Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân, gồm văn phòng tại nhà

Tôi trả bằng thẻ cá nhân. Ghi sổ chi phí và khoản hoàn tiền như thế nào?

Hãy ghi khoản mua là chi phí của doanh nghiệp, rồi ghi ai là người đã trả. Khoản hoàn tiền chỉ thanh toán số doanh nghiệp nợ người trả, không phải là chi phí thứ hai. Hãy giữ hóa đơn và bảng kê chi phí ghi rõ mục đích kinh doanh, vì riêng bảng sao kê thẻ không chứng minh được đã mua gì (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: chứng từ thẻ tín dụng).

Hãy tách các khoản mua hỗn hợp trước khi ghi sổ. Đồ dùng cá nhân không trở thành chi phí kinh doanh chỉ vì doanh nghiệp hoàn tiền. Khoản mua thiết bị có thể là tài sản vốn; xem khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance) (CRA: chi phí trên Form T2125).

Công ty của tôi có thể hoàn tiền cho tôi mà không bị coi là tiền lương chịu thuế hoặc lợi ích của cổ đông không?

Có, khi công ty tại Canada hoàn lại một khoản chi phí hợp lý, có chứng từ mà bạn đã chi cho hoạt động của công ty. CRA mô tả khoản hoàn trả là việc hoàn lại chi phí việc làm có chứng từ của nhân viên, và cho biết khoản hoàn trả hợp lý cho chi phí đi công tác nhìn chung không tính vào thu nhập của nhân viên (CRA: hướng dẫn về phúc lợi chịu thuế).

Hóa đơn, mục đích kinh doanh và số tiền quan trọng hơn loại thẻ đã dùng. Hóa đơn cá nhân, khoản trả cố định không có chứng từ hoặc khoản mua vì lợi ích riêng của bạn có thể bị coi là tiền lương chịu thuế hoặc lợi ích của cổ đông. CRA cho biết công ty không được khấu trừ lợi ích mà mình dành cho cổ đông với tư cách cổ đông; chỉ ghi có trong sổ sách thì chưa chứng minh được khoản nợ thực sự với cổ đông (CRA: hướng dẫn kiểm tra về lợi ích của cổ đông).

Nếu một công ty có khoản nợ thuế liên quan chuyển tài sản cho chủ sở hữu là bên liên quan với giá thấp hơn giá trị hợp lý, chủ sở hữu đó có thể phải trả thuế thu nhập của công ty theo Income Tax Act section 160 hoặc GST/HST theo Excise Tax Act section 325, nhìn chung tối đa bằng giá trị đã nhận mà không có đối giá tương đương và khoản nợ thuế. CRA có thể ấn định một trong hai nghĩa vụ vào bất kỳ lúc nào. Hãy lập hồ sơ về khoản nợ hoàn trả và giá trị đã trao đổi.

Chủ sở hữu đồng thời là giám đốc có thể phải chịu riêng GST/HST chưa nộp theo Excise Tax Act section 323 hoặc khoản khấu trừ trên tiền lương chịu thuế theo Income Tax Act section 227.1. Cả hai quy định đều cho phép biện hộ bằng sự thận trọng hợp lý (due diligence) và đều có giới hạn hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc đối với việc ấn định GST/HST hoặc truy thu khoản khấu trừ.

Nếu công ty đã nợ bạn tiền, hãy giữ số dư có chứng từ đó tách riêng với số tiền bạn nợ công ty. Các câu hỏi về việc rút tiền từ tài khoản cổ đông xem tại khoản vay của cổ đông.

Công ty hoặc hợp danh của tôi có thể yêu cầu GST/HST trên số tiền tôi đã trả không?

