Betriebsausgaben privat bezahlt, einschließlich Homeoffice

Ich habe mit meiner privaten Karte bezahlt. Wie buche ich die Kosten und die Erstattung?

Buchen Sie den Kauf als Kosten des Unternehmens und halten Sie dann fest, wer ihn bezahlt hat. Die Erstattung begleicht, was das Unternehmen dem Zahler schuldet. Sie ist keine zweite Ausgabe. Bewahren Sie die Rechnung und einen Spesenbericht mit dem betrieblichen Zweck auf, denn ein Kartenauszug allein belegt nicht, was gekauft wurde (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: Nachweis bei Kreditkartenzahlung).

Teilen Sie gemischte Einkäufe auf, bevor Sie sie buchen. Private Posten werden nicht zu Betriebsausgaben, nur weil das Unternehmen sie erstattet. Der Kauf von Geräten kann stattdessen eine Anschaffung sein, die abgeschrieben wird. Lesen Sie dazu Capital Cost Allowance (CRA: Ausgaben in Form T2125).

Kann meine Kapitalgesellschaft mir Kosten erstatten, ohne dass steuerpflichtiger Lohn oder ein Vorteil für den Aktionär entsteht?

Ja, wenn die Kapitalgesellschaft in Kanada angemessene, belegte Kosten erstattet, die Ihnen für ihr Geschäft entstanden sind. Die CRA beschreibt eine Erstattung als Rückzahlung belegter beruflicher Kosten eines Arbeitnehmers und sagt, dass eine angemessene Erstattung von Geschäftsreisekosten in der Regel nicht zum Einkommen des Arbeitnehmers zählt (CRA: Leitfaden zu steuerpflichtigen Sachbezügen).

Beleg, betrieblicher Zweck und Betrag zählen mehr als die benutzte Karte. Eine private Rechnung, eine unbelegte Pauschale oder ein Kauf zu Ihrem eigenen Nutzen kann stattdessen steuerpflichtiger Lohn oder ein Vorteil für den Aktionär sein. Nach Angaben der CRA kann eine Kapitalgesellschaft einen Vorteil, den sie einem Aktionär in dieser Eigenschaft gewährt, nicht abziehen. Eine Gutschrift in der Buchhaltung allein beweist keine echte Schuld gegenüber dem Aktionär (CRA: Prüfungsleitfaden zu Vorteilen für Gesellschafter).

Überträgt eine Kapitalgesellschaft in Kanada mit einer einschlägigen Steuerschuld Vermögen für weniger als den Marktwert an einen nahestehenden Eigentümer, kann der Eigentümer deren Einkommensteuer nach Income Tax Act Abschnitt 160 oder GST/HST nach Excise Tax Act Abschnitt 325 schulden, in der Regel bis zur Höhe des ohne gleichwertige Gegenleistung erhaltenen Werts und der Steuerschuld. Die CRA kann beide Haftungen jederzeit festsetzen. Dokumentieren Sie die Erstattungsschuld und den ausgetauschten Wert.

Ein Eigentümer, der zugleich Direktor ist, kann gesondert nicht abgeführte GST/HST nach Excise Tax Act Abschnitt 323 oder einzubehaltende Abzüge auf steuerpflichtigen Lohn nach Income Tax Act Abschnitt 227.1 schulden. Beide Vorschriften lassen den Einwand der gebührenden Sorgfalt (Due Diligence) zu und setzen für einen GST/HST-Bescheid oder eine Maßnahme zur Einziehung der Abzüge eine Frist von zwei Jahren, nachdem die Person nicht mehr Direktor ist.

Schuldet die Kapitalgesellschaft Ihnen bereits Geld, halten Sie diesen belegten Saldo getrennt von Beträgen, die Sie ihr schulden. Fragen zu Entnahmen vom Gesellschafterkonto gehören zu Gesellschafterdarlehen.

Kann meine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft die GST/HST auf das geltend machen, was ich bezahlt habe?

