Lançamentos do imposto sobre vendas: receita, despesa ou passivo?

O imposto sobre vendas cobrado é receita?

O imposto sobre vendas que você cobra não é receita quando um estado ou município o impõe ao comprador e você deve cobrá-lo e repassá-lo. A Publication 334 do IRS diz que esse imposto não é receita, fica fora da receita bruta e das vendas e não pode ser deduzido. Ele apenas passa pela sua escrituração: você o registra como passivo, dinheiro que você deve ao estado, no momento da venda e baixa esse passivo quando paga.

Confira três coisas antes de usar essa regra:

• Sobre quem recai o imposto. A Publication 334 trata de outra forma um imposto que recai sobre você, como vendedor, e alguns estados, como o Novo México e a Califórnia, redigem seu imposto de um jeito que pode colocá-lo desse lado. Veja a seção abaixo sobre imposto que recai sobre o vendedor.
• Como os lançamentos antigos foram feitos. Se os pagamentos ao estado foram lançados como despesa, ou se o imposto cobrado foi lançado como vendas, a demonstração do resultado pode estar errada em todos os anos desde então, e uma declaração de imposto de renda entregue com base nessa escrituração também. Se isso já dura um ano ou mais, veja a seção de correção e a seção “E no seu caso?” abaixo.
• O que lança o imposto para você. Um recurso de imposto sobre vendas do programa pode lançar o imposto em uma conta a pagar por conta própria, enquanto uma linha da conciliação bancária ou um lançamento manual pode não lançar. Abra a demonstração do resultado: ela não deve ter nenhuma linha de imposto cobrado dos clientes. O balanço patrimonial deve mostrar o imposto cobrado e ainda não pago em uma conta de imposto sobre vendas a pagar.

A regra vale para o imposto que você era obrigado a cobrar. O imposto cobrado por engano, ou quando você não tinha o dever de cobrar, não é tratado por essa frase da Publication 334; um profissional deve definir como ele é lançado e informado.

Reúna as declarações de imposto sobre vendas entregues, os comprovantes de pagamento, o detalhe da conta de imposto sobre vendas a pagar por período e a demonstração do resultado de cada ano em questão.

O valor do Form 1099-K (informe de pagamentos por cartão e aplicativos) pode incluir imposto sobre vendas, então pode não ser igual à sua receita (Publication 334). Veja conciliação de vendas e repasses.

Qual é o lançamento contábil do imposto sobre vendas em uma venda?

Registre o preço como vendas e o imposto como passivo. Debite caixa ou contas a receber pelo valor total que o cliente deve, credite receita de vendas pelo preço e credite imposto sobre vendas a pagar pelo imposto.

Mostre o imposto em uma linha própria na fatura. Nova York exige que o imposto apareça separado em qualquer recibo ou fatura que você entregue a um cliente. O Texas também exige, a menos que você dê uma declaração por escrito de que o imposto está incluído no preço e afixe uma placa dizendo isso. Quando o preço inclui o imposto, o Texas dá a divisão: o preço de venda é o total dividido por um mais a alíquota, e o restante é imposto.

Nova York, por exemplo, exige que o vendedor informe o imposto do período da venda, o cliente tenha pago ou não, mesmo que a escrituração seja no regime de caixa, exceto por uma opção de pagar quando receber para fornecedores de materiais de construção, definida em um boletim separado (Publication 750, edição de 11/15). Onde for assim, a escrituração no regime de caixa mostra um valor a pagar diferente do da declaração. Veja um valor a pagar que não bate com a declaração.

Devo lançar o imposto sobre vendas como despesa toda vez que pago o estado?

Não, não para o imposto que você cobrou dos clientes. Pagar o estado baixa o passivo: debite imposto sobre vendas a pagar e credite caixa. A demonstração do resultado não muda, porque o imposto nunca entrou nela.

Atenção à conciliação bancária: o débito do estado chega como uma linha que pode ser classificada como “impostos” ou “despesa de imposto sobre vendas”. Associe-a à conta a pagar. Se o seu programa de contabilidade tem um recurso de imposto sobre vendas, ele pode lançar o imposto em uma conta a pagar por você: registre o pagamento nele ou associe a linha do banco à conta a pagar que ele criou.

