Cómo llenar el Form W-8BEN-E de una corporación canadiense

¿Qué casillas marca una corporación canadiense en el Form W-8BEN-E?

Marque Corporation en la línea 4 si esa es la clasificación fiscal de la entidad en EE. UU. Complete la línea 5 cuando reciba un pago sujeto a retención o cuando documente una cuenta financiera para una institución financiera que se lo pida. Una empresa operativa puede calificar como Active NFFE: una entidad extranjera que no es una institución financiera y que cumple las pruebas de ingresos pasivos y activos pasivos que se explican más abajo. El formulario del IRS y las instrucciones vigentes son de octubre 2021.

Una entidad ignorada o una sucursal puede necesitar la Parte II. Para elegir la dirección, consulte direcciones comerciales y cuentas bancarias en EE. UU..

¿El número empresarial canadiense es el TIN extranjero de la línea 9b?

Sí. Use el número empresarial canadiense de nueve dígitos, sin el identificador del programa RC ni el sufijo de la cuenta (formato de cuenta de la CRA). Las instrucciones del IRS lo aceptan en lugar de un EIN de EE. UU. para muchos beneficios del tratado. Para las dudas sobre el EIN, consulte declaraciones de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.

¿Cuándo completa la corporación la Parte III, líneas 14 y 15?

Complete la Parte III solo cuando reclame una tasa de retención reducida de EE. UU. o una exención bajo el tratado entre Canadá y EE. UU. Los honorarios por servicios prestados por completo en Canadá generalmente son de fuente extranjera, sin importar dónde esté el cliente; por eso la corporación normalmente documenta su condición de extranjera sin reclamar un beneficio del tratado por esos honorarios (regla de fuente del IRS; instrucciones del Form W-8BEN-E).

Para un beneficio del tratado respaldado sobre utilidades empresariales de fuente estadounidense, que se documenta en el W-8BEN-E, la línea 14a indica Canadá como el país de residencia de la corporación para efectos del tratado. En la línea 14b, marque la casilla de limitación de beneficios que corresponda solo después de evaluar el Artículo XXIX-A; la constitución en Canadá por sí sola no basta. La línea 14c se refiere a ciertos dividendos e intereses. En la línea 15, anote el Artículo VII(1), 0 como tasa de retención y utilidades empresariales; explique por qué las utilidades no son atribuibles a un establecimiento permanente en EE. UU. Anote un EIN de EE. UU. en la línea 8 o el número empresarial en la línea 9b. Otros ingresos pueden requerir otro artículo (tratado; instrucciones del IRS).

El trabajo realizado en EE. UU. o en varios lugares requiere una revisión de la fuente y del tratado. Los servicios pueden crear un establecimiento permanente en EE. UU. cuando se prestan durante 183 días o más en cualquier período de doce meses y se cumple la prueba de ingresos o de proyecto del Artículo V(9) (tratado). Si el ingreso está vinculado efectivamente con un negocio en EE. UU. y no se reclama una exención del tratado, use el W-8ECI para ese pago. Una corporación que reclama la exención del tratado para ese ingreso debe presentar el Form 1120-F con el Form 8833; no informarlo puede costarle a una corporación C US$10,000 por cada omisión. Consulte declaraciones de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.

¿Qué otra parte completa la corporación y quién firma?

Si la línea 5 indica Active NFFE, marque la línea 39 en la Parte XXV. Un ejecutivo o representante autorizado firma, escribe su nombre en letra de molde y fecha la Parte XXX, que incluye una certificación de capacidad para firmar (formulario; instrucciones). Para ser Active NFFE, se requiere que menos de 50% de los ingresos brutos del año calendario anterior sean pasivos y que menos de 50% de los activos produzcan ingresos pasivos o se mantengan para producirlos, según la prueba del promedio ponderado trimestral del formulario. Revise los intereses, las inversiones y los activos que se mantienen para generar ingresos pasivos antes de certificar.

Una Passive NFFE marca la línea 40a en la Parte XXVI, y luego la línea 40b si no tiene propietarios sustanciales de EE. UU. o la línea 40c y la Parte XXIX si los tiene. Las demás entidades usan la parte que corresponda a la línea 5. Entregue el formulario firmado al pagador.

¿Un W-8BEN-E correcto detiene la retención en pagos futuros?

Un formulario correcto ayuda al pagador a aplicar las reglas adecuadas, pero no es una exención general de la retención de EE. UU. de 30%. El pagador aún debe determinar la fuente del pago, si aplica la retención del capítulo 3 o de FATCA y si el beneficio del tratado es válido (instrucciones del IRS; Publication 515). Un pagador obligado a retener es responsable del impuesto según la sección 1461 si no lo hace.