Ein GST/HST-Registrierter kann eine Input Tax Credit (Vorsteuergutschrift) geltend machen, wenn er einem Arbeitnehmer oder, bei einer Personengesellschaft, einem Gesellschafter einen berechtigten Kauf erstattet, der für seine gewerbliche Tätigkeit genutzt wird. Die Person muss diese Rolle bei dem Kauf gehabt und die GST/HST bezahlt haben. Die Erstattung muss belegt sein, und die Gutschrift darf nicht höher sein als die, die das Unternehmen bei eigenem Kauf hätte beantragen können (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Prüfen Sie die GST/HST-Abrechnungsmethode. Die Quick Method (vereinfachte Abrechnung) schließt Gutschriften für gewöhnliche erstattete Käufe in der Regel aus, bestimmte Anschaffungen sind aber berechtigt. Ein Registrierter wählt die Methode online oder auf Form GST74. Jahreszahler tun das bis zum ersten Tag des zweiten Geschäftsquartals. Monats- oder Quartalszahler und neu Registrierte mit kurzer erster Periode tun es bis zum Fälligkeitstag der Erklärung für die erste Periode, in der sie die Methode nutzen (CRA: Quick Method). Die meisten Registrierten müssen eine Input Tax Credit bis zum Fälligkeitstag der Erklärung für ihre letzte Meldeperiode beantragen, die innerhalb von vier Jahren nach der Periode endet, in der die Gutschrift erstmals entstand. Für einige gelten zwei Jahre (Excise Tax Act Abschnitt 225(4); CRA: Fristen für ITC).

In Québec wählen Sie die Quick Method für GST und QST stattdessen auf Form FP-2074-V, mit denselben Fristen für Jahres-, Monats- und Quartalszahler (Revenu Québec: Wahl der Quick Method).

Ohne Erstattung kann das Unternehmen die Erstattungsregel nicht nutzen. Ein Arbeitnehmer, der eine berechtigte Ausgabe abzieht, kann stattdessen eine GST/HST-Rückerstattung auf Form GST370 beantragen, wenn der Arbeitgeber registriert ist und kein gelistetes Finanzinstitut ist. Ein einzelner Gesellschafter kann das, wenn die Personengesellschaft registriert ist und der Gesellschafter privat bezahlte Kosten außerhalb des Kontos der Personengesellschaft abzieht. Form T2125, Teil 6 weist solche Kosten aus. Erstattete oder erstattungsfähige Kosten können nicht zugleich berechtigt sein (CRA: Anspruchsvoraussetzungen für die Rückerstattung). Reichen Sie GST370 normalerweise mit der Einkommensteuererklärung ein und beantragen Sie die Rückerstattung in Zeile 45700. Ein späterer Antrag kann gesondert eingereicht werden, und zwar innerhalb von vier Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Kosten entstanden. Eine für abgezogene Ausgaben erhaltene Rückerstattung melden Sie in der Regel als Einkommen im Jahr des Erhalts (CRA: Frist für die Rückerstattung; CRA: Zeile 45700).

Beim Kauf eines Aktionärs klären Sie, ob die Person als Arbeitnehmer oder als Vertreter der Kapitalgesellschaft gehandelt hat. Nach Angaben der CRA gilt die besondere Erstattungsregel nicht für den Kauf eines Vertreters. Die Kapitalgesellschaft folgt dann als Empfängerin den gewöhnlichen Regeln für Input Tax Credits. Allein der Status als Aktionär begründet für diese Regel keinen Arbeitnehmerstatus. Ein steuerpflichtiger privater Vorteil gilt nach dieser Regel ebenfalls nicht als Erstattung (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Wird nur ein Teil der Rechnung erstattet oder gewerblich genutzt, ist die Gutschrift entsprechend begrenzt. Ein Kreditkartenauszug braucht eine Rechnung oder einen anderen Beleg. Die direkte Zahlung an den Kartenaussteller kann je nachdem, wer dem Aussteller schuldet, trotzdem eine Erstattung sein (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Kosten für die Wohnung ergeben nur dann eine Input Tax Credit, wenn auf diese Kosten GST/HST gezahlt wurde. Hypothekenzinsen, Wohngebäudeversicherungen und Wohnungsmiete enthalten in der Regel keine GST/HST (CRA: Rückerstattung für Arbeitnehmer und Gesellschafter). Erstattet eine Kapitalgesellschaft einem Eigentümer Wohnkosten, muss sie klären, wessen Kauf und wessen Steuer sie geltend macht. In Québec prüft ein QST-Registrierter gesondert eine Vorsteuererstattung. Ein berechtigter Arbeitnehmer oder Gesellschafter beantragt eine persönliche QST-Rückerstattung auf Form VD-358-V, Zeile 459 der Steuererklärung von Québec (Revenu Québec: Erstattungen; Revenu Québec: Zeile 459). Zu gemischt genutzten Wohnkosten, Rechnungsregeln, Berechnungsmethoden und Einreichung lesen Sie GST/HST-Erklärungen und Input Tax Credits.

