הוצאות עסק ששילמתם מכיסכם בקנדה, כולל משרד ביתי

שילמתי בכרטיס האשראי הפרטי שלי. איך רושמים את ההוצאה ואת ההחזר?

רושמים את הרכישה כהוצאה של העסק, ואז רושמים מי שילם אותה. ההחזר סוגר את החוב של העסק למי ששילם, והוא אינו הוצאה שנייה. שמרו את החשבונית ודוח הוצאות שמראה את המטרה העסקית, כי דף חשבון של כרטיס אשראי לבדו אינו מוכיח מה נקנה (CRA: רישומי עסק; CRA: הוכחה בכרטיס אשראי).

פצלו רכישות מעורבות לפני הרישום. פריטים אישיים אינם הופכים להוצאות עסק רק משום שהעסק החזיר עליהם. רכישת ציוד עשויה להיחשב במקום זאת להוצאה הונית; קראו על ניכוי פחת קנדי (CCA) (CRA: הוצאות בטופס T2125).

האם החברה שלי יכולה להחזיר לי בלי שזה ייחשב לשכר חייב במס או להטבה לבעל מניות?

כן, כשהחברה מחזירה הוצאה סבירה ומתועדת שהוצאתם עבור העסק שלה. CRA מגדירה החזר הוצאות כהחזר של הוצאות העסקה מתועדות של עובד, ומציינת שהחזר סביר על נסיעות עסקיות אינו נכלל בדרך כלל בהכנסת העובד (CRA: מדריך להטבות חייבות במס).

הקבלה, המטרה העסקית והסכום חשובים יותר מהכרטיס ששימש לתשלום. חשבון על הוצאה אישית, תשלום גלובלי ללא תיעוד או רכישה לטובתכם האישית עלולים להיחשב במקום זאת לשכר חייב במס או להטבה לבעל מניות. CRA קובעת שחברה אינה יכולה לנכות הטבה שהיא מעניקה לבעל מניות בתוקף תפקידו כבעל מניות; זיכוי בהנהלת החשבונות בלבד אינו מוכיח חוב אמיתי לבעל המניות (CRA: הנחיות ביקורת להטבה לבעל מניות).

אם חברה בעלת חוב מס רלוונטי מעבירה נכס לבעלים קשור בפחות משווי הוגן, הבעלים עלול לחוב במס ההכנסה שלה לפי סעיף 160 בחוק מס הכנסה או ב-GST/HST לפי סעיף 325 בחוק מס הבלו, בדרך כלל עד לשווי שהתקבל ללא תמורה שוות ערך ועד לחוב המס. CRA רשאית להוציא שומה לכל אחד מהחיובים בכל עת. תעדו את חוב ההחזר ואת הערך שהוחלף.

בעלים שהוא גם דירקטור עלול לחוב בנפרד ב-GST/HST שלא הועבר לפי סעיף 323 בחוק מס הבלו או בניכוי במקור משכר חייב במס לפי סעיף 227.1 בחוק מס הכנסה. שני הסעיפים מאפשרים הגנה של בדיקת נאותות ויש בהם מגבלה של שנתיים מהמועד שבו האדם חדל להיות דירקטור, לצורך שומת GST/HST או הליך לגביית ניכוי במקור.

אם החברה כבר חייבת לכם כסף, שמרו את היתרה המתועדת הזו בנפרד מסכומים שאתם חייבים לה. שאלות על משיכות מחשבון בעל מניות שייכות להלוואות בעל מניות.

האם החברה או השותפות שלי יכולות לתבוע GST/HST על מה ששילמתי?

מי שרשום ל-GST/HST רשאי לתבוע זיכוי מס תשומות כשהוא מחזיר לעובד, או בשותפות לשותף, על רכישה זכאית שמשמשת את הפעילות המסחרית שלו. האדם חייב היה להחזיק בתפקיד הזה בעת הרכישה ולשלם בעצמו את ה-GST/HST. ההחזר חייב להיות מתועד, והזיכוי אינו יכול לעלות על מה שהעסק היה יכול לתבוע אילו קנה את הפריט בעצמו (CRA: מזכר GST/HST 9-4).

