Declaração de imposto sobre vendas nos EUA: prazos e atrasos

Com que frequência declaro e quando vence cada declaração?

Descubra a frequência de entrega e o prazo de cada conta de imposto sobre vendas do estado e de qualquer conta local administrada à parte. Confira as notificações de registro, as contas e as páginas atuais de datas de vencimento. O prazo de uma conta não define o de outra.

Monte um calendário por autoridade tributária, conta, período de apuração, data de vencimento da declaração e data de vencimento do pagamento. Verifique as declarações locais: o Parish E-File da Louisiana exige contas estaduais e locais na configuração para uma declaração combinada. Confira as notificações quando chegarem: Nova York pode mudar a frequência de um vendedor, e a Califórnia tem um calendário trimestral com pré-pagamento. A declaração e o pagamento são etapas separadas. O calendário de entrega da Califórnia informa que o pagamento zerado é desnecessário quando não há imposto nem taxas a pagar, mas a declaração continua sendo exigida.

O que vai em uma declaração de imposto sobre vendas?

A declaração de imposto sobre vendas resume a atividade daquele estado e daquele período, e não apenas o imposto que você cobrou. Nova York lista vendas brutas, vendas não tributáveis e isentas, vendas tributáveis, compras sujeitas ao imposto de uso (use tax), créditos e o imposto cobrado ou que deveria ter sido cobrado em sua visão geral da declaração.

Use a definição de vendas brutas de cada estado antes de aplicar as deduções. O Texas inclui as vendas feitas a partir de um local no estado e as vendas feitas para o Texas (instruções da declaração do Texas). A Califórnia parte das vendas ligadas à empresa na Califórnia e tem uma dedução para entregas qualificadas fora do estado (instruções de entrega da Califórnia). Contar apenas os pedidos entregues em um estado pode deixar as vendas brutas incompletas.

Siga as instruções da declaração específica do estado. Um estado pode exigir anexos locais separados, e o destino da venda pode afetar o tratamento local. Guarde o detalhe das transações por trás de cada total. O Texas exige registros da receita bruta e das compras tributáveis, além da comprovação das deduções e exclusões (Texas: guarda de registros).

Preciso declarar se não tive vendas ou não há imposto devido?

Sim. Enquanto o estado exigir declarações para a sua permissão ativa, entregue a declaração atribuída mesmo sem vendas. Um período com vendas, mas sem imposto devido, é diferente: informe as vendas e o motivo de não haver imposto, em vez de tratá-lo como um período sem atividade.

Nova York exige a declaração mesmo sem vendas ou compras tributáveis. A Califórnia exige a declaração mesmo sem vendas. O Texas permite certas entregas sem imposto devido quando o total de vendas é maior que zero e uma entrega diferente, de vendas zeradas, quando o total de vendas é zero (Texas: TeleFile). Vendas em marketplaces, vendas isentas ou compras sem imposto podem tornar a declaração necessária mesmo que você mesmo não tenha cobrado imposto sobre vendas.

Como as vendas com imposto cobrado pelo marketplace aparecem na minha declaração?

Se você está registrado, não presuma que as vendas somem da sua declaração porque um marketplace cobrou o imposto. Identifique quais transações eram de responsabilidade do marketplace, guarde as provas e siga os campos de declaração do estado.

A proteção de Nova York para o vendedor também exige que o vendedor e o provedor não sejam afiliados e que qualquer erro de cobrança não tenha sido causado por informações incorretas ou insuficientes do vendedor. Os vendedores registrados continuam responsáveis pelas transações tributáveis em marketplaces fora da regra de Nova York para bens materiais (orientação de Nova York sobre marketplaces). A Califórnia liga sua dedução às vendas pelas quais um facilitador qualificado é responsável (orientação da Califórnia sobre marketplaces). Guarde os relatórios de cobrança e o detalhe por pedido. Os depósitos de repasse não são vendas brutas.

E as vendas pelo meu próprio site ou por notas fiscais diretas?

Separe as vendas diretas das vendas facilitadas por marketplaces, por estado e período. A cobrança do marketplace sobre os pedidos dele não cobre os pedidos do seu próprio site nem as notas fiscais diretas. Se essas vendas diretas forem tributáveis conforme a sua permissão, declare e pague o imposto delas na sua declaração.

