Despesas do negócio pagas por você, incluindo home office

Paguei no cartão pessoal. Como registro o custo e o reembolso?

Registre a compra como custo do negócio e depois registre quem pagou. O reembolso quita o que o negócio deve a quem pagou; ele não é uma segunda despesa. Guarde a nota fiscal e um relatório de despesas que mostre a finalidade empresarial, pois o extrato do cartão sozinho não comprova o que foi comprado (CRA: registros do negócio; CRA: comprovação por cartão de crédito).

Separe as compras de uso misto antes de lançá-las. Itens pessoais não viram despesa do negócio só porque o negócio os reembolsa. A compra de um equipamento pode ser, em vez disso, um bem de capital; veja capital cost allowance (CCA) (CRA: despesas do Form T2125).

Minha corporação pode me reembolsar sem que isso vire remuneração tributável ou benefício de acionista?

Sim, quando a corporação reembolsa um custo razoável e documentado que você pagou para o negócio dela. A CRA descreve o reembolso como a devolução de custos de emprego documentados do empregado e diz que o reembolso razoável de viagem de negócios geralmente fica fora da renda do empregado (CRA: guia de benefícios tributáveis).

O recibo, a finalidade empresarial e o valor importam mais do que o cartão usado. Uma conta pessoal, um pagamento fixo sem comprovação ou uma compra feita em benefício próprio podem ser, em vez disso, remuneração tributável ou benefício de acionista. A CRA diz que uma corporação não pode deduzir um benefício concedido a um acionista nessa condição; um crédito contábil, por si só, não prova uma dívida real com o acionista (CRA: orientação de auditoria sobre benefício de acionista).

Se uma corporação com dívida tributária relevante transfere bens a um proprietário relacionado por menos do que o valor justo, o proprietário pode ter de pagar o imposto de renda dela conforme a Income Tax Act, seção 160 ou o GST/HST conforme a Excise Tax Act, seção 325, geralmente até o limite do valor recebido sem contrapartida equivalente e da dívida tributária. A CRA pode lançar qualquer das duas responsabilidades a qualquer momento. Documente a dívida do reembolso e o valor trocado.

O proprietário que também é administrador pode, separadamente, ser responsável pelo GST/HST não recolhido conforme a Excise Tax Act, seção 323 ou pela retenção sobre remuneração tributável conforme a Income Tax Act, seção 227.1. As duas regras admitem a defesa de diligência devida e têm prazo de dois anos depois que a pessoa deixa de ser administrador para o lançamento de GST/HST ou para a ação de cobrança da retenção.

Se a corporação já deve dinheiro a você, mantenha esse saldo comprovado separado dos valores que você deve a ela. Dúvidas sobre retiradas da conta de acionista ficam em empréstimos de acionista.

Minha corporação ou sociedade de pessoas pode pedir o GST/HST sobre o que eu paguei?

Um contribuinte registrado no GST/HST pode pedir crédito de imposto sobre insumos (input tax credit, ITC) quando reembolsa um empregado ou, no caso de uma sociedade de pessoas, um sócio por uma compra que se qualifica e é usada em suas atividades comerciais. A pessoa precisava ter essa condição quando fez a compra e pagou o GST/HST. O reembolso deve ser comprovado, e o crédito não pode passar do que o negócio poderia ter pedido se ele mesmo tivesse comprado o item (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Confira o método de contabilidade do GST/HST. O Quick Method (método simplificado) geralmente impede créditos sobre compras comuns reembolsadas, embora algumas compras de capital se qualifiquem. O contribuinte registrado faz a opção on-line ou no Form GST74: quem declara anualmente, até o primeiro dia do segundo trimestre fiscal; quem declara por mês ou trimestre, e novos registrados com primeiro período curto, até a data de vencimento da declaração do primeiro período em que usar o método (CRA: Quick Method). A maioria dos registrados deve pedir o ITC até a data de vencimento da declaração do último período de apuração que termine em até quatro anos depois do período em que o crédito surgiu; alguns têm dois anos (Excise Tax Act, seção 225(4); CRA: prazos do ITC).

Em Quebec, faça a opção pelo Quick Method para GST e QST no Form FP-2074-V, com os mesmos prazos anuais ou mensais e trimestrais (Revenu Québec: opção pelo Quick Method).

