Canada và Hoa Kỳ · Công ty

Cách điền Form W-8BEN-E cho công ty Canada

Công ty Canada thường đánh dấu Corporation ở dòng 4 của Form W-8BEN-E, ghi mã số doanh nghiệp gồm chín chữ số ở dòng 9b và ký tại Part XXX. Hãy điền dòng 5 và phần FATCA liên quan khi được yêu cầu. Chỉ dùng Part III khi có cơ sở để hưởng hiệp định thuế. Hãy đưa Form W-8BEN-E của công ty nước ngoài, đừng đưa Form W-9 khai không đúng sự thật. Nếu nhận được Form 1099-NEC do gửi nhầm, hãy yêu cầu bên trả tiền sửa lại.

Năm thuế 2026 · Cập nhật lần cuối 2026-10-02 · Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh

Dành cho ai

Công ty Canada được khách hàng Hoa Kỳ yêu cầu cung cấp giấy xác nhận khấu trừ thuế
Công ty Canada cần chỉnh lại yêu cầu Form W-9 hoặc Form 1099-NEC của khách hàng Hoa Kỳ

Không đề cập ở đây

Chọn form W phù hợp cho cá nhân hoặc loại pháp nhân khác
Nộp tờ khai Hoa Kỳ, xin EIN và xin hoàn khoản thuế đã bị khấu trừ
Phân tích chi tiết về điều kiện hưởng hiệp định thuế hoặc cơ sở thường trú (permanent establishment)

Công ty Canada đánh dấu những ô nào trên Form W-8BEN-E?

Hãy đánh dấu Corporation ở dòng 4 nếu đó là phân loại thuế Hoa Kỳ của pháp nhân. Hãy điền dòng 5 khi nhận khoản thanh toán phải khấu trừ (withholdable payment) hoặc khi khai tài khoản tài chính cho tổ chức tài chính yêu cầu. Công ty đang hoạt động có thể đủ điều kiện là Active NFFE: pháp nhân nước ngoài không phải tổ chức tài chính và đạt các kiểm tra về thu nhập thụ động và tài sản thụ động bên dưới. Form của IRS và hướng dẫn hiện hành đề tháng 10 năm 2021.

Dòng trong Part I	Nội dung cần điền cho một công ty Canada thông thường
1–2	Tên pháp lý của công ty và quốc gia thành lập, tức Canada.
3	Để trống, trừ khi áp dụng hướng dẫn đặc biệt về pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity).
4	Corporation, nếu đó là phân loại theo quy định thuế Hoa Kỳ.
5	Tình trạng FATCA đã được xác minh của công ty, khi cần giấy tờ theo chapter 4.
6–7	Địa chỉ cư trú thường trú. Nếu địa chỉ nhận thư khác, hãy ghi ở dòng 7.
8	Chỉ ghi EIN của Hoa Kỳ khi được yêu cầu. Không ghi mã số doanh nghiệp Canada vào đây.
9a	Chỉ ghi GIIN nếu tình trạng của công ty yêu cầu. Active NFFE không ghi mã này.
9b–9c	Ghi mã số doanh nghiệp ở dòng 9b khi yêu cầu hưởng hiệp định thuế đối với lợi nhuận kinh doanh, trừ khi đã ghi EIN của Hoa Kỳ ở dòng 8. Cũng ghi khi có tài khoản tài chính tại văn phòng ở Hoa Kỳ kèm thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ phải báo cáo trên Form 1042-S. Trường hợp khác, dòng 9b là tùy chọn. Dòng 9c dành cho chủ tài khoản đủ điều kiện không bắt buộc phải có FTIN theo luật.
10	Số tham chiếu tùy chọn để khách hàng lưu hồ sơ.

Pháp nhân bị bỏ qua về thuế hoặc chi nhánh có thể cần điền Part II. Về các lựa chọn địa chỉ, xem địa chỉ doanh nghiệp và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Mã số doanh nghiệp Canada có phải là mã số thuế nước ngoài ở dòng 9b không?

Có. Hãy dùng mã số doanh nghiệp Canada gồm chín chữ số, không kèm ký hiệu chương trình RC hoặc hậu tố tài khoản (định dạng tài khoản của CRA). Hướng dẫn của IRS chấp nhận mã này thay cho EIN của Hoa Kỳ trong nhiều trường hợp hưởng hiệp định thuế. Về các câu hỏi liên quan đến EIN, xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.

