캐나다 사업 경비 개인 결제와 홈오피스 처리

개인 카드로 결제했습니다. 비용과 상환은 어떻게 기록하나요?

먼저 구매를 사업의 비용으로 기록하고, 그다음 누가 결제했는지 기록합니다. 상환은 사업이 결제한 사람에게 갚을 돈을 정리하는 것이지, 경비가 두 번 생기는 것이 아닙니다. 청구서와, 사업 목적을 적은 경비 정산서를 보관하세요. 카드 명세서만으로는 무엇을 샀는지 입증되지 않습니다(CRA: 사업 장부와 기록, CRA: 신용카드 증빙).

개인용과 사업용이 섞인 구매는 장부에 올리기 전에 나눕니다. 사업체가 상환해 준다고 해서 개인 물품이 사업 경비가 되지는 않습니다. 장비 구입은 경비가 아니라 자본 자산일 수도 있으니 자본비용 공제(CCA)를 참고하세요(CRA: Form T2125 경비 항목).

법인이 과세 급여나 주주 급부 없이 제가 낸 비용을 갚아 줄 수 있나요?

가능합니다. 법인이 사업을 위해 본인이 쓴 비용 중 합리적이고 증빙이 있는 금액을 갚는 경우입니다. CRA는 상환을 직원이 쓴 근무 관련 경비를 증빙에 따라 갚아 주는 것으로 설명하며, 합리적인 출장 경비 상환은 일반적으로 직원 소득에서 제외된다고 밝힙니다(CRA: 과세 급부 안내서).

어느 카드를 썼는지보다 영수증, 사업 목적, 금액이 더 중요합니다. 개인 청구서, 증빙 없는 정액 지급, 본인 이익을 위한 구매는 과세 급여나 주주 급부가 될 수 있습니다. CRA는 법인이 주주로서의 지위에 있는 사람에게 준 급부는 경비로 공제할 수 없다고 하며, 장부상 대변 기록만으로는 주주에 대한 실제 채무가 입증되지 않는다고 설명합니다(CRA: 주주 급부 세무조사 지침).

관련 세금 체납이 있는 법인이 특수관계 소유주에게 공정한 가치보다 낮은 대가로 재산을 넘기면, 소유주가 Income Tax Act 제160조에 따른 법인의 소득세나 Excise Tax Act 제325조에 따른 GST/HST를 낼 책임을 질 수 있습니다. 책임 한도는 일반적으로 상응하는 대가 없이 받은 가치와 체납 세액 중 작은 금액입니다. CRA는 두 책임 중 어느 쪽이든 언제든지 부과할 수 있습니다. 상환 채무와 교환한 가치를 문서로 남기세요.

이사를 겸하는 소유주는 별도로 Excise Tax Act 제323조에 따라 납부하지 않은 GST/HST나, Income Tax Act 제227.1조에 따라 과세 급여에서 원천징수해야 할 세금에 책임을 질 수 있습니다. 두 규정 모두 주의 의무를 다했다는 항변이 가능하며, 이사에서 물러난 뒤 2년이 지나면 GST/HST 부과나 원천징수 회수 절차가 제한됩니다.

법인이 이미 본인에게 갚을 돈이 있다면, 증빙이 있는 그 잔액을 본인이 법인에 갚을 돈과 분리해서 관리하세요. 주주 계정에서 인출하는 문제는 주주 대여금을 참고하세요.

제가 낸 비용에 대해 법인이나 파트너십이 GST/HST를 공제받을 수 있나요?

GST/HST 등록 사업자는 직원에게, 파트너십이라면 파트너에게 상환할 때, 상업 활동에 쓰인 적격 구매에 대해 GST/HST 공제(input tax credit)를 받을 수 있습니다. 그 사람이 구매 당시 그 지위에 있었고 GST/HST를 직접 냈어야 합니다. 상환은 증빙이 있어야 하며, 공제액은 사업체가 직접 샀다면 공제받을 수 있었던 금액을 넘을 수 없습니다(CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

GST/HST 회계 방식을 확인하세요. 간편 방식(Quick Method)은 일반적으로 상환된 일반 구매에 대한 공제를 허용하지 않지만, 일부 자본 구매는 예외입니다. 등록 사업자는 온라인이나 Form GST74로 선택합니다. 연간 신고자는 두 번째 회계분기 첫날까지, 월별·분기별 신고자와 첫 기간이 짧은 신규 등록자는 이 방식을 처음 쓰는 기간의 신고 기한까지 선택해야 합니다(CRA: 간편 방식). 대부분의 등록 사업자는 공제 사유가 처음 생긴 기간이 끝난 뒤 4년 안에 끝나는 마지막 신고 기간의 신고 기한까지 공제를 청구해야 하며, 일부는 기한이 두 해입니다(Excise Tax Act 제225(4)조, CRA: 공제 청구 기한).

