Kişisel olarak ödenen işletme giderleri ve ev ofisi

Kişisel kartımla ödedim. Gideri ve geri ödemeyi nasıl kaydederim?

Satın almayı işletmenin gideri olarak kaydedin, ardından kimin ödediğini kaydedin. Geri ödeme, işletmenin ödeyene olan borcunu kapatır; ikinci bir gider değildir. Faturayı ve işletme amacını gösteren bir gider raporunu saklayın; çünkü kart ekstresi tek başına neyin satın alındığını göstermez (CRA: işletme kayıtları; CRA: kredi kartı belgesi).

Karma alımları kaydetmeden önce bölün. Kişisel kalemler, işletme geri ödediği için işletme gideri olmaz. Ekipman alımı bunun yerine sermaye kalemi olabilir; bkz. sermaye maliyeti indirimi (CRA: Form T2125 giderleri).

Şirketim, vergilendirilebilir ücret veya hissedar yan hakkı doğurmadan bana geri ödeme yapabilir mi?

Evet; şirket, sizin onun işi için yaptığınız makul ve belgelenmiş bir gideri geri ödüyorsa mümkündür. CRA, geri ödemeyi çalışanın belgelenmiş istihdam giderlerinin geri ödenmesi olarak tanımlar ve makul bir iş seyahati geri ödemesinin genellikle çalışanın gelirine dahil edilmediğini belirtir (CRA: vergilendirilebilir yan haklar kılavuzu).

Kullanılan kartten çok fiş, işletme amacı ve tutar önemlidir. Kişisel bir fatura, belgesiz sabit bir ödeme veya kendi yararınıza yapılan bir alım, bunun yerine vergilendirilebilir ücret ya da hissedar yan hakkı sayılabilir. CRA, şirketin hissedara hissedar sıfatıyla sağladığı bir yan hakkı indiremeyeceğini söyler; tek başına bir muhasebe kaydı, hissedara gerçek bir borç olduğunu kanıtlamaz (CRA: hissedar yan hakkı denetim rehberi).

İlgili bir vergi borcu olan bir şirket, ilişkili bir sahibe mülkü gerçek değerinden düşük bir bedelle devrederse, sahip gelir vergisi için Income Tax Act madde 160 uyarınca veya GST/HST için Excise Tax Act madde 325 uyarınca borçlu olabilir; bu borç genellikle karşılığı ödenmeden alınan değer ile vergi borcundan hangisi düşükse onunla sınırlıdır. CRA bu yükümlülüklerden birini istediği zaman tarh edebilir. Geri ödeme borcunu ve el değiştiren değeri belgeleyin.

Aynı zamanda yönetim kurulu üyesi olan bir sahip, ayrıca Excise Tax Act madde 323 uyarınca aktarılmamış GST/HST'den veya Income Tax Act madde 227.1 uyarınca vergilendirilebilir ücret üzerindeki stopajdan sorumlu olabilir. Her iki hüküm de gereken özen savunmasına izin verir; ayrıca kişi yönetim kurulu üyeliğinden ayrıldıktan sonra GST/HST tarhiyatı veya stopaj tahsil işlemi için iki yıllık bir sınır vardır.

Şirket size zaten borçluysa, belgelenmiş bu bakiyeyi sizin şirkete borçlu olduğunuz tutarlardan ayrı tutun. Hissedar hesabından yapılan çekimlere ilişkin sorular için hissedar kredileri rehberine bakın.

Şirketim veya ortaklığım, benim ödediğim tutar üzerindeki GST/HST'yi talep edebilir mi?

