Imposto sobre vendas: refrigeração e energia em data centers

Empreiteiros pagam imposto sobre vendas nos materiais ou cobram o imposto?

Nos EUA, o empreiteiro que incorpora equipamentos de refrigeração ou energia a um data center geralmente paga imposto sobre vendas ou imposto de uso (use tax) sobre o custo dos materiais e não cobra imposto do proprietário. As exceções definem a maioria dos orçamentos: um contrato com valores discriminados no Texas, benfeitorias incorporadas e máquinas na Califórnia e equipamentos que continuam móveis fazem de você o vendedor.

Obras que misturam construção nova e reforma, equipamentos que você mesmo fabrica e a isenção de data center do proprietário exigem análise. Reúna o contrato, os aditivos, a lista de materiais, as faturas dos fornecedores e os documentos de isenção do proprietário. Verifique qualquer outro estado antes de apresentar o orçamento.

Nosso equipamento de refrigeração ou energia faz parte do prédio ou é equipamento móvel?

Cada estado dos EUA decide pela forma como o item é fixado e pela função que cumpre, e os casos limítrofes ficam a critério do estado. Nenhum estado cita unidades de distribuição de líquido refrigerante (CDUs), trocadores de calor de porta traseira, UPS em linha ou de rack, ou barramentos blindados; por isso, compare cada item com as listas abaixo.

• Texas. “Materiais incorporados” passam a ser bem imóvel e são necessários ao uso pretendido do prédio (Rule 3.291(a)(7)). Um serviço de fornecimento e instalação é uma venda de bem móvel quando o item não é essencial ao prédio e pode ser removido com facilidade, sem dano substancial ((a)(11)).
• Califórnia. A Regulation 1521 classifica os itens em três listas. Os materiais (Appendix A) incluem eletrodutos, fiação elétrica, tubulações e dutos. As benfeitorias incorporadas (Appendix B) incluem transformadores e equipamentos de manobra elétrica, unidades de ar-condicionado e refrigeração e geradores fixados. Torres de resfriamento, exceto pequenas unidades pré-fabricadas, não são máquinas e equipamentos (Appendix C).
• Virgínia. Qualquer trabalho “com relação a imóveis ou benfeitorias neles incorporadas” faz de você um empreiteiro (Code 58.1-610(A)).

Tubulações e coletores (manifolds) ligados à hidráulica do prédio parecem materiais; um conjunto de equipamentos de manobra elétrica aparafusado à laje é uma benfeitoria incorporada na Califórnia; um UPS de rack que se desparafusa e sai sobre rodas pode ser móvel. Registre como cada item é fixado.

Contrato por preço global ou com valores discriminados: qual deles nos obriga a cobrar imposto no Texas?

No Texas, um contrato com valores discriminados faz de você o vendedor dos materiais; um contrato por preço global faz de você o consumidor (Tax Code 151.056).

• Preço global. Você paga imposto sobre todos os materiais e não recolhe nada do proprietário. Faturas que separam materiais e mão de obra não tornam o contrato discriminado, a menos que o próprio contrato as exija (Rule 3.291(a)(8)).
• Valores discriminados. O contrato informa um preço para os materiais e outro para a mão de obra. Contrato por custo mais margem com a mão de obra informada à parte também conta. Você precisa de uma licença de imposto sobre vendas do Texas, pode comprar materiais com certificado de revenda e recolhe o imposto estadual e local, conforme o local da obra, sobre o maior valor entre o preço combinado dos materiais e o seu custo ((b)(4), (b)(10)(A)).
• O contrato manda. Ele prevalece sobre o orçamento, e os aditivos seguem o tipo do contrato ((b)(5)).

A mão de obra de instalação é tributada no Texas em construção nova, e por que a reforma é diferente?

No Texas, a mão de obra em construção comercial nova não é tributada; a reforma é. Converter um salão existente refrigerado a ar para refrigeração líquida é reforma de imóvel não residencial; por isso, o imposto incide sobre a cobrança inteira, mão de obra incluída, tanto em contratos por preço global quanto com valores discriminados (Rule 3.357(b)(2)). Você pode comprar com certificado de revenda os materiais que incorpora, já que o imposto é recolhido sobre sua cobrança total; ferramentas e suprimentos que você consome continuam tributados na compra ((e)(1), (b)(4)).

