Kanada'da Kayıtları Kendiniz mi Tutmalı, Muhasebe Sorumlusu mu?

Kanada'da muhasebe kayıtlarımı yasal olarak kendim tutabilir miyim?

Evet. CRA, bir işletmenin vergi yükümlülüklerini kontrol etmesine imkân veren kayıtlar ister; ancak muhasebe sorumlusu veya belirli bir defter takımı şart koşmaz. Federal düzeyde kurulmuş bir şirket de yeterli muhasebe kayıtları tutmak zorundadır; işlemleri giren kişi yine sahip veya bir çalışan olabilir (CRA: işletme kayıtları; Canada Business Corporations Act, madde 20).

Birini işe almak, kayıtların sorumluluğunu devretmez. Kayıtları bir muhasebe sorumlusu veya online bir hizmet tutsa bile işletme bunları CRA'ya sunabilmelidir (CRA: Kayıt tutma).

Şahıs işletmesi sahibi, kapanıştan sonra ödenmemiş kalan bordro kesintileri veya GST/HST aktarımları dahil, işletme vergilerinden kişisel olarak sorumludur (Income Tax Act, madde 153; Excise Tax Act, madde 228). Sınırlı ortaklar dışındaki ortaklık üyeleri, üyelikleri sırasında ödenmesi gereken tutarlar için ortaklığın GST/HST borcundan, ayrıldıktan sonra bile müştereken sorumlu olabilir; katılım öncesi borçlar onlara yalnızca ortaklık mülkü ölçüsünde uzanır ve fesih sırasındaki üyeler sonradan ödenmesi gereken tutarlardan sorumlu olabilir (Excise Tax Act, madde 272.1(5)). Şirket yönetim kurulu üyeleri, tahsil koşullarına ve gereken özen savunmasına bağlı olarak aktarılmamış kaynakta kesintilerden veya GST/HST'den sorumlu olabilir. Bordro tahsil işlemleri başlamalı ve GST/HST yönetim kurulu üyesi tarhiyatları, kişinin yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrılmasından sonra iki yıl içinde yapılmalıdır (Income Tax Act, madde 227.1; Excise Tax Act, madde 323).

Kayıtlarım neyi göstermelidir?

Kayıtlarınız, bildirilen her tutarı bir işleme ve onun belgesine kadar izlemeyi mümkün kılmalıdır. Gelir ve giderleri oluştukça kaydedin, ardından bunları açıklayan belgeleri saklayın (CRA: işletme kayıtları).

Çoğu serbest çalışan işletme geliri kazanıldığında, gideri ise doğduğunda, ödeme sonradan gelse bile kaydeder. Çiftçiler, balıkçılar ve serbest çalışan komisyon acenteleri nakit muhasebesi kullanabilir. Çiftçiler ve balıkçılar bunu beyannamelerinde Income Tax Act madde 28 uyarınca seçer; tahakkuktan nakde geçmek, bir sonraki beyannameyle birlikte bir düzeltme tablosu gerektirir ve tahakkuka geri dönmek için değişiklik yılı beyannamesinin vadesinden önce CRA'ya yazılı talep gerekir. Nakit yöntemini kullanan bir çiftçi, GST/HST/QST için yine de ayrı tahakkuk kayıtları tutmalıdır (CRA: muhasebe yöntemleri; Income Tax Act, madde 28).

• Gelir: Tarihi, tutarı ve kaynağı, nakit, mülk veya hizmetle ödenen satışlar dahil, kaydedin. Faturaları, fişleri, para yatırma kayıtlarını ve sözleşmeleri saklayın. Hesaba yatan para tek başına neyin satıldığını göstermeyebilir.
• Giderler: Tarihi, satıcının ve alıcının ad ve adreslerini, mal veya hizmetleri gösteren fişleri veya diğer belgeleri saklayın. GST/HST kayıtlısı kişilerden yapılan alımlarda, gerektiğinde satıcının işletme numarasını saklayın; GST/HST girdi vergisi kredisi kayıtlarının başka kuralları vardır. İşletme amacını ve varsa kişisel payı not edin. Tedarikçi fiş vermezse, tedarikçinin adını ve adresini, tarihi, tutarı ve işlem ayrıntılarını gider defterine kaydedin.
• Satış amaçlı stok: Alım kayıtlarını ve satılmamış malların yıl sonu sayımını ve değerini saklayın. Tahakkuk muhasebesinde sayım, satılan malın maliyetinin hesaplanmasına yardımcı olur; tek başına tedarikçi ödemeleri bunu göstermez (CRA: envanter ve satılan malın maliyeti).
• Mülk: Ekipmanın veya diğer mülkün alım ve satış tarihlerini, maliyetini, satıcısını ve satış gelirini kaydedin. Vergi hazırlayıcısının, alım yılından sonra bu geçmişe ihtiyacı olabilir.