Sem reembolso, o negócio não pode usar a regra de reembolso. O empregado que deduz uma despesa que se qualifica pode, em vez disso, pedir a restituição de GST/HST no Form GST370, se o empregador for um contribuinte registrado que não seja uma instituição financeira listada. O sócio pessoa física pode fazer o mesmo se a sociedade de pessoas for registrada e o sócio deduzir, fora da conta da sociedade, um custo pago por ele; o Form T2125, Parte 6 informa esses custos. Um custo reembolsado ou reembolsável não pode se qualificar ao mesmo tempo (CRA: elegibilidade para a restituição). Normalmente, envie o GST370 com a declaração de imposto de renda e peça a restituição na linha 45700; um pedido posterior pode ser enviado separadamente em até quatro anos depois do fim do ano-calendário em que o custo surgiu. Em geral, informe como renda, no ano do recebimento, a restituição recebida por despesas deduzidas (CRA: prazo do pedido de restituição; CRA: linha 45700).

Na compra de um acionista, confirme se a pessoa agiu como empregado ou como agente da corporação. A CRA diz que a regra especial de reembolso não vale para a compra feita por um agente; nesse caso, a corporação segue as regras comuns de crédito de imposto sobre insumos como destinatária. A condição de acionista, por si só, não estabelece a condição de empregado para essa regra. Um benefício pessoal tributável também não se qualifica como reembolso nessa regra (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Se só parte da conta for reembolsada ou usada em atividade comercial, o crédito fica limitado a essa parte. O extrato do cartão de crédito precisa de uma nota fiscal ou de outro documento de apoio, e pagar diretamente o emissor do cartão pessoal ainda pode ser um reembolso, conforme quem deve ao emissor do cartão (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Custos da casa geram crédito de imposto sobre insumos somente quando houve GST/HST pago sobre aquele custo; juros de financiamento imobiliário, prêmios de seguro residencial e aluguel residencial geralmente não têm esse imposto (CRA: restituição para empregados e sócios). A corporação que reembolsa o dono por custos da casa precisa estabelecer de quem é a compra e o imposto que está pedindo. Em Quebec, o contribuinte registrado no QST avalia separadamente o direito à restituição do imposto sobre insumos; o empregado ou sócio elegível pede a restituição pessoal do QST no Form VD-358-V, linha 459 da declaração de Quebec (Revenu Québec: reembolsos; Revenu Québec: linha 459). Para custos da casa de uso misto, regras de nota fiscal, métodos de cálculo e entrega, veja declarações de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.

O autônomo precisa se reembolsar?

Não. Para esse fim, o autônomo (sole proprietor) e o negócio são o mesmo contribuinte: lance a parte empresarial de um custo pago por você no Form T2125 e trate qualquer dinheiro retirado do negócio como retirada do proprietário. A CRA diz que retiradas que você faz para si mesmo não são despesas dedutíveis do negócio, e que o uso pessoal de bens do negócio deve ser retirado do valor declarado (CRA: despesas do Form T2125).

Use a nota fiscal do fornecedor e um cálculo razoável do uso empresarial. Se for registrado no GST/HST, teste a parte empresarial para o crédito de imposto sobre insumos pelas regras comuns de compra, e não pela regra de reembolso de empregado ou sócio (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Na declaração de imposto de renda de Quebec, informe as despesas empresariais do autônomo e do sócio no Form TP-80-V ou nas demonstrações financeiras exigidas, além do T2125 federal, quando couber.

O autônomo (sole proprietor) deve pessoalmente o imposto de renda e o GST/HST do negócio. Conforme a Excise Tax Act, seção 272.1(5), sócios atuais e antigos, exceto sócios comanditários que não sejam sócios gerais, respondem solidariamente pelo GST/HST da sociedade de pessoas devido enquanto eram membros. A responsabilidade também pode abranger dívidas anteriores, até o limite dos bens e do dinheiro da sociedade, e dívidas posteriores, se o sócio era membro na dissolução. Regras provinciais de responsabilidade das sociedades de pessoas podem acrescentar obrigações.

Minha corporação pode assumir custos que paguei antes de constituí-la?