Muss ein Einzelunternehmer sich selbst Kosten erstatten?

Nein. Ein Einzelunternehmer und sein Unternehmen sind hier derselbe Steuerpflichtige. Erfassen Sie den betrieblichen Anteil einer privat bezahlten Ausgabe auf Form T2125 und behandeln Sie Bargeld, das Sie dem Unternehmen entnehmen, als Entnahme. Nach Angaben der CRA sind an sich selbst gezahlte Entnahmen keine abziehbaren Betriebsausgaben, und die private Nutzung von Betriebsvermögen muss aus dem Abzug herausgerechnet werden (CRA: Ausgaben in Form T2125).

Nutzen Sie die Rechnung des Lieferanten und eine angemessene Berechnung des betrieblichen Anteils. Sind Sie für GST/HST registriert, prüfen Sie den betrieblichen Anteil nach den gewöhnlichen Regeln für Einkäufe auf eine Input Tax Credit und nicht nach der Erstattungsregel für Arbeitnehmer oder Gesellschafter (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Für die Einkommensteuererklärung in Québec melden Sie die Betriebsausgaben von Einzelunternehmern und Gesellschaftern auf Form TP-80-V oder in den vorgeschriebenen Abschlüssen, und, wo anwendbar, zusätzlich auf der Form T2125 auf Bundesebene.

Ein Einzelunternehmer schuldet die Einkommensteuer und GST/HST des Unternehmens persönlich. Nach Excise Tax Act Abschnitt 272.1(5) haften aktuelle und frühere Gesellschafter gesamtschuldnerisch für die GST/HST der Personengesellschaft, die während ihrer Mitgliedschaft fällig wurde. Ausgenommen sind Kommanditisten, die nicht zugleich Komplementäre sind. Die Haftung kann auch frühere Schulden bis zur Höhe des Vermögens und der Mittel der Personengesellschaft umfassen sowie spätere Schulden, wenn der Gesellschafter bei der Auflösung Mitglied war. Regeln der Provinzen zur Haftung von Personengesellschaften können weitere Pflichten begründen.

Kann meine Kapitalgesellschaft Kosten übernehmen, die ich vor der Gründung bezahlt habe?

Manchmal, aber die Gründung macht einen früheren privaten Kauf nicht automatisch zu einer Ausgabe der Kapitalgesellschaft. Klären Sie das Kaufdatum, wer den Vertrag geschlossen hat, wem das Gekaufte gehörte oder wer es nutzte und ob die neue Kapitalgesellschaft es tatsächlich übernommen oder erworben hat.

Für eine Kapitalgesellschaft, die nach Bundesrecht gegründet wurde, erlaubt Abschnitt 14 des Canada Business Corporations Act, innerhalb angemessener Zeit einen schriftlichen Vertrag zu genehmigen, der vor ihrer Entstehung in ihrem Namen oder für sie geschlossen wurde. Bis zur Genehmigung ist die Person, die unterschrieben hat, persönlich gebunden, sofern der Vertrag nichts anderes ausdrücklich sagt. Ein Gericht kann die Haftung anpassen. Bewahren Sie den Vertrag und den Nachweis der Genehmigung auf. Übernimmt die Kapitalgesellschaft berechtigte Kosten, die ihr Gründer bezahlt hat, buchen Sie die Kosten und den geschuldeten Betrag und gleichen Sie diesen Saldo bei der Erstattung aus. Die Regel macht nicht jede frühere Rechnung zu Kosten der Kapitalgesellschaft. Die ITC-Regel zur Erstattung an Arbeitnehmer kann auf einen Kauf vor der Entstehung der Kapitalgesellschaft nicht angewendet werden. Die archivierte Auslegung der CRA warnt davor, frühere Geschäfte eines bestehenden Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft als Geschäfte der neuen Kapitalgesellschaft zu behandeln. Die Übertragung eines bestehenden Unternehmens oder seines Vermögens ist ein eigener Vorgang, siehe Ein Unternehmen in eine Kapitalgesellschaft einbringen. Das Gründungsrecht der Provinzen kann abweichen. Lassen Sie die Unterlagen und die geplante Übertragung prüfen, bevor Sie erstatten oder Input Tax Credits beantragen.

