Gastos del negocio pagados de su bolsillo y oficina en casa

Pagué con mi tarjeta personal. ¿Cómo registro el gasto y el reembolso?

Registre la compra como un costo del negocio y luego anote quién la pagó. El reembolso salda lo que el negocio le debe a quien pagó; no es un segundo gasto. Conserve la factura y un informe de gastos que muestre el propósito comercial, porque un estado de cuenta de la tarjeta por sí solo no demuestra qué se compró (CRA: registros del negocio; CRA: comprobante de tarjeta de crédito).

Divida las compras mixtas antes de registrarlas. Los artículos personales no se convierten en gastos del negocio porque el negocio los reembolse. Una compra de equipo puede ser, en cambio, un bien de capital; consulte la CCA (deducción por costo de capital) (CRA: gastos del Form T2125).

¿Mi corporación puede reembolsarme sin que sea pago gravable ni beneficio para el accionista?

Sí, cuando la corporación reembolsa un costo razonable y documentado que usted pagó para su negocio. La CRA describe el reembolso como la devolución de costos de empleo documentados de un empleado, y dice que el reembolso razonable de viajes de negocios generalmente queda fuera del ingreso del empleado (CRA: guía de beneficios gravables).

Importan más el recibo, el propósito comercial y el monto que la tarjeta usada. Una factura personal, un pago fijo sin respaldo o una compra hecha en su propio beneficio pueden ser, en cambio, un pago gravable o un beneficio para el accionista. La CRA dice que una corporación no puede deducir un beneficio que otorga a un accionista en esa calidad; un crédito en la contabilidad por sí solo no prueba una deuda real con el accionista (CRA: guía de auditoría sobre beneficios al accionista).

Si una corporación con una deuda fiscal relevante transfiere bienes a un propietario relacionado por menos de su valor justo, el propietario puede deber el impuesto sobre la renta de la corporación según la sección 160 del Income Tax Act o el GST/HST según la sección 325 del Excise Tax Act, por lo general hasta el valor recibido sin una contraprestación equivalente y la deuda fiscal. La CRA puede determinar cualquiera de esas responsabilidades en cualquier momento. Documente la deuda que se reembolsa y el valor intercambiado.

Un propietario que además es director puede deber por separado el GST/HST no remitido según la sección 323 del Excise Tax Act o las retenciones sobre pagos gravables según la sección 227.1 del Income Tax Act. Ambas disposiciones permiten la defensa de diligencia debida y fijan un límite de dos años después de que la persona deja de ser director para una determinación del GST/HST o una acción de recuperación de retenciones.

Si la corporación ya le debe dinero, mantenga ese saldo respaldado separado de lo que usted le debe a ella. Las preguntas sobre retiros de una cuenta de accionista corresponden a préstamos del accionista.

¿Mi corporación o sociedad de personas puede reclamar el GST/HST de lo que yo pagué?

Un contribuyente registrado para el GST/HST puede reclamar un crédito fiscal por insumos cuando reembolsa a un empleado o, en una sociedad de personas, a un socio, por una compra calificada usada en sus actividades comerciales. La persona debía tener esa calidad cuando hizo la compra y pagó el GST/HST. El reembolso debe tener respaldo, y el crédito no puede superar lo que el negocio habría podido reclamar si hubiera comprado el artículo por sí mismo (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Revise el método de contabilidad del GST/HST. El Quick Method (método rápido) por lo general impide los créditos por compras ordinarias reembolsadas, aunque ciertas compras de bienes de capital sí califican. El contribuyente registrado lo elige en línea o en el Form GST74: los que presentan anualmente, a más tardar el primer día del segundo trimestre del ejercicio; los que presentan mensual o trimestralmente, y los nuevos registrados con un primer período corto, a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración del primer período en que lo usen (CRA: Quick Method). La mayoría de los contribuyentes registrados debe reclamar un ITC (crédito fiscal por insumos) a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración de su último período de declaración que termine dentro de los cuatro años posteriores al período en que surgió el crédito; algunos tienen dos años (sección 225(4) del Excise Tax Act; CRA: plazos del ITC).

En Quebec, el Quick Method para el GST y el QST se elige, en cambio, en el Form FP-2074-V, con los mismos plazos anuales o mensuales y trimestrales (Revenu Québec: elección del Quick Method).