Người đăng ký GST/HST có thể yêu cầu tín thuế đầu vào khi hoàn tiền cho nhân viên hoặc, với hợp danh, cho thành viên hợp danh về một khoản mua đủ điều kiện dùng trong hoạt động thương mại của mình. Người đó phải đang giữ vai trò ấy khi mua hàng và trả GST/HST. Khoản hoàn trả phải có chứng từ, và tín thuế không được vượt quá số doanh nghiệp có thể yêu cầu nếu tự mua món hàng (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Hãy kiểm tra phương pháp kế toán GST/HST. Phương pháp Quick Method nhìn chung không cho yêu cầu tín thuế đối với các khoản mua thông thường được hoàn trả, dù một số khoản mua tài sản vốn vẫn đủ điều kiện. Người đăng ký chọn phương pháp này trực tuyến hoặc trên Form GST74: người nộp theo năm chọn trước ngày đầu tiên của quý tài chính thứ hai; người nộp theo tháng hoặc theo quý, và người mới đăng ký có kỳ đầu ngắn, chọn trước hạn nộp tờ khai của kỳ đầu tiên áp dụng phương pháp này (CRA: Quick Method). Hầu hết người đăng ký phải yêu cầu tín thuế đầu vào (ITC) trước hạn nộp tờ khai của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau kỳ phát sinh tín thuế; một số trường hợp là hai năm (Excise Tax Act section 225(4); CRA: thời hạn ITC).

Tại Quebec, hãy chọn Quick Method cho GST và QST trên Form FP-2074-V, với cùng thời hạn nộp theo năm hoặc theo tháng và theo quý (Revenu Québec: chọn Quick Method).

Nếu không có khoản hoàn trả, doanh nghiệp không thể dùng quy tắc hoàn trả chi phí. Thay vào đó, nhân viên khấu trừ một khoản chi phí đủ điều kiện có thể yêu cầu hoàn thuế GST/HST trên Form GST370 nếu người sử dụng lao động là người đăng ký, không phải tổ chức tài chính được liệt kê. Thành viên hợp danh là cá nhân cũng có thể làm vậy nếu hợp danh đã đăng ký và thành viên khấu trừ một khoản chi cá nhân trả ngoài tài khoản của hợp danh; Form T2125, Part 6 dùng để khai các khoản chi này. Một khoản chi đã được hoàn trả hoặc có thể được hoàn trả thì không thể đồng thời đủ điều kiện (CRA: điều kiện hoàn thuế). Thông thường hãy nộp GST370 cùng tờ khai thuế thu nhập và yêu cầu hoàn thuế ở dòng 45700; đơn nộp muộn hơn có thể gửi riêng trong vòng bốn năm sau khi kết thúc năm dương lịch phát sinh chi phí. Nhìn chung, khoản hoàn thuế nhận được cho chi phí đã khấu trừ phải khai là thu nhập của năm nhận (CRA: thời hạn nộp đơn hoàn thuế; CRA: dòng 45700).

Với khoản mua của cổ đông, hãy xác nhận người đó hành động với tư cách nhân viên hay đại diện của công ty. CRA cho biết quy tắc hoàn trả đặc biệt không áp dụng cho khoản mua của đại diện; khi đó công ty theo quy tắc tín thuế đầu vào thông thường với tư cách bên nhận hàng. Chỉ riêng tư cách cổ đông không xác lập tư cách nhân viên theo quy tắc này. Một lợi ích cá nhân chịu thuế cũng không đủ điều kiện là khoản hoàn trả theo quy tắc này (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Nếu chỉ một phần hóa đơn được hoàn trả hoặc dùng cho hoạt động thương mại, tín thuế bị giới hạn tương ứng. Bảng sao kê thẻ tín dụng cần có hóa đơn hoặc chứng từ hỗ trợ khác, và việc trả thẳng cho tổ chức phát hành thẻ cá nhân vẫn có thể là hoàn trả, tùy ai là người nợ tổ chức phát hành thẻ (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Chi phí nhà ở chỉ tạo ra tín thuế đầu vào khi đã trả GST/HST trên khoản chi đó; lãi thế chấp, phí bảo hiểm nhà và tiền thuê nhà ở thường không có GST/HST (CRA: hoàn thuế cho nhân viên và thành viên hợp danh). Công ty hoàn tiền cho chủ sở hữu về chi phí nhà ở phải xác định rõ khoản mua và khoản thuế mình yêu cầu là của ai. Tại Quebec, người đăng ký QST xét riêng khoản hoàn thuế đầu vào; nhân viên hoặc thành viên hợp danh đủ điều kiện yêu cầu hoàn QST cá nhân trên Form VD-358-V, dòng 459 của tờ khai Quebec (Revenu Québec: hoàn trả chi phí; Revenu Québec: dòng 459). Về chi phí nhà ở dùng hỗn hợp, quy tắc hóa đơn, phương pháp tính và cách nộp, xem tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.

