Yurt dışından ABD şirketi adresi, temsilci ve banka hesabı

Şirketimi kurduğum eyalette kayıtlı temsilciye ihtiyacım var mı?

Delaware'de kurulan bir şirket, sahipleri ve işi yurt dışında olsa bile Delaware'de kayıtlı bir merkez adresi ve temsilci bulundurmalıdır. Temsilci, dava ve tebligat evrakını ve eyaletin bazı yazışmalarını teslim alır. Kayıtlı merkez adresinin şirketin iş yeri olması gerekmez (Delaware Division of Corporations). Başka bir eyalette kurduysanız o eyaletin kuralına bakın. Tüzel kişi kurmamış bir şahıs işletmesi sahibi, şirketler için geçerli kayıtlı temsilci kuralının kendisine de uygulanacağını varsaymamalıdır.

Temsilci istifa ederse veya şirket iyi durum (good standing) statüsünü kaybederse eyalet nezdindeki düzeltme adımları için şirketinizi yeniden aktif hale getirme rehberine bakın.

Kendi kayıtlı temsilcim olabilir miyim ve temsilcinin adresini işletme adresim olarak kullanabilir miyim?

Delaware'de kendi temsilciniz olarak yalnızca Delaware'de mukimseniz, Delaware'de fiziki bir cadde adresiniz varsa ve genellikle normal mesai saatlerinde orada bulunuyorsanız kişisel olarak görev yapabilirsiniz. Yalnızca yurt dışında yaşıyor olmak bu şartları karşılamaz. Delaware, şartları taşıyan bir tüzel kişinin Delaware'de fiziken bulunması halinde kendi temsilcisi olmasına izin verir (Delaware Division of Corporations). Diğer eyaletler kendi kurallarını koyar.

Temsilcinin ofisi, dava ve tebligat evrakı için bir adrestir. Şirketi yönettiğiniz veya işi yaptığınız yer olduğu anlamına kendiliğinden gelmez. Bu adresi başka bir formda posta adresi olarak yalnızca temsilci bu tür postayı almayı ve hemen iletmeyi kabul ediyorsa kullanın. Şirket gerçekten orada faaliyet göstermiyorsa bu adresi şirketin fiziki faaliyet yeri olarak göstermeyin (Delaware Division of Corporations; IRS Form SS-4 talimatları).

Bir Delaware şirketinin yıllık franchise vergisi bildiriminde ana iş yeri adresi, şirket Delaware'de faaliyet gösterip kendi temsilcisi olmadıkça kayıtlı merkez adresi veya başka bir temsilcinin adresi olamaz (Delaware Code, title 8, madde 502).

Sahip ve iş yurt dışındaysa Form SS-4'te hangi adresler yazılır?

Form SS-4, IRS'nin postayı nereye göndereceği ile işletmenin fiziken nerede bulunduğunu birbirinden ayırır. ABD'deki kuruluş adresi, yurt dışından yönetilen bir işletmeyi ABD'de fiziki ofisi olan bir işletmeye dönüştürmez (IRS Form SS-4 talimatları).

Bunlar IRS'nin satır talimatları ve formudur. Satır 1'deki resmi ad, ana sözleşme veya diğer kuruluş belgesiyle uyuşmalıdır. Şahıs işletmesi sahibinde satır 1 kişinin adıdır, farklı bir ticari ad satır 2'ye yazılır (IRS Form SS-4 talimatları).

IRS için yabancı posta adresi kullanıp sonra değiştirebilir miyim?

Evet. Form SS-4, ABD dışındaki bir posta adresine açıkça izin verir. Form 8822-B ise işletmenin posta adresinde veya iş yeri konumunda sonradan olan değişikliği bildirir. EIN'i olan bir işletme, sorumlu taraf değişikliğini bu formla 60 gün içinde bildirmelidir (IRS Form 8822-B). Posta ulaşabilen, kullanılabilir bir adres bulundurun. EIN bildirimi veya sonraki IRS yazıları o adrese gelebilir.

ABD'de ikametgâhınız, ana iş yeriniz veya ana ofisiniz ya da acenteniz yoksa IRS çevrimiçi EIN başvurusunun kullanılamadığını belirtir. EIN başvuru yöntemleri için yurt dışından şirket kurma ve yönetme rehberine bakın.

ABD bankası hangi konumu ve sahip kimliğini doğrular?

Bankanın müşteri kimlik tespit programı normalde şirketin adını, fiziki konumunu ve kimlik numarasını toplar, sonra kimliğini riske dayalı yöntemlerle doğrular. Şirket vergi kimlik numarası için başvurmuşsa bankanın usulleri, başvurunun teyit edilmesi ve numaranın makul bir süre içinde alınması şartıyla numara gelmeden hesap açılmasına izin verebilir. Banka yine de numarayı önce isteyebilir. Şirket veya ortaklık için adres, ana iş yeri, yerel ofis veya başka bir fiziki konumdur. Bireysel şahıs işletmesi sahibi için ise konut veya iş yeri cadde adresidir. Federal kural, bu adreslerden hiçbirinin ABD'de olmasını şart koşmaz (31 CFR 1020.220).