Sin reembolso, el negocio no puede usar la regla del reembolso. Un empleado que deduce un gasto calificado puede, en cambio, reclamar un reembolso del GST/HST en el Form GST370 si su empleador es un contribuyente registrado que no sea una institución financiera designada. Un socio individual puede hacerlo si la sociedad de personas está registrada y el socio deduce un costo pagado personalmente fuera de la cuenta de la sociedad; el Form T2125, Parte 6 informa esos costos. Un costo reembolsado o reembolsable tampoco puede calificar (CRA: elegibilidad para el reembolso). Normalmente se presenta el GST370 con la declaración del impuesto sobre la renta y se reclama el reembolso en la línea 45700; una solicitud posterior puede enviarse por separado dentro de cuatro años después del fin del año calendario en que se originó el costo. Por lo general, un reembolso recibido por gastos deducidos se declara como ingreso en el año en que se recibe (CRA: plazo para presentar el reembolso; CRA: línea 45700).

Si la compra la hizo un accionista, confirme si actuó como empleado o como agente de la corporación. La CRA dice que la regla especial de reembolso no se aplica a la compra de un agente; en ese caso la corporación sigue las reglas ordinarias del crédito fiscal por insumos como destinataria. La condición de accionista por sí sola no establece la condición de empleado para esta regla. Un beneficio personal gravable tampoco califica como reembolso según ella (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Si solo se reembolsa o se usa en el negocio una parte de la factura, el crédito se limita en esa proporción. El estado de cuenta de una tarjeta de crédito necesita una factura u otro documento de respaldo, y pagar directamente al emisor de una tarjeta personal aún puede ser un reembolso, según quién le deba al emisor (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

Los gastos de la vivienda generan un crédito fiscal por insumos solo cuando se pagó GST/HST por ese gasto; los intereses hipotecarios, las primas del seguro de la vivienda y el alquiler residencial por lo general no lo incluyen (CRA: reembolso para empleados y socios). Una corporación que reembolsa a un propietario gastos de la vivienda debe establecer de quién es la compra y qué impuesto está reclamando. En Quebec, un contribuyente registrado del QST evalúa por separado el reembolso del impuesto sobre insumos; un empleado o socio elegible reclama un reembolso personal del QST en el Form VD-358-V, línea 459 de la declaración de Quebec (Revenu Québec: reembolsos; Revenu Québec: línea 459). Para los gastos de uso mixto de la vivienda, las reglas de facturas, los métodos de cálculo y la presentación, consulte declaraciones del GST/HST y créditos fiscales por insumos.

¿Un propietario único tiene que reembolsarse a sí mismo?

No. Para este efecto, el propietario único y el negocio son el mismo contribuyente: registre la parte comercial de un costo pagado personalmente en el Form T2125 y trate cualquier efectivo que saque del negocio como un retiro del propietario. La CRA dice que los retiros que usted se paga no son gastos de negocio deducibles, y que el uso personal de bienes del negocio debe quitarse de la deducción (CRA: gastos del Form T2125).

Use la factura del proveedor y un cálculo razonable del uso comercial. Si está registrado para el GST/HST, evalúe la parte comercial para un crédito fiscal por insumos según las reglas de las compras ordinarias, y no según la regla de reembolso a empleados o socios (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

En la declaración de impuestos de Quebec, declare los gastos de negocio del propietario único y de los socios en el Form TP-80-V o en los estados financieros exigidos, además del T2125 federal cuando corresponda.

El propietario único debe personalmente el impuesto sobre la renta y el GST/HST del negocio. Según la sección 272.1(5) del Excise Tax Act, los socios actuales y anteriores, salvo los socios comanditarios que no son socios generales, responden solidariamente por el GST/HST de la sociedad de personas que se debía mientras eran socios. La responsabilidad también puede abarcar deudas anteriores hasta el límite de los bienes y el dinero de la sociedad, y deudas posteriores si el socio era miembro al momento de la disolución. Las reglas provinciales sobre la responsabilidad de las sociedades de personas pueden sumar obligaciones.

¿Mi corporación puede asumir gastos que pagué antes de constituirla?