Für diese gesonderte Übertragung können ein Einzelunternehmer und die Kapitalgesellschaft gemeinsam auf Form T2057 einen steuerneutralen Übertrag (Rollover) wählen. Eine Personengesellschaft und die Kapitalgesellschaft nutzen Form T2058. Reichen Sie sie bis zum Abgabetermin der Steuererklärung der Partei ein, deren Termin am frühesten liegt. Verkäufer und Käufer können gemeinsam auf Form GST44 wählen, dass auf eine berechtigte Geschäftsübertragung keine GST/HST anfällt. Ist der Käufer registriert, reicht er sie bis zum Fälligkeitstag der ersten Erklärung ein, in der sonst Steuer zu zahlen gewesen wäre, oder bis zu einem späteren Datum, das die CRA auf Antrag zulässt (Income Tax Act Abschnitt 85(6); Excise Tax Act Abschnitt 167(1.1)). In Québec reichen Sie für die Übertragung bei der Einkommensteuer TP-518-V oder TP-529-V ein und nutzen für GST/QST statt GST44 die gemeinsame Form FP-2044-V. Ein registrierter Käufer sendet FP-2044-V bis zum Fälligkeitstag der Erklärung für den Erwerbszeitraum.

Ich arbeite von zu Hause. Soll meine Kapitalgesellschaft Kosten erstatten, Miete zahlen oder eine Form T2200 ausstellen?

Beginnen Sie damit, wofür die Kapitalgesellschaft zahlt. Sie darf einen belegten betrieblichen Einkauf oder den belegten beruflichen Anteil des Internetanschlusses zu Hause erstatten. Die Erstattung privater Nutzung kann einen steuerpflichtigen Vorteil entstehen lassen (CRA: Internetdienste). Ein pauschaler Anteil an den Haushaltsrechnungen braucht eine gesonderte Prüfung.

Für einen Abzug beruflicher Kosten in Québec nutzen Sie mit der Steuererklärung der Provinz außerdem TP-64.3-V und TP-59-V oder eine ausführliche Kostenaufstellung.

Für den Homeoffice-Abzug eines Arbeitnehmers verlangt das Gesetz, dass der Raum der Ort ist, an dem er überwiegend seine Arbeitsaufgaben erledigt, oder dass er ausschließlich zur Erzielung von Arbeitseinkommen sowie regelmäßig und fortlaufend für Besprechungen genutzt wird. Die aktuelle T2200 der CRA fragt beim ersten Test, ob der Arbeitnehmer mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen lang mehr als 50 % der Zeit in diesem Raum gearbeitet hat (Income Tax Act, Abschnitt 8(13); CRA: T2200). Arbeitnehmer mit festem Gehalt können nach den Regeln für berufliche Ausgaben in der Regel keine Hypothekenzinsen oder Grundsteuern abziehen. Ein Arbeitnehmer, der zugleich Aktionär ist, muss außerdem zeigen, dass die Kosten aus den Arbeitsaufgaben entstanden und dass er sie in dieser Eigenschaft tragen musste. Nach Angaben der CRA belegt ein schriftlicher Vertrag allein das unter Umständen nicht (CRA: Ausgaben von Arbeitnehmern).

Welche Homeoffice-Kosten kann eine selbstständige Person abziehen?

Eine selbstständige Person in Kanada kann den betrieblichen Anteil berechtigter Wohnkosten abziehen, wenn der Raum ihr Hauptgeschäftsort ist oder ausschließlich zur Erzielung von Betriebseinkünften und regelmäßig für Treffen mit Kunden genutzt wird. Die Kosten müssen angemessen zwischen betrieblicher und privater Nutzung aufgeteilt werden (CRA: Ausgaben für die betriebliche Nutzung der Wohnung).

Berechtigte Kosten können Heizung, Strom, Wohngebäudeversicherung, Instandhaltung, Grundsteuern und Hypothekenzinsen sein, bei einer Mietwohnung die Miete. Die Tilgung der Hypothek ist keine laufende Ausgabe. Verteilen Sie gemeinsame Kosten nach der Wohnfläche. Den Anteil eines Raums, der auch privat genutzt wird, kürzen Sie um dessen private Nutzungszeit. Passen Sie ihn bei einer Nutzung nur während eines Teils des Jahres an. Machen Sie Wohnkosten in Form T2125, Teil 7 geltend und nicht noch einmal in einer anderen Ausgabenzeile. Der Abzug kann keinen Betriebsverlust schaffen oder erhöhen, aber nicht genutzte berechtigte Kosten können vorgetragen werden, solange die Voraussetzungen fortbestehen (CRA: Ausgaben für die betriebliche Nutzung der Wohnung).