Khi nào công ty điền Part III, dòng 14 và 15?

Chỉ điền Part III khi yêu cầu giảm mức khấu trừ thuế Hoa Kỳ hoặc xin miễn theo hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ. Phí dịch vụ thực hiện hoàn toàn tại Canada nhìn chung có nguồn nước ngoài, bất kể khách hàng ở đâu. Vì vậy công ty thường chỉ chứng minh tình trạng nước ngoài mà không yêu cầu hưởng hiệp định cho các khoản phí này (quy tắc xác định nguồn của IRS; Hướng dẫn Form W-8BEN-E).

Với yêu cầu có cơ sở về lợi nhuận kinh doanh có nguồn tại Hoa Kỳ thuộc phạm vi Form W-8BEN-E, dòng 14a ghi Canada là nơi cư trú theo hiệp định của công ty. Ở dòng 14b, chỉ đánh dấu ô giới hạn quyền lợi (limitation-on-benefits) phù hợp sau khi đã kiểm tra Article XXIX-A. Việc thành lập công ty ở Canada thôi chưa đủ. Dòng 14c liên quan đến một số khoản cổ tức và tiền lãi. Ở dòng 15, hãy ghi Article VII(1), mức khấu trừ 0 và loại thu nhập là lợi nhuận kinh doanh. Hãy giải thích vì sao lợi nhuận không thuộc về một cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ. Ghi EIN của Hoa Kỳ ở dòng 8 hoặc mã số doanh nghiệp ở dòng 9b. Các loại thu nhập khác có thể cần một article khác (hiệp định; hướng dẫn của IRS).

Công việc thực hiện tại Hoa Kỳ hoặc ở nhiều nơi cần được rà soát về nguồn thu nhập và hiệp định thuế. Dịch vụ có thể tạo ra cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ khi được thực hiện trong 183 ngày ngày trở lên trong bất kỳ giai đoạn mười hai tháng nào và đạt kiểm tra về doanh thu hoặc dự án theo Article V(9) (hiệp định). Nếu thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và không xin miễn theo hiệp định, hãy dùng Form W-8ECI cho khoản thanh toán đó. Công ty xin miễn theo hiệp định cho loại thu nhập này phải nộp Form 1120-F kèm Form 8833. Nếu không khai báo, C corporation có thể bị phạt US$10.000 cho mỗi lần vi phạm. Xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.

Công ty điền phần nào tiếp theo, và ai là người ký?

Nếu dòng 5 ghi Active NFFE, hãy đánh dấu dòng 39 trong Part XXV. Cán bộ điều hành hoặc người đại diện có thẩm quyền ký, in tên và ghi ngày tại Part XXX, trong đó có xác nhận về thẩm quyền ký (form; hướng dẫn). Active NFFE yêu cầu dưới 50% tổng thu nhập của năm dương lịch trước phải là thu nhập thụ động, và dưới 50% tài sản tạo ra hoặc được giữ để tạo ra thu nhập thụ động, theo kiểm tra bình quân gia quyền theo quý của form. Hãy kiểm tra tiền lãi, các khoản đầu tư và tài sản giữ để tạo thu nhập thụ động trước khi xác nhận.

Passive NFFE đánh dấu dòng 40a trong Part XXVI, sau đó đánh dấu dòng 40b nếu không có chủ sở hữu Hoa Kỳ đáng kể, hoặc dòng 40c và Part XXIX nếu có. Các loại pháp nhân khác dùng phần tương ứng với dòng 5. Hãy đưa form đã ký cho bên trả tiền.

Form W-8BEN-E điền đúng có chặn được việc khấu trừ trên các khoản thanh toán sau này không?

Form điền đúng giúp bên trả tiền áp dụng đúng quy tắc, nhưng không phải là sự miễn trừ toàn bộ khỏi khoản khấu trừ thuế Hoa Kỳ 30%. Bên trả tiền vẫn phải xác định nguồn của khoản thanh toán, xem chapter 3 hoặc FATCA có áp dụng không, và yêu cầu hưởng hiệp định có hợp lệ không (hướng dẫn của IRS; Publication 515). Bên trả tiền bắt buộc phải khấu trừ mà không khấu trừ thì chịu trách nhiệm về số thuế theo section 1461.

