso ajuda quando você precisa da margem por trabalho, cliente ou linha de serviço. É uma escolha de apresentação na escrituração: a declaração pode mostrar os mesmos custos em linhas de despesa.

Mostrar os custos diretos acima do lucro bruto ajuda quando você precifica trabalhos com base na margem anterior, quando um banco ou investidor pede a margem bruta ou quando você compara meses. Pode agregar pouco para um negócio de uma pessoa só, com quase nenhum custo direto, em que o lucro bruto é igual à receita.

Qualquer que seja o agrupamento escolhido:

1. Anote quais contas são diretas.
2. Aplique a mesma regra a todos os meses e períodos que você compara.
3. Não mude um custo de grupo para alterar a margem.
4. Mantenha um mapa de cada conta para a sua linha da declaração, como a tabela de salários e subcontratados por formulário.

A montagem do plano de contas está em plano de contas para o Schedule C.

Onde entram subcontratados e salários no Schedule C, no Form 1120-S e no Form 1065?

Em linhas de despesa, não no custo das mercadorias vendidas, a menos que o negócio venda mercadorias e a mão de obra faça parte de fabricá-las. Os números de linha abaixo seguem os formulários publicados mais recentes e podem mudar.

Fontes: instruções do Schedule C, instruções do Form 1120-S e instruções do Form 1065. Nenhum dos formulários de entidade tem uma linha de mão de obra contratada; as instruções mandam as deduções sem linha própria para outras deduções, listadas por tipo e valor. O Form 1120 segue o mesmo padrão: remuneração de diretores na linha 12, salários na linha 13, outras deduções na linha 26 e mercadorias pelo Form 1125-A até a linha 2 (instruções do Form 1120).

Um custo é deduzido uma única vez. As instruções dos Forms 1120, 1120-S e 1065 mandam deixar fora das linhas de salários os salários já incluídos no custo das mercadorias vendidas, e as instruções do Schedule C mandam deixar fora da mão de obra contratada qualquer valor deduzido em outro lugar.

Os impostos do empregador sobre a folha que ficam junto com os salários na escrituração são informados na linha de impostos e licenças do Schedule C (linha 23). Por isso, um relatório agrupado por custo direto não bate com a linha da declaração, linha por linha, sem um mapa. Quais prestadores de serviços recebem o Form 1099-NEC está em quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal.

Colocar custos acima ou abaixo do lucro bruto muda meu lucro tributável?

Não por si só. O lucro líquido é o lucro bruto menos as despesas, então um custo contado uma vez reduz o lucro líquido no mesmo valor, esteja onde estiver na demonstração do resultado. O agrupamento muda apenas as linhas de lucro bruto e de margem.

Três coisas ainda podem mudar um resultado:

• Mercadorias que você revende. O custo delas é custo das mercadorias vendidas, e o ano em que é deduzido depende de como o estoque é tratado (26 CFR 1.471-1; Publication 538).
• Um custo em dois lugares. Contar um custo no custo das mercadorias vendidas e também como despesa o deduz duas vezes.
• Um imposto que parte da receita menos os custos permitidos. A franchise tax do Texas é o exemplo habitual: ela permite o custo das mercadorias vendidas apenas para mercadorias, não para serviços.

Em geral, não há respaldo para passar a mão de obra de uma empresa de serviços para o custo das mercadorias vendidas na declaração: a Publication 334 liga a mão de obra no custo das mercadorias vendidas à fabricação e à mineração. Um negócio acima do limite de pequena empresa (small business taxpayer) que produz ou revende bens pode ter de incluir mais custos no estoque pelas regras de capitalização uniforme (Form 1125-A).

O custo das mercadorias vendidas afeta a franchise tax do Texas, bancos ou investidores?

Na franchise tax do Texas, agrupar custos como custo das mercadorias vendidas na escrituração não cria uma dedução. O Texas permite o custo das mercadorias vendidas apenas a uma entidade tributável que venda bens imóveis ou bens móveis tangíveis no curso normal dos negócios, e um serviço não é um bem móvel tangível (Tax Code 171.1012; perguntas frequentes do Comptroller). Uma empresa de serviços compara os outros métodos de apuração da margem, como a dedução de remuneração (Tax Code 171.101).

Em uma venda que mistura mercadorias e serviços, contam apenas os custos das mercadorias. O exemplo do Comptroller é a troca de óleo: o filtro e o óleo contam, a mão de obra não. Se a sua entidade deve o imposto está em franchise tax do Texas. O cálculo, e a regra diferente para empreiteiros que trabalham em imóveis, estão em deduções da franchise tax do Texas.

Um banco, investidor ou comprador que lê sua demonstração do resultado pode recalcular a margem bruta com a lista de custos dele. Pergunte quais custos ele conta antes de montar o relatório, e mantenha o mapa das suas contas para a declaração. Os pedidos de bancos são tratados em como comprovar a renda para um banco e demonstrações financeiras para um empréstimo bancário.

Como monto a demonstração do resultado para mostrar as margens?

Coloque a receita primeiro, depois um grupo de custos diretos, depois o lucro bruto e depois tudo o mais. O formato:

Se você vende mercadorias além de serviços, mantenha o custo das mercadorias em uma linha própria dentro do grupo direto, para que ele bata com qualquer custo das mercadorias vendidas da declaração e para que ajudantes e subcontratados fiquem separados.