Wer Capital Cost Allowance auf sein Haus geltend macht, kann einen späteren Verkauf beeinflussen. Lesen Sie Capital Cost Allowance, bevor Sie diesen Abzug beantragen (CRA: Ausgaben für die betriebliche Nutzung der Wohnung).

Ich habe ein Essen mit Kunden bezahlt. Erstattet das Unternehmen die ganze Rechnung?

Wenn die Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft ein belegtes geschäftliches Essen übernimmt, darf sie die gesamte angemessene Rechnung erstatten. Die Grenze für den Abzug bei der Einkommensteuer bestimmt nicht den Erstattungsbetrag. Abziehbar sind in der Regel nur 50 % des niedrigeren Betrags aus tatsächlichen und angemessenen Kosten (Income Tax Act, Abschnitt 67.1). Für manche Essen gelten andere Regeln, klären Sie daher den Anlass, bevor Sie diese Grenze anwenden (CRA: Betriebsausgaben).

Bei einem registrierten Unternehmen ist auch die übliche Input Tax Credit auf berechtigte Essen auf 50 % begrenzt. Erstattet man nur den bei der Einkommensteuer abziehbaren Anteil, kann das die erstattungsbasierte Gutschrift weiter verringern (CRA: Berechtigung für die Input Tax Credit; CRA: Methoden bei Erstattungen).

Welche Unterlagen belegen eine echte Erstattung?

Bewahren Sie genug Unterlagen auf, die Kauf, Zahler, betriebliche Nutzung und Rückzahlung verbinden. Die CRA verlangt von Unternehmen, Belege oder Quittungen aufzubewahren, aus denen hervorgeht, was gekauft wurde. Sie beschreibt eine Erstattung als einen Betrag, der mit Belegen vollständig nachgewiesen ist (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• Bewahren Sie die detaillierte Rechnung oder Quittung des Lieferanten auf, den Nachweis Ihrer Zahlung und einen Spesenbericht mit dem betrieblichen Zweck und dem Namen der Person, die die Erstattung erhält. Notieren Sie bei Essen, wer teilgenommen hat und aus welchem geschäftlichen Grund.
• Buchen Sie den Kauf nur einmal, trennen Sie die private Nutzung ab und gleichen Sie die Erstattung mit dem geschuldeten Betrag ab. Bewahren Sie für die GST/HST den Beleg auf, der die berechnete Steuer belegt. Der Kartenauszug allein reicht nicht (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• Für die Nutzung zu Hause bewahren Sie Haushaltsrechnungen, Berechnungen der Wohnfläche und der Nutzungszeit sowie jede Arbeits- oder Mietvereinbarung auf. Für ältere Käufe halten Sie das Gründungsdatum, den ursprünglichen Vertrag und die Unterlagen zur Übertragung bereit.

Beispiel

Beträge in kanadischen Dollar zur Veranschaulichung, ohne GST/HST. Ein Arbeitnehmer einer Kapitalgesellschaft in Kanada nutzt eine private Karte für Büromaterial von C$120 und ein Essen mit Kunden von C$80. Belege und Spesenbericht zeigen, dass beides für die Kapitalgesellschaft war, die sich zur Erstattung bereit erklärt. Die Kapitalgesellschaft bucht C$120 Büromaterial, C$80 Bewirtung und C$200 Schuld gegenüber dem Arbeitnehmer. Sie erstattet C$200 und gleicht damit diesen Saldo aus. Unter der Annahme, dass die gewöhnliche Regel für Essen gilt, beträgt der Abzug des Essens bei der Einkommensteuer C$40, die Erstattung bleibt C$80. Jede GST/HST-Gutschrift braucht eine gesonderte Prüfung anhand der Rechnungen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie müssen klären, wem Ihr Auto gehört oder wer es least: Lesen Sie Ein Auto über Ihr Unternehmen kaufen.
• Sie brauchen Belegregeln oder einen GST/HST-Einreichungstermin: Lesen Sie GST/HST-Erklärungen und Input Tax Credits.
• Sie haben Geräte gekauft oder möchten Capital Cost Allowance auf Ihr Haus geltend machen: Lesen Sie Capital Cost Allowance.
• Das Gesellschafterkonto enthält Vorschüsse oder private Entnahmen: Lesen Sie Gesellschafterdarlehen.
• Ihre Belege mischen private und geschäftliche Nutzung, oder Sie wählen eine Homeoffice-Regelung: Bringen Sie Rechnungen, Erstattungsunterlagen, Gründungsdatum und Berechnung der Nutzung zu Hause zur Buchhaltung.