Hãy đưa cho mỗi bên trả tiền một form còn hiệu lực trước khi thanh toán và giữ hồ sơ về nơi công việc được thực hiện. Với thuế đã bị khấu trừ, xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ khi trả cho người Canada.

Nếu bộ phận thanh toán của khách hàng Hoa Kỳ nhất quyết đòi Form W-9 thì sao?

Công ty Canada vẫn là người nước ngoài (foreign person) nên giải thích rằng Form W-9 xác nhận tình trạng là người Hoa Kỳ, và đưa Form W-8BEN-E đã ký thay thế. Hướng dẫn dành cho bên yêu cầu của IRS nêu rõ người nước ngoài không được cung cấp Form W-9. Ký form này là xác nhận tình trạng người Hoa Kỳ dưới hình phạt khai man.

Hãy gửi cho bộ phận thanh toán tên pháp lý của công ty, Form W-8BEN-E đã điền và ghi chú rằng đây là bên nhận tiền nước ngoài. Nếu chưa chắc về phân loại thuế Hoa Kỳ của công ty, hãy làm rõ trước khi ký. Xem form nào áp dụng.

Nếu khách hàng Hoa Kỳ vẫn gửi Form 1099-NEC thì sao?

Hãy yêu cầu bên trả tiền xem lại Form W-8BEN-E của công ty và phát hành Form 1099-NEC đã sửa nếu khoản thanh toán bị báo cáo nhầm. Hãy giữ form gốc, yêu cầu sửa, hóa đơn và bằng chứng về nơi công việc được thực hiện. Riêng Form 1099-NEC không chứng minh công ty Canada nợ thuế Hoa Kỳ hoặc phải nộp tờ khai Hoa Kỳ.

Form W-8BEN-E hợp lệ nhìn chung chứng minh bên nhận tiền nước ngoài được miễn báo cáo Form 1099 (Publication 515). Thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ có thể phải báo cáo trên Form 1042-S thay thế. Hướng dẫn sửa của IRS nêu cách xử lý khi nộp tờ khai trong trường hợp không bắt buộc. Khi yêu cầu sửa, hãy xem lại nguồn của khoản thanh toán và mọi khoản đã khấu trừ.

Công ty phải gia hạn Form W-8BEN-E bao lâu một lần?

Form W-8BEN-E nhìn chung có hiệu lực đến ngày cuối cùng của năm dương lịch thứ ba sau khi ký, trừ khi có thay đổi làm một mục khai hoặc xác nhận không còn đúng. Hướng dẫn của IRS cũng cho phép hiệu lực vô thời hạn trong một số thỏa thuận giấy tờ hạn chế. Hãy hỏi bên trả tiền xem ngoại lệ đó có áp dụng không, đừng tự cho là có.

Hãy cung cấp form mới trong vòng 30 ngày khi có thay đổi làm một xác nhận trở nên sai. Thay đổi về quyền sở hữu quan trọng khi làm thay đổi tình trạng FATCA, việc khai báo chủ sở hữu Hoa Kỳ hoặc điều kiện hưởng hiệp định. Hãy kiểm tra lại khi hoạt động hoặc nơi cư trú thay đổi.

Ví dụ

Các ví dụ dưới đây chỉ mang tính minh họa. Phí dịch vụ tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Dịch vụ thực hiện tại Canada

Một công ty Canada xuất hóa đơn US$10.000 cho khách hàng Hoa Kỳ về công việc làm hoàn toàn tại Canada. Công ty đánh dấu Corporation, ghi mã số doanh nghiệp ở dòng 9b, ký Part XXX và để trống Part III. Với khoản phí có nguồn nước ngoài này, công ty có thể để trống dòng 5 và Part XXV. Nếu chọn Active NFFE, công ty phải xác minh các kiểm tra về thu nhập và tài sản trước. Nguồn của khoản phí được xác định theo nơi công việc được thực hiện, không theo địa chỉ của khách hàng.