בדקו את שיטת החשבונאות של GST/HST. בדרך כלל השיטה המהירה (Quick Method) שוללת זיכויים על רכישות רגילות שהוחזרו, אך רכישות הוניות מסוימות כן זכאיות. מי שרשום ל-GST/HST בוחר בשיטה באינטרנט או בטופס GST74: מגישים שנתיים עד היום הראשון של הרבעון הכספי השני; מגישים חודשיים או רבעוניים, ונרשמים חדשים עם תקופה ראשונה קצרה, עד מועד הגשת הדוח של התקופה הראשונה שבה משתמשים בשיטה (CRA: השיטה המהירה). רוב הנרשמים חייבים לתבוע זיכוי מס תשומות (ITC) עד מועד הדוח של תקופת הדיווח האחרונה שמסתיימת תוך ארבע שנים מהתקופה שבה נוצר הזיכוי לראשונה; לחלקם יש שנתיים (סעיף 225(4) בחוק מס הבלו; CRA: מגבלות זמן ל-ITC).

בקוויבק בוחרים במקום זאת בשיטה המהירה עבור GST ו-QST בטופס FP-2074-V, עם אותם מועדי הגשה שנתיים או חודשיים ורבעוניים (Revenu Québec: בחירה בשיטה המהירה).

בלי החזר, העסק אינו יכול להשתמש בכלל ההחזר. עובד שמנכה הוצאה זכאית רשאי במקום זאת לתבוע החזר GST/HST בטופס GST370, אם המעסיק רשום ל-GST/HST ואינו מוסד פיננסי מוגדר (Listed Financial Institution). שותף שהוא אדם פרטי רשאי לעשות זאת אם השותפות רשומה והשותף מנכה עלות ששילם באופן אישי מחוץ לחשבון השותפות; טופס T2125, חלק 6 מדווח על עלויות כאלה. הוצאה שהוחזרה או ניתנת להחזר אינה יכולה להיות זכאית גם בדרך הזו (CRA: זכאות להחזר). בדרך כלל מגישים את GST370 יחד עם דוח מס ההכנסה ותובעים את ההחזר בשורה 45700; בקשה מאוחרת יותר אפשר לשלוח בנפרד תוך ארבע שנים מסוף שנת הלוח שבה נוצרה ההוצאה. בדרך כלל מדווחים על החזר שהתקבל בגין הוצאות מנוכות כהכנסה בשנה שבה התקבל (CRA: מועד הגשת בקשה להחזר; CRA: שורה 45700).

כשבעל מניות קונה, ודאו אם פעל כעובד או כנציג (Agent) של החברה. CRA קובעת שכלל ההחזר המיוחד אינו חל על רכישה של נציג; במקרה כזה החברה פועלת לפי כללי זיכוי מס התשומות הרגילים כמקבלת הרכישה. מעמד של בעל מניות לבדו אינו קובע מעמד של עובד לצורך הכלל הזה. גם הטבה אישית חייבת במס אינה נחשבת החזר לפי הכלל הזה (CRA: מזכר GST/HST 9-4).

אם רק חלק מהחשבון הוחזר או שימש לפעילות מסחרית, הזיכוי מוגבל בהתאם. לצד דף חשבון של כרטיס אשראי נדרשת חשבונית או מסמך תומך אחר, ותשלום ישיר לחברת האשראי של הכרטיס הפרטי עשוי עדיין להיחשב החזר, בהתאם לשאלה מי חייב לחברת האשראי (CRA: מזכר GST/HST 9-4).

הוצאות בית מזכות בזיכוי מס תשומות רק אם שולם GST/HST על אותה הוצאה; ריבית משכנתא, פרמיות ביטוח דירה ושכר דירה למגורים אינם כוללים בדרך כלל GST/HST (CRA: החזר לעובדים ולשותפים). חברה שמחזירה לבעלים הוצאות בית צריכה לקבוע של מי הרכישה והמס שהיא תובעת. בקוויבק, נרשם ל-QST בודק בנפרד החזר מס תשומות; עובד או שותף זכאי תובע החזר QST אישי בטופס VD-358-V, בשורה 459 בדוח של קוויבק (Revenu Québec: החזרי הוצאות; Revenu Québec: שורה 459). להוצאות בית בשימוש מעורב, כללי חשבוניות, שיטות חישוב והגשה, קראו על דוחות GST/HST וזיכוי מס תשומות.