A veces, pero la constitución no convierte automáticamente una compra personal anterior en un gasto de la corporación. Identifique la fecha de la compra, quién firmó el contrato, quién era dueño o usaba lo comprado y si la nueva corporación realmente lo adoptó o lo adquirió.

Una corporación constituida a nivel federal puede adoptar, dentro de un plazo razonable, un contrato escrito celebrado con su nombre o en su representación antes de existir, según la sección 14 de la Canada Business Corporations Act. Hasta que lo adopte, quien firmó queda obligado personalmente, salvo que el contrato diga expresamente lo contrario; un tribunal puede ajustar la responsabilidad. Conserve el contrato y la prueba de la adopción. Si la corporación asume un costo calificado pagado por su promotor, registre el costo y el monto adeudado, y luego salde ese saldo al reembolsar. La regla no convierte cada factura anterior en un costo de la corporación. La regla del ITC por reembolso a empleados no puede aplicarse a una compra hecha antes de que existiera la corporación. La interpretación archivada de la CRA advierte que no se deben tratar las transacciones anteriores de una empresa individual o sociedad de personas existente como si fueran de la nueva corporación. Trasladar un negocio existente o sus bienes es una transferencia aparte; consulte cómo trasladar un negocio a una corporación. La ley provincial de constitución puede ser distinta. Haga revisar los documentos y la transferencia propuesta antes de reembolsar o de reclamar créditos fiscales por insumos.

Para esa transferencia aparte, un propietario único y la corporación pueden elegir conjuntamente un traspaso con diferimiento del impuesto sobre la renta en el Form T2057; una sociedad de personas y la corporación usan el Form T2058. Se presenta a más tardar en la fecha de presentación de la declaración de la parte que elige con el plazo más temprano. El vendedor y el comprador pueden elegir conjuntamente, en el Form GST44, no cobrar GST/HST en una transferencia de negocio elegible. Si el comprador está registrado, lo presenta a más tardar en la fecha de vencimiento de la primera declaración en la que de otro modo habría debido pagarse el impuesto, o en una fecha posterior que la CRA permita por solicitud (sección 85(6) del Income Tax Act; sección 167(1.1) del Excise Tax Act). En Quebec, presente el TP-518-V o el TP-529-V para la transferencia del impuesto sobre la renta y use el Form FP-2044-V conjunto para el GST/QST en lugar del GST44. El comprador registrado envía el FP-2044-V a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración del período de la adquisición.

Trabajo desde casa. ¿Mi corporación debe reembolsar gastos, pagar un alquiler o emitir un T2200?

Empiece por lo que la corporación está pagando. Puede reembolsar una compra de negocio documentada o la parte de uso laboral respaldada del internet de la casa; reembolsar el uso personal puede crear un beneficio gravable (CRA: servicios de internet). Una proporción global de las cuentas del hogar necesita una revisión aparte.

Para una deducción de gastos de empleo en Quebec, use también el TP-64.3-V y el TP-59-V, o un estado detallado de gastos, con la declaración provincial.

Para deducir la oficina en casa de un empleado, la ley exige que el espacio sea donde cumple principalmente sus funciones de empleo, o que se use solo para obtener ingresos de empleo y de forma regular y continua para reuniones. El T2200 actual de la CRA pregunta si trabajó desde ese espacio más de 50% del tiempo durante al menos cuatro semanas consecutivas, según la primera prueba (Income Tax Act, sección 8(13); CRA: T2200). Los empleados asalariados por lo general no pueden deducir los intereses hipotecarios ni los impuestos sobre la propiedad según las reglas de gastos de empleo. Un accionista que es empleado también debe demostrar que los gastos surgieron de sus funciones de empleo y que debía pagarlos en esa calidad; la CRA dice que tener un contrato escrito, sin más, puede no establecerlo (CRA: gastos de empleo).

¿Qué gastos de la oficina en casa puede deducir un trabajador independiente?

Un trabajador independiente puede deducir la parte comercial de los gastos elegibles de su vivienda si el espacio es su lugar principal de negocio, o si se usa solo para obtener ingresos del negocio y de forma regular para atender clientes. Los gastos deben dividirse de manera razonable entre el uso comercial y el personal (CRA: gastos por el uso de la vivienda para el negocio).

