مصروفات العمل المدفوعة من مالٍ شخصي، ومنها مكتب المنزل

دفعت ببطاقتي الشخصية. كيف أسجّل التكلفة والسداد؟

سجّل الشراء على أنه تكلفة على النشاط، ثم سجّل من دفع ثمنه. السداد يُسوّي ما يدين به النشاط للدافع، وليس مصروفًا ثانيًا. احتفظ بالفاتورة وبتقرير مصروفات يبيّن غرض العمل، فكشف البطاقة وحده لا يثبت ما اشتُري (CRA: سجلات الأعمال؛ CRA: إثبات بطاقة الائتمان).

قسّم المشتريات المختلطة قبل ترحيلها. المشتريات الشخصية لا تصبح مصروفات عمل لمجرد أن النشاط يسدّد ثمنها. وقد يكون شراء المعدات بندًا رأسماليًا بدلًا من ذلك؛ راجع مخصص التكلفة الرأسمالية (CRA: مصروفات النموذج T2125).

هل تستطيع شركتي أن تسدّد لي دون أن يُعدّ ذلك أجرًا خاضعًا للضريبة أو منفعة للمساهم؟

نعم، إذا سدّدت الشركة تكلفة معقولة وموثّقة تكبّدتَها لأغراض عملها. تصف CRA المبلغ المسترد بأنه سداد لتكاليف توظيف موثّقة تكبّدها الموظف، وتقول إن سداد نفقات سفر معقولة لأغراض العمل يُستثنى عادةً من دخل الموظف (CRA: دليل المزايا الخاضعة للضريبة).

الإيصال وغرض العمل والمبلغ أهم من البطاقة المستخدمة. أما الفاتورة الشخصية، أو الدفعة الثابتة غير الموثّقة، أو الشراء لمنفعتك الخاصة، فقد يُعدّ بدلًا من ذلك أجرًا خاضعًا للضريبة أو منفعة للمساهم. وتقول CRA إن الشركة لا تستطيع خصم منفعة تمنحها لمساهم بصفته مساهمًا؛ ولا يثبت القيد المحاسبي وحده وجود دَين حقيقي للمساهم (CRA: إرشادات تدقيق منفعة المساهم).

إذا نقلت شركة عليها دَين ضريبي ذو صلة ممتلكات إلى مالك مرتبط بها بأقل من قيمتها العادلة، فقد يُطالَب المالك بضريبة دخلها بموجب المادة 160 من قانون ضريبة الدخل أو بضريبة GST/HST بموجب المادة 325 من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، وعادةً في حدود قيمة ما استلمه دون مقابل مكافئ وقيمة الدَّين الضريبي. وقد تُصدر CRA تقديرًا بأي من الالتزامين في أي وقت. وثّق الدَّين المسدَّد والقيمة المتبادلة.

قد يُطالَب المالك الذي هو أيضًا مديرًا بضريبة GST/HST غير المسدَّدة بموجب المادة 323 من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، أو بالضريبة المستقطعة على الأجر الخاضع للضريبة بموجب المادة 227.1 من قانون ضريبة الدخل، وذلك على نحو مستقل. وكلا الحكمين يتيح الدفاع بإثبات العناية الواجبة، ويحدّد مهلة سنتين بعد انتهاء صفة المدير لتقدير GST/HST أو لإجراء استرداد الاستقطاع.

إذا كانت الشركة مدينة لك أصلًا، فأبقِ ذلك الرصيد الموثّق منفصلًا عن المبالغ التي تدين بها لها. وأسئلة السحب من حساب المساهم تجدها في قروض المساهمين.

هل تستطيع شركتي أو شراكتي المطالبة بضريبة GST/HST على ما دفعته؟

يجوز لمسجّل GST/HST المطالبة بائتمان ضريبة المدخلات عندما يسدّد لموظف، أو لشريك في حالة الشراكة، ثمن مشتريات مؤهلة تُستخدم في أنشطته التجارية. ويجب أن يكون الشخص قد شغل تلك الصفة وقت الشراء ودفع GST/HST. ويجب أن يكون السداد موثّقًا، ولا يجوز أن يزيد الائتمان على ما كان بإمكان النشاط المطالبة به لو اشترى السلعة بنفسه (CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).

