Küçük İşletmede IRS Denetimi: Süreç ve Hazırlanacak Kayıtlar

Bu IRS mektubu gerçek bir denetim mi ve önce ne yapmalıyım?

Önce üç şey yapın. Mektuptaki yanıt tarihini bulun. Mektubu yok saymayın: yanıt vermezseniz IRS denetimi tamamlar ve kendi önerdiği değişiklikleri size bildirir. Daha fazla süreye ihtiyacınız varsa tarihten önce yazılı olarak isteyin (aşağıdaki süre bölümüne bakın).

IRS denetimi posta yoluyla gelen bir mektupla başlar. IRS, denetimi telefonla başlatmadığını (IRS: IRS denetimleri) ve e-posta ya da kısa mesajı yalnızca buna onay vermiş kişilere gönderdiğini söyler (IRS: IRS'den geldiğini nasıl anlarsınız). Gerçek bir denetim mektubu vergi yılını ve incelenen kalemleri belirtir, iletişim bilgilerini ve yanıt talimatlarını verir, bir yanıt tarihi koyar (IRS: IRS denetimleri; IRS: Topic 654).

Bir mektubu doğrulamak için IRS'nin önerdiği gibi IRS'nin bildirim ve mektup sayfalarında arama yapın (IRS: IRS'den geldiğini nasıl anlarsınız). Denetim mektubunda 866-897-0177 veya 866-897-0161 telefon numarası yazıyorsa, kişisel IRS çevrim içi hesabınız denetimin başlangıç tarihini, gönderilen mektupları ve bir sonraki yanıt tarihini gösterir (IRS: IRS denetimleri). Bu kontrol bireysel hesapla yapıldığı için ortaklık veya şirket adına gelen mektuplarda bildirim ve mektup aramasına güvenin. Beklenmedik bir arayana, e-postaya veya mesaja kayıt ya da hesap bilgisi vermeyin. Uyuşmazlık veya bakiye hakkındaki mektup denetim değildir; bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi ne anlama gelir.

En basit durum tek beyanname, tek yıl, kısa bir kalem listesi ve düzenli kayıtlardır. Şu durumlarda daha dikkatli olun:

• denetim birkaç yılı kapsıyorsa veya hiç verilmemiş yıllar varsa;
• banka mevduatları beyan edilen satışlardan yüksekse veya işletme nakit alıyorsa;
• makbuzlar ya da defterler eksikse veya yıl bittikten sonra yeniden oluşturulduysa;
• beyanname bir ortaklık ya da S şirketi beyannamesiyse ve bu nedenle sahiplerin beyannameleri de devreye girebiliyorsa;
• bordro veya yüklenici ödemeleri listedeyse;
• sahip yurt dışında yaşıyorsa, şirket yabancı sahipliyse veya başka bir ülkede hesapları varsa;
• denetçi görüşme, daha fazla yıl veya vergi tarhiyat süresini (IRS'nin hesabınıza vergi ekleyebileceği son tarih) uzatan imzalı bir anlaşma istiyorsa.

Bunların her biri ne göndereceğinizi ve ne söyleyeceğinizi değiştirir; bu yüzden yanıt tarihinden önce kendinizin mi yanıtlayacağına yoksa bir avukatın, CPA'nın veya enrolled agent'ın mı sizin adınıza hareket edeceğine karar verin; kimlerin temsilci olabileceği aşağıdaki temsilciler bölümünde yazıyor. Önce şunları toplayın: denetlenen beyanname ve mektup, her işletme hesabının banka ve kart hesap özetleri, faturalar ve satış raporları, aldığınız Form 1099'lar, kilometre kayıtları, kredi belgeleri ve bordro listedeyse bordro raporları.

Küçük işletmede IRS denetimi posta yoluyla mı, e-postayla mı, yüz yüze mi yapılır?

IRS denetimi posta yoluyla veya yüz yüze görüşmeyle yapar ve ilk temas posta ile gelir (IRS: IRS denetimleri).

Postayla göndermek için çok fazla kaydınız varsa yüz yüze denetim isteyebilirsiniz. Zaman, yer ve yöntem konusundaki son kararı IRS verir ancak uygulanabilir bir çözüm bulmaya çalışır; ayrıca dosyanın defterlerinizin tutulduğu bölgeye taşınmasını isteyebilirsiniz (IRS: Publication 556).

IRS işletme beyannamemi neden seçti?

Seçilmek bir suçlama değildir. IRS, seçimin her zaman bir sorun olduğu anlamına gelmediğini söyler (IRS: IRS denetimleri); Publication 1 de bunun sizin dürüst olmadığınızı göstermediğini belirtir (IRS: Publication 1). Seçim yolları şunlardır:

• Rastgele seçim ve bilgisayar taraması: benzer beyannamelerin normlarıyla karşılaştırma.
• İlişkili incelemeler: bir iş ortağının veya yatırımcının beyannamesi seçildiği için sizin beyannameniz de seçilebilir.
• Uyuşmayan bilgiler; örneğin beyannameden farklı bir Form 1099 ve IRS'nin güvenilir bulduğu dış kaynaklı bilgiler (IRS: Publication 556).