Um pagamento pode reunir outros itens: imposto de uso, multa ou juros. Lance cada um em sua própria conta e deixe na conta a pagar apenas o imposto sobre vendas. Para saber com que frequência vencem as declarações e os pagamentos, veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Por que lançar o imposto sobre vendas como despesa aumenta meus custos de forma indevida?

Porque o imposto que você repassa nunca foi custo seu. A Publication 334 diz para não deduzir o imposto sobre vendas que recai sobre o comprador e que você deve cobrar e repassar. Um lançamento de despesa acrescenta um custo que não existe, e qualquer conta a pagar criada quando você cobrou o imposto nunca é baixada.

Se uma declaração de imposto de renda foi preparada com base nessa escrituração, ela pode ter os mesmos erros: uma dedução que a Publication 334 manda não fazer, uma receita bruta que inclui o imposto, ou os dois. Qual deles depende de como o imposto foi lançado em cada ano.

Como registro o imposto sobre vendas que pago nas compras?

O imposto sobre vendas que você paga em uma compra faz parte do que você pagou por ela, não é uma despesa separada de imposto sobre vendas. A Publication 334 diz para tratar o imposto sobre vendas de um serviço, ou da compra ou do uso de um bem, como parte do custo.

Para o imposto pago sobre estoque, veja custo de aquisição no custo das mercadorias vendidas. Para decidir entre lançar o equipamento como despesa ou depreciá-lo, veja como deduzir equipamentos no primeiro ano. Se um fornecedor cobrou imposto sobre estoque que você comprou para revender, veja certificados de revenda e restituições do imposto sobre vendas.

E se um imposto recai sobre mim, como vendedor, como o imposto sobre a receita bruta?

Um imposto que recai sobre você, e não sobre o seu cliente, entra na sua receita bruta quando você o cobra do comprador. A Publication 334 diz que, se você cobra impostos estaduais e locais sobre vendas que recaem sobre você, como vendedor, deve incluir o valor cobrado na receita bruta. Para um empresário individual no Schedule C, a mesma publicação permite deduzir um imposto estadual sobre a renda bruta, e não sobre a renda líquida, diretamente atribuível ao negócio. Ela trata apenas de quem entrega o Schedule C; como uma sociedade de pessoas ou uma corporação informa o imposto é assunto do preparador dela.

O Novo México é um exemplo. Seu imposto sobre a receita bruta recai sobre as empresas, e uma empresa pode repassá-lo ao comprador; se repassar, o valor deve aparecer separado na fatura (New Mexico Taxation and Revenue). Na escrituração, o valor cobrado em geral vai para as vendas, e o imposto é um custo da empresa lançado quando é devido, por meio de uma conta a pagar até ser pago. Deixar o valor cobrado fora das vendas não seguiria a Publication 334.

Os estados redigem isso de formas diferentes. O guia da permissão de vendedor (seller's permit) da Califórnia diz que o vendedor é responsável por pagar o imposto e pode ser reembolsado pelo cliente (CDTFA Publication 73). A Publication 334 não lista estados, então não diz de que lado da sua linha cai o imposto de um estado específico. Isso depende da lei do estado e dos seus fatos. Se você cobra em um estado que redige o imposto como do vendedor, defina o tratamento com um preparador antes de lançá-lo de qualquer forma.

Como registro o imposto de uso quando o vendedor não cobrou nenhum?

O imposto de uso (use tax) é devido pelo comprador quando bens ou serviços tributáveis são usados em um estado, o vendedor não cobrou imposto ali e nenhuma isenção se aplica. Some-o ao custo da compra e a uma conta de imposto de uso a pagar até informá-lo.

O Texas diz que o comprador deve imposto de uso sobre itens tributáveis armazenados, usados ou consumidos no Texas, comprados de um vendedor que não cobra o imposto do Texas, salvo se houver isenção, e as instruções da declaração deixam de fora o estoque mantido exclusivamente para revenda. Nova York exige que uma empresa registrada, ou obrigada a se registrar, para o imposto sobre vendas informe o imposto de uso na declaração de imposto sobre vendas e de uso. Outros estados diferem.