Entregue a cada pagador un formulario vigente antes del pago y conserve registros de dónde se realizó el trabajo. Para el impuesto que ya se retuvo, consulte impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.

¿Qué pasa si el equipo de cuentas por pagar del cliente de EE. UU. insiste en un W-9?

Una corporación canadiense que sigue siendo una persona extranjera debe explicar que el Form W-9 certifica la condición de persona de EE. UU. y entregar en su lugar su W-8BEN-E firmado. Las instrucciones del IRS para quien solicita el formulario indican que una persona extranjera no puede entregar el Form W-9; firmarlo certificaría la condición de persona de EE. UU. bajo pena de perjurio.

Envíe a cuentas por pagar la razón social de la corporación, el W-8BEN-E completo y una nota que indique que es un beneficiario extranjero. Si su clasificación en EE. UU. es incierta, resuélvala antes de firmar. Consulte qué formulario corresponde.

¿Qué pasa si el cliente de EE. UU. envió un 1099-NEC de todos modos?

Pida al pagador que revise el W-8BEN-E de la corporación y emita un 1099-NEC corregido si el pago se informó por error. Conserve el formulario original, la solicitud de corrección, las facturas y la prueba de dónde se realizó el trabajo. Un 1099-NEC por sí solo no demuestra que la corporación canadiense deba impuestos en EE. UU. ni que tenga que presentar una declaración en EE. UU.

Un W-8BEN-E válido generalmente documenta la exención de un beneficiario extranjero del informe del Form 1099 (Publication 515). Es posible que el ingreso de fuente estadounidense requiera, en cambio, el informe en el Form 1042-S; las instrucciones de corrección del IRS cubren una declaración presentada cuando no se exigía ninguna. Revise la fuente del pago y cualquier retención al pedir la corrección.

¿Con qué frecuencia debe renovar la corporación el Form W-8BEN-E?

Un W-8BEN-E generalmente dura hasta el último día del tercer año calendario posterior a la firma, salvo que un cambio haga incorrecta una anotación o una certificación. Las instrucciones del IRS también permiten una vigencia indefinida en ciertos acuerdos de documentación limitados; pregunte al pagador si esa excepción aplica, en lugar de suponerlo.

Entregue un formulario nuevo dentro de 30 días cuando un cambio haga incorrecta una certificación. Los cambios de propiedad importan cuando alteran el estado FATCA, la declaración de los propietarios de EE. UU. o la elegibilidad para el tratado. Revise de nuevo después de un cambio de actividad o de residencia.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los honorarios por servicios están en dólares estadounidenses.

Servicios prestados en Canadá

Una corporación canadiense factura a un cliente de EE. UU. US$10,000 por un trabajo realizado por completo en Canadá. Marca Corporation, anota su número empresarial en la línea 9b, firma la Parte XXX y deja en blanco la Parte III. Para estos honorarios de fuente extranjera, puede dejar en blanco la línea 5 y la Parte XXV; si elige Active NFFE, primero verifica las pruebas de ingresos y de activos. La fuente de los honorarios depende de dónde se realizó el trabajo, no de la dirección del cliente.

El cliente pide un W-9

Un cliente de EE. UU. pide un W-9 antes de pagar una factura de US$5,000. La corporación envía su W-8BEN-E y explica que un W-9 certificaría falsamente la condición de persona de EE. UU. El cliente actualiza los registros del beneficiario antes del pago.

El formulario llega a su fecha de renovación

Un formulario firmado en marzo 2026 generalmente sigue vigente hasta el 31 de diciembre de 2029. Si un cambio de propiedad hace incorrecta una certificación, la corporación entrega un formulario nuevo dentro de 30 días; un cambio de propiedad que deja correctos todos los hechos certificados no activa, por sí solo, esa regla.

¿Su caso es distinto?

• Usted es un profesional autónomo: use la guía para autónomos canadienses para sus propios pagos de clientes de EE. UU.
• Su corporación realiza trabajo en EE. UU. o podría tener un establecimiento permanente en EE. UU.: evalúe la declaración corporativa de EE. UU. y la posición bajo el tratado con ayuda en impuestos transfronterizos.
• Un pagador retuvo impuestos de EE. UU.: siga la guía sobre retención y recuperación en EE. UU..
• Pueden faltar declaraciones anteriores de EE. UU.: consulte declaraciones de EE. UU. omitidas por una corporación canadiense y obtenga ayuda en impuestos transfronterizos.