Los gastos elegibles pueden incluir calefacción, electricidad, seguro de la vivienda, mantenimiento, impuestos sobre la propiedad e intereses hipotecarios, o el alquiler si usted alquila la vivienda. El capital de la hipoteca no es un gasto corriente. Use la superficie para repartir los gastos compartidos y luego reduzca la parte de una habitación que también se usa personalmente según su tiempo de uso comercial; ajuste si el uso es de una parte del año. Deduzca los gastos de la vivienda en el Form T2125, Parte 7, y no de nuevo en otra línea de gastos. La deducción no puede crear ni aumentar una pérdida del negocio, pero los gastos elegibles no usados pueden arrastrarse mientras sigan cumpliéndose las condiciones (CRA: gastos por el uso de la vivienda para el negocio).

Deducir la CCA (deducción por costo de capital) de su vivienda puede afectar una venta posterior. Consulte la CCA antes de hacer esa deducción (CRA: gastos por el uso de la vivienda para el negocio).

Pagué la comida de un cliente. ¿El negocio me reembolsa toda la cuenta?

Si la corporación o sociedad de personas acepta cubrir una comida de negocios con respaldo, puede reembolsar la cuenta razonable completa. El límite de deducción del impuesto sobre la renta no fija el monto del reembolso: por lo general, solo se deduce 50% del menor entre el costo real y un costo razonable (Income Tax Act, sección 67.1). Algunas comidas tienen reglas distintas, así que identifique el propósito antes de aplicar ese límite (CRA: gastos del negocio).

Para un negocio registrado, el crédito fiscal por insumos habitual por comidas calificadas también se limita a 50%. Reembolsar solo la parte deducible del impuesto sobre la renta puede reducir aún más el crédito basado en el reembolso (CRA: elegibilidad del crédito fiscal por insumos; CRA: métodos de reembolso).

¿Qué registros prueban un reembolso real?

Conserve registros suficientes para vincular la compra, quien pagó, el uso comercial y el reembolso. La CRA pide a los negocios conservar recibos o comprobantes que muestren qué se compró, y describe el reembolso como un monto totalmente justificado con registros de respaldo (CRA: registros del negocio; CRA: GST/HST Memorandum 9-4).

• Conserve la factura o el recibo detallado del proveedor, la prueba de que usted pagó y un informe de gastos que indique el propósito comercial y a quién se reembolsó. En las comidas, anote quiénes asistieron y el motivo comercial.
• Registre la compra una sola vez, separe el uso personal y haga coincidir el reembolso con el monto adeudado. Para el GST/HST, conserve el documento que respalda el impuesto cobrado; el estado de cuenta de la tarjeta por sí solo no basta (CRA: GST/HST Memorandum 9-4).
• Para el uso de la vivienda, conserve las cuentas del hogar, los cálculos de superficie y de tiempo, y cualquier contrato de empleo o de alquiler. Para las compras más antiguas, conserve la fecha de constitución, el contrato original y los registros de la transferencia.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses; se omite el GST/HST. Un empleado de una corporación usa una tarjeta personal para pagar C$120 en útiles de oficina y una comida con un cliente de C$80. Los recibos y el informe de gastos muestran que ambos fueron para la corporación, que acepta reembolsarlos. La corporación registra C$120 de útiles, C$80 de comidas y C$200 adeudados al empleado. Reembolsa C$200 y salda ese saldo. Suponiendo que se aplique la regla ordinaria de comidas, la deducción de la comida en el impuesto sobre la renta es de C$40; el reembolso sigue siendo de C$80. Cualquier crédito del GST/HST requiere una revisión aparte con las facturas.

¿Su caso es distinto?

• Debe decidir quién es el dueño o arrendatario de su automóvil: consulte comprar un automóvil a través de su negocio.
• Necesita las reglas de recibos o una fecha de presentación del GST/HST: consulte declaraciones del GST/HST y créditos fiscales por insumos.
• Compró equipo o puede deducir la CCA de su vivienda: consulte la CCA (deducción por costo de capital).
• La cuenta del accionista incluye anticipos o retiros personales: consulte préstamos del accionista.
• Sus recibos mezclan uso personal y de la corporación, o está eligiendo cómo organizar la oficina en casa: lleve las facturas, los registros de reembolso, la fecha de constitución y el cálculo del uso de la vivienda a contabilidad.