تحقق من طريقة محاسبة GST/HST. فالطريقة السريعة (Quick Method) تمنع عادةً الائتمانات على المشتريات العادية المستردة، مع أن بعض المشتريات الرأسمالية مؤهلة. يختار المسجّل هذه الطريقة عبر الإنترنت أو في النموذج GST74: مقدّمو الإقرارات السنوية بحلول اليوم الأول من الربع المالي الثاني؛ ومقدّمو الإقرارات الشهرية أو ربع السنوية، والمسجّلون الجدد الذين تكون فترتهم الأولى قصيرة، بحلول موعد استحقاق الإقرار عن أول فترة يستخدمونها (CRA: الطريقة السريعة). ويجب على معظم المسجّلين المطالبة بائتمان ضريبة المدخلات بحلول موعد استحقاق إقرار آخر فترة تقرير تنتهي خلال أربع سنوات بعد الفترة التي نشأ فيها الائتمان أول مرة؛ ولبعضهم سنتان (قانون ضريبة المبيعات، المادة 225(4)؛ CRA: مهل ائتمان ضريبة المدخلات).

في كيبك، تُختار الطريقة السريعة لضريبتَي GST وQST بالنموذج FP-2074-V بدلًا من ذلك، مع المواعيد النهائية السنوية أو الشهرية وربع السنوية نفسها (Revenu Québec: اختيار الطريقة السريعة).

وإذا لم يحدث سداد، فلا يستطيع النشاط استخدام قاعدة المبالغ المستردة. وقد يطالب الموظف الذي يخصم مصروفًا مؤهلًا باسترداد GST/HST بالنموذج GST370 إذا كان صاحب العمل مسجّلًا وليس مؤسسة مالية مُحدَّدة (Listed Financial Institution). ويجوز للشريك الفرد ذلك إذا كانت الشراكة مسجّلة وخصم الشريك تكلفة دفعها شخصيًا خارج حساب الشراكة؛ ويُبلَّغ عن هذه التكاليف في النموذج T2125، الجزء 6. ولا تكون التكلفة التي سُدّدت أو يمكن سدادها مؤهلة أيضًا (CRA: أهلية الاسترداد). عادةً يُقدَّم GST370 مع إقرار ضريبة الدخل ويُطالب باسترداده في السطر 45700؛ ويجوز إرسال طلب لاحق على حدة خلال أربع سنوات بعد نهاية السنة التقويمية التي نشأت فيها التكلفة. وعادةً يُبلَّغ عن المبلغ المسترد عن مصروفات مخصومة كدخل في السنة التي يُستلم فيها (CRA: موعد تقديم طلب الاسترداد؛ CRA: السطر 45700).

في حالة مشتريات المساهم، تأكد مما إذا كان الشخص يتصرف بصفته موظفًا أو وكيلًا للشركة. تقول CRA إن قاعدة السداد الخاصة لا تنطبق على مشتريات الوكيل؛ وتتبع الشركة بدلًا من ذلك قواعد ائتمان ضريبة المدخلات العادية بوصفها المتلقية. وصفة المساهم وحدها لا تثبت صفة الموظف لأغراض هذه القاعدة. كما أن المنفعة الشخصية الخاضعة للضريبة لا تُعدّ سدادًا مؤهلًا بموجبها (CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).

إذا سُدّد جزء فقط من الفاتورة أو استُخدم جزء فقط في نشاط تجاري، فإن الائتمان يقتصر على ذلك الجزء. ويحتاج كشف بطاقة الائتمان إلى فاتورة أو مستند داعم آخر، وقد يظل الدفع المباشر لمصدر البطاقة الشخصية سدادًا بحسب من يدين لمصدر البطاقة (CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).

لا تُنتج تكاليف المنزل ائتمان ضريبة مدخلات إلا إذا دُفع GST/HST عليها؛ فلا تحمل فوائد الرهن العقاري وأقساط تأمين المنزل وإيجار السكن عادةً أي ضريبة من هذا النوع (CRA: استرداد الموظف والشريك). وعلى الشركة التي تسدّد للمالك تكاليف المنزل أن تحدّد لمن تعود المشتريات والضريبة التي تطالب بها. وفي كيبك، يفحص مسجّل QST على حدة استرداد ضريبة المدخلات؛ ويطالب الموظف أو الشريك المؤهل باسترداد شخصي لـ QST بالنموذج VD-358-V، السطر 459 من إقرار كيبك (Revenu Québec: المبالغ المستردة؛ Revenu Québec: السطر 459). وللاطلاع على تكاليف المنزل ذات الاستخدام المختلط وقواعد الفواتير وطرق الحساب والتقديم، راجع إقرارات GST/HST وائتمانات ضريبة المدخلات.