퀘벡에서는 GST와 QST의 간편 방식을 Form FP-2074-V로 선택하며, 연간 또는 월별·분기별 신고 기한은 같습니다(Revenu Québec(퀘벡 주 국세청): 간편 방식 선택).

상환하지 않으면 사업체는 상환 규정을 쓸 수 없습니다. 고용주가 지정 금융기관(listed financial institution)이 아닌 등록 사업자라면, 적격 경비를 공제받은 직원은 대신 Form GST370으로 GST/HST 환급을 청구할 수 있습니다. 파트너십이 등록되어 있고 파트너가 파트너십 계정 밖에서 개인이 낸 비용을 공제받는다면 개인 파트너도 청구할 수 있습니다. 이런 비용은 Form T2125, Part 6에 신고합니다. 이미 상환받았거나 상환받을 수 있는 비용은 환급 대상이 될 수 없습니다(CRA: 환급 자격). 보통은 소득세 신고서와 함께 GST370을 제출하고 45700번 줄에 환급액을 청구합니다. 이후에 신청할 때는 비용이 발생한 역년이 끝난 뒤 4년 안에 따로 보낼 수 있습니다. 공제받은 경비에 대해 받은 환급액은 일반적으로 받은 해의 소득으로 신고합니다(CRA: 환급 신청 기한, CRA: 45700번 줄).

주주가 구매한 경우에는 그 사람이 직원으로서 행동했는지, 법인의 대리인으로서 행동했는지 확인하세요. CRA는 상환에 관한 특별 규정이 대리인의 구매에는 적용되지 않는다고 하며, 이 경우 법인은 공급받는 자로서 일반적인 GST/HST 공제 규정을 따릅니다. 주주라는 지위만으로 이 규정상 직원 지위가 인정되지는 않습니다. 과세되는 개인 급부도 이 규정상 상환으로 인정되지 않습니다(CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

청구액의 일부만 상환하거나 상업 활동에 일부만 쓰였다면 공제도 그만큼으로 제한됩니다. 신용카드 명세서에는 청구서나 그 밖의 증빙 서류가 필요하며, 개인 카드 회사에 직접 납부하는 것도 누가 카드 회사에 대한 채무자인지에 따라 상환으로 인정될 수 있습니다(CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

집 관련 비용은 그 비용에 GST/HST를 낸 경우에만 공제 대상이 됩니다. 주택담보대출 이자, 주택 보험료, 주거용 임차료에는 일반적으로 GST/HST가 붙지 않습니다(CRA: 직원과 파트너 환급). 법인이 소유주에게 집 관련 비용을 상환한다면, 누구의 구매이고 누구의 세금을 공제받는지 입증해야 합니다. 퀘벡에서는 QST 등록 사업자가 매입세액 환급을 별도로 검토하며, 자격이 되는 직원이나 파트너는 Form VD-358-V로 퀘벡 신고서 459번 줄에서 개인 QST 환급을 청구합니다(Revenu Québec: 상환, Revenu Québec: 459번 줄). 개인용과 사업용이 섞인 집 비용, 청구서 규정, 계산 방법, 신고는 GST/HST 신고와 공제를 참고하세요.

개인사업자도 자신에게 비용을 상환해야 하나요?

아니요. 이 목적에서 개인사업자와 사업체는 같은 납세자입니다. 개인 돈으로 낸 비용 중 사업 몫은 Form T2125에 기록하고, 사업에서 가져간 현금은 소유주 인출금으로 처리합니다. CRA는 본인에게 지급한 인출금은 공제되는 사업 경비가 아니며, 사업 재산의 개인적 사용분은 경비에서 빼야 한다고 설명합니다(CRA: Form T2125 경비 항목).

공급업체의 청구서와, 합리적인 사업 사용분 계산을 근거로 삼으세요. GST/HST 등록 사업자라면 직원이나 파트너 상환 규정이 아니라 일반 구매 규정에 따라 사업 몫에 대한 공제를 검토합니다(CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

퀘벡 소득세 신고서에서는 개인사업자와 파트너의 사업 경비를 Form TP-80-V나 요구되는 재무제표에 신고하며, 해당하는 경우 연방 T2125에도 신고합니다.

개인사업자는 사업의 소득세와 GST/HST를 본인이 직접 책임집니다. Excise Tax Act 제272.1(5)조에 따라 현재와 과거의 파트너는, 일반 파트너가 아닌 유한 파트너를 제외하고, 구성원이던 기간에 발생한 파트너십 GST/HST에 대해 연대 책임을 집니다. 책임은 파트너십 재산과 자금 범위 안에서 이전 채무에도, 해산 당시 구성원이었다면 이후 채무에도 미칠 수 있습니다. 주(州)별 파트너십 책임 규정이 의무를 더할 수도 있습니다.

