Como preencher o Form W-8BEN-E de uma corporação canadense

Quais caixas uma corporação canadense marca no Form W-8BEN-E?

Marque Corporation na linha 4 se essa for a classificação fiscal da entidade nos EUA. Preencha a linha 5 ao receber um pagamento sujeito a retenção (withholdable payment) ou ao documentar uma conta financeira para uma instituição financeira que a solicite. Uma empresa operacional pode se qualificar como Active NFFE: uma entidade estrangeira que não é instituição financeira e atende aos testes de rendimento passivo e de ativos passivos descritos abaixo. O formulário atual do IRS e as instruções são de outubro de 2021.

Uma entidade desconsiderada (disregarded entity) ou uma filial pode precisar da Part II. Para as opções de endereço, veja endereços comerciais e contas bancárias nos EUA.

O business number canadense é o TIN estrangeiro da linha 9b?

Sim. Use o business number canadense de nove dígitos, sem o identificador de programa RC nem o sufixo da conta (formato da conta na CRA). As instruções do IRS aceitam esse número no lugar do EIN dos EUA em muitos pedidos de benefício do tratado. Para dúvidas sobre o EIN, veja declarações de imposto dos EUA de uma corporação canadense.

Quando a corporação preenche a Part III, linhas 14 e 15?

Preencha a Part III somente ao pedir uma alíquota reduzida ou isenção de retenção nos EUA com base no tratado Canadá–EUA. Honorários por serviços prestados inteiramente no Canadá geralmente são de fonte estrangeira, seja qual for o local do cliente. Por isso a corporação costuma documentar a condição de estrangeira sem pedir benefício do tratado para esses honorários (regra de origem do IRS; instruções do Form W-8BEN-E).

Para um pedido com respaldo sobre lucros empresariais de fonte americana que deva constar no W-8BEN-E, a linha 14a identifica o Canadá como o país de residência da corporação para o tratado. Na linha 14b, marque a caixa de limitação de benefícios aplicável somente depois de testar o Artigo XXIX-A. Ter sido constituída no Canadá não basta. A linha 14c trata de certos dividendos e juros. Na linha 15, informe o Artigo VII(1), 0 como alíquota de retenção e lucros empresariais. Explique por que os lucros não são atribuíveis a um estabelecimento permanente nos EUA. Informe um EIN dos EUA na linha 8 ou o business number na linha 9b. Outros rendimentos podem exigir outro artigo (tratado; instruções do IRS).

Trabalho feito nos EUA ou em locais mistos exige análise de origem e de tratado. Os serviços podem criar um estabelecimento permanente nos EUA quando prestados por 183 dias ou mais em qualquer período de doze meses e o teste de receita ou de projeto do Artigo V(9) é atendido (tratado). Se o rendimento é efetivamente vinculado a uma atividade nos EUA e nenhuma isenção de tratado é pedida, use o W-8ECI para esse pagamento. Uma corporação que pede isenção de tratado para esse rendimento deve apresentar o Form 1120-F com o Form 8833. Deixar de informar pode custar a uma corporação C US$10.000 por falha. Veja declarações de imposto dos EUA de uma corporação canadense.

Qual parte seguinte a corporação preenche, e quem assina?

Se a linha 5 indicar Active NFFE, marque a linha 39 na Part XXV. Um diretor ou representante autorizado assina, escreve o nome em letra de forma e data a Part XXX, que inclui uma declaração de poderes para assinar (formulário; instruções). Uma Active NFFE exige que menos de 50% da renda bruta do ano-calendário anterior seja passiva e que menos de 50% dos ativos produzam ou sejam mantidos para produzir rendimento passivo, pelo teste de média ponderada trimestral do formulário. Confira os juros, os investimentos e os ativos mantidos para gerar rendimento passivo antes de certificar.

Uma Passive NFFE marca a linha 40a na Part XXVI e depois a linha 40b, se não tiver proprietários substanciais nos EUA, ou a linha 40c e a Part XXIX, se tiver. As outras entidades usam a parte correspondente à linha 5. Entregue o formulário assinado ao pagador.

Um W-8BEN-E correto interrompe a retenção sobre pagamentos futuros?

Um formulário correto ajuda o pagador a aplicar as regras certas, mas não é uma isenção geral da retenção de 30% nos EUA. O pagador ainda precisa determinar a origem do pagamento, se a retenção do capítulo 3 ou do FATCA se aplica e se o pedido de benefício do tratado é válido (instruções do IRS; Publication 515). O pagador obrigado a reter que não o faz responde pelo imposto segundo a seção 1461.