Khách hàng yêu cầu Form W-9

Một khách hàng Hoa Kỳ đòi Form W-9 trước khi thanh toán hóa đơn US$5.000. Công ty gửi Form W-8BEN-E và giải thích rằng Form W-9 sẽ xác nhận sai tình trạng người Hoa Kỳ. Khách hàng cập nhật hồ sơ người nhận tiền trước khi thanh toán.

Form đến ngày phải gia hạn

Form ký vào tháng 3 năm 2026 nhìn chung có hiệu lực đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2029. Nếu thay đổi quyền sở hữu làm một xác nhận trở nên sai, công ty phải cung cấp form mới trong vòng 30 ngày. Thay đổi quyền sở hữu mà mọi thông tin đã xác nhận vẫn đúng thì tự nó không kích hoạt quy tắc này.

Trường hợp của bạn khác?

Bạn là cá nhân làm tự do: hãy dùng hướng dẫn cho người Canada làm tự do cho các khoản khách hàng Hoa Kỳ trả cho bạn.
Công ty của bạn làm việc tại Hoa Kỳ hoặc có thể có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ: hãy đánh giá tờ khai công ty Hoa Kỳ và vị thế theo hiệp định thuế với hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.
Bên trả tiền đã khấu trừ thuế Hoa Kỳ: hãy làm theo hướng dẫn về khấu trừ thuế Hoa Kỳ và cách lấy lại.
Có thể còn thiếu các tờ khai Hoa Kỳ những năm trước: xem tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ sót của công ty Canada và nhận hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.

Số liệu trên trang này

Số liệu	Giá trị	Nguồn
Mức khấu trừ lợi nhuận kinh doanh theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ khi không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ Thuế suất ghi trên Form W-8BEN-E dòng 15 cho miễn thuế lợi nhuận kinh doanh theo Article VII(1) đủ điều kiện; hướng dẫn dòng 15 của IRS dùng '0' cho thuế suất bằng không	0	Bộ Tài chính Canada: Hiệp định thuế Canada-Hoa Kỳ, Điều VII(1) Đã đánh dấu 2026-09-29
Ngưỡng số ngày của cơ sở thường trú theo dịch vụ theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ Trong bất kỳ khoảng thời gian mười hai tháng nào, nếu cũng đáp ứng tiêu chí doanh thu (a) hoặc tiêu chí dự án giống hoặc có liên quan (b) của Điều V(9)	183 ngày	Bộ Tài chính Canada: Hiệp định thuế Canada-Hoa Kỳ, Điều V(9) Đã đánh dấu 2026-09-29
Tiền phạt do không công bố lập trường khai thuế dựa trên hiệp định (C corporation) Cho mỗi lần vi phạm, theo section 6712, đối với C corporation.	US$10.000	IRS: Form 8833 (Rev. December 2022) Đã đánh dấu 2026-09-28
Giới hạn thu nhập thụ động của NFFE hoạt động (active NFFE) Tỷ lệ tổng thu nhập của năm dương lịch trước đó là thu nhập thụ động	dưới 50%	IRS: Form W-8BEN-E, Phần XXV, dòng 39 Đã đánh dấu 2026-09-29
Giới hạn tài sản thụ động của NFFE hoạt động (active NFFE) Tỷ lệ tài sản tạo ra hoặc được giữ để tạo ra thu nhập thụ động, tính theo bình quân gia quyền của các tỷ lệ hằng quý	dưới 50%	IRS: Form W-8BEN-E, Phần XXV, dòng 39 Đã đánh dấu 2026-09-29
Thuế suất khấu trừ đối với thu nhập FDAP nguồn Hoa Kỳ trả cho người nước ngoài Áp dụng cho tổng số tiền thu nhập FDAP có nguồn từ Hoa Kỳ không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ; hiệp định thuế có thể giảm mức này. Đây cũng là mức áp dụng cho khoản trả cho nhà thầu độc lập không cư trú về dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ.	30%	IRS: Thu nhập cố định, có thể xác định, theo kỳ (FDAP) Đã đánh dấu 2026-09-28
Thông báo W-8BEN-E sau khi hoàn cảnh thay đổi Thông báo cho đại lý khấu trừ hoặc tổ chức tài chính khi có thay đổi khiến thông tin đã nộp không còn chính xác theo chapter 3 hoặc chapter 4	30 ngày	IRS: Hướng dẫn Form W-8BEN-E Đã đánh dấu 2026-09-28

Nguồn chính

Về hướng dẫn này

Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.

Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc

2026-09-29: Xuất bản lần đầu.

Hướng dẫn liên quan

Công ty Canada bán hàng sang Hoa Kỳ: có phải nộp tờ khai?

Chỉ bán hàng cho khách hàng Hoa Kỳ thì công ty Canada không bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ. Hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể buộc phải nộp Form 1120-F, kể cả khi hiệp định Canada-Hoa Kỳ xóa thuế vì công ty không có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Hoa Kỳ. Việc yêu cầu theo hiệp định cũng có thể cần Form 8833. Câu trả lời phụ thuộc vào hoạt động tại Hoa Kỳ, thu nhập, khấu trừ thuế tại nguồn và điều kiện hưởng hiệp định.

Công ty

Thuế Hoa Kỳ khấu trừ khi trả cho người Canada: khai hay xin hoàn?

Trước hết, hãy kiểm tra xem thuế Hoa Kỳ có thực sự phải nộp hay không. Hãy yêu cầu bên trả tiền sửa ngay khoản khấu trừ vượt mức. Nếu không sửa được, cá nhân là người không cư trú của Hoa Kỳ thường xin IRS hoàn thuế bằng Form 1040-NR, còn công ty Canada dùng Form 1120-F. Canada chỉ có thể cấp tín thuế cho thuế Hoa Kỳ đã chốt trên thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ đủ điều kiện, và vẫn bị giới hạn theo quy định của Canada. Chỉ riêng Form 1042-S không chứng minh được rằng khoản thuế đó đủ điều kiện.

Cá nhân · Tự kinh doanh · Công ty

Freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ: cần khai gì

Freelancer là người cư trú Canada khai phí thu từ khách hàng Hoa Kỳ bằng đô la Canada trên Form T2125; người cư trú Quebec còn nộp thêm TP-1. Dịch vụ xuất khẩu đủ điều kiện thường không bị tính GST/HST hay QST, nhưng người đã đăng ký vẫn phải nộp tờ khai thuế bán hàng. Công việc làm hoàn toàn tại Canada thường không tự tạo ra nghĩa vụ khai thuế liên bang Hoa Kỳ. Công việc làm tại Hoa Kỳ, thu nhập khác hoặc khoản khấu trừ tại nguồn có thể làm thay đổi điều này.

Tự kinh doanh

Địa chỉ, đại diện và ngân hàng cho công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài

Trước tiên hãy kiểm tra quy định về đại diện đăng ký của tiểu bang nơi pháp nhân được thành lập. Chủ doanh nghiệp một chủ chưa thành lập pháp nhân thì không cần đại diện đăng ký. Hãy cung cấp cho IRS địa chỉ nhận thư và địa chỉ thực tế của bạn, kể cả khi ở nước ngoài. Doanh nghiệp Hoa Kỳ hoặc nước ngoài đều có thể xin mở tài khoản tại Hoa Kỳ, nhưng ngân hàng sẽ xác minh vị trí và danh tính, còn nền tảng thanh toán có quy trình kiểm tra riêng. Mở tài khoản từ xa và chấp thuận hồ sơ là quyết định của từng tổ chức.

Tự kinh doanh · Hợp danh · Công ty

Công ty Canada bỏ sót tờ khai Hoa Kỳ: có còn kịp không?

Hãy nộp các năm bắt buộc, ưu tiên theo hạn khấu trừ và hạn xin hoàn thuế. Để giữ phần lớn khoản khấu trừ kinh doanh tại Hoa Kỳ, công ty cần nộp Form 1120-F trung thực, chính xác trong vòng 18 tháng kể từ mỗi hạn nộp. Nếu tờ khai bắt buộc của năm liền trước chưa được nộp, một thông báo cụ thể của IRS có thể rút ngắn thời hạn này. Sau mốc đó, công ty phải xin IRS miễn trừ theo thẩm quyền quyết định của cơ quan này. Quyền lợi theo hiệp định phải khai báo thì cần khai báo. Công ty có thể bị phạt US$10.000 cho mỗi lần không khai báo.