GST/HST kayıtlısı, ticari faaliyetlerinde kullanılan uygun bir alım için bir çalışana veya ortaklık ise bir ortağa geri ödeme yaptığında girdi vergisi kredisi talep edebilir. Kişi, alımı yaptığı ve GST/HST'yi ödediği sırada bu role sahip olmalıdır. Geri ödeme belgelenmiş olmalıdır ve kredi, işletme ürünü kendisi alsaydı talep edebileceği tutarı aşamaz (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

GST/HST muhasebe yöntemini kontrol edin. Hızlı Yöntem (Quick Method) genellikle, bazı sermaye alımları dışında, geri ödenen olağan alımlar için kredi talebini engeller. Kayıtlı kişi online olarak veya Form GST74 ile seçim yapar: yıllık beyan verenler ikinci mali çeyreğin ilk gününe kadar; aylık veya üç aylık beyan verenler ile ilk dönemi kısa olan yeni kayıtlılar, yöntemi kullandıkları ilk dönemin beyanname son tarihine kadar seçim yapar (CRA: Quick Method). Çoğu kayıtlı kişi, ITC'yi (girdi vergisi kredisi), kredinin ilk doğduğu dönemden sonraki dört yıl içinde biten son raporlama döneminin beyanname son tarihine kadar talep etmelidir; bazılarında bu süre iki yıldır (Excise Tax Act madde 225(4); CRA: ITC süre sınırları).

Québec'te GST ve QST için Hızlı Yöntem, bunun yerine Form FP-2074-V ile seçilir; yıllık veya aylık ve üç aylık beyan son tarihleri aynıdır (Revenu Québec: Hızlı Yöntem seçimi).

Geri ödeme yoksa işletme geri ödeme kuralını kullanamaz. Uygun bir gideri indiren bir çalışan, işvereni listelenmiş bir finans kuruluşu dışında bir kayıtlıysa bunun yerine Form GST370 ile GST/HST iadesi talep edebilir. Ortaklık kayıtlıysa ve ortak, kişisel olarak ödediği bir gideri ortaklığın hesabı dışında indiriyorsa, bireysel ortak da bunu yapabilir; bu tür giderler Form T2125, Bölüm 6'da bildirilir. Geri ödenmiş veya geri ödenebilir bir gider aynı zamanda iade için uygun olamaz (CRA: iade uygunluğu). Normalde GST370'i gelir vergisi beyannamesiyle birlikte gönderin ve iadesini 45700 numaralı satırda talep edin; sonraki bir başvuru, giderin doğduğu takvim yılının bitiminden sonra dört yıl içinde ayrıca gönderilebilir. İndirilen giderler için alınan iadeyi genellikle alındığı yılın geliri olarak bildirin (CRA: iade başvuru süresi; CRA: satır 45700).

Bir hissedarın alımında, kişinin çalışan olarak mı yoksa şirketin vekili olarak mı hareket ettiğini doğrulayın. CRA, özel geri ödeme kuralının vekil alımına uygulanmadığını söyler; şirket bunun yerine alıcı olarak olağan girdi vergisi kredisi kurallarını izler. Hissedar olmak tek başına bu kural bakımından çalışan statüsü sağlamaz. Vergilendirilebilir kişisel bir yan hak da bu kural kapsamında geri ödeme sayılmaz (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Faturanın yalnızca bir kısmı geri ödenirse veya ticari amaçla kullanılırsa kredi buna göre sınırlanır. Kredi kartı ekstresi için fatura veya başka bir destekleyici belge gerekir; kişisel kart kuruluşuna doğrudan ödeme yapmak, kart kuruluşuna kimin borçlu olduğuna göre yine bir geri ödeme sayılabilir (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Ev giderleri, yalnızca o gider üzerinde GST/HST ödenmişse girdi vergisi kredisi doğurur; konut kredisi faizi, ev sigortası primleri ve konut kirası genellikle GST/HST içermez (CRA: çalışan ve ortak iadesi). Bir sahibe ev giderlerini geri ödeyen şirket, kimin alımını ve hangi vergiyi talep ettiğini ortaya koymalıdır. Québec'te QST kaydı olan kişi, girdi vergisi iadesini ayrıca değerlendirir; uygun çalışan veya ortak, Form VD-358-V ile Québec beyannamesinin 459 numaralı satırında kişisel QST iadesi talep eder (Revenu Québec: geri ödemeler; Revenu Québec: satır 459). Karma kullanımlı ev giderleri, fatura kuralları, hesaplama yöntemleri ve beyan için bkz. GST/HST beyannameleri ve girdi vergisi kredileri.

