Kanada Şirketi için Form W-8BEN-E Nasıl Doldurulur?

Kanada şirketi Form W-8BEN-E üzerinde hangi kutuları işaretler?

Şirketin ABD vergi sınıflandırması buysa 4. satırda Corporation kutusunu işaretleyin. Stopaja tabi bir ödeme alırken veya talepte bulunan bir finans kuruluşu için mali hesabı belgelendirirken 5. satırı doldurun. Faaliyet gösteren bir şirket, Active NFFE olabilir. Active NFFE, finans kuruluşu olmayan ve aşağıdaki pasif gelir ile pasif varlık testlerini karşılayan yabancı tüzel kişidir. Güncel IRS formu ve talimatlar Ekim 2021 tarihlidir.

Yok sayılan işletme veya şube için Part II gerekebilir. Adres seçenekleri için ABD işletme adresleri ve banka hesapları rehberine bakın.

Kanada işletme numarası (BN), 9b satırındaki yabancı vergi kimlik numarası mıdır?

Evet. RC program tanımlayıcısı veya hesap soneki olmadan dokuz haneli Kanada işletme numarasını (BN) kullanın (CRA hesap biçimi). IRS talimatları, birçok vergi anlaşması talebinde bunu ABD EIN’i yerine kabul eder. EIN soruları için Kanada şirketinin ABD vergi beyannameleri rehberine bakın.

Şirket Part III, 14 ve 15. satırları ne zaman doldurur?

Part III’ü yalnızca Kanada–ABD vergi anlaşması uyarınca indirimli ABD stopaj oranı veya muafiyet talep ederken doldurun. Tamamen Kanada’da verilen hizmetlerin bedeli, müşterinin bulunduğu yerden bağımsız olarak genellikle yabancı kaynaklıdır. Bu nedenle şirket, bu bedeller için genellikle vergi anlaşması talebinde bulunmadan yabancı statüsünü belgelendirir (IRS kaynak kuralı; Form W-8BEN-E talimatları).

W-8BEN-E’ye giren, ABD kaynaklı işletme kazançlarına ilişkin desteklenen bir talepte, 14a satırı Kanada’yı şirketin anlaşma mukimliği olarak belirtir. 14b satırında, ilgili fayda sınırlaması (limitation on benefits) kutusunu yalnızca Madde XXIX-A sınandıktan sonra işaretleyin. Tek başına şirket olarak kurulmuş olmak yeterli değildir. 14c satırı bazı temettü ve faizlerle ilgilidir. 15. satırda Madde VII(1)’i, stopaj oranı olarak 0 değerini ve işletme kazançlarını yazın. Kazançların neden bir ABD daimi iş yerine atfedilemeyeceğini açıklayın. 8. satıra ABD EIN’ini veya 9b satırına işletme numarasını (BN) yazın. Diğer gelirler başka bir madde gerektirebilir (anlaşma; IRS talimatları).

ABD’de veya birden fazla yerde yapılan işler için kaynak ve vergi anlaşması incelemesi gerekir. Hizmetler, on iki aylık herhangi bir dönemde 183 gün veya daha fazla gün boyunca yapıldığında ve Madde V(9)’daki gelir ya da proje testi karşılandığında ABD daimi iş yeri doğurabilir (anlaşma). Gelir bir ABD işiyle bağlantılıysa ve anlaşma muafiyeti talep edilmiyorsa o ödeme için W-8ECI kullanın. Böyle bir gelir için anlaşma muafiyeti talep eden şirket, Form 8833 ile birlikte Form 1120-F vermelidir. Bildirmemek bir C şirketine her ihlal için US$10.000 tutarında cezaya mal olabilir. Kanada şirketinin ABD vergi beyannameleri rehberine bakın.

Şirket hangi sonraki bölümü doldurur ve kim imzalar?

5. satırda Active NFFE yazıyorsa Part XXV içindeki 39. satırı işaretleyin. Yetkili bir yönetici veya temsilci, imza yetkisi onayını da içeren Part XXX bölümünü imzalar, adını yazar ve tarih atar (form; talimatlar). Active NFFE için önceki takvim yılı brüt gelirinin %50'den az oranında pasif gelir olması ve varlıkların %50'den az oranında pasif gelir üretmesi veya bu amaçla tutulması gerekir. Bu test, formdaki üç aylık ağırlıklı ortalama yöntemiyle yapılır. Onaylamadan önce faizi, yatırımları ve pasif gelir için tutulan varlıkları kontrol edin.

Passive NFFE, Part XXVI içindeki 40a satırını işaretler. Önemli ABD sahibi yoksa ardından 40b’yi, varsa 40c’yi ve Part XXIX’u işaretler. Diğer kuruluşlar 5. satırla eşleşen bölümü kullanır. İmzalı formu ödeyen kuruma verin.

Doğru doldurulmuş W-8BEN-E, gelecekteki ödemelerde stopajı durdurur mu?

Doğru doldurulmuş form, ödeyenin doğru kuralları uygulamasına yardımcı olur. Ancak %30 oranındaki ABD stopajından genel bir muafiyet sağlamaz. Ödeyen yine de ödemenin kaynağını, chapter 3 veya FATCA stopajının uygulanıp uygulanmadığını ve vergi anlaşması talebinin geçerli olup olmadığını belirlemelidir (IRS talimatları; Publication 515). Stopaj yapmak zorunda olan ödeyen, bunu yapmazsa section 1461 uyarınca vergiden sorumlu olur.