Chủ doanh nghiệp một chủ có phải tự hoàn tiền cho mình không?

Không. Với mục đích này, chủ doanh nghiệp một chủ và doanh nghiệp là cùng một người nộp thuế: hãy ghi phần chi phí kinh doanh của khoản chi trả bằng tiền cá nhân trên Form T2125, rồi coi mọi khoản tiền lấy từ doanh nghiệp là khoản rút vốn. CRA cho biết khoản rút vốn bạn tự trả cho mình không phải chi phí kinh doanh được khấu trừ, và phần dùng cá nhân của tài sản kinh doanh phải được loại khỏi khoản yêu cầu (CRA: chi phí trên Form T2125).

Hãy dùng hóa đơn của nhà cung cấp và cách tính hợp lý phần dùng cho kinh doanh. Nếu đã đăng ký GST/HST, hãy xét phần dùng cho kinh doanh để yêu cầu tín thuế đầu vào theo quy tắc mua hàng thông thường, thay vì quy tắc hoàn trả cho nhân viên hoặc thành viên hợp danh (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Với tờ khai thuế thu nhập Quebec, hãy khai chi phí kinh doanh của chủ doanh nghiệp một chủ và thành viên hợp danh trên Form TP-80-V hoặc báo cáo tài chính theo yêu cầu, cũng như trên Form T2125 liên bang khi áp dụng.

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu trách nhiệm về thuế thu nhập và GST/HST của doanh nghiệp. Theo Excise Tax Act section 272.1(5), các thành viên hợp danh hiện tại và trước đây, trừ thành viên hợp danh hữu hạn không phải là thành viên hợp danh chung, cùng chịu trách nhiệm về GST/HST phải nộp của hợp danh trong thời gian họ còn là thành viên. Trách nhiệm cũng có thể bao gồm các khoản nợ trước đó trong phạm vi tài sản và tiền của hợp danh, và các khoản nợ sau đó nếu người đó còn là thành viên khi hợp danh giải thể. Quy định cấp tỉnh bang về trách nhiệm của hợp danh có thể bổ sung thêm nghĩa vụ.

Công ty của tôi có thể tiếp nhận các chi phí tôi đã trả trước khi thành lập công ty không?

Đôi khi có, nhưng việc thành lập công ty không tự động biến một khoản mua cá nhân trước đó thành chi phí của công ty. Hãy xác định ngày mua, ai ký hợp đồng, ai sở hữu hoặc sử dụng món đã mua, và công ty mới có thật sự tiếp nhận hoặc mua lại món đó hay không.

Với công ty thành lập theo luật liên bang, section 14 của Canada Business Corporations Act cho phép công ty chấp nhận, trong một thời gian hợp lý, hợp đồng bằng văn bản được lập nhân danh hoặc thay mặt công ty trước khi công ty tồn tại. Cho đến khi được chấp nhận, người đã ký bị ràng buộc cá nhân, trừ khi hợp đồng nêu rõ khác; tòa án có thể điều chỉnh trách nhiệm. Hãy giữ hợp đồng và bằng chứng về việc chấp nhận. Nếu công ty nhận một chi phí đủ điều kiện do người sáng lập đã trả, hãy ghi chi phí và khoản phải trả, rồi tất toán số dư đó khi hoàn tiền. Quy tắc này không biến mọi hóa đơn trước đó thành chi phí của công ty. Quy tắc ITC hoàn trả cho nhân viên không thể áp dụng cho khoản mua trước khi công ty tồn tại. Bản diễn giải đã lưu trữ của CRA cảnh báo không nên coi các giao dịch trước đó của doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh hiện có là giao dịch của công ty mới. Việc chuyển một doanh nghiệp hiện có hoặc tài sản của nó là một việc chuyển nhượng riêng; xem chuyển doanh nghiệp vào công ty. Luật thành lập công ty cấp tỉnh bang có thể khác. Hãy nhờ rà soát tài liệu và việc chuyển nhượng dự kiến trước khi hoàn tiền hoặc yêu cầu tín thuế đầu vào.