هل على صاحب المنشأة الفردية أن يسدّد لنفسه؟

لا. صاحب المنشأة الفردية والنشاط هما المكلّف الضريبي نفسه في هذا الشأن: سجّل حصة العمل من التكلفة المدفوعة شخصيًا في النموذج T2125، ثم عامل أي نقد تأخذه من النشاط على أنه سحب للمالك. وتقول CRA إن المبالغ التي تدفعها لنفسك ليست مصروفات عمل قابلة للخصم، وإن الاستخدام الشخصي لممتلكات العمل يجب استبعاده من المطالبة (CRA: مصروفات النموذج T2125).

استخدم فاتورة المورّد وحسابًا معقولًا لنسبة استخدام العمل. وإذا كنت مسجّلًا لـ GST/HST، فافحص حصة العمل للحصول على ائتمان ضريبة المدخلات وفق قواعد الشراء العادية، لا قاعدة سداد الموظف أو الشريك (CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).

في إقرار ضريبة الدخل في كيبك، أبلغ عن مصروفات عمل صاحب المنشأة الفردية والشريك في النموذج TP-80-V أو القوائم المالية المطلوبة، وفي النموذج الفيدرالي T2125 حيثما ينطبق.

يتحمّل صاحب المنشأة الفردية شخصيًا ضريبة دخل النشاط وضريبة GST/HST. وبموجب المادة 272.1(5) من قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، يتحمل الشركاء الحاليون والسابقون، عدا الشركاء المحدودين الذين ليسوا شركاء عامين، مسؤولية تضامنية عن GST/HST المستحقة على الشراكة أثناء عضويتهم. وقد تشمل المسؤولية أيضًا ديونًا أقدم بقدر ممتلكات الشراكة وأموالها، وديونًا لاحقة إذا كان الشريك عضوًا عند حل الشراكة. وقد تضيف قواعد المسؤولية في المقاطعات التزامات أخرى.

هل تستطيع شركتي تحمّل التكاليف التي دفعتها قبل التأسيس؟

أحيانًا، لكن التأسيس لا يجعل تلقائيًا أي شراء شخصي سابق مصروفًا على الشركة. حدّد تاريخ الشراء، ومن أبرم العقد، ومن امتلك ما اشتُري أو استخدمه، وهل تبنّته الشركة الجديدة أو اكتسبته فعلًا.

بالنسبة إلى شركة مؤسسة بموجب القانون الفيدرالي، تتيح المادة 14 من قانون الشركات التجارية الكندي للشركة أن تتبنّى، خلال مدة معقولة، عقدًا كتابيًا أُبرم باسمها أو نيابةً عنها قبل وجودها. وحتى التبنّي، يظل الموقّع ملزمًا شخصيًا ما لم ينص العقد صراحةً على غير ذلك؛ وللمحكمة تعديل المسؤولية. احتفظ بالعقد وبما يثبت التبنّي. وإذا تحمّلت الشركة تكلفة مؤهلة دفعها مؤسسها، فسجّل التكلفة والمبلغ المستحق، ثم أغلق ذلك الرصيد عند السداد. ولا تحوّل هذه القاعدة كل فاتورة سابقة إلى تكلفة على الشركة. وقاعدة ائتمان ضريبة المدخلات لسداد الموظف لا تنطبق على شراء تم قبل وجود الشركة. وتحذّر النشرة المؤرشفة الصادرة عن CRA من اعتبار المعاملات السابقة لمنشأة فردية أو شراكة قائمة معاملاتٍ للشركة الجديدة. ونقل نشاط قائم أو أصوله عملية نقل مستقلة؛ راجع نقل نشاط إلى شركة. وقد يختلف قانون التأسيس في المقاطعات. اطلب مراجعة المستندات والنقل المقترح قبل السداد أو المطالبة بائتمانات ضريبة المدخلات.