Ödemeden önce her ödeyene güncel bir form verin ve işin nerede yapıldığını gösteren kayıtları saklayın. Zaten kesilmiş vergi için Kanadalılara yapılan ödemelerde kesilen ABD vergisi rehberine bakın.

ABD’li müşterinin ödemeler birimi W-9 konusunda ısrar ederse ne olur?

Yabancı kişi statüsünü koruyan bir Kanada şirketi, Form W-9’un ABD kişisi statüsünü onayladığını açıklamalı ve onun yerine imzalı W-8BEN-E’sini vermelidir. IRS talep eden kurum talimatlarına göre yabancı kişi Form W-9 veremez. Formu imzalamak, yalan beyan cezası kapsamında ABD kişisi statüsünü onaylamak olur.

Ödemeler birimine şirketin yasal adını, doldurulmuş W-8BEN-E’yi ve yabancı alıcı olduğunu belirten bir not gönderin. Şirketin ABD sınıflandırması belirsizse imzalamadan önce bunu netleştirin. Hangi formun geçerli olduğu için ilgili rehbere bakın.

ABD’li müşteri yine de 1099-NEC gönderdiyse ne olur?

Ödeme hatalı bildirildiyse ödeyenden şirketin W-8BEN-E’sini incelemesini ve düzeltilmiş bir 1099-NEC düzenlemesini isteyin. Asıl formu, düzeltme talebini, faturaları ve işin nerede yapıldığını gösteren kanıtları saklayın. Tek başına bir 1099-NEC, Kanada şirketinin ABD vergisi borcu olduğunu veya ABD beyannamesi vermesi gerektiğini göstermez.

Geçerli bir W-8BEN-E, genellikle yabancı alıcının Form 1099 bildiriminden muaf olduğunu belgeler (Publication 515). ABD kaynaklı gelir bunun yerine Form 1042-S bildirimi gerektirebilir. IRS düzeltme talimatları, gerekmediği hâlde verilmiş bir beyannameyi kapsar. Düzeltme isterken ödemenin kaynağını ve varsa stopajı da gözden geçirin.

Şirket Form W-8BEN-E’yi ne sıklıkla yenilemelidir?

W-8BEN-E genellikle imzalandıktan sonraki üçüncü takvim yılının son gününe kadar geçerlidir. Bir değişiklik bir bilgiyi veya onayı yanlış hâle getirirse bu süre kısalır. IRS talimatları, sınırlı belgelendirme düzenlemelerinde süresiz geçerliliğe de izin verir. Bu istisnanın geçerli olduğunu varsaymayın, ödeyene sorun.

Bir değişiklik onayı yanlış hâle getirdiğinde 30 gün içinde yeni bir form verin. Sahiplik değişiklikleri, FATCA statüsünü, ABD’li sahiplerin bildirimini veya vergi anlaşması uygunluğunu etkiliyorsa önemlidir. Faaliyet veya mukimlik değiştiğinde yeniden kontrol edin.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Hizmet bedelleri ABD dolarıyla gösterilmiştir.

Kanada’da verilen hizmetler

Bir Kanada şirketi, tamamen Kanada’da yaptığı iş için ABD’li müşterisine 10.000 ABD doları fatura keser. Corporation kutusunu işaretler, 9b satırına işletme numarasını (BN) yazar, Part XXX’u imzalar ve Part III’ü boş bırakır. Yabancı kaynaklı bu bedel için 5. satırı ve Part XXV’i boş bırakabilir. Active NFFE seçerse önce gelir ve varlık testlerini doğrular. Bedelin kaynağı, müşterinin adresine değil, işin yapıldığı yere bağlıdır.

Müşteri W-9 ister

ABD’li bir müşteri, 5.000 ABD doları tutarındaki faturayı ödemeden önce W-9 ister. Şirket W-8BEN-E’sini gönderir ve W-9’un ABD kişisi statüsünü yanlış biçimde onaylayacağını açıklar. Müşteri ödemeden önce alıcı kayıtlarını günceller.

Formun yenileme tarihi gelir

Mart 2026’da imzalanan form genellikle 31 Aralık 2029’a kadar geçerli kalır. Bir sahiplik değişikliği bir onayı yanlış hâle getirirse şirket 30 gün içinde yeni bir form verir. Onaylanan her bilgiyi doğru bırakan bir sahiplik değişikliği, tek başına bu kuralı işletmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bireysel serbest çalışansınız: ABD’li müşterilerden aldığınız kendi ödemeleriniz için Kanadalı serbest çalışan rehberine bakın.
• Şirketiniz ABD’de iş yapıyor veya ABD’de daimi iş yeri doğabilir: ABD şirket beyannamesini ve anlaşma konumunu sınır ötesi vergi desteğiyle değerlendirin.
• Ödeyen kurum ABD vergisi kesti: ABD stopajı ve iade rehberini izleyin.
• Geçmiş ABD beyannameleri eksik olabilir: Kanada şirketinin verilmemiş ABD beyannameleri rehberine bakın ve sınır ötesi vergi desteği alın.