Entregue a cada pagador um formulário atual antes do pagamento e guarde registros de onde o trabalho foi feito. Para imposto já retido, veja imposto dos EUA retido sobre pagamentos a canadenses.

E se o setor de contas a pagar do cliente dos EUA insistir em um W-9?

Uma corporação canadense que continua sendo pessoa estrangeira deve explicar que o Form W-9 certifica a condição de pessoa dos EUA e entregar em seu lugar o W-8BEN-E assinado. As instruções do IRS para quem solicita o formulário dizem que uma pessoa estrangeira não pode entregar o Form W-9. Assiná-lo certificaria a condição de pessoa dos EUA sob pena de perjúrio.

Envie ao setor de contas a pagar o nome legal da corporação, o W-8BEN-E preenchido e um aviso de que se trata de beneficiário estrangeiro. Se a classificação da corporação nos EUA for incerta, resolva isso antes de assinar. Veja qual formulário se aplica.

E se o cliente dos EUA enviou um 1099-NEC mesmo assim?

Peça ao pagador que revise o W-8BEN-E da corporação e emita um 1099-NEC corrigido, se o pagamento foi informado por engano. Guarde o formulário original, o pedido de correção, as faturas e a prova de onde o trabalho foi feito. Um 1099-NEC, por si só, não prova que a corporação canadense deve imposto nos EUA nem que precisa apresentar uma declaração nos EUA.

Um W-8BEN-E válido geralmente documenta a isenção de um beneficiário estrangeiro da declaração do Form 1099 (Publication 515). O rendimento de fonte americana pode, em vez disso, exigir a declaração no Form 1042-S. As instruções de correção do IRS tratam da declaração apresentada quando nenhuma era exigida. Ao pedir a correção, revise a origem do pagamento e qualquer retenção.

Com que frequência a corporação deve renovar o Form W-8BEN-E?

O W-8BEN-E geralmente vale até o último dia do terceiro ano-calendário após a assinatura, a menos que uma mudança torne incorreta alguma informação ou certificação. As instruções do IRS também admitem validade por prazo indeterminado em arranjos limitados de documentação. Pergunte ao pagador se essa exceção se aplica, em vez de presumir que sim.

Entregue um novo formulário em 30 dias quando uma mudança tornar uma certificação incorreta. Mudanças de propriedade importam quando alteram o status FATCA, a declaração de proprietários nos EUA ou a elegibilidade ao tratado. Reveja o formulário depois de uma mudança de atividade ou de residência.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os honorários de serviços estão em dólares americanos.

Serviços prestados no Canadá

Uma corporação canadense fatura US$10.000 a um cliente dos EUA por um trabalho feito inteiramente no Canadá. Ela marca Corporation, informa o business number na linha 9b, assina a Part XXX e deixa a Part III em branco. Pode deixar a linha 5 e a Part XXV em branco para esses honorários de fonte estrangeira. Se optar por Active NFFE, verifica antes os testes de rendimento e de ativos. A origem dos honorários segue o local onde o trabalho foi feito, e não o endereço do cliente.

O cliente pede um W-9

Um cliente dos EUA pede um W-9 antes de pagar uma fatura de US$5.000. A corporação envia o W-8BEN-E e explica que um W-9 certificaria falsamente a condição de pessoa dos EUA. O cliente atualiza os dados do beneficiário antes do pagamento.

O formulário chega à data de renovação

Um formulário assinado em março de 2026 geralmente continua válido até 31 de dezembro de 2029. Se uma mudança de propriedade tornar incorreta uma certificação, a corporação entrega um novo formulário em 30 dias. Uma mudança de propriedade que deixe corretos todos os fatos certificados não aciona, por si só, essa regra.

Seu caso é diferente?

• Você é autônomo, pessoa física: use o guia para autônomos canadenses para os seus pagamentos de clientes dos EUA.
• Sua corporação trabalha nos EUA ou pode ter um estabelecimento permanente nos EUA: avalie a declaração corporativa dos EUA e a posição no tratado com a ajuda em impostos entre países.
• Um pagador reteve imposto dos EUA: siga o guia de retenção e recuperação nos EUA.
• Pode haver declarações dos EUA não apresentadas: veja declarações dos EUA não apresentadas por uma corporação canadense e busque ajuda em impostos entre países.