Form W-8BEN-E für kanadische Kapitalgesellschaften ausfüllen

Welche Felder kreuzt eine kanadische Kapitalgesellschaft auf Form W-8BEN-E an?

Kreuzen Sie in Zeile 4 Corporation an, wenn das die US-steuerliche Einstufung des Rechtsträgers ist. Füllen Sie Zeile 5 aus, wenn Sie eine einbehaltspflichtige Zahlung erhalten oder ein Finanzkonto für ein anforderndes Finanzinstitut dokumentieren. Ein operativ tätiges Unternehmen kann als Active NFFE gelten: ein ausländischer Rechtsträger, der kein Finanzinstitut ist und die unten genannten Tests zu passiven Einkünften und passivem Vermögen erfüllt. Die aktuelle IRS-Form und die Anleitung stammen vom Oktober 2021.

Eine transparente Einheit (Disregarded Entity) oder eine Zweigniederlassung braucht möglicherweise Teil II. Zur Wahl der Adresse lesen Sie US-Geschäftsadresse und Bankkonto.

Ist die kanadische Business Number die ausländische Steuernummer (TIN) in Zeile 9b?

Ja. Verwenden Sie die neunstellige kanadische Business Number ohne die RC-Programmkennung und ohne Kontoendung (Kontoformat der CRA). Die Anleitung des IRS akzeptiert sie bei vielen Abkommensansprüchen anstelle einer US-EIN. Zu Fragen rund um die EIN lesen Sie US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Wann füllt die Kapitalgesellschaft Teil III, Zeilen 14 und 15, aus?

Füllen Sie Teil III nur aus, wenn Sie nach dem Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA einen ermäßigten US-Einbehaltssatz oder eine Befreiung beanspruchen. Honorare für Leistungen, die vollständig in Kanada erbracht werden, stammen in der Regel aus ausländischer Quelle, unabhängig vom Sitz des Kunden. Die Kapitalgesellschaft belegt deshalb meist nur ihren ausländischen Status, ohne für diese Honorare einen Abkommensanspruch zu erheben (Quellenregel des IRS; Anleitung zu Form W-8BEN-E).

Für einen begründeten Anspruch auf Unternehmensgewinne aus US-Quellen, der auf die W-8BEN-E gehört, nennt Zeile 14a Canada als Abkommensansässigkeit der Kapitalgesellschaft. In Zeile 14b kreuzen Sie das passende Feld zur Vorteilsbegrenzung (Limitation on Benefits) erst an, nachdem Sie Artikel XXIX-A geprüft haben. Die Gründung allein genügt nicht. Zeile 14c betrifft bestimmte Dividenden und Zinsen. In Zeile 15 tragen Sie Artikel VII(1), 0 als Einbehaltssatz und Unternehmensgewinne ein. Erklären Sie, warum die Gewinne keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. Tragen Sie in Zeile 8 eine US-EIN oder in Zeile 9b die Business Number ein. Andere Einkünfte können einen anderen Artikel erfordern (Abkommen; Anleitung des IRS).

Arbeit in den USA oder an wechselnden Orten braucht eine Prüfung von Quelle und Abkommen. Dienstleistungen können eine US-Betriebsstätte begründen, wenn sie in einem beliebigen Zeitraum von zwölf Monaten 183 Tage oder mehr erbracht werden und der Umsatz- oder Projekttest nach Artikel V(9) erfüllt ist (Abkommen). Sind Einkünfte mit einem US-Geschäft verbunden und wird keine Abkommensbefreiung beansprucht, verwenden Sie für diese Zahlung die W-8ECI. Eine Kapitalgesellschaft, die für solche Einkünfte eine Abkommensbefreiung beansprucht, muss Form 1120-F mit Form 8833 einreichen. Eine fehlende Offenlegung kann eine C Corporation US$10.000 je Verstoß kosten. Lesen Sie dazu US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Welchen weiteren Teil füllt die Kapitalgesellschaft aus, und wer unterschreibt?

Steht in Zeile 5 Active NFFE, kreuzen Sie Zeile 39 in Teil XXV an. Ein bevollmächtigter Amtsträger (Officer) oder Vertreter unterschreibt, schreibt seinen Namen in Druckschrift und datiert Teil XXX, der eine Bestätigung der Unterschriftsbefugnis enthält (Formular; Anleitung). Eine Active NFFE setzt voraus, dass weniger als 50 % der Bruttoeinkünfte des Vorjahres passiv sind und weniger als 50 % des Vermögens passive Einkünfte erzeugt oder dafür gehalten wird. Dabei gilt der vierteljährliche gewichtete Durchschnittstest des Formulars. Prüfen Sie Zinsen, Anlagen und Vermögen, das zur Erzielung passiver Einkünfte gehalten wird, bevor Sie bestätigen.

Eine Passive NFFE kreuzt Zeile 40a in Teil XXVI an, danach Zeile 40b, wenn sie keine wesentlichen US-Eigentümer hat, oder Zeile 40c und Teil XXIX, wenn sie welche hat. Andere Rechtsträger nutzen den Teil, der zu Zeile 5 passt. Übergeben Sie das unterschriebene Formular dem Zahler.

Beendet eine korrekte Form W-8BEN-E den Einbehalt bei künftigen Zahlungen?

Ein korrektes Formular hilft dem Zahler, die richtigen Regeln anzuwenden. Sie ist aber keine pauschale Befreiung vom US-Einbehalt von 30 %. Der Zahler muss weiterhin prüfen, aus welcher Quelle die Zahlung stammt, ob ein Einbehalt nach Kapitel 3 oder nach FATCA anfällt und ob ein Abkommensanspruch gültig ist (Anleitung des IRS; Publication 515). Ein einbehaltspflichtiger Zahler, der nicht einbehält, haftet nach Abschnitt 1461 für die Steuer.