Quando você paga junto com a declaração, debite imposto de uso a pagar e credite caixa. A Publication 334 trata o imposto sobre vendas na “compra ou uso” de um bem como parte do custo. Ela não menciona o imposto de uso, então confirme com seu preparador que o imposto de uso recebe o mesmo tratamento de custo, como o lançamento acima presume. Para saber quais compras o geram e como informá-lo, veja imposto de uso em compras da empresa.

Onde entram o desconto por entrega no prazo e o crédito do vendedor?

Registre-o em uma conta própria, separada das vendas e da conta a pagar. Alguns estados deixam o vendedor ficar com uma pequena parte do imposto cobrado por entregar e pagar no prazo. Isso reduz o dinheiro que você envia, então a conta a pagar fica com um crédito que nunca é baixado, a menos que você registre a diferença em uma conta própria.

As regras variam conforme o estado; confira as instruções da declaração do seu estado para ver se ele concede um desconto. O Texas também dá um desconto maior a quem paga antecipado, o que um valor a pagar que não bate com a declaração aborda. Baixe a conta a pagar pelo imposto total devido e coloque o valor que você ficou em uma conta própria, não em vendas. Para quem entrega o Schedule C, as instruções do IRS dizem que, se o estado permite que você retenha qualquer parte do imposto sobre vendas cobrado, você deve incluir esse valor como renda na linha 6 (instruções do Schedule C). Para uma sociedade de pessoas ou uma corporação, ou para um desconto ligado ao imposto de uso das suas próprias compras, pergunte ao seu preparador como ele é informado.

O que é o saldo de imposto sobre vendas a pagar e de quem é esse dinheiro?

O saldo é o imposto sobre vendas que você registrou como devido e ainda não pagou ao estado. Quando o imposto recai sobre o comprador, o dinheiro é do estado e você o está guardando; não é seu. Nova York diz que um vendedor registrado é um depositário (trustee) do estado e deve recolher o imposto devido, inclusive o imposto ainda não cobrado sobre vendas do período. Para uma corporação ou sociedade de pessoas, acrescenta que certos proprietários, diretores, administradores, empregados, sócios e membros, chamados de responsible persons (pessoas responsáveis), podem responder pessoalmente pelo imposto que a empresa deve (Publication 750). O Texas diz que o vendedor é responsável por cobrar e pagar o valor correto (Texas Comptroller).

No balanço patrimonial, o saldo é um passivo circulante, não dinheiro livre para a folha de pagamento ou para o proprietário. Depois que cada declaração é paga, o saldo deve conter apenas o imposto das vendas feitas desde o período coberto, inclusive o imposto de faturas não pagas quando o estado exige que a venda seja informada no período em que foi feita. Se ele tem mais ou menos que isso, ou se um cliente nunca pagou uma fatura sobre a qual você cobrou imposto, veja um valor a pagar que não bate com a declaração. Para saber quem deve o imposto não pago em cada estado e até que ponto do passado um estado pode lançá-lo, veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Como corrijo o imposto sobre vendas lançado como despesa ou receita em anos anteriores?

Reclassifique cada período para que o imposto passe pela conta a pagar e depois compare a conta a pagar com as declarações que você entregou. Estas etapas valem para o imposto que recai sobre o comprador; um imposto que recai sobre você, como vendedor, continua nas vendas e continua sendo despesa.

1. Liste todos os períodos. Para cada um, reúna a declaração de imposto sobre vendas entregue, o imposto devido nela e o comprovante de pagamento.
2. Extraia o detalhe da conta a pagar, além de qualquer conta de receita ou despesa que tenha recebido imposto sobre vendas.
3. Para cada pagamento lançado como despesa, separe-o primeiro. Só o imposto sobre vendas cobrado dos clientes é transferido: debite imposto sobre vendas a pagar e credite a conta de despesa. Imposto de uso, multa e juros vão cada um para sua própria conta; o preparador decide como uma multa ou juros são informados.
4. Para cada período em que o imposto cobrado foi lançado como vendas, debite receita de vendas e credite imposto sobre vendas a pagar.
5. Compare a conta a pagar com as declarações. Ela deve ser igual ao imposto das vendas ainda não pago, inclusive o imposto de faturas não pagas quando o estado informa a venda no momento em que ela é feita. As diferenças vão para o guia sobre divergências.
6. Confira o imposto de uso e qualquer desconto ou crédito separadamente, como acima.