Depois:

1. Dê ao grupo direto uma seção própria no plano de contas, com uma conta para cada tipo de custo direto.
2. Marque cada fatura ou pagamento com o trabalho ou o cliente, se o seu programa tiver esse campo.
3. Gere um segundo relatório, agrupado por linha da declaração, para quem prepara a declaração.

Meu responsável contábil errou se a demonstração do resultado não mostra custo das mercadorias vendidas, ou mostra todo custo como custo das mercadorias vendidas?

Não necessariamente, em nenhum dos dois casos. Um negócio que não vende mercadorias geralmente não tem custo das mercadorias vendidas. Colocar todo custo em custo das mercadorias vendidas é uma escolha de agrupamento que pode deixar o lucro bruto e o lucro líquido quase iguais e esconder as despesas indiretas. Confira estes pontos:

Como revisar o trabalho de um responsável contábil está em como conferir o trabalho do seu responsável contábil, e outras causas de uma demonstração do resultado errada estão em uma demonstração do resultado que parece errada.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números arredondados e ilustrativos.

Um encanador que cobra pelas peças

Um encanador fatura US$260.000: US$200.000 de mão de obra e US$60.000 de peças. As peças custaram US$40.000. Um ajudante ganha US$50.000 e um subcontratado recebe US$20.000. Os demais custos somam US$30.000.

Se ele mantém estoque, informa as peças na Parte III, então o custo das mercadorias vendidas é de US$40.000, só as peças, e o lucro bruto é de US$220.000. Se ele é um contribuinte de pequena empresa (small business taxpayer) e não mantém estoque, as peças ainda são custo das mercadorias vendidas, recuperado quando vão para os clientes e não antes de o custo ser pago ou incorrido. De qualquer forma, o ajudante está na linha 26, o subcontratado na linha 11, e o lucro líquido é de US$120.000 quando ele pagou pelas peças e usou todas no ano. Na escrituração, os custos diretos são as peças, o ajudante e o subcontratado, US$110.000, então o lucro bruto é de US$150.000. O lucro líquido também é de US$120.000. Só a linha de lucro bruto é diferente.

Uma LLC de transporte rodoviário sem mercadorias

Uma LLC de transporte rodoviário tributada como corporação S fatura US$500.000. O combustível é de US$120.000, os salários dos motoristas são de US$150.000 e os demais custos, inclusive a remuneração de diretor do proprietário, são de US$80.000. Ela não vende mercadorias, então não há Form 1125-A. No Form 1120-S, os salários dos motoristas estão na linha 8, a remuneração de diretor está na linha 7, com o Form 1125-E anexado porque as receitas totais chegam a US$500.000, e o combustível está em outras deduções. O responsável contábil agrupa combustível e salários dos motoristas como custos diretos, o que mostra um lucro bruto de US$230.000, uma margem de 46%. O lucro líquido é de US$150.000 na demonstração do resultado e na declaração.

Uma agência de marketing e seus freelancers

Uma agência tem US$400.000 de receita e paga US$120.000 a freelancers. Agrupados como custos diretos, o lucro bruto é de US$280.000, uma margem de 70%. Deixados nas despesas operacionais, o lucro bruto é igual à receita, uma margem de 100% que não mostra a estrutura de custos. No Schedule C, a declaração informa os freelancers como mão de obra contratada (linha 11); uma corporação ou sociedade de pessoas os lista em outras deduções. O lucro líquido não muda em nenhum dos casos.

E no seu caso?

• A margem da sua demonstração do resultado não bate com a declaração, um banco ou investidor precisa da margem bruta, ou você não sabe dizer quais dos seus custos são diretos: é preciso definir quais contas são diretas e como cada uma se liga a uma linha da declaração, com base na sua última declaração. Comece com ajuda de escrituração contábil.
• Sua escrituração está atrasada ou veio de um responsável contábil de quem você desconfia: veja como atualizar uma escrituração atrasada e ajuda de escrituração contábil.
• Declarações anteriores mostram custo das mercadorias vendidas para um negócio sem mercadorias, ou nenhum estoque para um que revende: veja como corrigir estoque ausente em declarações anteriores e, para a escrituração daqui em diante, ajuda de escrituração contábil.
• Você vende produtos ou revende peças: use custo das mercadorias vendidas no Schedule C e estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores.
• Você é empreiteiro, com trabalhos e faturamento por etapas: veja custeio por obra na construção civil.
• Você tem um restaurante: veja demonstração do resultado de um restaurante.
• Você tem uma empresa de software ou uma startup e os investidores leem sua margem bruta: veja plano de contas de uma startup.
• Você tem uma LLC, corporação ou sociedade de pessoas no Texas: se o imposto se aplica e qual dedução serve estão em franchise tax do Texas e deduções da franchise tax do Texas.
• Você paga freelancers ou prestadores de serviços fora dos EUA: veja pagamentos a prestadores de serviços no exterior e registros para pagar prestadores de serviços no exterior.
• Seu 1099 mostra o valor total do trabalho, ou seus prestadores de serviços podem ser na verdade empregados: veja repasse a subcontratados no Schedule C e prestadores de serviços que podem ser empregados.