Dépenses d'entreprise payées personnellement et bureau à domicile

J'ai payé avec ma carte personnelle. Comment inscrire la dépense et le remboursement?

Inscrivez l'achat comme une dépense de l'entreprise, puis inscrivez qui l'a payé. Le remboursement règle ce que l'entreprise doit à la personne qui a payé; ce n'est pas une deuxième dépense. Conservez la facture et un rapport de dépenses indiquant l'objet commercial, car un relevé de carte ne suffit pas à établir ce qui a été acheté (ARC : registres d'entreprise; ARC : preuve de paiement par carte de crédit).

Séparez les achats mixtes avant de les inscrire. Des articles personnels ne deviennent pas des dépenses d'entreprise parce que l'entreprise les rembourse. L'achat d'un équipement peut plutôt être un bien amortissable; consultez la déduction pour amortissement (ARC : dépenses du formulaire T2125).

Ma société peut-elle me rembourser sans que cela devienne une rémunération imposable ou un avantage d'actionnaire?

Oui, lorsque la société rembourse une dépense raisonnable et documentée que vous avez engagée pour son entreprise. L'ARC décrit un remboursement comme le paiement des frais d'emploi documentés d'un employé, et indique qu'un remboursement raisonnable de frais de déplacement d'affaires n'est généralement pas inclus dans le revenu de l'employé (ARC : guide des avantages imposables).

Le reçu, l'objet commercial et le montant comptent plus que la carte utilisée. Une facture personnelle, un paiement forfaitaire sans pièce justificative ou un achat fait pour votre propre bénéfice peut plutôt constituer une rémunération imposable ou un avantage d'actionnaire. L'ARC précise qu'une société ne peut pas déduire un avantage qu'elle confère à un actionnaire en cette qualité; une simple écriture de crédit en tenue de livres ne prouve pas l'existence d'une véritable dette envers l'actionnaire (ARC : directives de vérification sur les avantages aux actionnaires).

Si une société qui a une dette fiscale pertinente transfère un bien à un propriétaire lié pour une valeur inférieure à sa juste valeur marchande, ce propriétaire peut devoir l'impôt sur le revenu de la société en vertu de l'article 160 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou la TPS/TVH en vertu de l'article 325 de la Loi sur la taxe d'accise, généralement jusqu'à concurrence de la valeur reçue sans contrepartie équivalente et de la dette fiscale. L'ARC peut établir une cotisation pour l'une ou l'autre de ces responsabilités à tout moment. Documentez la dette à rembourser et la valeur échangée.

Un propriétaire qui est aussi administrateur peut en outre devoir la TPS/TVH non versée en vertu de l'article 323 de la Loi sur la taxe d'accise ou les retenues sur une rémunération imposable en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces deux dispositions permettent une défense de diligence raisonnable et fixent un délai de deux ans après que la personne a cessé d'être administrateur pour une cotisation de TPS/TVH ou une action en recouvrement des retenues.

Si la société vous doit déjà de l'argent, gardez ce solde justifié distinct des montants que vous lui devez. Pour les questions sur les sommes tirées d'un compte d'actionnaire, consultez les prêts à l'actionnaire.

Ma société ou ma société de personnes peut-elle réclamer la TPS/TVH sur ce que j'ai payé?

Un inscrit à la TPS/TVH peut réclamer un crédit de taxe sur les intrants lorsqu'il rembourse à un employé, ou, pour une société de personnes, à un associé, un achat admissible utilisé dans ses activités commerciales. La personne doit avoir eu ce rôle au moment de l'achat et avoir payé la TPS/TVH. Le remboursement doit être justifié, et le crédit ne peut pas dépasser celui que l'entreprise aurait pu réclamer si elle avait acheté le bien elle-même (ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).

Vérifiez la méthode comptable de la TPS/TVH. La méthode rapide interdit généralement les crédits pour les achats ordinaires remboursés, bien que certains achats d'immobilisations soient admissibles. Un inscrit choisit cette méthode en ligne ou au moyen du formulaire GST74 : les déclarants annuels au plus tard le premier jour du deuxième trimestre de l'exercice; les déclarants mensuels ou trimestriels, et les nouveaux inscrits dont la première période est courte, au plus tard à la date limite de la déclaration de la première période où la méthode s'applique (ARC : méthode rapide). La plupart des inscrits doivent réclamer un CTI au plus tard à la date limite de la déclaration de leur dernière période de déclaration se terminant dans les quatre ans suivant la période où le crédit est devenu disponible; certains disposent de deux ans (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 225(4); ARC : délais pour les CTI).