Şahıs işletmesi sahibinin kendine geri ödeme yapması gerekir mi?

Hayır. Şahıs işletmesi sahibi ve işletme bu konuda aynı vergi mükellefidir: kişisel olarak ödenen giderin işletme payını Form T2125'te kaydedin, işletmeden alınan nakdi ise sahip çekimi sayın. CRA, kendinize ödediğiniz çekimlerin indirilebilir işletme gideri olmadığını ve işletme mülkünün kişisel kullanımının talepten çıkarılması gerektiğini söyler (CRA: Form T2125 giderleri).

Tedarikçi faturasını ve makul bir işletme kullanımı hesabını kullanın. GST/HST kayıtlısıysanız, çalışan veya ortak geri ödeme kuralını değil olağan alım kurallarını uygulayarak işletme payını girdi vergisi kredisi açısından değerlendirin (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Québec gelir vergisi beyannamesinde, şahıs işletmesi sahibi ve ortak işletme giderlerini, uygulanıyorsa federal T2125'in yanı sıra Form TP-80-V veya gereken mali tablolarda bildirin.

Şahıs işletmesi sahibi, işletmenin gelir vergisinden ve GST/HST'sinden kişisel olarak sorumludur. Excise Tax Act madde 272.1(5) uyarınca, genel ortak olmayan sınırlı ortaklar dışında, mevcut ve eski ortaklar üyeyken doğan ortaklık GST/HST borcundan müştereken sorumludur. Sorumluluk, ortaklık mülkü ve parası ölçüsünde daha önceki borçları ve ortak, fesih sırasında üyeyse sonraki borçları da kapsayabilir. Eyalet ortaklık sorumluluğu kuralları ek yükümlülükler getirebilir.

Şirketim, şirketleşmeden önce ödediğim giderleri devralabilir mi?

Bazen mümkündür; ancak şirketleşme, daha önceki kişisel bir alımı kendiliğinden şirket gideri yapmaz. Satın alma tarihini, sözleşmeyi kimin yaptığını, satın alınanın kime ait olduğunu veya kimin kullandığını ve yeni şirketin bunu gerçekten benimseyip benimsemediğini veya edinip edinmediğini belirleyin.

Federal düzeyde kurulan bir şirket için Canada Business Corporations Act madde 14, şirketin var olmadan önce kendi adına veya onun adına yapılmış yazılı bir sözleşmeyi makul bir süre içinde benimsemesine izin verir. Benimsenene kadar, sözleşmede aksi açıkça belirtilmedikçe imzalayan kişi kişisel olarak bağlıdır; mahkeme sorumluluğu ayarlayabilir. Sözleşmeyi ve benimsendiğine dair kanıtı saklayın. Şirket, kurucusunun ödediği uygun bir gideri üstlenirse, gideri ve borçlu olunan tutarı kaydedin, ardından geri ödemede o bakiyeyi kapatın. Bu kural, daha önceki her faturayı şirketin gideri yapmaz. Çalışan geri ödemesi ITC kuralı, şirket var olmadan önce yapılan bir alıma uygulanamaz. CRA'nın arşivlenmiş yorumu, mevcut bir şahıs işletmesinin veya ortaklığın önceki işlemlerinin yeni şirketin işlemleri sayılmasına karşı uyarır. Mevcut bir işletmeyi veya varlıklarını taşımak ayrı bir devirdir; bkz. işletmeyi şirkete taşıma. Eyalet şirketleşme hukuku farklı olabilir. Geri ödeme yapmadan veya girdi vergisi kredisi talep etmeden önce belgeleri ve önerilen devri bir uzmana inceletin.