Her işletme için ayrı kayıt tutun. Bir şirketin işlemleri de hissedarınkilerden ayrı olarak şirkete ait olarak tanımlanabilmelidir. Federal şirketler hukuku yeterli muhasebe kayıtlarını şart koşar ve şirketin ayrı bir tüzel kişiliği vardır (CRA: işletme kayıtları; Corporations Canada: şirket yükümlülükleri).

Elektronik tablo veya muhasebe yazılımı yeterli mi?

Kayıtlar eksiksiz, okunabilir ve kaynak belgelere kadar izlenebilirse ikisi de yeterli olabilir. CRA, adı belirli bir ürün şart koşmaz; yazılım faturaların, fişlerin veya eksik ve tekrarlanan kayıtların incelenmesinin yerini tutmaz (CRA: işletme kayıtları; CRA: Elektronik kayıt tutma).

Elektronik kayıtlar için, her kaynak belgeden toplamlara uzanan kullanılabilir bir denetim izini koruyun, elektronik kayıtları elektronik olarak okunabilir biçimde saklayın ve geri yüklenebilir yedekler tutun. Yalnızca yıl sonu özetini dışa aktarmak, CRA'nın isteyebileceği işlem ayrıntısını kaybettirebilir (CRA: Elektronik kayıt tutma).

Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım ve elektronik olabilir mi?

Genellikle kayıtları ve destekleyici belgeleri, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın. Bireyler için bu vergi yılı takvim yılıdır; şirketler için mali dönemdir. Daha sonraki bir mülk satışını veya işletme tasfiyesini etkileyen kayıtların süresiz saklanması gerekebilir. Gelir vergisi beyannamesini geç verirseniz, kayıtlarını verme tarihinden itibaren altı yıl saklayın. İtiraz veya temyiz için, gerekli kayıtları karara bağlanana, sonraki temyiz süresi kapanana ve olağan saklama süresi bitene kadar saklayın. Tüzel kişiliği olmayan bir işletme sona erdiğinde, kayıtlarını o vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklayın. Bir şirket feshedildikten sonra CRA vergi kaydı süresi fesihten sonra iki yıl olup, federal düzeyde kurulmuş bir şirketin kayıtları saklamakla görevli kişi kayıtları fesihten sonra altı yıl boyunca sunmalıdır (CRA: saklama kuralları; Canada Business Corporations Act, madde 225; federal düzenlemeler).

CRA daha uzun saklama isteyebilir. Kayıtları erken imha etmek için önce Form T137 veya yazılı bir talep ile CRA'dan yazılı izin alın (CRA: saklama kuralları).

Elektronik kayıtlar, okunabilir ve kullanılabilir kaldıkları sürece kabul edilir. Elektronik olarak oluşturulan kayıtları, yazdırsanız bile elektronik olarak okunabilir biçimde saklayın. Taramadan sonra kağıdı atmadan önce, görüntülerin CRA'nın görüntüleme koşullarını karşıladığından emin olun. CRA başka yerde saklamak için yazılı izin vermedikçe, gerekli kayıtları Kanada'daki işletmenizde veya konutunuzda saklayın. Yurt dışında saklanan kayıtlara Kanada'dan erişmek, onları Kanada'da saklamak sayılmaz. Yazılımınız tek kopyayı yurt dışında saklıyorsa, Kanada'da tutulan kullanılabilir bir kopya sağlayın veya yazılı izin isteyin (CRA: Elektronik kayıt tutma; CRA: kayıt yeri).

Québec'te Revenu Québec de kayıt defterlerinin ve destekleyici belgelerin işletme yerinizde, konutunuzda veya belirlenmiş bir yerde, genellikle kapsadıkları son yıldan sonra altı yıl saklanmasını şart koşar (Revenu Québec: kayıt defterleri ve belgeler).