• Nova área útil, e o primeiro acabamento antes de qualquer uso, é construção nova ((a)(8)).
• O trabalho feito depois do acabamento inicial é reforma, mesmo que o salão nunca tenha sido ocupado ((a)(11)).
• Em um contrato que mistura as duas coisas, uma reforma de 5,0% ou menos de uma cobrança por preço global não é tributada; acima disso, informe separadamente os valores da reforma e da construção nova, ou presume-se que o contrato inteiro é tributável ((b)(3), (b)(7)).
• A manutenção periódica programada que incorpora peças segue a regra dos empreiteiros ((c)(1)).

A página de data centers do Comptroller, o órgão de impostos do Texas, lista reparo ou reforma de imóveis não residenciais como não qualificados; portanto, a isenção do proprietário não cobre a cobrança de uma reforma.

Como a Califórnia tributa empreiteiros sobre materiais, benfeitorias incorporadas e máquinas?

A Califórnia tributa você de forma diferente para cada lista, quase sempre seja qual for o tipo de contrato.

Na Califórnia, você é varejista dos materiais se o contrato transfere a propriedade antes da instalação e informa o preço dos materiais (Regulation 1521(b)(2)(A)), ou se um contrato por tempo e material cobra do cliente imposto sobre vendas nos materiais (Publication 9). Se você mesmo fabrica uma benfeitoria incorporada, o preço de custo dela é o preço que você cobra de outros empreiteiros por benfeitorias semelhantes; na falta disso, suas tabelas de preços ou planilhas de orçamento; na falta disso, materiais, mão de obra, custos de fábrica e despesas gerais mais um lucro de 5% ((b)(2)(B)). Com uma licença de vendedor (seller's permit), você pode comprar benfeitorias incorporadas e máquinas com certificado de revenda, mas não materiais. Receber um certificado de revenda do empreiteiro geral não transfere seu imposto sobre materiais ou benfeitorias incorporadas ((b)(6)(A)).

Como a Virgínia tributa empreiteiros e fabricantes que instalam o que produzem?

A Virgínia trata todo empreiteiro como consumidor dos bens incorporados a imóveis; você não repassa nada como imposto (23VAC10-210-410(A)).

• Fabrica principalmente para os próprios contratos: pague imposto sobre suas matérias-primas (410(D)).
• Vende principalmente a terceiros: recolha imposto sobre as vendas; as retiradas para seus próprios contratos são tributadas pelo preço de custo de fabricação, ou seja, materiais, mão de obra e despesas gerais em produtos em elaboração (410(E)).
• Vende e instala equipamentos móveis: cobre o imposto; a instalação não é tributada se for informada à parte (410(H)).

A isenção de data center do proprietário no Texas alcança nossas compras?

Só quando o proprietário, operador ou ocupante qualificado é o comprador. No Texas, a isenção cobre sistemas de refrigeração e elétricos e os sistemas mecânicos, elétricos e hidráulicos que os fazem funcionar, mas apenas se “comprados ... por um proprietário qualificado, operador qualificado ou ocupante qualificado” (Tax Code 151.359(b); Rule 3.335(b)(2); letter 201408938L).

• Preço global: você é o comprador e o consumidor; por isso, o Form 01-929 do proprietário não pode cobrir seus materiais. A Rule 3.300(i) diz o mesmo para a isenção de fabricação (Rule 3.300). Nenhum documento do Comptroller diz isso para data centers em uma única frase; é assim que as regras se combinam. Por isso, confirme com o Comptroller antes de precificar um orçamento.
• Valores discriminados: o proprietário compra os materiais de você e pode lhe entregar o Form 01-929, a única prova que o Comptroller aceita. Para um data center qualificado, ele elimina apenas o imposto estadual de 6,25%; você continua recolhendo o imposto local, até 2%. O campo de grande projeto cobre o imposto estadual e o local. Se seu cliente é o empreiteiro geral, e não o proprietário, o empreiteiro geral é o comprador; assim, a isenção só pode passar por meio do contrato com valores discriminados que ele mesmo tenha com o proprietário.
• Períodos de isenção: 10 ou 15 anos para um data center qualificado; 20 anos para um grande projeto qualificado.
• Momento da compra: compras feitas antes da certificação do data center não dão direito a restituição (Decision 202604012H).

Podemos usar o certificado de isenção do data center na Virgínia (Form ST-11A)?

Geralmente sim, se o data center tem a carta de isenção do Department e o bem se qualifica. Na Virgínia, um empreiteiro de imóveis usa a isenção entregando aos fornecedores o Form ST-11A com uma cópia da carta de isenção do Department ao data center (P.D. 10-121).