İade almak mutlaka bir tetikleyici değildir ve düzeltme beyannamesi vermek, ilk beyannamenin seçilip seçilmediğini değiştirmez (IRS: IRS denetimleri). Mektup incelenen kalemleri sıralar; yanıtlamanız gereken de bunlardır.

Yanıt vermek için ne kadar süram var ve ek süre alabilir miyim?

Mektuptaki tarihe kadar yanıt verin ve ek süreyi o tarihten önce isteyin. Posta denetiminde yazılı talebi mektuptaki numaraya faksla gönderin veya mektuptaki adrese postalayın; IRS genellikle bir kereye mahsus otomatik 30 gün uzatma verebilir, veremezse sizinle iletişime geçer. Yüz yüze denetimde önce denetçiden, sonra denetçinin yöneticisinden isteyin. Yanıt vermezseniz IRS denetimi tamamlar ve önerdiği değişiklikleri içeren bir rapor gönderir (IRS: IRS denetimleri).

Notice of deficiency, IRS'nin borçlu olduğunuzu söylediği ek verginin resmî bildirimidir ve Tax Court yolunu açar. Bildirim, dava açabileceğiniz son günü gösterir (IRS: Publication 556). Taahhütlü postayla gönderilen bir bildirimden sonra IRS, belgeler için ek süre veremez ve Tax Court süresini uzatamaz (IRS: IRS denetimleri).

IRS hangi kayıtları ister ve bunları nasıl göndermeliyim?

IRS, istediği belgeleri adıyla sayan yazılı bir talep gönderir. Bunlar beyannameyi hazırlarken kullandığınız kayıtlardır; dolayısıyla yeni bir şey oluşturmanız gerekmemelidir (IRS: Denetimde kayıt talebi).

Asıllarını değil, kopyalarını gönderin. Kayıtları yıla ve gelir ya da gider türüne göre düzenleyin, işlemlerin bir özetini ekleyin. Hiçbir kayıt tek başına yeterli değildir: her makbuzun ne için olduğunu ve işletmeyle nasıl ilgili olduğunu yazın (IRS: Denetimde kayıt talebi).

Mektupta yazılı yanıt yolunu kullanın; örneğin posta, faks veya çevrim içi yükleme. Paketin IRS'ye ulaştığını gösteren kanıtı saklayın (IRS: IRS denetimleri; IRS: Topic 654). Yazılı talepte adı geçenleri gönderin. IRS'nin bilgiyi neden istediğini bilme hakkınız vardır; bir talep mektuptaki kalemlerden daha geniş görünüyorsa denetçiden bunu bir kaleme bağlamasını isteyin. Hangi Schedule C giderlerinin soru çektiği için bkz. IRS'nin sorguladığı Schedule C giderleri.

IRS satışlarımı banka mevduatlarımla nasıl karşılaştırır?

IRS'nin denetçilere yönelik rehberi olan (kanun olmayan) Internal Revenue Manual, denetçinin beyannamedeki geliri defterlerinize bağlamasını, satış slipslerini defterlere kadar izlemesini ve işletme ile kişisel banka hesaplarınızı analiz etmesini söyler. Beyan edilen brüt gelirin üzerindeki mevduatlar, beyan edilmemiş olabilecek gelir sayılır (IRS: IRM 4.10.4).

Analiz, tüm hesaplardaki mevduatları toplar; gelir olmayan tutarları (kredi gelirleri, kendi hesaplarınız arasındaki transferler, iade edilen mevduatlar, hediyeler, miraslar, sigorta ödemeleri) çıkarır ve kalanı satılan malın maliyeti düşülmeden önceki brüt hasılatla karşılaştırır. Kaynağı bilinmeyen mevduatlar doğası gereği gelir görünümündedir; bu yüzden satış olmayan her mevduatın arkasındaki belgeyi saklayın. Nakit alan bir işletme her satışı bankaya yatırmamış olabilir; bu durumda denetçi satışları başka bir yolla, örneğin alımlar üzerinden kâr marjı eklemesiyle (markup: sattığınız malı tahmin etmek için kâr marjınızı satın aldığınız malın maliyetine uygulamak) sınayabilir (IRS: IRM 4.10.4).