Geben Sie jedem Zahler vor der Zahlung ein aktuelles Formular und halten Sie fest, wo die Arbeit stattfand. Zu bereits einbehaltener Steuer lesen Sie US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.

Was gilt, wenn die Kreditorenbuchhaltung des US-Kunden auf einer W-9 besteht?

Eine kanadische Kapitalgesellschaft, die ausländische Person bleibt, sollte erklären, dass Form W-9 den US-Personenstatus bescheinigt, und stattdessen ihre unterschriebene W-8BEN-E vorlegen. Nach der Anleitung des IRS für Anfordernde darf eine ausländische Person keine Form W-9 abgeben. Mit der Unterschrift würde sie unter Strafandrohung für falsche Angaben den US-Status bescheinigen.

Senden Sie der Kreditorenbuchhaltung den rechtlichen Namen der Kapitalgesellschaft, die ausgefüllte W-8BEN-E und einen Hinweis, dass es sich um einen ausländischen Zahlungsempfänger handelt. Ist die US-Einstufung unsicher, klären Sie das vor der Unterschrift. Lesen Sie dazu welches Formular gilt.

Was gilt, wenn der US-Kunde trotzdem eine 1099-NEC geschickt hat?

Bitten Sie den Zahler, die W-8BEN-E der Kapitalgesellschaft zu prüfen und eine korrigierte 1099-NEC auszustellen, wenn die Zahlung irrtümlich gemeldet wurde. Bewahren Sie das ursprüngliche Formular, die Korrekturbitte, die Rechnungen und den Nachweis auf, wo die Arbeit stattfand. Eine 1099-NEC allein belegt nicht, dass die kanadische Kapitalgesellschaft US-Steuer schuldet oder eine US-Steuererklärung einreichen muss.

Eine gültige W-8BEN-E belegt in der Regel die Befreiung eines ausländischen Zahlungsempfängers von der Meldung auf Form 1099 (Publication 515). Einkünfte aus US-Quellen können stattdessen eine Meldung auf Form 1042-S erfordern. Die Korrekturanleitung des IRS behandelt den Fall einer eingereichten Meldung, die nicht erforderlich war. Prüfen Sie bei der Bitte um Korrektur die Quelle der Zahlung und einen eventuellen Einbehalt.

Wie oft muss die Kapitalgesellschaft Form W-8BEN-E erneuern?

Eine W-8BEN-E gilt in der Regel bis zum letzten Tag des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift, es sei denn, eine Änderung macht eine Angabe oder Bestätigung unrichtig. Die Anleitung des IRS lässt in begrenzten Dokumentationsmodellen auch eine unbefristete Gültigkeit zu. Fragen Sie den Zahler, ob diese Ausnahme gilt, statt es anzunehmen.

Reichen Sie innerhalb von 30 Tage ein neues Formular ein, wenn eine Änderung eine Bestätigung falsch macht. Eigentümerwechsel zählen, wenn sie FATCA-Status, die Angabe von US-Eigentümern oder die Abkommensberechtigung ändern. Prüfen Sie die Angaben erneut nach einer Änderung der Tätigkeit oder der Ansässigkeit.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Honorare sind in US-Dollar angegeben.

Leistungen in Kanada erbracht

Eine kanadische Kapitalgesellschaft stellt einem US-Kunden US$10.000 für Arbeit in Rechnung, die vollständig in Kanada geleistet wurde. Sie kreuzt Corporation an, trägt in Zeile 9b ihre Business Number ein, unterschreibt Teil XXX und lässt Teil III leer. Zeile 5 und Teil XXV kann sie für dieses Honorar aus ausländischer Quelle leer lassen. Wählt sie Active NFFE, prüft sie zuvor die Einkünfte- und Vermögenstests. Die Quelle des Honorars richtet sich nach dem Ort der Arbeit, nicht nach der Adresse des Kunden.

Der Kunde verlangt eine W-9

Ein US-Kunde verlangt eine W-9, bevor er eine Rechnung über US$5.000 bezahlt. Die Kapitalgesellschaft schickt ihre W-8BEN-E und erklärt, dass eine W-9 fälschlich den US-Personenstatus bescheinigen würde. Der Kunde aktualisiert vor der Zahlung seine Zahlungsempfängerdaten.

Das Formular erreicht sein Erneuerungsdatum

Ein im März 2026 unterschriebenes Formular bleibt in der Regel bis zum 31. Dezember 2029 gültig. Macht ein Eigentümerwechsel eine Bestätigung unrichtig, reicht die Kapitalgesellschaft innerhalb von 30 Tagen ein neues Formular ein. Ein Eigentümerwechsel, bei dem jede bestätigte Angabe richtig bleibt, löst diese Regel für sich allein nicht aus.

Bei Ihnen anders?

• Sie sind selbstständiger Freiberufler: Nutzen Sie für Ihre eigenen Zahlungen von US-Kunden den Ratgeber für kanadische Freiberufler.
• Ihre Kapitalgesellschaft arbeitet in den USA oder hat möglicherweise eine US-Betriebsstätte: Prüfen Sie die US-Unternehmenssteuererklärung und die Abkommenslage mit Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ein Zahler hat US-Steuer einbehalten: Folgen Sie dem Ratgeber zu US-Einbehalt und Rückholung.
• US-Steuererklärungen aus früheren Jahren fehlen möglicherweise: Lesen Sie versäumte US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft und holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.