• O que se qualifica: equipamentos de computação e “hardware de suporte, incluindo resfriadores (chillers) e geradores de reserva”, mas não “melhorias gerais no prédio ou outras benfeitorias incorporadas” (Code 58.1-609.3(18)). Na P.D. 10-121, chillers, aparelhos de ar-condicionado de sala de computadores (CRACs), torres de resfriamento, distribuição de energia e baterias que atendem à sala de computadores se qualificaram; alarmes de incêndio e contra roubo, não.
• Cargas compartilhadas: na Virgínia, equipamentos de manobra elétrica que também alimentam iluminação, combate a incêndio ou alarmes são rateados conforme o uso (P.D. 13-183). Obtenha os dados de carga do operador.
• Entrega: o bem não precisa ser enviado diretamente ao data center (P.D. 23-92).
• Momento: um certificado obtido depois da venda atrai “maior escrutínio”, e um ST-11A preenchido pela própria empresa, sem informações essenciais e não emitido pelo Department, foi considerado inválido (P.D. 19-64). Confirme com a Virginia Tax qual certificado apresentar e obtenha-o antes de faturar.
• Data final: 30 de junho de 2035, a menos que se aplique a prorrogação da subdivisão 19.
• Em Washington, é diferente: a isenção de data center cobre a “infraestrutura de energia elegível” com a mão de obra de instalação, não as subestações, e não cita nenhum equipamento de refrigeração (RCW 82.08.986).

Fabricamos o equipamento em outro estado ou no exterior: que imposto de uso devemos onde o instalamos?

Quando você é o consumidor, deve o imposto de uso (use tax) no estado onde o equipamento é instalado sobre tudo o que comprou sem o imposto desse estado, venha de outro estado ou de outro país.

• Preço global no Texas: provisione o imposto de uso estadual, mais o imposto de uso local do local da obra, sobre materiais trazidos de fora do Texas (Rule 3.291(b)(3)(A), (b)(10)(B)).
• Califórnia: um empreiteiro sem licença de vendedor que compra mais de $10.000 por ano em itens sujeitos ao imposto de uso se registra como “comprador qualificado” (qualified purchaser) e declara e paga até 15 de abril referente ao ano-calendário anterior (R&TC 6225; Publication 9).
• Virgínia: o imposto que seu fornecedor não cobrou vai no Form ST-7, Consumer's Use Tax Return (410(D)).

O crédito pelo imposto pago a outro estado está em imposto sobre vendas na compra de servidores com GPUs. Dois pontos não têm resposta publicada: a base do imposto de uso no Texas quando você fabrica CDUs ou equipamentos de manobra elétrica na própria fábrica e os instala sob um contrato por preço global, e se a isenção da Virgínia alcança a retirada que um fabricante-empreiteiro faz do próprio estoque. Pergunte ao estado.

Subempreiteiros cobram imposto sobre vendas do empreiteiro geral?

Depende do estado e de cada subcontrato.

• Texas: cada subcontrato manda. Um subempreiteiro com contrato com valores discriminados recolhe imposto do empreiteiro geral, mesmo sob um contrato principal por preço global (Rule 3.291(b)(6)).
• Califórnia: um subempreiteiro que fornece benfeitorias incorporadas é o varejista delas; sobre materiais, ele deve o imposto como consumidor.
• Virgínia: não; todo subempreiteiro é consumidor.
• Washington: o empreiteiro principal recolhe o imposto sobre vendas no varejo; os subempreiteiros declaram o imposto sobre negócios e ocupações (B&O) como atacadistas (WAC 458-20-170).

Quais cláusulas do contrato e registros decidem a resposta em uma auditoria?

O contrato assinado decide; as faturas, não. Guarde:

1. O contrato com preço global ou valores discriminados e o momento em que a propriedade é transferida.
2. Os aditivos, cada um precificado da mesma forma que o contrato.
3. Uma lista de materiais que classifique cada item como material, benfeitoria incorporada ou equipamento móvel.
4. Faturas dos fornecedores com o imposto pago e as provisões de imposto de uso por local da obra.
5. Form 01-929 ou Form ST-11A com a carta de isenção, datados antes da venda.
6. Dados de carga dos equipamentos de manobra elétrica rateados e as datas de certificação.

Imposto não pago pode virar dívida pessoal. No Texas, a pessoa física que controla o recolhimento ou pagamento do imposto cobrado e, de forma intencional, deixa de pagá-lo passa a devê-lo, mesmo depois da dissolução da empresa (Tax Code 111.016(b)). Na Virgínia, o diretor, membro, gestor ou empregado com o dever e a autoridade de pagar qualquer imposto que, de forma intencional, deixa de pagá-lo deve uma multa igual ao imposto (Code 58.1-1813). Na Califórnia, depois que a empresa encerra as atividades, a pessoa responsável pelo pagamento que, de forma intencional, deixou de pagar deve o imposto cobrado dos clientes ou devido sobre materiais consumidos (R&TC 6829).