Au Québec, on choisit plutôt la méthode rapide pour la TPS et la TVQ au moyen du formulaire FP-2074-V, avec les mêmes dates limites annuelles ou mensuelles et trimestrielles (Revenu Québec : choix de la méthode rapide).

Sans remboursement, l'entreprise ne peut pas utiliser la règle sur les remboursements. Un employé qui déduit une dépense admissible peut plutôt demander un remboursement de la TPS/TVH au moyen du formulaire GST370 si l'employeur est un inscrit autre qu'une institution financière désignée. Un associé particulier peut le faire si la société de personnes est inscrite et qu'il déduit un coût payé personnellement en dehors du compte de la société de personnes; la partie 6 du formulaire T2125 sert à déclarer ces coûts. Un coût remboursé ou remboursable ne peut pas aussi être admissible (ARC : admissibilité au remboursement). Joignez normalement le formulaire GST370 à la déclaration de revenus et demandez le remboursement à la ligne 45700; une demande ultérieure peut être envoyée séparément dans les quatre ans suivant la fin de l'année civile où la dépense a été engagée. Déclarez généralement comme revenu, pour l'année de réception, un remboursement reçu à l'égard de dépenses déduites (ARC : délai de demande de remboursement; ARC : ligne 45700).

Pour l'achat d'un actionnaire, confirmez si la personne agissait comme employé ou comme mandataire de la société. L'ARC indique que la règle spéciale sur les remboursements ne s'applique pas à l'achat d'un mandataire; la société suit alors les règles ordinaires sur les crédits de taxe sur les intrants à titre de destinataire. Le seul statut d'actionnaire n'établit pas la qualité d'employé aux fins de cette règle. Un avantage personnel imposable n'est pas non plus un remboursement au sens de cette règle (ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).

Si seulement une partie de la facture est remboursée ou utilisée dans les activités commerciales, le crédit est limité en conséquence. Un relevé de carte de crédit doit être accompagné d'une facture ou d'une autre pièce justificative, et le paiement direct de l'émetteur d'une carte personnelle peut quand même être un remboursement, selon la personne qui doit l'argent à l'émetteur (ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).

Les frais du domicile ne donnent droit à un crédit de taxe sur les intrants que si de la TPS/TVH a été payée sur ces frais; les intérêts hypothécaires, les primes d'assurance habitation et le loyer résidentiel n'en comportent généralement aucune (ARC : remboursement pour les employés et les associés). Une société qui rembourse à un propriétaire des frais de domicile doit établir à qui appartient l'achat et la taxe qu'elle réclame. Au Québec, un inscrit à la TVQ vérifie séparément le remboursement de la taxe sur les intrants; un employé ou un associé admissible demande un remboursement personnel de la TVQ au moyen du formulaire VD-358-V, à la ligne 459 de la déclaration du Québec (Revenu Québec : remboursements; Revenu Québec : ligne 459). Pour les frais de domicile à usage mixte, les règles sur les factures, les méthodes de calcul et la production, consultez les déclarations de TPS/TVH et les crédits de taxe sur les intrants.

Un entrepreneur individuel doit-il se rembourser lui-même?

Non. L'entrepreneur individuel et son entreprise sont le même contribuable à cette fin : inscrivez la part professionnelle d'une dépense payée personnellement dans le formulaire T2125, puis traitez tout argent retiré de l'entreprise comme un retrait du propriétaire. L'ARC précise que les retraits que vous vous versez ne sont pas des dépenses d'entreprise déductibles et que l'usage personnel d'un bien de l'entreprise doit être retiré de la déduction (ARC : dépenses du formulaire T2125).

Utilisez la facture du fournisseur et un calcul raisonnable de la part professionnelle. Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, vérifiez le droit à un crédit de taxe sur les intrants pour la part professionnelle selon les règles ordinaires sur les achats, et non selon la règle sur les remboursements aux employés ou aux associés (ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).

Dans une déclaration de revenus du Québec, déclarez les dépenses d'entreprise de l'entrepreneur individuel et de l'associé dans le formulaire TP-80-V ou dans les états financiers requis, ainsi que dans le formulaire fédéral T2125, le cas échéant.

Un entrepreneur individuel doit personnellement l'impôt sur le revenu et la TPS/TVH de son entreprise. En vertu du paragraphe 272.1(5) de la Loi sur la taxe d'accise, les associés actuels et anciens, sauf les commanditaires qui ne sont pas aussi commandités, sont solidairement responsables de la TPS/TVH payable de la société de personnes pendant qu'ils en étaient membres. La responsabilité peut aussi viser des dettes antérieures, jusqu'à concurrence des biens et de l'argent de la société de personnes, et des dettes ultérieures si l'associé était membre au moment de la dissolution. Les règles provinciales sur la responsabilité des sociétés de personnes peuvent ajouter des obligations.