Ayrı bir işletme banka hesabına ihtiyacım var mı?

Şahıs işletmesi sahibi için, yalnızca kayıt tutmak amacıyla ayrı bir hesap açmaya ilişkin genel bir CRA şartı yoktur. İşletme, sahibinin adından başka bir adla fatura kesiyorsa, CRA o işletme adına düzenlenmiş çekleri işlemek için ayrı bir hesap gerektiğini söyler. Ayrı bir hesap yine de işletmeye yatan paraları ve harcamaları izlemeyi kolaylaştırır (CRA: şahıs işletmesi).

Federal düzeyde kurulmuş bir şirket için, anılan muhasebe kaydı kuralı tek başına ayrı bir banka hesabı şart koşmaz. Şirket adına açılmış bir hesap, şirketin parasını sahibinkinden ayırt etmeyi kolaylaştırır. Bir sahip şirket parasını kişisel olarak aldığında veya ödediğinde tutarı ve amacı kaydedin (Canada Business Corporations Act, madde 20; CRA: işletme kayıtları). Şirket mülkünü gerçek değerinden düşük bir bedelle alan bir hissedar, şirketin ödenmemiş gelir vergisinden veya GST/HST'sinden, genellikle değer farkıyla sınırlı olarak sorumlu olabilir; CRA bu devir sorumluluğunu istediği zaman tarh edebilir (Income Tax Act, madde 160; Excise Tax Act, madde 325). Bir işletme giderini kişisel olarak ödediyseniz, bkz. Kişisel ödenen işletme giderleri.

Vergi hazırlayıcıma ne vermeliyim?

Vergi hazırlayıcısına yalnızca bir uygulamaya erişim değil, mutabık hale getirilmiş toplamları ve arkasındaki kayıtları verin. Form işletme türüne bağlıdır; kayıtlar gelirin, giderlerin, mülkün ve ödenecek veya alacak tutarların açıklanabilmesini sağlamalıdır (CRA: işletme kayıtları).

Québec'te kayıtlar ayrıca işletme veya mesleki gelir için TP-80-V'yi (tarım veya balıkçılık için TP-80.AP-V), gerektiğinde ortaklık için TP-600-V ve RL-15 belgelerini veya Québec'te iş yeri olan bir şirket için CO-17'yi destekleyebilir. Québec'in ortaklık beyan kuralı, federal T5013 geçerli olmasa bile uygulanabilir (Revenu Québec: ortaklıklar; TP-80-V; CO-17).

Hazırlayıcı istediğinde ekstreleri, faturaları ve olağan dışı kayıtların açıklamalarını hazır tutun. Şirket yıl sonu tabloları ve T2 verme, rutin işlemleri girmekten ayrı işlerdir.

GST/HST'ye kaydolduğumda veya çalışan işe aldığımda ne değişir?

İlgili beyannameler kontrol edilebilsin diye kayıtlarda ek ayrıntı gerekir. Kanada'da ticari faaliyet yürütüyorsanız veya bir iade ya da geri ödeme istiyorsanız, kayıttan önce bile GST/HST kayıtları gerekebilir. Satışlardaki vergiyi alımlardaki vergiden ayrı tanımlayın ve girdi vergisi kredilerini desteklemek için gereken ayrıntıları taşıyan alım faturalarını veya fişlerini saklayın. Bordro için çalışan saatlerini, kesilen tutarları ve gerekli çalışan formlarını ve belgelerini saklayın (CRA: GST/HST ve bordro kayıtları).

Québec'te faaliyet gösteriyorsanız, tahsil edilen ve ödenen QST'yi izleyin ve girdi vergisi iadeleri için belgeleri saklayın. Québec'teki işverenlerin ayrıca eyalet kesintileri için bordro kayıtlarına ve RL-1 belgelerine ihtiyacı vardır; yalnızca federal bir rapor eksiktir (Revenu Québec: GST/HST ve QST kayıtları; Revenu Québec: bordro kayıtları; RL-1 belgeleri).

Kayıtları ne sıklıkla güncellemeli ve kontrol etmeliyim?