법인 설립 전에 제가 낸 비용을 법인이 넘겨받을 수 있나요?

가능한 경우도 있지만, 법인 설립만으로 이전의 개인 구매가 자동으로 법인 경비가 되지는 않습니다. 구매일, 계약을 맺은 사람, 산 물건을 소유하거나 쓴 사람, 새 법인이 실제로 그것을 인수했는지를 확인하세요.

연방 법인의 경우 Canada Business Corporations Act 제14조에 따라 법인이 설립되기 전에 법인 이름으로 또는 법인을 대신해 맺은 서면 계약을 합리적인 기간 안에 채택할 수 있습니다. 채택 전에는 서명한 사람이 계약상 책임을 지며, 계약에 달리 명시되어 있으면 예외입니다. 법원이 책임을 조정할 수도 있습니다. 계약서와 채택 증거를 보관하세요. 법인이 발기인이 낸 적격 비용을 인수한다면 비용과 갚을 금액을 기록하고, 상환 시 그 잔액을 정리합니다. 이 규정이 이전의 모든 청구서를 법인의 비용으로 바꾸지는 않습니다. 직원 상환 GST/HST 공제 규정은 법인이 존재하기 전의 구매에는 적용될 수 없습니다. CRA의 보관 해석 문서는 기존 개인사업이나 파트너십의 이전 거래를 새 법인의 거래로 보는 것을 경계합니다. 기존 사업이나 자산을 옮기는 일은 별도의 이전이므로 사업을 법인으로 이전하기를 참고하세요. 주(州)별 법인 설립법은 다를 수 있습니다. 상환하거나 GST/HST 공제를 청구하기 전에 문서와 이전 계획을 검토받으세요.

이 별도의 이전에서는 개인사업자와 법인이 Form T2057로 소득세 이연 이전을 공동으로 선택할 수 있고, 파트너십과 법인은 Form T2058을 씁니다. 선택하는 당사자 중 가장 먼저 도래하는 신고 기한까지 제출합니다. 매도인과 매수인은 적격 사업 이전에 대해 GST/HST를 면하려고 Form GST44로 공동 선택할 수 있습니다. 매수인이 등록 사업자라면 그 선택이 없었으면 세금을 내야 했을 첫 신고서의 기한까지, 또는 CRA가 신청에 따라 허용하는 더 늦은 날짜까지 제출합니다(Income Tax Act 제85(6)조, Excise Tax Act 제167(1.1)조). 퀘벡에서는 소득세 이전에 TP-518-V 또는 TP-529-V를 제출하고, GST44 대신 GST/QST용 공동 Form FP-2044-V를 씁니다. 등록 매수인은 인수 기간의 신고 기한까지 FP-2044-V를 보냅니다.

저는 재택근무를 합니다. 법인이 비용을 상환하거나 임차료를 내거나 T2200을 발급해야 하나요?

법인이 무엇에 대해 돈을 내는지부터 확인하세요. 증빙이 있는 사업 구매나, 업무에 쓰인 몫이 입증된 가정 인터넷 비용은 상환할 수 있고, 개인적으로 쓴 부분을 상환하면 과세 급부가 될 수 있습니다(CRA: 인터넷 서비스). 가계 청구서 전체에 일정 비율을 적용하는 방식은 별도 검토가 필요합니다.

퀘벡에서 근로 경비를 청구할 때는 주 신고서와 함께 TP-64.3-V와 TP-59-V 또는 상세 경비 명세서도 사용합니다.

직원이 홈오피스 비용을 청구하려면, 법에 따라 그 공간이 직원이 주로 근무 업무를 하는 장소이거나, 근로 소득을 얻는 용도로만 쓰이면서 회의에 정기적이고 지속적으로 사용되어야 합니다. CRA의 현재 T2200은 첫 번째 기준에 따라 최소 네 주 연속으로 근무 시간의 50% 초과를 그 공간에서 일했는지 묻습니다(Income Tax Act 제8(13)항, CRA: T2200). 급여를 받는 직원은 일반적으로 근로 경비 규정에 따라 주택담보대출 이자나 재산세를 청구할 수 없습니다. 주주 겸 직원은 비용이 근무 업무에서 생겼고 그 지위에서 직접 내야 했다는 점도 입증해야 하며, CRA는 서면 계약이 있다는 것만으로는 이를 입증하지 못할 수 있다고 설명합니다(CRA: 근로 경비).

자영업자는 어떤 홈오피스 비용을 청구할 수 있나요?

자영업자는 그 공간이 주된 사업장이거나, 사업 소득을 얻는 용도로만 쓰이면서 고객을 정기적으로 만나는 데 쓰인다면 인정되는 집 비용 중 사업 몫을 청구할 수 있습니다. 비용은 사업용과 개인용으로 합리적으로 나누어야 합니다(CRA: 자택 사업 사용 경비).