Às vezes, mas a constituição da empresa não transforma automaticamente uma compra pessoal anterior em despesa da corporação. Identifique a data da compra, quem assinou o contrato, quem era dono ou usava o que foi comprado e se a nova corporação de fato adotou ou adquiriu o bem.

Para uma corporação constituída no âmbito federal, a seção 14 da Canada Business Corporations Act permite que ela adote, em prazo razoável, um contrato escrito feito em seu nome ou por sua conta antes de existir. Até a adoção, quem assinou fica pessoalmente obrigado, a menos que o contrato diga expressamente o contrário; um tribunal pode ajustar a responsabilidade. Guarde o contrato e a prova da adoção. Se a corporação assume um custo que se qualifica, pago por seu promotor, registre o custo e o valor a pagar e depois quite esse saldo no reembolso. A regra não transforma toda nota fiscal anterior em custo da corporação. A regra de ITC para reembolso de empregado não pode se aplicar a uma compra feita antes de a corporação existir. A interpretação arquivada da CRA alerta contra tratar as transações anteriores de uma empresa individual ou sociedade de pessoas existente como se fossem da nova corporação. Transferir um negócio existente ou seus bens é uma operação separada; veja transferir um negócio para uma corporação. A lei provincial de constituição de empresas pode ser diferente. Peça a revisão dos documentos e da transferência proposta antes de reembolsar ou de pedir créditos de imposto sobre insumos.

Para essa transferência separada, o autônomo (sole proprietor) e a corporação podem fazer em conjunto a opção por um diferimento do imposto de renda no Form T2057; uma sociedade de pessoas e a corporação usam o Form T2058. Entregue até a data de entrega da declaração da parte cujo prazo vencer primeiro. Vendedor e comprador podem fazer em conjunto a opção no Form GST44 para evitar o GST/HST sobre uma transferência elegível de negócio. Se for registrado, o comprador entrega o formulário até a data de vencimento da primeira declaração em que o imposto seria devido, ou até uma data posterior que a CRA permita mediante pedido (Income Tax Act, seção 85(6); Excise Tax Act, seção 167(1.1)). Em Quebec, entregue o TP-518-V ou TP-529-V para a transferência do imposto de renda e use o Form FP-2044-V conjunto para GST/QST, em vez do GST44. O comprador registrado envia o FP-2044-V até a data de vencimento da declaração do período da aquisição.

Trabalho em casa. Minha corporação deve reembolsar custos, pagar aluguel ou emitir o T2200?

Comece pelo que a corporação está pagando. Ela pode reembolsar uma compra empresarial documentada ou a parcela comprovada de uso profissional da internet residencial; reembolsar uso pessoal pode gerar um benefício tributável (CRA: serviços de internet). Uma fatia genérica das contas da casa exige análise separada.

Para pedir despesas de emprego em Quebec, use também o TP-64.3-V e o TP-59-V ou um demonstrativo detalhado de despesas com a declaração provincial.

Para a dedução de home office do empregado, a lei exige que o espaço seja o local onde ele exerce principalmente as funções do emprego, ou que seja usado somente para ganhar renda de emprego e de forma regular e contínua para reuniões. O T2200 atual da CRA pergunta se a pessoa trabalhou nesse espaço em mais de 50% do tempo por pelo menos quatro semanas consecutivas, no primeiro teste (Income Tax Act, seção 8(13); CRA: T2200). Empregados assalariados geralmente não podem deduzir juros de financiamento imobiliário nem imposto sobre a propriedade pelas regras de despesas de emprego. O acionista-empregado também deve mostrar que os custos decorreram das funções do emprego e que era obrigado a pagá-los nessa condição; a CRA diz que ter apenas um contrato escrito pode não comprovar isso (CRA: despesas de emprego).

Quais custos de home office um autônomo pode deduzir?

O autônomo pode deduzir a parte empresarial dos custos da casa que se qualificam, se o espaço for o seu local principal de trabalho, ou se for usado somente para ganhar renda do negócio e regularmente para atender clientes. Os custos devem ser divididos de forma razoável entre uso empresarial e uso pessoal (CRA: despesas de uso da casa para o negócio).