Bu ayrı devir için şahıs işletmesi sahibi ve şirket, Form T2057 ile gelir vergisi ertelemesini birlikte seçebilir; ortaklık ve şirket Form T2058'i kullanır. Seçimi yapan taraflardan en erken beyan tarihi olanın beyan tarihine kadar verin. Satıcı ve alıcı, uygun bir işletme devrinde GST/HST doğmasını önlemek için Form GST44 ile birlikte seçim yapabilir. Alıcı kayıtlıysa, aksi halde verginin ödenmesi gereken ilk beyannamenin son tarihine kadar veya CRA'nın başvuru üzerine tanıdığı daha geç bir tarihe kadar bu formu verir (Income Tax Act madde 85(6); Excise Tax Act madde 167(1.1)). Québec'te gelir vergisi devri için TP-518-V veya TP-529-V verin ve GST44 yerine GST/QST için ortak Form FP-2044-V kullanın. Kayıtlı alıcı, FP-2044-V'yi edinim dönemi beyannamesinin son tarihine kadar gönderir.

Evden çalışıyorum. Şirketim giderleri geri mi ödemeli, kira mı ödemeli, yoksa T2200 mü düzenlemeli?

Şirketin neyin karşılığını ödediğinden başlayın. Belgelenmiş bir işletme alımını veya ev internetinin belgelenmiş iş kullanımı payını geri ödeyebilir; kişisel kullanımın geri ödenmesi vergilendirilebilir bir yan hak doğurabilir (CRA: internet hizmetleri). Hane faturalarından toptan bir pay alınması ayrı bir inceleme gerektirir.

Québec istihdam gideri talebi için, eyalet beyannamesiyle birlikte ayrıca TP-64.3-V ve TP-59-V veya ayrıntılı bir gider tablosu kullanın.

Çalışanın ev ofisi talebinde kanun, alanın çalışanın istihdam görevlerini başlıca yürüttüğü yer olmasını veya yalnızca istihdam geliri elde etmek için kullanılmasını ve toplantılar için düzenli ve sürekli kullanılmasını şart koşar. CRA'nın güncel T2200 formu, ilk teste göre çalışanın o alanda en az dört ardışık hafta boyunca zamanının %50'den fazla kadarında çalışıp çalışmadığını sorar (Income Tax Act, madde 8(13); CRA: T2200). Maaşlı çalışanlar, istihdam gideri kuralları uyarınca genellikle konut kredisi faizini veya emlak vergisini talep edemez. Hissedar olan çalışan ayrıca giderlerin istihdam görevlerinden doğduğunu ve bunları bu sıfatla ödemek zorunda olduğunu göstermelidir; CRA, yalnızca yazılı bir sözleşmenin olmasının bunu göstermeyebileceğini söyler (CRA: istihdam giderleri).

Serbest çalışan biri hangi ev ofisi giderlerini talep edebilir?

Serbest çalışan kişi, alan başlıca iş yeriyse veya yalnızca işletme geliri elde etmek için kullanılıyor ve müşterilerle görüşmek için düzenli kullanılıyorsa, uygun ev giderlerinin işletme payını talep edebilir. Giderler, işletme ve kişisel kullanım arasında makul biçimde bölünmelidir (CRA: evin işletme amaçlı kullanımına ilişkin giderler).

Uygun giderler arasında ısınma, elektrik, ev sigortası, bakım, emlak vergisi ve konut kredisi faizi yer alabilir; evi kiralıyorsanız kira da girer. Konut kredisi anaparası cari gider değildir. Ortak giderleri dağıtmak için metrekareyi esas alın, ardından kişisel olarak da kullanılan bir odanın payını işletme kullanım süresine göre azaltın; yılın bir bölümünde kullanım için düzeltin. Ev giderlerini Form T2125, Bölüm 7'de talep edin, başka bir gider satırında yeniden talep etmeyin. İndirim işletme zararı doğuramaz veya artıramaz; ancak kullanılmayan uygun giderler, koşullar sürdüğü sürece sonraki yıla devredilebilir (CRA: evin işletme amaçlı kullanımına ilişkin giderler).

Evinizde sermaye maliyeti indirimi (CCA) talep etmek, sonraki bir satışı etkileyebilir. Bu talebi yapmadan önce sermaye maliyeti indirimi rehberine bakın (CRA: evin işletme amaçlı kullanımına ilişkin giderler).