Đối với việc chuyển nhượng riêng đó, chủ doanh nghiệp một chủ và công ty có thể cùng bầu chọn hoãn thuế thu nhập (rollover) trên Form T2057; hợp danh và công ty dùng Form T2058. Hãy nộp trước ngày nộp tờ khai của bên bầu chọn sớm nhất. Bên bán và bên mua có thể cùng bầu chọn trên Form GST44 để tránh GST/HST đối với việc chuyển nhượng doanh nghiệp đủ điều kiện. Nếu đã đăng ký, bên mua nộp trước hạn nộp tờ khai đầu tiên mà lẽ ra phải nộp thuế, hoặc trước một ngày muộn hơn mà CRA cho phép theo đơn đề nghị (Income Tax Act section 85(6); Excise Tax Act section 167(1.1)). Tại Quebec, hãy nộp TP-518-V hoặc TP-529-V cho việc chuyển nhượng về thuế thu nhập và dùng Form FP-2044-V chung cho GST/QST thay cho GST44. Bên mua đã đăng ký gửi FP-2044-V trước hạn nộp tờ khai của kỳ mua lại.

Tôi làm việc tại nhà. Công ty của tôi nên hoàn trả chi phí, trả tiền thuê hay cấp Form T2200?

Hãy bắt đầu từ việc công ty đang trả cho khoản nào. Công ty có thể hoàn lại một khoản mua kinh doanh có chứng từ hoặc phần Internet gia đình dùng cho công việc có chứng từ; hoàn trả phần dùng cá nhân có thể tạo ra lợi ích chịu thuế (CRA: dịch vụ Internet). Việc tính một tỷ lệ chung trên các hóa đơn sinh hoạt cần được rà soát riêng.

Với khoản yêu cầu chi phí việc làm tại Quebec, hãy dùng thêm TP-64.3-V và TP-59-V hoặc bảng kê chi phí chi tiết cùng với tờ khai cấp tỉnh bang.

Với khoản yêu cầu văn phòng tại nhà của nhân viên, luật đòi hỏi không gian đó là nơi họ chủ yếu thực hiện nhiệm vụ công việc, hoặc chỉ dùng để kiếm thu nhập từ việc làm và được dùng thường xuyên, liên tục cho các cuộc họp. T2200 hiện hành của CRA hỏi họ có làm việc tại không gian đó hơn 50% thời gian trong ít nhất bốn tuần liên tiếp theo tiêu chí đầu tiên hay không (Income Tax Act, section 8(13); CRA: T2200). Nhân viên hưởng lương nhìn chung không thể yêu cầu khấu trừ lãi thế chấp hoặc thuế bất động sản theo quy tắc chi phí việc làm. Cổ đông kiêm nhân viên còn phải chứng minh các chi phí phát sinh từ nhiệm vụ công việc và họ bị buộc phải trả với tư cách đó; CRA cho biết chỉ có hợp đồng bằng văn bản có thể chưa đủ để chứng minh điều này (CRA: chi phí việc làm).

Người tự kinh doanh có thể yêu cầu khấu trừ những chi phí văn phòng tại nhà nào?

Người tự kinh doanh có thể yêu cầu phần chi phí nhà ở đủ điều kiện thuộc về hoạt động kinh doanh nếu không gian đó là nơi kinh doanh chính, hoặc chỉ dùng để kiếm thu nhập kinh doanh và được dùng thường xuyên để gặp khách hàng. Chi phí phải được chia hợp lý giữa phần dùng cho kinh doanh và phần dùng cá nhân (CRA: chi phí sử dụng nhà ở cho kinh doanh).

Chi phí đủ điều kiện có thể gồm tiền sưởi, điện, bảo hiểm nhà, bảo trì, thuế bất động sản và lãi thế chấp, hoặc tiền thuê nếu bạn thuê nhà. Tiền gốc thế chấp không phải chi phí hiện hành. Hãy dùng diện tích sàn để phân bổ chi phí chung, rồi giảm phần của căn phòng cũng dùng cho mục đích cá nhân theo thời gian dùng cho kinh doanh; điều chỉnh nếu chỉ dùng một phần của năm. Hãy yêu cầu chi phí nhà ở trong Form T2125, Part 7, không yêu cầu lại ở dòng chi phí khác. Khoản khấu trừ không thể tạo ra hoặc làm tăng lỗ kinh doanh, nhưng chi phí đủ điều kiện chưa dùng hết có thể được chuyển sang năm sau khi các điều kiện vẫn còn (CRA: chi phí sử dụng nhà ở cho kinh doanh).