האם עצמאי בקנדה צריך להחזיר לעצמו?

לא. עצמאי והעסק הם אותו נישום לצורך זה: רושמים את החלק העסקי של הוצאה ששולמה באופן אישי בטופס T2125, ואז רואים כל מזומן שנלקח מהעסק כמשיכת בעלים. CRA קובעת שמשיכות שמשלמים לעצמכם אינן הוצאות עסק מותרות בניכוי, ושימוש אישי בנכס עסקי חייב להיגרע מהתביעה (CRA: הוצאות בטופס T2125).

השתמשו בחשבונית הספק ובחישוב סביר של שימוש עסקי. אם אתם רשומים ל-GST/HST, בדקו את החלק העסקי לצורך זיכוי מס תשומות לפי כללי רכישה רגילים, ולא לפי כלל ההחזר לעובד או לשותף (CRA: מזכר GST/HST 9-4).

בדוח מס הכנסה של קוויבק מדווחים על הוצאות עסק של עצמאי ושל שותף בטופס TP-80-V או בדוחות הכספיים הנדרשים, וכן בטופס T2125 הפדרלי כשהדבר רלוונטי.

עצמאי חייב אישית במס ההכנסה וב-GST/HST של העסק. לפי סעיף 272.1(5) בחוק מס הבלו, שותפים נוכחיים ולשעבר, פרט לשותפים מוגבלים שאינם שותפים כלליים, חבים ביחד ולחוד ב-GST/HST של השותפות שהיה לשלם בזמן שהיו חברים. האחריות יכולה לכלול גם חובות קודמים עד היקף נכסי השותפות והכסף שלה, וחובות מאוחרים יותר אם השותף היה חבר בעת פירוק השותפות. כללי אחריות של שותפות בפרובינציות עשויים להוסיף חובות.

האם החברה שלי יכולה לקחת על עצמה הוצאות ששילמתי לפני ההתאגדות?

לפעמים, אבל התאגדות אינה הופכת אוטומטית רכישה אישית קודמת להוצאה של החברה. בררו מתי נעשתה הרכישה, מי היה צד לחוזה, מי היה הבעלים של מה שנקנה ומי השתמש בו, והאם החברה החדשה אימצה אותו או רכשה אותו בפועל.

בחברה שהוקמה ברמה הפדרלית, סעיף 14 בחוק החברות העסקיות של קנדה מאפשר לה לאמץ, תוך זמן סביר, חוזה בכתב שנערך בשמה או מטעמה לפני שהתקיימה. עד האימוץ, מי שחתם מחויב אישית אלא אם החוזה קובע במפורש אחרת; בית משפט רשאי להתאים את האחריות. שמרו את החוזה ואת הראיות לאימוץ. אם החברה לוקחת על עצמה הוצאה זכאית ששילם מי שהקים אותה (Promoter), רושמים את ההוצאה ואת הסכום שחייבים, ואז סוגרים את היתרה בעת ההחזר. הכלל אינו הופך כל חשבונית קודמת להוצאה של החברה. כלל ה-ITC להחזר לעובד אינו יכול לחול על רכישה שנעשתה לפני שהחברה התקיימה. הפרשנות בארכיון של CRA מזהירה מפני התייחסות לעסקאות קודמות של עסק יחידני או שותפות קיימים כאל עסקאות של החברה החדשה. העברת עסק קיים או נכסיו היא העברה נפרדת; קראו על העברת עסק לחברה. דיני התאגדות בפרובינציות עשויים להיות שונים. בקשו לבדוק את המסמכים ואת ההעברה המוצעת לפני שמחזירים הוצאות או תובעים זיכוי מס תשומות.