Müşteri yemeğini ben ödedim. İşletme faturanın tamamını geri öder mi?

Şirket veya ortaklık, belgelenmiş bir iş yemeğini karşılamayı kabul ederse, makul faturanın tamamını geri ödeyebilir. Gelir vergisi indirim sınırı geri ödeme tutarını belirlemez: normalde fiili maliyet ile makul maliyetten düşük olanın yalnızca %50 kadarı indirilebilir (Income Tax Act, madde 67.1). Bazı yemeklerin kuralları farklıdır; bu sınırı uygulamadan önce amacı belirleyin (CRA: işletme giderleri).

Kayıtlı bir işletme için, uygun yemeklerdeki olağan girdi vergisi kredisi de %50 ile sınırlıdır. Yalnızca gelir vergisinde indirilebilir payı geri ödemek, geri ödemeye dayalı krediyi daha da azaltabilir (CRA: girdi vergisi kredisi uygunluğu; CRA: geri ödeme yöntemleri).

Hangi kayıtlar gerçek bir geri ödemeyi kanıtlar?

Alımı, ödeyeni, işletme kullanımını ve geri ödemeyi birbirine bağlayacak kadar kayıt saklayın. CRA, işletmelerden neyin satın alındığını gösteren fişleri veya makbuzları saklamalarını ister ve geri ödemeyi, destekleyici kayıtlarla tam olarak hesaplanmış bir tutar olarak tanımlar (CRA: işletme kayıtları; CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• Kalemlere ayrılmış tedarikçi faturasını veya fişini, ödemeyi yaptığınızın kanıtını ve işletme amacını ve geri ödenen kişiyi belirten bir gider raporunu saklayın. Yemeklerde katılanları ve iş gerekçesini not edin.
• Alımı bir kez kaydedin, kişisel kullanımı ayırın ve geri ödemeyi borçlu olunan tutarla eşleştirin. GST/HST için, tahsil edilen vergiyi destekleyen belgeyi saklayın; kart ekstresi tek başına yeterli değildir (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• Ev kullanımı için hane faturalarını, metrekare ve kullanım süresi hesaplarını ve varsa istihdam veya kira sözleşmesini saklayın. Eski alımlar için şirketleşme tarihini, asıl sözleşmeyi ve devir kayıtlarını saklayın.

Örnek

Kanada doları cinsinden örnek tutarlar; GST/HST dahil edilmemiştir. Bir şirketin çalışanı, C$120 tutarında ofis malzemesi ve C$80 tutarında bir müşteri yemeği için kişisel kartını kullanır. Fişler ve gider raporu, ikisinin de şirket için yapıldığını gösterir ve şirket bunları geri ödemeyi kabul eder. Şirket C$120 malzeme, C$80 yemek ve çalışana borçlu olduğu C$200'ü kaydeder. C$200'ü geri öder ve bu bakiyeyi kapatır. Olağan yemek kuralının uygulandığı varsayılırsa, yemeğin gelir vergisi indirimi C$40 olur; geri ödeme C$80 olarak kalır. Herhangi bir GST/HST kredisi için faturalara karşı ayrı bir kontrol gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Arabanın kime ait olacağına veya kimin kiralayacağına karar vermeniz gerekiyor: bkz. arabayı işletme üzerinden satın alma.
• Fiş kurallarına veya bir GST/HST beyan tarihine ihtiyacınız var: bkz. GST/HST beyannameleri ve girdi vergisi kredileri.
• Ekipman aldınız veya evinizde sermaye maliyeti indirimi talep edebilirsiniz: bkz. sermaye maliyeti indirimi.
• Hissedar hesabında avanslar veya kişisel çekimler var: bkz. hissedar kredileri.
• Fişleriniz kişisel ve şirket kullanımını karıştırıyor veya bir ev ofisi düzenlemesi seçiyorsunuz: faturaları, geri ödeme kayıtlarını, şirketleşme tarihini ve ev kullanımı hesabını muhasebe kayıtları hizmetine getirin.