Ma société peut-elle reprendre les dépenses que j'ai payées avant sa constitution?

Parfois, mais la constitution en société ne fait pas automatiquement d'un achat personnel antérieur une dépense de la société. Établissez la date de l'achat, qui a conclu le contrat, qui possédait ou utilisait ce qui a été acheté, et si la nouvelle société l'a réellement adopté ou acquis.

Pour une société constituée sous le régime fédéral, l'article 14 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions lui permet d'adopter, dans un délai raisonnable, un contrat écrit conclu en son nom ou pour son compte avant qu'elle existe. Jusqu'à l'adoption, la personne qui a signé est liée personnellement, sauf si le contrat prévoit expressément le contraire; un tribunal peut ajuster la responsabilité. Conservez le contrat et la preuve de son adoption. Si la société prend en charge une dépense admissible payée par son promoteur, inscrivez la dépense et le montant dû, puis soldez ce montant au moment du remboursement. La règle ne transforme pas toutes les factures antérieures en dépenses de la société. La règle du CTI sur le remboursement des employés ne peut pas s'appliquer à un achat fait avant l'existence de la société. L'interprétation archivée de l'ARC déconseille de traiter les opérations antérieures d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes existante comme celles de la nouvelle société. Le transfert d'une entreprise existante ou de ses biens est une opération distincte; consultez le transfert d'une entreprise à une société. Le droit provincial de la constitution en société peut différer. Faites examiner les documents et le transfert proposé avant de rembourser ou de réclamer des crédits de taxe sur les intrants.

Pour ce transfert distinct, un entrepreneur individuel et la société peuvent choisir conjointement un report d'impôt sur le revenu au moyen du formulaire T2057; une société de personnes et la société utilisent le formulaire T2058. Produisez le choix au plus tard à la date limite de production de la déclaration de la partie dont la date limite est la plus rapprochée. Le vendeur et l'acheteur peuvent choisir conjointement, au moyen du formulaire GST44, d'éviter la TPS/TVH sur un transfert d'entreprise admissible. S'il est inscrit, l'acheteur le produit au plus tard à la date limite de la première déclaration pour laquelle la taxe aurait autrement été payable, ou à une date ultérieure que l'ARC accepte sur demande (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 85(6); Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 167(1.1)). Au Québec, produisez le formulaire TP-518-V ou TP-529-V pour le transfert aux fins de l'impôt sur le revenu et utilisez le formulaire FP-2044-V conjoint pour la TPS/TVQ au lieu du formulaire GST44. Un acheteur inscrit transmet le formulaire FP-2044-V au plus tard à la date limite de la déclaration de la période d'acquisition.

Je travaille à domicile. Ma société devrait-elle rembourser les frais, payer un loyer ou délivrer un formulaire T2200?

Commencez par ce que la société paie. Elle peut rembourser un achat d'entreprise documenté ou la part justifiée des frais d'Internet à domicile utilisée pour le travail; rembourser l'usage personnel peut créer un avantage imposable (ARC : services Internet). Une part forfaitaire des factures du ménage exige un examen distinct.

Pour une demande de déduction de dépenses d'emploi au Québec, utilisez aussi les formulaires TP-64.3-V et TP-59-V ou un état détaillé des dépenses avec la déclaration provinciale.

Pour la déduction d'un bureau à domicile par un employé, la loi exige que l'espace soit celui où l'employé exerce principalement ses fonctions, ou qu'il serve uniquement à gagner un revenu d'emploi et soit utilisé de façon régulière et continue pour des rencontres. Le formulaire T2200 actuel de l'ARC demande si l'employé a travaillé dans cet espace pendant plus de 50 % du temps, durant au moins quatre semaines consécutives, selon le premier critère (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 8(13); ARC : T2200). Les employés salariés ne peuvent généralement pas déduire les intérêts hypothécaires ni les impôts fonciers en vertu des règles sur les dépenses d'emploi. Un actionnaire-employé doit aussi démontrer que les frais découlent de ses fonctions d'emploi et qu'il devait les payer en cette qualité; l'ARC précise qu'un simple contrat écrit peut ne pas suffire à l'établir (ARC : dépenses d'emploi).

Quels frais de bureau à domicile un travailleur autonome peut-il déduire?

Un travailleur autonome peut déduire la part professionnelle des frais de domicile admissibles si l'espace est son principal lieu d'affaires, ou s'il sert uniquement à gagner un revenu d'entreprise et est utilisé de façon régulière pour rencontrer des clients. Les frais doivent être répartis raisonnablement entre l'usage professionnel et l'usage personnel (ARC : frais d'utilisation de la maison à des fins professionnelles).