Tüzel kişi müşteri için kapsamdaki bankalar genellikle doğrudan veya dolaylı olarak en az %25 paya sahip her bireyi ve şirketi kontrol eden bir bireyi tespit eder. Bu payı bir trust elinde tutuyorsa banka, tüzel kişi de olabilen trustee'yi (mütevelli) tespit eder. Tespit edilen her birey için banka ad, doğum tarihi, konut veya iş yeri cadde adresi ve kimlik numarası toplar. Yabancı bir sahip, yabancı cadde adresini ve pasaport bilgilerini verebilir. Sahibin gerçek cadde adresi yerine temsilcinin adresini yazmayın (31 CFR 1010.230; FinCEN CDD sık sorulan sorular).

Kayıtlı temsilci, posta hizmeti veya sanal adres banka veya ödeme platformu için yeterli midir?

Yalnızca istenen bilgiye uyuyorsa ve kurum kabul ediyorsa. Posta konumu yazışmalar için işe yarayabilir, ancak bankanın müşteri kimlik kaydında şirketin gerçek fiziki konumunun yerini tutmaz. Banka, müşteriyi tanıdığına dair makul bir kanaate varabilmelidir. Kimliği doğrulayamadığında hesabı reddedebilir veya kapatabilir (31 CFR 1020.220).

Ödeme platformları kendi müşteri kabul kurallarını koyar ve iş adresi, sahip kimliği ve bir vergi formu isteyebilir. Form W-8BEN için IRS talimatları, ödeme uzlaşma kuruluşlarının yabancı bireylerden vergi belgesi istemesini özellikle ele alır. Adres hizmeti için ödeme yapmadan önce kurumdan hangi alanın posta adresi, hangisinin faaliyet yeri anlamına geldiğini ve hangi kanıtı kabul ettiğini sorun. EIN bir vergi kimlik numarasını doğrular, hesap onayı değildir.

Banka, sanal veya temsilci adresini iş yeri olarak reddederse, yurt dışında olsa bile şirketin gerçek fiziki konumunu verin ve hangi kanıtı kabul ettiğini sorun. Temsilcinin veya posta hizmetinin adresini yalnızca kurumun izin verdiği bir posta alanında kullanın. Banka yine de başvuruyu reddedebilir (31 CFR 1020.220).

Şirket hesabı başvurusundan önce hangi kayıtları toplamalıyım?

Tüzel kişiyi, sahiplerini ve gerçek iş yeri konumunu gösteren belgeleri hazırlayın. Federal kurallar bankalara doğrulama belgesi örnekleri verir. Her banka ise kendi istediği belge paketini belirler (31 CFR 1020.220; FinCEN CDD sık sorulan sorular).

Ek belge hazırlatmadan önce bankadan kontrol listesini isteyin. Bankanın istediği adres IRS kayıtlarıyla veya kuruluş kayıtlarıyla çelişiyorsa, bir kaydı işletmenin faaliyet göstermediği bir adrese çevirmek yerine her adresin neyi temsil ettiğini açıklayın.

ABD'de hesabı uzaktan açabilir miyim veya mevcut yabancı şirketimi kullanabilir miyim?

Uzaktan hesap açma, yalnızca kurumun usulleri buna izin veriyor ve bunu doğruluyorsa mümkündür. Federal banka kuralları, müşterinin bizzat gelmediği hesaplar için usul bulundurulmasını şart koşar, ancak hiçbir bankayı uzaktan hesap açmaya zorlamaz (31 CFR 1020.220). Başvurudan önce sahibin ikametgâhını, uzaktan kimlik kontrollerini, kabul edilen konumları ve belgeleri sorun.

FinCEN, bir bankanın bizzat gelemeyen gerçek faydalanıcıyı geçerli kimliğin kopyasıyla veya başka doğrulama yöntemleriyle doğrulamasına izin verir. Usulleri banka belirler (FinCEN CDD sık sorulan sorular).

Yabancı bir şirket, önce ABD'de LLC kurmadan müşteri olarak başvurabilir: gerçek faydalanıcı kuralı, yabancı hukuka göre kurulmuş ve hesap açan benzer tüzel kişileri de kapsar. Banka yine de reddedebilir. Banka kimlik tespit kuralına göre, yabancı bir işletmenin kimlik numarası yoksa banka, işletmenin varlığını belgeleyen alternatif bir resmi belge istemelidir (31 CFR 1020.220). O yabancı şirketin eyalet kaydına veya ABD vergi beyanlarına ihtiyaç duyup duymadığı, yalnızca hesap başvurusuna değil, faaliyetlerine bağlıdır. Yabancı sahiplerin ABD vergisini ne zaman ödediği rehberine bakın.

Form W-8BEN, W-8BEN-E veya W-9'a hangi ad ve adres yazılır?