להעברה הנפרדת הזו, עצמאי וחברה רשאים לבחור יחד בגלגול לצורכי מס הכנסה בטופס T2057; שותפות וחברה משתמשות בטופס T2058. מגישים עד מועד הגשת הדוח של הראשון מבין הצדדים הבוחרים. המוכר והקונה רשאים לבחור יחד בטופס GST44 כדי להימנע מ-GST/HST בהעברת עסק זכאית. אם הקונה רשום, הוא מגיש אותו עד מועד הדוח הראשון שבו היה צריך לשלם את המס אילולא הבחירה, או עד מועד מאוחר יותר ש-CRA מתירה לפי בקשה (סעיף 85(6) בחוק מס הכנסה; סעיף 167(1.1) בחוק מס הבלו). בקוויבק מגישים TP-518-V או TP-529-V להעברה לצורכי מס הכנסה, ומשתמשים בטופס משותף FP-2044-V עבור GST/QST במקום GST44. קונה רשום שולח את FP-2044-V עד מועד הדוח של תקופת הרכישה.

אני עובד מהבית. האם החברה שלי צריכה להחזיר הוצאות, לשלם שכר דירה או להנפיק טופס T2200?

התחילו בשאלה על מה החברה משלמת. היא רשאית להחזיר רכישה עסקית מתועדת או את החלק המתועד של אינטרנט ביתי ששימש לעבודה; החזר של שימוש אישי עלול ליצור הטבה חייבת במס (CRA: שירותי אינטרנט). חלק גורף מחשבונות משק הבית דורש בדיקה נפרדת.

בתביעת הוצאות העסקה בקוויבק, השתמשו גם בTP-64.3-V ו-TP-59-V או בדוח הוצאות מפורט יחד עם הדוח הפרובינציאלי.

בתביעת משרד ביתי של עובד, החוק דורש שהחלל יהיה המקום שבו העובד מבצע בעיקר את תפקידיו, או שישמש רק להשגת הכנסה מעבודה ובאופן קבוע ורציף לפגישות. הטופס T2200 העדכני של CRA שואל אם עבדו מהחלל הזה יותר מ-50% מהזמן לפחות ארבעה שבועות רצופים, לפי המבחן הראשון (חוק מס הכנסה, סעיף 8(13); CRA: T2200). עובדים בשכר אינם יכולים בדרך כלל לתבוע ריבית משכנתא או מס רכוש לפי כללי הוצאות ההעסקה. עובד שהוא גם בעל מניות חייב להראות גם שההוצאות נבעו מתפקידי ההעסקה ושהיה חייב לשלם אותן בתוקף תפקידו; CRA קובעת שעצם קיומו של חוזה בכתב עשוי שלא להוכיח זאת (CRA: הוצאות העסקה).

אילו הוצאות משרד ביתי עצמאי בקנדה יכול לתבוע?

עצמאי רשאי לתבוע את החלק העסקי של הוצאות בית זכאיות אם החלל הוא מקום העסק העיקרי שלו, או משמש רק להשגת הכנסה עסקית ובאופן קבוע לפגישות עם לקוחות. ההוצאות חייבות להתחלק באופן סביר בין שימוש עסקי לאישי (CRA: הוצאות בגין שימוש בבית לצורכי עסק).

הוצאות זכאיות יכולות לכלול חימום, חשמל, ביטוח דירה, תחזוקה, מס רכוש וריבית משכנתא, או שכר דירה אם אתם שוכרים את הבית. קרן המשכנתא אינה הוצאה שוטפת. השתמשו בשטח הרצפה כדי לחלק הוצאות משותפות, ואז הקטינו את חלקו של חדר שמשמש גם לצרכים אישיים לפי זמן השימוש העסקי; התאימו לשימוש בחלק מהשנה. תבעו הוצאות בית בטופס T2125, חלק 7, ולא שוב בשורת הוצאה אחרת. הניכוי אינו יכול ליצור הפסד עסקי או להגדיל אותו, אך הוצאות זכאיות שלא נוצלו עשויות לעבור לשנים הבאות כל עוד התנאים נמשכים (CRA: הוצאות בגין שימוש בבית לצורכי עסק).