Nova York informa que um vendedor registrado em marketplace continua responsável pelo imposto das vendas tributáveis que um provedor de marketplace não facilitou (orientação de Nova York sobre marketplaces). A Califórnia informa que as vendas diretas podem exigir registro e que os vendedores registrados declaram as vendas diretas e as facilitadas, com a dedução de marketplace apenas para as vendas facilitadas qualificadas (orientação da Califórnia sobre marketplaces). Se você não tem certeza de que uma venda direta era tributável ou de que precisava de permissão em outro estado, use quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.

O que devo fazer primeiro se deixei de entregar declarações?

Comece listando todas as permissões abertas, os períodos não entregues e os prazos das notificações. Depois, refaça as vendas e o imposto reais de cada estado e período, entregue as declarações que faltam, pague o que for devido e guarde as confirmações de entrega.

1. Reúna as notificações de permissão, o histórico da conta, as declarações entregues, os pagamentos e as cartas do estado. Confirme quais períodos continuam em aberto e se alguma frequência de entrega mudou.
2. Concilie pedidos e notas fiscais por estado, período e canal de venda. Marque as vendas com imposto cobrado pelo marketplace, as vendas diretas, os reembolsos, as isenções e as compras sujeitas a use tax. Guarde a prova de cada exclusão ou dedução.
3. Entregue cada declaração atrasada com os valores reais. Se um período não teve vendas nem imposto devido, use a declaração de vendas zeradas aplicável. Caso contrário, informe a atividade real e o imposto devido, incluindo qualquer use tax.
4. Revise o saldo depois que cada declaração for lançada, incluindo pagamentos já feitos, notificações, multas e juros. Resolva as diferenças com o estado e guarde cópias das declarações e das confirmações de pagamento.

O Texas informa que um relatório obrigatório ausente pode levar a uma cobrança estimada e orienta o vendedor a entregar um relatório com os dados reais de vendas daquele período (Texas: multas por impostos em atraso). Se o imposto exigido nunca foi cobrado, ou foi cobrado e não repassado, a obrigação precisa de uma análise própria. Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Por que recebi uma cobrança estimada e como corrigi-la?

Uma cobrança estimada pode significar que o estado não tem a declaração exigida daquele período. Ela não substitui os seus registros reais de vendas. No Texas, entregue o relatório que falta com os dados reais de vendas do período cobrado e siga as instruções da notificação (Texas: multas por impostos em atraso).

Se o total de vendas, as vendas tributáveis e o imposto devido foram todos zero, o Texas permite um relatório de vendas zeradas em atraso depois de uma cobrança estimada (Texas: TeleFile). Se houve vendas, reconstrua a declaração a partir das transações, em vez de presumir que a estimativa do estado está correta. Compare o saldo da conta resultante com as suas confirmações de pagamento e responda a qualquer notificação pendente até o prazo indicado. Um estado também pode estimar o valor devido quando faltam registros. O Texas indica esse risco em suas regras de registros.

Uma declaração atrasada pode custar dinheiro quando não há imposto devido?

Sim. Entregar com atraso e pagar com atraso podem ter consequências separadas, e uma declaração atrasada pode gerar multa mesmo quando informa que não há imposto. Os juros geralmente se referem ao imposto não pago. Por isso, confira a regra e o saldo da conta de cada estado.

A multa mínima de Nova York por entrega atrasada é de $50, mesmo sem imposto devido. Multas calculadas sobre o imposto e juros podem somar mais (New York Tax Law § 1145). O Texas cobra $50 por cada relatório atrasado, mesmo sem imposto devido. O pagamento atrasado do imposto acrescenta 5% se pago de um a 30 dias depois do prazo, 10% após 30 dias ou 20% no total se pago depois da data da notificação. Os juros começam no 61º dia (multas do Texas). Uma declaração zerada não resolve uma notificação em aberto.