인정되는 비용에는 난방비, 전기료, 주택 보험료, 유지보수비, 재산세, 주택담보대출 이자가 포함될 수 있고, 임차한 집이라면 임차료가 포함됩니다. 대출 원금은 당기 경비가 아닙니다. 공유하는 비용은 바닥 면적으로 배분하고, 개인적으로도 쓰는 방이라면 사업에 쓴 시간 비율만큼 몫을 줄이세요. 일부 기간만 쓴 경우에는 조정합니다. 집 비용은 Form T2125, Part 7에서 청구하며, 다른 경비 줄에서 다시 청구하지 마세요. 이 공제로 사업 손실을 만들거나 늘릴 수는 없지만, 쓰지 못한 인정 비용은 조건이 유지되는 동안 이월될 수 있습니다(CRA: 자택 사업 사용 경비).

집에 대해 자본비용 공제(CCA)를 청구하면 나중에 집을 팔 때 영향을 줄 수 있습니다. 청구하기 전에 자본비용 공제(CCA)를 참고하세요(CRA: 자택 사업 사용 경비).

고객 식사비를 제가 냈습니다. 사업체가 전액을 갚아야 하나요?

법인이나 파트너십이 증빙이 있는 업무 식사비를 부담하기로 했다면, 합리적인 청구액 전액을 상환할 수 있습니다. 소득세 공제 한도가 상환액을 정하지는 않습니다. 일반적으로 실제 비용과 합리적인 비용 중 적은 금액의 50%만 공제됩니다(Income Tax Act 제67.1조). 식사 중에는 규정이 다른 경우도 있으므로, 이 한도를 적용하기 전에 목적을 확인하세요(CRA: 사업 경비).

등록 사업자의 경우 적격 식사비에 대한 일반적인 GST/HST 공제도 50%로 제한됩니다. 소득세 공제가 되는 몫만 상환하면 상환 기준의 공제가 더 줄어들 수 있습니다(CRA: GST/HST 공제 적용 비율, CRA: 상환 계산 방법).

진짜 상환임을 증명하는 기록은 무엇인가요?

구매, 결제한 사람, 사업 사용, 상환이 서로 이어지도록 충분한 기록을 보관하세요. CRA는 사업체가 무엇을 샀는지 보여 주는 영수증이나 증빙을 보관하도록 요구하며, 상환을 증빙 기록으로 전액 확인되는 금액으로 정의합니다(CRA: 사업 장부와 기록, CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• 품목이 나뉜 공급업체 청구서나 영수증, 결제했다는 증거, 사업 목적과 상환받는 사람을 적은 경비 정산서를 보관하세요. 식사비라면 참석자와 업무상 이유를 적어 두세요.
• 구매는 한 번만 기록하고, 개인 사용분은 나누며, 상환은 갚을 금액에 맞춰 대조합니다. GST/HST는 부과된 세금을 뒷받침하는 문서를 보관하세요. 카드 명세서만으로는 충분하지 않습니다(CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• 집을 업무에 쓴 경우에는 가계 청구서, 바닥 면적과 사용 시간 계산, 고용 계약이나 임대 계약을 보관하세요. 오래된 구매라면 법인 설립일, 원래 계약, 이전 기록을 보관하세요.

예시

캐나다 달러 기준의 예시 금액이며 GST/HST는 제외했습니다. 법인의 직원이 개인 카드로 사무용품 C$120과 고객 식사 C$80을 결제했습니다. 영수증과 경비 정산서에 두 건 모두 법인을 위한 것으로 나와 있고, 법인은 갚기로 합니다. 법인은 사무용품 C$120, 식사비 C$80, 직원에게 갚을 금액 C$200을 기록합니다. C$200을 상환하면 그 잔액이 정리됩니다. 일반 식사 규정이 적용된다고 가정하면 식사비의 소득세 공제액은 C$40이고, 상환액은 여전히 C$80입니다. GST/HST 공제는 청구서와 대조해 따로 확인해야 합니다.

상황이 다르다면?

• 자동차를 누가 소유하거나 리스할지 정해야 한다면: 사업체 명의로 자동차 구입하기를 참고하세요.
• 영수증 규정이나 GST/HST 신고 날짜가 필요하다면: GST/HST 신고와 공제를 참고하세요.
• 장비를 샀거나 집에 대해 자본비용 공제(CCA)를 청구할 수 있다면: 자본비용 공제(CCA)를 참고하세요.
• 주주 계정에 가지급금이나 개인 인출이 포함되어 있다면: 주주 대여금을 참고하세요.
• 영수증에 개인 사용과 법인 사용이 섞여 있거나 홈오피스 방식을 정하는 중이라면: 청구서, 상환 기록, 법인 설립일, 집 사용 계산 자료를 가지고 장부 관리 상담을 받으세요.