Os custos que se qualificam podem incluir aquecimento, energia elétrica, seguro residencial, manutenção, imposto sobre a propriedade e juros de financiamento imobiliário, ou aluguel, se você aluga a casa. O principal do financiamento não é despesa corrente. Use a área em metros quadrados para ratear os custos compartilhados e depois reduza a parcela de um cômodo também usado de forma pessoal conforme o tempo de uso empresarial; ajuste para o uso em parte do ano. Lance os custos da casa na Parte 7 do Form T2125, e não de novo em outra linha de despesa. A dedução não pode criar nem aumentar um prejuízo do negócio, mas os custos elegíveis não usados podem ser levados para os anos seguintes enquanto as condições continuarem (CRA: despesas de uso da casa para o negócio).

Pedir capital cost allowance (CCA) sobre a sua casa pode afetar uma venda futura. Veja capital cost allowance (CCA) antes de fazer esse pedido (CRA: despesas de uso da casa para o negócio).

Paguei a refeição de um cliente. O negócio reembolsa a conta inteira?

Se a corporação ou a sociedade de pessoas concorda em cobrir uma refeição de negócios comprovada, ela pode reembolsar a conta razoável por inteiro. O limite de dedução do imposto de renda não define o valor do reembolso: em regra, só 50% do menor valor entre o custo real e um custo razoável é dedutível (Income Tax Act, seção 67.1). Algumas refeições têm regras diferentes; por isso, identifique a finalidade antes de aplicar esse limite (CRA: despesas do negócio).

Para um negócio registrado, o crédito de imposto sobre insumos usual nas refeições que se qualificam também é limitado a 50%. Reembolsar apenas a parte dedutível no imposto de renda pode reduzir ainda mais o crédito baseado no reembolso (CRA: elegibilidade ao crédito de imposto sobre insumos; CRA: métodos de reembolso).

Quais registros comprovam um reembolso genuíno?

Guarde registros suficientes para ligar a compra, quem pagou, o uso empresarial e o reembolso. A CRA pede que as empresas guardem recibos ou comprovantes que mostrem o que foi comprado e descreve o reembolso como um valor totalmente comprovado com registros de apoio (CRA: registros do negócio; CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• Guarde a nota fiscal ou o recibo detalhado do fornecedor, a prova de que você pagou e um relatório de despesas com a finalidade empresarial e o nome de quem foi reembolsado. Nas refeições, anote quem participou e o motivo empresarial.
• Registre a compra uma única vez, separe o uso pessoal e faça o reembolso bater com o valor devido. Para o GST/HST, guarde o documento que comprova o imposto cobrado; o extrato do cartão, sozinho, não basta (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• Para o uso da casa, guarde as contas domésticas, os cálculos de área e de tempo e qualquer contrato de emprego ou de aluguel. Para compras mais antigas, guarde a data de constituição da empresa, o contrato original e os registros da transferência.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses; o GST/HST foi omitido. Um empregado de uma corporação usa o cartão pessoal para pagar C$120 em material de escritório e uma refeição de cliente de C$80. Os recibos e o relatório de despesas mostram que os dois gastos foram para a corporação, que concorda em reembolsá-los. A corporação registra C$120 de material, C$80 de refeições e C$200 a pagar ao empregado. Ela reembolsa C$200 e quita esse saldo. Supondo que a regra comum de refeições se aplique, a dedução da refeição no imposto de renda é de C$40; o reembolso continua sendo de C$80. Qualquer crédito de GST/HST exige uma conferência separada com as notas fiscais.

É diferente no seu caso?

• Você precisa decidir quem é dono do seu carro ou o arrenda: veja comprar um carro pelo seu negócio.
• Você precisa das regras de recibos ou de uma data de entrega do GST/HST: veja declarações de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.
• Você comprou equipamentos ou pode pedir capital cost allowance (CCA) sobre a sua casa: veja capital cost allowance (CCA).
• A conta de acionista inclui adiantamentos ou retiradas pessoais: veja empréstimos de acionista.
• Seus recibos misturam uso pessoal e uso da corporação, ou você está escolhendo um arranjo de home office: leve as notas fiscais, os registros de reembolso, a data de constituição da empresa e o cálculo de uso da casa para a escrituração contábil.