Um vendedor de Nova York pode pedir redução da multa por motivo razoável, sem negligência intencional. Um contador autorizado pode responder à cobrança on-line usando o E-ZRep Form TR-2000 assinado. Depois de entregar a declaração e pagar o imposto do Texas, a empresa pode pedir a dispensa da multa por relatório ou pagamento atrasado no Form 89-224. O Texas geralmente limita isso ao imposto devido nos últimos quatro anos e, sem circunstâncias atenuantes, nega uma nova dispensa se uma foi concedida nos últimos dois anos. O limite comum abrange um período anual, dois trimestrais ou seis mensais. Na Califórnia, o vendedor cujo atraso na entrega ou no pagamento teve motivo razoável fora do seu controle, apesar de cuidado comum, pode pedir redução da multa pelo Form CDTFA-735 ou on-line. Se a multa da Califórnia já foi paga, entregue o Form CDTFA-101 ou um pedido de restituição on-line até o último limite aplicável: três anos a partir do último dia do mês seguinte ao trimestre afetado (ou ao ano de entrega anual), seis meses após o pagamento ou seis meses após uma determinação se tornar definitiva (§ 6902).

O autônomo com empresa individual deve o próprio imposto sobre vendas, sem teste de intenção. Para uma entidade, as pessoas que podem dever o imposto variam por estado. Em Nova York, os Tax Law §§ 1131 e 1133 tornam sócios e membros de LLC pessoalmente responsáveis pelo imposto cobrado ou que deveria ter sido cobrado. Administradores, diretores, gerentes e funcionários também podem dever o imposto se tinham ou exerciam o dever de cumprir a regra. Um contador que entrega a declaração não transfere esse dever. O estado geralmente tem três anos após a entrega de uma declaração para lançar mais imposto, mas pode lançar a qualquer momento quando nenhuma declaração foi entregue (§ 1147). O membro minoritário de LLC ou o sócio comanditário lançado como pessoa responsável pode pedir redução parcial no Form DTF-8 antes de o lançamento se tornar definitivo.

No Texas, quem recebe ou cobra um valor apresentado como imposto o mantém em custódia (trust) e deve o valor cobrado, mais juros e multas, conforme o Tax Code § 111.016(a). Um administrador, gerente, diretor, funcionário ou sócio com dever sobre a cobrança ou o pagamento pode dever separadamente o imposto não repassado se deixar de pagar deliberadamente, conforme o § 111.016(b). A dissolução não encerra essa responsabilidade. O Texas geralmente tem quatro anos a partir do vencimento do imposto para lançá-lo, mas pode lançar a qualquer momento quando nenhum relatório foi entregue (§§ 111.201 e 111.205). O prazo de lançamento pessoal também pode ficar suspenso até um ano depois de a responsabilidade da entidade se tornar definitiva ou de sua falência terminar (§ 111.016(b-1)). Na Califórnia, depois que a atividade de uma entidade termina, a pessoa responsável pela entrega ou pelo pagamento que deixar de pagar deliberadamente pode dever o reembolso de imposto sobre vendas cobrado ou o use tax especificado, mais juros e multas, apenas pelos períodos em que tinha essa responsabilidade. O Revenue and Taxation Code § 6829 exige notificação até a data que ocorrer primeiro entre três anos após o último dia do mês seguinte ao trimestre em que o departamento tomou conhecimento efetivo do encerramento e oito anos após o trimestre correspondente ao encerramento.

Como concilio as declarações e os pagamentos com a minha contabilidade?

Concilie cada declaração entregue com o detalhe das vendas e com a conta de passivo do imposto sobre vendas. A declaração prova o que foi informado, e a confirmação de pagamento prova o que foi pago. Nenhuma das duas, sozinha, explica uma diferença na contabilidade.

Para cada estado e período, compare os valores brutos, não tributáveis, tributáveis e de imposto da declaração com o relatório de vendas. Depois, relacione o imposto cobrado nas vendas diretas com o razão do passivo, considere os ajustes e qualquer use tax ou crédito da declaração e relacione o pagamento com o banco e com a conta do estado. Leve um saldo não pago adiante apenas se ele bater com o saldo lançado pelo estado. Mantenha o imposto cobrado pelo facilitador do marketplace separado do imposto cobrado pela sua empresa, para que o mesmo imposto não seja tratado duas vezes como a pagar da sua empresa.

Se os depósitos forem menores que os pedidos brutos, concilie repasses, taxas, reembolsos e imposto separadamente em como conciliar vendas e repasses. Não use um depósito líquido como o valor de vendas brutas da declaração sem uma ponte no nível da transação. O Texas exige registros que mostrem a receita bruta total e comprovem as exclusões declaradas (Texas: guarda de registros).

O que devo entregar a um contador que declara em vários estados?