O imposto sobre vendas ou de uso que você paga sobre materiais é custo do contrato para o imposto de renda; veja contratos de longo prazo para equipamentos sob encomenda e deduções no imposto de franquia do Texas. A redação do contrato cabe ao seu advogado; a certificação do data center e os memorandos de desenvolvimento econômico da Virgínia cabem ao proprietário.

Como o Canadá trata o mesmo trabalho?

Para outras províncias, veja imposto provincial sobre vendas.

Exemplo

Valores ilustrativos e arredondados em dólares americanos. Tudo o que é citado é incorporado ao prédio.

Novo salão de dados perto de Dallas

Uma startup de refrigeração líquida assina um contrato de fornecimento e instalação de US$10.000.000 para CDUs, coletores e tubulação do circuito secundário em um novo salão de um data center qualificado e certificado no Texas (8,25%: 6,25% estadual, 2% local). Os materiais custam US$6.000.000, comprados de fornecedores de fora do estado, sem imposto do Texas.

• Preço global: imposto de uso de US$495.000 (US$375.000 estadual, US$120.000 local). A startup não cobra nada do proprietário e, pelo teste do comprador acima, o Form 01-929 do proprietário não cobriria os materiais dela.
• Valores discriminados (US$7.000.000 de materiais, US$3.000.000 de mão de obra): a startup compra com certificado de revenda, recebe o Form 01-929 do proprietário e recolhe apenas o imposto local, US$140.000. A mão de obra não é tributada.
• Campo de grande projeto marcado: US$0.

Reforma de um salão refrigerado a ar no Texas

A mesma startup converte um salão existente em outras instalações no Texas por US$2.000.000 (US$1.200.000 de materiais, US$800.000 de mão de obra). É reforma: a startup compra os US$1.200.000 de materiais com certificado de revenda e recolhe 8,25% sobre o total de US$2.000.000, ou seja, US$165.000, em qualquer tipo de contrato, e o Form 01-929 não cobre essa cobrança.

Equipamentos de manobra elétrica e UPS no condado de Loudoun

Um fabricante vende US$2.000.000 em equipamentos de manobra elétrica e US$1.000.000 em UPS ao empreiteiro geral que constrói um data center qualificado na Virgínia (6%). Sem um ST-11A válido no momento da venda, o imposto é de US$180.000. Com o Form ST-11A e a carta do Department, o UPS que atende à carga dos computadores fica isento; se 10% da carga dos equipamentos de manobra elétrica alimenta iluminação e sistemas de incêndio, o imposto é de US$12.000. Se o fabricante instala o equipamento ele mesmo e vende principalmente a terceiros, ele passa a ser o consumidor e deve imposto sobre o preço de custo de fabricação: um custo de US$1.800.000 significa US$108.000 antes de qualquer isenção.

E no seu caso?

• Servidores, equipamentos de rede, integração de racks, entregas diretas pelo fornecedor ou instalações móveis: imposto sobre vendas de servidores, instalação e manutenção.
• Momento de reconhecer a receita em uma obra de vários anos: contratos de longo prazo para equipamentos sob encomenda.
• Imposto sobre negócios e ocupações (B&O) de Washington, CAT de Ohio ou CAT do Oregon sobre receitas de contratos: impostos sobre a receita bruta em outros estados.
• Imposto de uso nunca pago, ou imposto nunca cobrado em contratos com valores discriminados: como regularizar imposto sobre vendas não cobrado.
• Licenças em um novo estado: quando você deve cobrar imposto sobre vendas, ou vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas para um fabricante estrangeiro; calendário de declarações: entrega de declarações de imposto sobre vendas.
• CDUs, equipamentos de manobra elétrica ou UPS importados: tarifas aduaneiras sobre equipamentos importados.
• Equipes em outros estados: imposto de renda empresarial em outros estados e imposto de renda municipal de Ohio para equipes itinerantes.
• Instalação em um data center canadense: imposto provincial sobre vendas e GST/HST para vendedores não residentes.
• Vários estados, uma reforma ou um produto fabricado por você: conheça nossos serviços fiscais para data centers. Nossos CPAs registram sua empresa, entregam as declarações de imposto sobre vendas e de uso em cada estado e organizam uma contabilidade de custos por obra que separa materiais, benfeitorias incorporadas e mão de obra.