في عملية النقل المستقلة هذه، يجوز لصاحب المنشأة الفردية والشركة أن يختارا معًا تأجيل ضريبة الدخل بالنموذج T2057؛ وتستخدم الشراكة والشركة النموذج T2058. يُقدَّم الاختيار بحلول أبكر موعد لتقديم إقرار بين الطرفين المشاركين في الاختيار. ويجوز للبائع والمشتري أن يختارا معًا بالنموذج GST44 تجنّب GST/HST على نقل نشاط مؤهل. وإذا كان المشتري مسجّلًا، فيقدّمه بحلول موعد استحقاق أول إقرار كانت الضريبة ستُستحق فيه لولا ذلك، أو بحلول موعد لاحق تسمح به CRA بناءً على طلب (قانون ضريبة الدخل، المادة 85(6)؛ قانون ضريبة المبيعات، المادة 167(1.1)). وفي كيبك، قدّم TP-518-V أو TP-529-V لنقل ضريبة الدخل، واستخدم النموذج المشترك FP-2044-V لضريبتَي GST وQST بدلًا من GST44. ويرسل المشتري المسجّل FP-2044-V بحلول موعد استحقاق إقرار فترة الاستحواذ.

أعمل من المنزل. هل تسدّد لي شركتي التكاليف أم تدفع إيجارًا أم تصدر النموذج T2200؟

ابدأ بما تدفع الشركة ثمنه. فقد تسدّد ثمن مشتريات عمل موثّقة أو حصة الاستخدام المثبتة للعمل من إنترنت المنزل؛ أما سداد الاستخدام الشخصي فقد يُنشئ منفعة خاضعة للضريبة (CRA: خدمات الإنترنت). أما تحميل الشركة حصة شاملة من فواتير المنزل فيحتاج إلى مراجعة مستقلة.

وللمطالبة بمصروفات التوظيف في كيبك، استخدم أيضًا TP-64.3-V وTP-59-V أو بيانًا مفصلًا بالمصروفات مع إقرار المقاطعة.

بالنسبة إلى مطالبة الموظف بمكتب المنزل، يشترط القانون أن تكون المساحة هي المكان الذي يؤدي فيه واجبات وظيفته أساسًا، أو أن تُستخدم لكسب دخل التوظيف فقط وبصورة منتظمة ومستمرة للاجتماعات. ويسأل النموذج T2200 الحالي الصادر عن CRA ما إذا كان الموظف قد عمل من تلك المساحة أكثر من 50% من الوقت لمدة أربعة أسابيع متتالية على الأقل بموجب الاختبار الأول (قانون ضريبة الدخل، المادة 8(13)؛ CRA: T2200). ولا يستطيع الموظفون بالراتب عادةً المطالبة بفوائد الرهن العقاري أو ضرائب العقار بموجب قواعد مصروفات التوظيف. وعلى المساهم الموظف أن يثبت أيضًا أن التكاليف نشأت من واجبات وظيفته وأنه كان مطالبًا بدفعها بتلك الصفة؛ وتقول CRA إن مجرد وجود عقد مكتوب قد لا يثبت ذلك (CRA: مصروفات التوظيف).

ما تكاليف مكتب المنزل التي يمكن للعامل لحسابه الخاص المطالبة بها؟

يجوز للعامل لحسابه الخاص المطالبة بحصة العمل من تكاليف المنزل المؤهلة إذا كانت المساحة مكان عمله الرئيسي، أو تُستخدم لكسب دخل العمل فقط وبصورة منتظمة للقاء العملاء. ويجب تقسيم التكاليف تقسيمًا معقولًا بين استخدام العمل والاستخدام الشخصي (CRA: مصروفات استخدام المنزل للعمل).

قد تشمل التكاليف المؤهلة التدفئة والكهرباء وتأمين المنزل والصيانة وضرائب العقار وفوائد الرهن العقاري، أو الإيجار إذا كنت تستأجر المنزل. أما أصل الرهن العقاري فليس مصروفًا جاريًا. استخدم مساحة الأرضية لتوزيع التكاليف المشتركة، ثم خفّض حصة الغرفة التي تُستخدم أيضًا لأغراض شخصية بحسب وقت استخدام العمل؛ وعدّل الحصة عند الاستخدام لجزء من السنة. وأدرج تكاليف المنزل في النموذج T2125، الجزء 7، لا مرة أخرى في بند مصروفات آخر. ولا يجوز أن ينشئ الخصم خسارة في النشاط أو يزيدها، لكن التكاليف المؤهلة غير المستخدمة قد تُرحَّل إلى سنوات لاحقة ما دامت الشروط قائمة (CRA: مصروفات استخدام المنزل للعمل).