Banka veya ödeme platformu, alıcının ABD vergi statüsünü belgelemek için W-8 veya W-9 isteyebilir. Bu form, kurumun ayrı kimlik kontrollerinin yerini tutmaz. Formu, sahibin yaşadığı yere veya hesap adına göre değil, alıcının vergi statüsüne ve LLC'nin vergi sınıflandırmasına göre seçin. Yurt dışında yaşayan bir ABD vatandaşı W-8BEN değil, Form W-9 verir (IRS W-8BEN talimatları; IRS Form W-9).

Tek yabancı sahibi olan ve yok sayılan bir ABD LLC'sinde, genellikle yabancı sahip LLC'nin Form W-9'unu değil, uygun Form W-8'i verir. Şirket veya ortaklık olarak vergilendirilen bir ABD LLC'si kendi Form W-9'unu verebilir. ABD'deki bir ticari faaliyetle bağlantılı ödeme, W-8BEN veya W-8BEN-E yerine Form W-8ECI gerektirebilir. İmzalamadan önce ödemenin vergisel niteliğini teyit edin (IRS W-8BEN talimatları; IRS Form W-9).

Yabancı bir ortaklık genellikle W-8BEN-E yerine Form W-8IMY verir. Hibrit işletme ve ödeme uzlaşma istisnaları gereken belgeleri değiştirebilir (IRS W-8BEN-E talimatları).

İkametgâh veya vergi statüsündeki bir değişiklik W-8BEN veya W-8BEN-E'yi hatalı hale getirirse, ödemeyi yapana 30 gün içinde bildirin ve güncel belgeyi verin. ABD vergi mukimi olan bir kişinin Form W-9 vermesi gerekebilir (IRS W-8BEN talimatları; IRS W-8BEN-E talimatları).

Bunun dışında bu W-8 formları genellikle imzadan sonraki üçüncü takvim yılının 31 Aralık gününe kadar geçerlidir. Süresi dolunca ödemeyi yapana yeni bir form verin (IRS W-8BEN talimatları; IRS W-8BEN-E talimatları).

Bankanın istediği EIN bildirimini nasıl yeniden alabilirim?

IRS, tüzel kişi transkripti, uygun Business Tax Account kullanıcıları için dijital EIN doğrulama bildirimi veya işletme vergi telefon hattından talep edilen Letter 147C sunar (IRS: EIN teyidi). IRS, dijital CP575 doğrulama bildiriminin özgün EIN bildiriminin veya Letter 147C'nin yerine geçebileceğini belirtir. Hesaba erişim, tüzel kişi türüne ve kullanıcının uygunluğuna bağlıdır (IRS yaz dönemi Business Tax Account güncellemesi). Bankaya hangi IRS belgesini kabul edeceğini sorun.

Örnek

Yalnızca örnek amaçlıdır, vergi hesaplanmaz. Bir kurucu Toronto'da yaşar ve çalışır, bir Delaware LLC'si kurar. Şirket postasını kurucunun Toronto adresinde alır ve dava evrakını teslim almak için bir Delaware kayıtlı temsilcisi kullanır. Kurucu, Form SS-4'te Toronto posta adresini satır 4a–4b'ye yazar. Toronto adresi aynı zamanda şirketin fiziki konumuysa satır 5a–5b için Delaware'de uydurma bir ofis göstermez. Banka; LLC'nin kuruluş kaydını, sahip kimliğini, EIN teyidini, Toronto'daki faaliyet yerini ve hesabın beklenen kullanımını ister. Delaware temsilci adresi tek başına LLC'nin nerede faaliyet gösterdiğini kanıtlamaz. Kurucu, bankanın Toronto konumunu ve sahibi uzaktan doğrulayıp doğrulamayacağını sorar. Bu kayıtların kendi usullerini karşılayıp karşılamadığına banka karar verir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Henüz ABD'de tüzel kişi kurmadınız veya ABD sosyal güvenlik numarası olmadan EIN'e ihtiyacınız var: yurt dışından şirket kurma ve yönetme rehberine bakın.
• Kayıtlı temsilciniz istifa etti veya tüzel kişi iyi durum statüsünü kaybetti: şirketinizi yeniden aktif hale getirme rehberine bakın.
• ABD'de çalışıyor, satış yapıyor veya çalışanınız var: adres veya hesap tek başına ABD vergi statüsünü belirlemez. Yabancı sahiplerin ABD vergisini ne zaman ödediği rehberine bakın.
• Kanada'da yaşıyorsunuz ve ABD LLC'si ile Kanada şirketi arasında seçim yapıyorsunuz: Kanada mukimi olarak ABD'de işletme kurma rehberine bakın.
• ABD'de mukim bir sahipsiniz ve kuruluştan sonra vergi veya bordro düzenini kuruyorsunuz: şirketinizi kurduktan sonra rehberine bakın.
• Bir banka adresinizi veya şirketinizi reddetti ya da şirket, sahip ve IRS kayıtlarınız çelişiyor: yukarıdaki kayıtları toplayın ve yeni bir başvuru yapmadan önce şirket kuruluşu yardımı alın.