Sim. Um mesmo contador pode coordenar as declarações de vários estados e relacioná-las com a sua contabilidade, desde que você forneça o calendário e os registros de cada conta. Combine quem envia as declarações, quem aprova os pagamentos e quem responde às notificações. Providencie o acesso às contas antes do primeiro prazo.

Inclua os dados das permissões e contas, as notificações de frequência de entrega, as declarações anteriores, os extratos das contas e as cobranças estimadas, as confirmações de pagamento e o razão do passivo do imposto sobre vendas. Forneça exportações de pedidos e notas fiscais com o estado de entrega e o destino local, as vendas em marketplaces e as diretas separadas, os reembolsos, os certificados de isenção, a documentação de cobrança do marketplace e as compras que possam dever use tax. Defina uma data interna de entrega antes do prazo de cada estado, para haver tempo de resolver registros que faltam e de enviar a declaração e o pagamento. As regras de registros do Texas e as regras de documentação de marketplaces da Califórnia mostram por que a comprovação importa.

Como entrego a declaração final e encerro uma permissão?

Entregue até o último período exigido e siga as etapas de declaração final e de encerramento de conta do estado. Parar de vender ou deixar uma permissão sem uso não encerra, por si só, os períodos de entrega em aberto.

Em Nova York, a empresa que encerra as operações, vende ou transfere o negócio ou muda sua forma jurídica deve entregar uma declaração final de imposto sobre vendas. Nova York exige a declaração final em até 20 dias após o evento, informando vendas e imposto como em uma declaração comum. O processamento da declaração final inativa a conta. Devolva ao estado ou destrua o Certificate of Authority. Se a declaração on-line do período final não estiver disponível, entregue uma declaração final em papel até esse prazo (Nova York: como entregar a declaração final de imposto sobre vendas). Se a empresa muda de forma jurídica e continua vendendo, peça o Certificate of Authority da nova entidade pelo menos 20 dias antes da mudança. Se a nova entidade comprar o negócio ou seus ativos, o comprador entrega o Form AU-196.10 por correio registrado pelo menos 10 dias antes de tomar posse ou pagar, o que ocorrer primeiro. Os declarantes da Califórnia com ano-calendário que encerram a atividade devem entregar a declaração final até 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro ou 31 de janeiro, conforme o trimestre em que encerram. As instruções de entrega também exigem que, na declaração final, constem os equipamentos vendidos da empresa e o estoque de revenda sem imposto mantido para uso pessoal ou doação. Encerre uma conta da Califórnia pelo Online Services ou pelo Form CDTFA-65 e entregue as declarações que faltarem. Confirme o método de encerramento e o período final corretos de cada estado, guarde a confirmação do encerramento e verifique se as vendas diretas ou a presença física ainda criam uma obrigação de registro antes de encerrar uma permissão. Para essa questão de registro, veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Todos os valores estão em dólares americanos. Um vendedor registrado tem US$10.000 em vendas antes do imposto, entregues em um estado durante um período de apuração: US$6.000 por um marketplace que cobrou o imposto sobre vendas aplicável e US$4.000 pelo site do próprio vendedor. Com uma alíquota combinada ilustrativa de 8% de imposto estadual e local, o vendedor cobrou US$320 de imposto sobre esses pedidos diretos.

Suponha que as vendas diretas sejam tributáveis e que não haja reembolsos, isenções, use tax nem outros ajustes. Os lançamentos ilustrativos são:

O vendedor relaciona os US$320 com o razão do passivo e com a confirmação de pagamento. O imposto do marketplace fica separado. Confira na declaração os outros campos e o detalhe local (Nova York; Califórnia).

É diferente no seu caso?

• Você não sabe onde precisa de permissões ou se as vendas em marketplaces contam para o registro: veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Você deixou de cobrar o imposto exigido ou o cobrou e não o repassou: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Os depósitos do marketplace não batem com os pedidos brutos: veja como conciliar vendas e repasses.
• Faltam vários anos de contabilidade: veja como pôr a contabilidade atrasada em dia.
• Você precisa declarar vendas on-line no imposto de renda: veja imposto de renda de vendedores on-line.
• Você está encerrando a empresa e outras contas fiscais: veja como encerrar uma empresa.
• Várias declarações estaduais, notificações ou cobranças estimadas precisam ser conciliadas com a contabilidade: reúna os registros acima e peça ajuda com a contabilidade.