Estas etapas mudam a sua escrituração, não o que você entregou ao estado. Uma correção que mexe em um ano já usado em uma declaração de imposto de renda levanta duas perguntas: se é preciso refazer esse ano ou ajustar o período atual, e se a declaração entregue precisa ser retificada. As respostas dependem do que a declaração informou, e nenhuma é uma decisão de escrituração.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Uma venda e o pagamento dela

Uma empresa vende mercadorias por US$1.000 e soma 8% de imposto sobre vendas, então o cliente paga US$1.080. O lançamento debita caixa em US$1.080, credita receita de vendas em US$1.000 e credita imposto sobre vendas a pagar em US$80. Pagar US$80 ao estado debita imposto sobre vendas a pagar e credita caixa. As vendas são US$1.000, a demonstração do resultado não mostra imposto e a conta a pagar volta a zero.

Equipamento e materiais sem imposto

Uma máquina custa US$5.000 mais US$400 de imposto sobre vendas. Ela é registrada por US$5.400, a base da depreciação. A mesma empresa compra US$2.000 de materiais pela internet e não paga imposto. Com uma alíquota ilustrativa de 6% de imposto de uso, ela deve US$120. Ela debita materiais em US$2.120, credita caixa em US$2.000 e credita imposto de uso a pagar em US$120, e depois informa o imposto de uso na declaração de imposto sobre vendas.

Dois anos de pagamentos lançados como despesa

Uma empresa cobra 8% sobre US$100.000 de vendas tributáveis por ano, ou seja, cobra US$8.000 por ano e paga US$8.000 ao estado em cada um desses anos. Ela lança o imposto na conta a pagar, mas lança cada pagamento ao estado como despesa.

• Ano 1: as despesas estão US$8.000 acima do real, o lucro está US$8.000 abaixo do real e a conta a pagar mostra US$8.000, embora o estado tenha sido pago.
• Ano 2: o mesmo de novo. As despesas estão US$8.000 acima do real e a conta a pagar mostra US$16.000.

A correção debita imposto sobre vendas a pagar e credita a conta de despesa em US$8.000 em cada ano, o que leva a conta a pagar a zero. Se as declarações entregues deduziram essa despesa, surge a questão de retificá-las.

E no seu caso?

• Pagamentos lançados como despesa, ou imposto cobrado lançado como vendas, por um ano ou mais, e uma declaração de imposto de renda entregue com base nessa escrituração: a demonstração do resultado e a declaração podem estar erradas. Um profissional pode definir quais anos precisam de correção e se as declarações mudam. Veja ajuda com escrituração contábil e limpeza ou recomeço para saber como o escopo de uma limpeza é definido.
• Você cobra em um estado que redige seu imposto como do vendedor, como o Novo México ou a Califórnia: os lançamentos acima podem não servir; como o valor cobrado e o imposto são lançados depende da lei do estado e dos seus fatos. Veja ajuda com escrituração contábil.
• O valor a pagar não bate com a declaração: veja um valor a pagar que não bate com a declaração.
• Um marketplace cobrou o imposto, ou você concilia repasses: veja conciliação de vendas e repasses.
• Os depósitos de cartão chegam líquidos de tarifas e gorjetas: veja depósitos de cartão na escrituração.
• Você tem um restaurante ou usa um sistema POS: veja imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do POS.
• Você deveria ter cobrado imposto e não cobrou, nunca enviou o imposto que cobrou, ou cobrou imposto que não era obrigado a cobrar: o estado pode ter a receber mais do que a escrituração mostra. Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e ajuda com escrituração contábil.
• Você não sabe se deve manter a própria escrituração: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.