Remplir le formulaire W-8BEN-E pour une société canadienne

Quelles cases une société canadienne coche-t-elle sur le formulaire W-8BEN-E?

Cochez Corporation à la ligne 4 si c'est la classification fiscale américaine de l'entité. Remplissez la ligne 5 lorsque la société reçoit un paiement assujetti à la retenue ou documente un compte financier pour une institution financière qui le demande. Une société d'exploitation peut être une Active NFFE (entité étrangère non financière active) : une entité étrangère qui n'est pas une institution financière et qui satisfait aux critères de revenu passif et d'actifs passifs décrits plus bas. Le formulaire de l'IRS et les instructions en vigueur datent d'octobre 2021.

Une entité ignorée ou une succursale peut devoir remplir la partie II. Pour le choix de l'adresse, consultez les adresses d'affaires et les comptes bancaires aux États-Unis.

Le numéro d'entreprise canadien est-il le numéro d'identification fiscale étranger de la ligne 9b?

Oui. Utilisez le numéro d'entreprise canadien à neuf chiffres, sans l'identifiant de programme RC ni le suffixe de compte (format du compte selon l'ARC). Les instructions de l'IRS l'acceptent à la place d'un EIN américain pour de nombreuses demandes fondées sur la convention fiscale. Pour les questions sur l'EIN, consultez les déclarations américaines d'une société canadienne.

Quand la société remplit-elle la partie III, lignes 14 et 15?

Remplissez la partie III seulement pour demander un taux de retenue américain réduit ou une exemption en vertu de la convention fiscale Canada–États-Unis. Les honoraires pour des services rendus entièrement au Canada sont généralement de source étrangère, peu importe où se trouve le client. La société établit donc d'ordinaire son statut de société étrangère sans demande fondée sur la convention fiscale pour ces honoraires (règle de l'IRS sur la source; instructions du formulaire W-8BEN-E).

Pour une demande admissible visant des bénéfices d'entreprise de source américaine qui relèvent du W-8BEN-E, la ligne 14a indique le Canada comme pays de résidence de la société aux fins de la convention fiscale. À la ligne 14b, cochez la case applicable de la clause de limitation des avantages seulement après avoir vérifié l'article XXIX-A; la constitution en société ne suffit pas. La ligne 14c vise certains dividendes et intérêts. À la ligne 15, inscrivez le paragraphe 1 de l'article VII, 0 comme taux de retenue, et les bénéfices d'entreprise; expliquez pourquoi ces bénéfices ne sont pas attribuables à un établissement stable américain. Inscrivez un EIN américain à la ligne 8 ou le numéro d'entreprise à la ligne 9b. Un autre revenu peut relever d'un autre article (convention fiscale; instructions de l'IRS).

Un travail exécuté aux États-Unis, ou en partie au Canada et en partie aux États-Unis, exige un examen de la source du revenu et de la convention fiscale. Des services peuvent créer un établissement stable aux États-Unis lorsqu'ils sont rendus pendant 183 jours ou plus au cours d'une période de douze mois et que le critère de revenus ou de projet du paragraphe 9 de l'article V est respecté (convention fiscale). Si le revenu est effectivement rattaché à une entreprise américaine et qu'aucune exemption de la convention fiscale n'est demandée, utilisez le formulaire W-8ECI pour ce paiement. Une société qui demande l'exemption de la convention fiscale pour un tel revenu doit produire le formulaire 1120-F avec le formulaire 8833. L'omission de cette déclaration peut coûter à une société de type C 10 000 US$ par manquement. Consultez les déclarations américaines d'une société canadienne.

Quelle partie la société remplit-elle ensuite, et qui signe?

Si la ligne 5 indique Active NFFE, cochez la ligne 39 de la partie XXV. Un dirigeant autorisé ou un représentant signe la partie XXX, y inscrit son nom en caractères d'imprimerie et la date; cette partie comprend une attestation de la capacité de signer (formulaire; instructions). Pour être une Active NFFE, il faut que moins de 50 % du revenu brut de l'année civile précédente soit passif et que moins de 50 % des actifs produisent un revenu passif ou soient détenus pour en produire, selon le critère de la moyenne pondérée trimestrielle du formulaire. Vérifiez les intérêts, les placements et les actifs détenus pour produire un revenu passif avant de faire l'attestation.

Une Passive NFFE (entité étrangère non financière passive) coche la ligne 40a de la partie XXVI, puis la ligne 40b si elle n'a aucun propriétaire américain important, ou la ligne 40c et la partie XXIX si elle en a. Les autres entités remplissent la partie qui correspond à la ligne 5. Remettez le formulaire signé au payeur.

Un W-8BEN-E exact met-il fin à la retenue sur les paiements futurs?