قد تؤثر المطالبة بمخصص التكلفة الرأسمالية على منزلك في بيع لاحق. راجع مخصص التكلفة الرأسمالية قبل تقديم هذه المطالبة (CRA: مصروفات استخدام المنزل للعمل).

دفعت ثمن وجبة لعميل. هل يسدّد النشاط الفاتورة كاملة؟

إذا وافقت الشركة أو الشراكة على تغطية وجبة عمل موثّقة، فيمكنها أن تسدّد الفاتورة المعقولة كاملة. وحدّ خصم ضريبة الدخل لا يحدّد مبلغ السداد: فعادةً لا يُخصم إلا 50% من الأقل بين التكلفة الفعلية والتكلفة المعقولة (قانون ضريبة الدخل، المادة 67.1). وبعض الوجبات له قواعد مختلفة، فحدّد الغرض قبل تطبيق هذا الحد (CRA: مصروفات العمل).

وبالنسبة إلى النشاط المسجّل، يقتصر ائتمان ضريبة المدخلات المعتاد على الوجبات المؤهلة أيضًا على 50%. وقد يؤدي سداد الحصة القابلة للخصم من ضريبة الدخل فقط إلى خفض الائتمان القائم على السداد أكثر (CRA: أهلية ائتمان ضريبة المدخلات؛ CRA: طرق السداد).

ما السجلات التي تثبت أن السداد حقيقي؟

احتفظ بسجلات كافية تربط بين الشراء والدافع واستخدام العمل والسداد. تطلب CRA من الأنشطة الاحتفاظ بإيصالات أو مستندات تبيّن ما اشتُري، وتصف المبلغ المسترد بأنه مبلغ جرى إثباته كاملًا بسجلات داعمة (CRA: سجلات الأعمال؛ CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).

• احتفظ بفاتورة المورّد أو إيصاله المفصّل، وبإثبات أنك دفعت، وبتقرير مصروفات يذكر غرض العمل واسم من سُدّد له. وفي الوجبات، دوّن من حضر وسبب العمل.
• سجّل الشراء مرة واحدة، واستبعد الاستخدام الشخصي، وطابق السداد مع المبلغ المستحق. وبالنسبة إلى GST/HST، احتفظ بالمستند الذي يثبت الضريبة المحصّلة؛ فكشف البطاقة وحده لا يكفي (CRA: مذكرة GST/HST رقم 9-4).
• وللاستخدام المنزلي، احتفظ بفواتير المنزل وحسابات مساحة الأرضية والوقت وأي اتفاقية توظيف أو إيجار. وللمشتريات الأقدم، احتفظ بتاريخ التأسيس والعقد الأصلي وسجلات النقل.

مثال

مبالغ توضيحية بالدولار الكندي؛ ولا تشمل GST/HST. موظف في شركة يستخدم بطاقة شخصية لدفع 120 دولار كندي ثمن مستلزمات مكتبية و80 دولار كندي ثمن وجبة عميل. وتبيّن الإيصالات وتقرير المصروفات أن كليهما لأجل الشركة، وهي توافق على سدادهما. تسجّل الشركة 120 دولار كندي مستلزمات و80 دولار كندي وجبات و200 دولار كندي مستحقة للموظف. ثم تسدّد 200 دولار كندي فيُغلق ذلك الرصيد. وبافتراض انطباق قاعدة الوجبات العادية، يكون خصم ضريبة الدخل للوجبة 40 دولار كندي؛ ويظل السداد 80 دولار كندي. وأي ائتمان GST/HST يتطلب فحصًا مستقلًا مقابل الفواتير.

الوضع مختلف في حالتك؟

• تحتاج إلى تحديد من يملك سيارتك أو يستأجرها: راجع شراء سيارة عبر نشاطك.
• تحتاج إلى قواعد الإيصالات أو موعد تقديم GST/HST: راجع إقرارات GST/HST وائتمانات ضريبة المدخلات.
• اشتريت معدات أو قد تطالب بمخصص التكلفة الرأسمالية على منزلك: راجع مخصص التكلفة الرأسمالية.
• يتضمن حساب المساهم سلفًا أو سحوبات شخصية: راجع قروض المساهمين.
• إيصالاتك تخلط بين الاستخدام الشخصي واستخدام الشركة، أو تختار ترتيب مكتب المنزل: أحضر الفواتير وسجلات السداد وتاريخ التأسيس وحساب استخدام المنزل إلى خدمة مسك الدفاتر.