Yêu cầu khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance) đối với nhà của bạn có thể ảnh hưởng đến việc bán nhà sau này. Hãy xem khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance) trước khi yêu cầu (CRA: chi phí sử dụng nhà ở cho kinh doanh).

Tôi trả tiền bữa ăn với khách hàng. Doanh nghiệp có hoàn lại toàn bộ hóa đơn không?

Nếu công ty hoặc hợp danh đồng ý chi trả một bữa ăn kinh doanh có chứng từ, họ có thể hoàn lại toàn bộ hóa đơn hợp lý. Giới hạn khấu trừ thuế thu nhập không quyết định số tiền hoàn trả: thông thường chỉ 50% của mức thấp hơn giữa chi phí thực tế và chi phí hợp lý được khấu trừ (Income Tax Act, section 67.1). Một số bữa ăn có quy tắc khác, nên hãy xác định mục đích trước khi áp dụng giới hạn đó (CRA: chi phí kinh doanh).

Với doanh nghiệp đã đăng ký, tín thuế đầu vào thông thường đối với bữa ăn đủ điều kiện cũng bị giới hạn ở 50%. Chỉ hoàn trả phần được khấu trừ thuế thu nhập có thể làm giảm thêm khoản tín thuế dựa trên hoàn trả (CRA: điều kiện tín thuế đầu vào; CRA: các phương pháp hoàn trả).

Hồ sơ nào chứng minh khoản hoàn trả là thật sự?

Hãy giữ đủ hồ sơ để nối khoản mua, người trả, phần dùng cho kinh doanh và khoản hoàn trả. CRA yêu cầu doanh nghiệp giữ hóa đơn hoặc chứng từ cho thấy đã mua gì, và mô tả khoản hoàn trả là số tiền được giải trình đầy đủ bằng hồ sơ hỗ trợ (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• Hãy giữ hóa đơn hoặc biên nhận chi tiết của nhà cung cấp, bằng chứng bạn đã trả tiền, và bảng kê chi phí ghi rõ mục đích kinh doanh và người được hoàn tiền. Với bữa ăn, hãy ghi ai tham dự và lý do kinh doanh.
• Hãy ghi khoản mua một lần, tách phần dùng cá nhân, và khớp khoản hoàn trả với số tiền phải trả. Với GST/HST, hãy giữ chứng từ hỗ trợ khoản thuế đã tính; riêng bảng sao kê thẻ là không đủ (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• Với phần dùng tại nhà, hãy giữ hóa đơn sinh hoạt, cách tính diện tích sàn và thời gian, cùng mọi thỏa thuận việc làm hoặc cho thuê. Với các khoản mua cũ hơn, hãy giữ ngày thành lập công ty, hợp đồng gốc và hồ sơ chuyển nhượng.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada; GST/HST được lược bỏ. Một nhân viên của công ty dùng thẻ cá nhân trả C$120 cho văn phòng phẩm và C$80 cho bữa ăn với khách hàng. Biên nhận và bảng kê chi phí cho thấy cả hai đều dành cho công ty, và công ty đồng ý hoàn lại. Công ty ghi C$120 văn phòng phẩm, C$80 bữa ăn và C$200 phải trả cho nhân viên. Công ty hoàn C$200, tất toán số dư đó. Giả sử áp dụng quy tắc bữa ăn thông thường, khoản khấu trừ thuế thu nhập cho bữa ăn là C$40; khoản hoàn trả vẫn là C$80. Mọi khoản tín thuế GST/HST cần được kiểm tra riêng với các hóa đơn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn cần quyết định ai sở hữu hoặc thuê xe của bạn: xem mua xe qua doanh nghiệp.
• Bạn cần quy tắc về biên nhận hoặc ngày nộp GST/HST: xem tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.
• Bạn đã mua thiết bị hoặc có thể yêu cầu khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance) đối với nhà của mình: xem khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance).
• Tài khoản cổ đông có các khoản tạm ứng hoặc rút tiền cá nhân: xem khoản vay của cổ đông.
• Biên nhận của bạn vừa có khoản dùng cá nhân vừa có khoản dùng cho công ty, hoặc bạn đang chọn cách sắp xếp văn phòng tại nhà: hãy mang hóa đơn, hồ sơ hoàn trả, ngày thành lập công ty và cách tính phần dùng tại nhà đến dịch vụ ghi sổ kế toán.