Les frais admissibles peuvent comprendre le chauffage, l'électricité, l'assurance habitation, l'entretien, les impôts fonciers et les intérêts hypothécaires, ou le loyer si vous êtes locataire. Le remboursement du capital de l'hypothèque n'est pas une dépense courante. Utilisez la superficie pour répartir les frais communs, puis réduisez la part d'une pièce aussi utilisée à des fins personnelles selon le temps d'usage professionnel; ajustez pour une utilisation durant une partie de l'année. Déduisez les frais de domicile dans la partie 7 du formulaire T2125, et non une deuxième fois à une autre ligne de dépenses. La déduction ne peut pas créer ni augmenter une perte d'entreprise, mais les frais admissibles non utilisés peuvent être reportés tant que les conditions sont remplies (ARC : frais d'utilisation de la maison à des fins professionnelles).

Demander la déduction pour amortissement sur votre maison peut avoir une incidence sur une vente ultérieure. Consultez la déduction pour amortissement avant de présenter cette demande (ARC : frais d'utilisation de la maison à des fins professionnelles).

J'ai payé un repas avec un client. L'entreprise rembourse-t-elle toute la facture?

Si la société ou la société de personnes accepte de couvrir un repas d'affaires justifié, elle peut rembourser la totalité de la facture raisonnable. La limite de déduction de l'impôt sur le revenu ne fixe pas le montant du remboursement : en règle générale, seulement 50 % du moindre du coût réel et d'un coût raisonnable est déductible (Loi de l'impôt sur le revenu, article 67.1). Certains repas obéissent à des règles différentes; déterminez donc le but du repas avant d'appliquer cette limite (ARC : dépenses d'entreprise).

Pour une entreprise inscrite, le crédit de taxe sur les intrants habituel sur les repas admissibles est aussi limité à 50 %. Rembourser seulement la part déductible aux fins de l'impôt sur le revenu peut réduire davantage le crédit fondé sur le remboursement (ARC : admissibilité aux crédits de taxe sur les intrants; ARC : méthodes de calcul des remboursements).

Quels documents prouvent un véritable remboursement?

Conservez assez de documents pour relier l'achat, la personne qui a payé, l'usage professionnel et le remboursement. L'ARC demande aux entreprises de conserver les reçus ou les pièces justificatives qui indiquent ce qui a été acheté, et décrit un remboursement comme un montant entièrement justifié par des documents à l'appui (ARC : registres d'entreprise; ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).

• Conservez la facture ou le reçu détaillé du fournisseur, la preuve que vous avez payé et un rapport de dépenses qui indique l'objet commercial et la personne remboursée. Pour les repas, notez les personnes présentes et la raison d'affaires.
• Inscrivez l'achat une seule fois, séparez l'usage personnel et faites correspondre le remboursement au montant dû. Pour la TPS/TVH, conservez le document qui appuie la taxe facturée; le relevé de carte seul ne suffit pas (ARC : Mémorandum 9-4 sur la TPS/TVH).
• Pour l'usage à domicile, conservez les factures du ménage, les calculs de superficie et de temps, ainsi que toute entente d'emploi ou de location. Pour les achats plus anciens, conservez la date de constitution en société, le contrat d'origine et les documents de transfert.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens; la TPS/TVH est omise. Un employé d'une société utilise sa carte personnelle pour payer 120 $ de fournitures de bureau et un repas de 80 $ avec un client. Les reçus et le rapport de dépenses montrent que les deux achats visaient la société, qui accepte de les rembourser. La société inscrit 120 $ de fournitures, 80 $ de repas et 200 $ dus à l'employé. Elle rembourse 200 $, ce qui solde ce montant. En supposant que la règle ordinaire sur les repas s'applique, la déduction du repas aux fins de l'impôt sur le revenu est de 40 $; le remboursement reste de 80 $. Tout crédit de TPS/TVH exige une vérification distincte à partir des factures.

Votre situation est différente?

• Vous devez décider qui est propriétaire de votre voiture ou qui la loue : consultez l'achat d'une voiture par l'entremise de votre entreprise.
• Vous avez besoin des règles sur les reçus ou d'une date de production de la TPS/TVH : consultez les déclarations de TPS/TVH et les crédits de taxe sur les intrants.
• Vous avez acheté de l'équipement ou pourriez demander la déduction pour amortissement sur votre maison : consultez la déduction pour amortissement.
• Le compte de l'actionnaire comprend des avances ou des retraits personnels : consultez les prêts à l'actionnaire.
• Vos reçus mélangent usage personnel et usage de la société, ou vous choisissez un arrangement pour votre bureau à domicile : apportez les factures, les documents de remboursement, la date de constitution en société et le calcul de l'usage à domicile à un service de tenue de livres.