תביעת ניכוי פחת קנדי (CCA) על הבית שלכם עלולה להשפיע על מכירה מאוחרת. קראו על ניכוי פחת קנדי (CCA) לפני שאתם תובעים אותו (CRA: הוצאות בגין שימוש בבית לצורכי עסק).

שילמתי על ארוחה עם לקוח. האם העסק מחזיר את החשבון כולו?

אם החברה או השותפות מסכימות לכסות ארוחה עסקית מתועדת, הן רשאיות להחזיר את החשבון הסביר במלואו. מגבלת הניכוי למס הכנסה אינה קובעת את סכום ההחזר: בדרך כלל מותרים בניכוי רק 50% מהנמוך מבין העלות בפועל לבין עלות סבירה (חוק מס הכנסה, סעיף 67.1). לארוחות מסוימות יש כללים שונים, ולכן זהו את המטרה לפני שמחילים את המגבלה (CRA: הוצאות עסק).

בעסק רשום, גם זיכוי מס התשומות הרגיל על ארוחות זכאיות מוגבל ל-50%. החזר של החלק הניתן לניכוי למס הכנסה בלבד עלול להקטין עוד את הזיכוי המבוסס על ההחזר (CRA: זכאות לזיכוי מס תשומות; CRA: שיטות החזר).

אילו רישומים מוכיחים החזר אמיתי?

שמרו מספיק רישומים כדי לקשור בין הרכישה, מי ששילם, השימוש העסקי וההחזר. CRA מבקשת מעסקים לשמור קבלות או שוברים שמראים מה נקנה, ומתארת החזר הוצאות כסכום שמפורט במלואו ברישומים תומכים (CRA: רישומי עסק; CRA: מזכר GST/HST 9-4).

• שמרו את חשבונית הספק או הקבלה המפורטת, הוכחה ששילמתם, ודוח הוצאות שמציין את המטרה העסקית ואת האדם שהוחזר לו. בארוחות, רשמו מי השתתף ומה הסיבה העסקית.
• רשמו את הרכישה פעם אחת, פצלו שימוש אישי והתאימו את ההחזר לסכום שחייבים. ל-GST/HST, שמרו את המסמך שתומך במס שנגבה; דף חשבון של כרטיס בלבד אינו מספיק (CRA: מזכר GST/HST 9-4).
• לשימוש ביתי, שמרו חשבונות משק בית, חישובי שטח רצפה וזמן, וכל הסכם העסקה או שכירות. לרכישות ישנות יותר, שמרו את תאריך ההתאגדות, את החוזה המקורי ואת רישומי ההעברה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים; GST/HST לא נכלל. עובד של חברה משתמש בכרטיס אשראי פרטי לתשלום C$120 על ציוד משרדי ו-C$80 על ארוחה עם לקוח. הקבלות ודוח ההוצאות מראים ששתיהן היו עבור החברה, והיא מסכימה להחזיר אותן. החברה רושמת C$120 ציוד, C$80 ארוחות ו-C$200 חוב לעובד. היא מחזירה C$200 וסוגרת את היתרה. בהנחה שחל הכלל הרגיל לארוחות, הניכוי למס הכנסה על הארוחה הוא C$40; ההחזר נשאר C$80. כל זיכוי GST/HST דורש בדיקה נפרדת מול החשבוניות.

המצב שלכם שונה?

• אתם צריכים להחליט מי הבעלים של הרכב שלכם או מי חוכר אותו: קראו על רכישת רכב דרך העסק.
• אתם צריכים כללי קבלות או מועד הגשת GST/HST: קראו על דוחות GST/HST וזיכוי מס תשומות.
• קניתם ציוד או שאתם שוקלים לתבוע ניכוי פחת קנדי (CCA) על הבית שלכם: קראו על ניכוי פחת קנדי (CCA).
• חשבון בעל המניות כולל מקדמות או משיכות אישיות: קראו על הלוואות בעל מניות.
• הקבלות שלכם מערבבות שימוש אישי ושימוש של החברה, או שאתם בוחרים הסדר משרד ביתי: הביאו את החשבוניות, רישומי ההחזר, תאריך ההתאגדות וחישוב השימוש הביתי להנהלת חשבונות.