Un formulaire exact aide le payeur à appliquer les bonnes règles, mais il ne constitue pas une exemption générale de la retenue américaine de 30 %. Le payeur doit quand même déterminer la source du paiement, si la retenue du chapitre 3 ou de la FATCA s'applique et si la demande fondée sur la convention fiscale est valide (instructions de l'IRS; publication 515). Un payeur tenu de retenir l'impôt qui ne le fait pas en est responsable en vertu de l'article 1461.

Remettez à chaque payeur un formulaire à jour avant le paiement et conservez les documents montrant où le travail a été exécuté. Pour un impôt déjà retenu, consultez l'impôt américain retenu sur les paiements versés à des Canadiens.

Que faire si le service des comptes fournisseurs du client américain exige un W-9?

Une société canadienne qui demeure une personne étrangère doit expliquer que le formulaire W-9 atteste le statut de personne américaine et fournir plutôt son W-8BEN-E signé. Selon les instructions de l'IRS à l'intention du demandeur, une personne étrangère ne peut pas remettre le formulaire W-9; le signer reviendrait à attester un statut américain sous peine de parjure.

Envoyez aux comptes fournisseurs la dénomination sociale de la société, le W-8BEN-E rempli et une note indiquant qu'elle est un bénéficiaire étranger. Si sa classification américaine est incertaine, réglez la question avant de signer. Consultez le formulaire qui s'applique.

Que faire si le client américain a quand même envoyé un 1099-NEC?

Demandez au payeur de revoir le W-8BEN-E de la société et d'émettre un 1099-NEC corrigé si le paiement a été déclaré par erreur. Conservez le formulaire original, la demande de correction, les factures et la preuve du lieu d'exécution du travail. Un 1099-NEC ne prouve pas, à lui seul, que la société canadienne doit de l'impôt américain ou doit produire une déclaration américaine.

Un W-8BEN-E valide atteste généralement l'exemption d'un bénéficiaire étranger de la déclaration sur le formulaire 1099 (publication 515). Un revenu de source américaine peut plutôt exiger une déclaration sur le formulaire 1042-S; les instructions de correction de l'IRS traitent d'une déclaration produite alors qu'aucune n'était exigée. Examinez la source du paiement et toute retenue au moment de demander la correction.

À quelle fréquence la société doit-elle renouveler le formulaire W-8BEN-E?

Un W-8BEN-E reste généralement valide jusqu'au dernier jour de la troisième année civile suivant la signature, sauf si un changement rend une inscription ou une attestation inexacte. Les instructions de l'IRS prévoient aussi une validité indéfinie dans certains arrangements de documentation limités; demandez au payeur si cette exception s'applique plutôt que de le présumer.

Remettez un nouveau formulaire dans les 30 jours lorsqu'un changement rend une attestation inexacte. Les changements de propriété comptent lorsqu'ils modifient le statut FATCA, la déclaration des propriétaires américains ou l'admissibilité à la convention fiscale. Revérifiez après un changement d'activité ou de résidence.

Exemple

Ces exemples sont fournis à titre indicatif; les honoraires de services sont en dollars américains.

Services rendus au Canada

Une société canadienne facture 10 000 $ US à un client américain pour un travail exécuté entièrement au Canada. Elle coche Corporation, inscrit son numéro d'entreprise à la ligne 9b, signe la partie XXX et laisse la partie III en blanc. Elle peut laisser en blanc la ligne 5 et la partie XXV pour ces honoraires de source étrangère; si elle choisit le statut d'Active NFFE, elle vérifie d'abord les critères de revenu et d'actifs. La source des honoraires dépend de l'endroit où le travail a été exécuté, et non de l'adresse du client.

Le client demande un W-9

Un client américain demande un W-9 avant de payer une facture de 5 000 $ US. La société envoie son W-8BEN-E et explique qu'un W-9 attesterait faussement le statut de personne américaine. Le client met à jour ses dossiers de bénéficiaires avant le paiement.

Le formulaire arrive à sa date de renouvellement

Un formulaire signé en mars 2026 reste généralement valide jusqu'au 31 décembre 2029. Si un changement de propriété rend une attestation inexacte, la société remet un nouveau formulaire dans les 30 jours. Un changement de propriété qui laisse exacts tous les faits attestés ne déclenche pas, à lui seul, cette règle.

Votre situation est différente?

• Vous êtes travailleur autonome : consultez le guide des travailleurs autonomes canadiens pour vos propres paiements de clients américains.
• Votre société exécute des travaux aux États-Unis ou pourrait y avoir un établissement stable : évaluez la déclaration américaine de la société et sa situation au regard de la convention fiscale avec l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Un payeur a retenu de l'impôt américain : suivez le guide sur la retenue américaine et sa récupération.
• Des déclarations américaines passées manquent peut-être : consultez les déclarations américaines omises par une société canadienne et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.