Belgeler kolay bulunabilirken işlemleri girin. Pratik bir rutin olarak, kayıtları banka ve kart ekstreleriyle en az ayda bir karşılaştırın ve her beyannameden önce GST/HST satışlarını, alımlarını ve vergi bakiyelerini kontrol edin. Aylık inceleme bir iş akışı önerisidir; CRA'nın bir beyan kuralı değildir (CRA: işletme kayıtları; CRA: GST/HST ve bordro kayıtları).

Her kontrolde banka ve kart ekstrelerini kayıtlı bakiyelerle eşleştirin; eşleşmeyen yatan paraları, eksik fişleri ve tekrarlanan kayıtları takip edin. Ödenmemiş müşteri faturalarını, tedarikçi borçlarını, vergi bakiyelerini ve sahiplerle transferleri gözden geçirin. Hataları tarihli bir açıklamayla düzeltin ki değişiklik izlenebilir kalsın. Bir beyanname veya yıl sonu devrinden önce, toplamların altta yatan kayıtlarla uyuştuğundan emin olun.

Ne zaman muhasebe sorumlusu tutmalı veya başka destek almalıyım?

Kayıtlar güncel değilse, hesaplar mutabık hale getirilemiyorsa veya bakiyeler açıklanamıyorsa rutin muhasebe kayıt desteği yararlı olabilir. GST/HST kontrolleri beyannameler vadesine gelmeden tamamlanamıyorsa, düzenli destek yıl sonu temizliğinden daha yararlı olabilir. Bordro, envanter, birden çok sahip veya sık sahip transferleri de bir incelemeyi daha değerli kılabilir; ancak bunların hiçbiri, muhasebe sorumlusu tutmak için CRA tarafından belirlenmiş sabit bir işlem sayısı sınırı oluşturmaz (CRA: Kayıt tutma).

Belgeleri kimin toplayacağı, işlemleri kimin gireceği, mutabakatları kimin gözden geçireceği ve erişilebilir kopyaları kimin tutacağı konusunda anlaşın. Rutin muhasebe kayıtları güncel olsa bile, vergi beyannamesi hazırlığı ve şirket mali tabloları kendi incelemelerini gerektirir. Kayıtlar zaten aylarca geride kaldıysa, toplamlarına güvenmeden önce Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberini kullanın.

Örnek

Kanada doları cinsinden örnek. Bir şahıs işletmesi sahibi bir ayda C$8.000 tutarında faturalı hizmet işini tamamlar ve bankadan C$2.000 işletme gideri öder. Müşteriler C$7.000 öder; C$1.000 tutarında bir fatura ödenmemiş kalır. Kayıtlar C$8.000 kazanılmış satış, C$7.000 tahsilat ve hâlâ borçlu olunan C$1.000 gösterir; bunu sonradan tahsil etmek ikinci bir satış değildir. Başka işlem yoksa, banka bakiyesi C$5.000 artar; satışlar eksi giderler ise C$6.000'dir. C$1.000'lik fark, ödenmemiş faturadır. Sahip faturaları ve gider fişlerini saklar. Bu kontrolü her ay tekrarlayabiliyorsa, bir elektronik tablo yeterli olabilir; faturalar ve ödemeler uyuşmamaya başlarsa, bir muhasebe sorumlusu bunları mutabık hale getirmeye yardımcı olabilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kişisel kartla ödediniz: kayıt ve geri ödeme için bkz. Kişisel ödenen işletme giderleri.
• Kayıtlarınız aylarca geride: eksik toplamlarla beyan vermeden önce Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberini kullanın.
• Şirketleştiniz ve hesapların kurulması gerekiyor: bkz. Şirketleştikten sonra.
• Şirketinizin yıl sonu tablolarına veya bir T2'ye ihtiyacı var: bkz. Şirket yıl sonu tabloları ve Şirket beyannamenizi verme.
• GST/HST beyan etmeniz veya bordro çalıştırmanız gerekiyor: GST/HST beyanı veya Bordro çalıştırma rehberini kullanın.
• ABD doları cinsinden fatura kesiyorsunuz veya pazar yeri ödemeleri alıyorsunuz: bu satışları mutabık hale getirmek için gereken ek kayıtlar için bkz. ABD doları satışları ve pazar yeri ödemeleri.
• Bakiyeleri mutabık hale getiremiyorsunuz veya sahip ile işletme harcamalarını ayıramıyorsunuz: ekstreleri, faturaları, fişleri ve güncel raporları muhasebe kayıt desteğine getirin.