Her yıl için tek sayfalık bir mutabakat hazırlayın: hesap bazında mevduatlar, eksi belgeleriyle birlikte satış olmayan mevduatlar, artı yatırılmamış nakit tahsilatlar, eşittir defterlere göre satışlar; bu tutar beyannamedeki satışlara eşit olmalıdır. Kart ve ödeme uygulaması satış raporları da mevduatlarla mutabık olmalıdır (IRS: IRM 4.10.4). İşlem ücretlerini, iadeleri ve indirimleri ayrı satırlarda gösterin: Form 1099-K bu kesintilerden önceki tutarı gösterdiği için ödeme tutarı, ödeme sağlayıcısının bildirdiği brüt tutardan düşük olabilir (IRS: Form 1099-K ile ne yapmalı). Bir eyalet adına tahsil ettiğiniz satış vergisi de genellikle gelirinizden sayılmadığı için ayrı bir satırdır (IRS: Publication 334). Tahakkuk esasında ayrıca yıl sonunda henüz tahsil edilmemiş satışları ekleyin ve geçen yılın satışlarından yapılan tahsilatları çıkarın (IRS: IRM 4.10.4). Kişisel ve işletme parasını karıştırmak bunu zorlaştırır. Nakit satışları kaydetmek için bkz. nakit işletmelerde satış kayıtları.

Makbuzlarım yoksa veya kayıtlar kaybolduysa ne olur?

IRS denetiminde denetçiye neyin eksik olduğunu ve nedenini söyleyin, sonra kalemi başka bir yolla kanıtlayın. Neyin yerine geçebileceği kaleme göre değişir:

• Eksik ödenmiş çek: hesap özeti çek numarasını, tutarı, alıcıyı ve işlem tarihini gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir; ancak ödemenin kanıtı tek başına indirimi doğrulamaz (IRS: Publication 583).
• Kontrolünüz dışında kaybolan kayıtlar: denetçi yeniden oluşturulan kayıtlara izin verebilir ve tutarların olağan ve gerekli olup olmadığını sınayabilir (IRS: IRM 4.10.3). Seyahat, hediye ve araç giderlerinde yangın, sel ve benzeri afetler yeniden oluşturmaya uygundur (IRS: Publication 463).
• Eksik kilometre veya seyahat kaydı: ayrıntılı kendi beyanınız ve teslimat faturaları gibi başka kanıtlar; o anda tutulan kayıt, sonradan tutulandan daha ağırdır (IRS: Publication 463). Bkz. kilometre kaydını yeniden oluşturma.
• Yıl sonundan sonra banka hesap özetlerinden oluşturulan defterler: geç hazırlanmış olması tek başına denetçinin geliri dolaylı yöntemlerle yeniden oluşturmasına izin vermez; ölçüt, beyan edilmemiş gelire dair makul bir işaret olup olmadığıdır (IRS: IRM 4.10.4).

Defterler eksik veya yetersizse denetçi geliri banka mevduatlarından yeniden oluşturabilir ve kayıt düzeninizi düzeltmenizi isteyen bir yetersiz kayıt bildirimi gönderebilir (IRS: IRM 4.10.3). Yeniden oluşturduğunuz her şeyi yeniden oluşturulmuş olarak ve hazırladığınız tarihle işaretleyin. Hiçbir kaydı değiştirmeyin veya geriye tarihlemeyin. Bkz. kaybolan işletme gideri makbuzları, defterleri banka hesap özetlerinden yeniden oluşturma ve denetlenen yıllar için gecikmiş defterlerin tamamlanması.

Vergi avukatı, CPA veya enrolled agent gerekir mi ve Form 2848 ne işe yarar?

Denetimde temsilci zorunlu değildir: kendiniz hareket edebilir, birinin sizi temsil etmesini sağlayabilir veya yanınızda birinin bulunmasını isteyebilirsiniz (IRS: Publication 556). Açılıştaki listedeki durumlardan biri sizin için geçerliyse temsilciyi değerlendirin.

Avukat, CPA veya enrolled agent (EA, IRS'ye kayıtlı vergi temsilcisi) sizi her IRS ofisinde temsil edebilir; feragat belgelerini, vergi tarhiyat süresini uzatma onaylarını ve kapanış anlaşmalarını (closing agreement) imzalayabilir (IRS: Publication 947). Bunlardan biri olmayan bir hazırlayıcı, yalnızca kendisinin hazırlayıp imzaladığı bir beyannamenin denetiminde sizin adınıza konuşabilir; bunun için geçerli bir hazırlayıcı vergi kimlik numarası (PTIN) ile hem beyannameyi imzaladığı yıla hem de sizi temsil ettiği her yıla ait Annual Filing Season Program kayıtları gerekir. IRS Appeals önünde ise hiçbir zaman temsil edemez; vergi tarhiyat süresini uzatan feragat veya anlaşmaları imzalayamaz (IRS: Form 2848 talimatları). Beyannameyi hazırlayıp imzalamamış bir muhasebe sorumlusu genellikle sizi temsil edemez; Form 8821 başka birinin vergi bilgilerinizi almasına izin verir ama sizin adınıza konuşmasına izin vermez (IRS: Publication 947). Denetçi hile iddiası ortaya atarsa veya cezai sorumluluktan endişe ediyorsanız kayıtları paylaşmadan önce haklarınızı bir vergi avukatına sorun: CPA ve EA dahil federal olarak yetkili uzmanlarla yapılan görüşmelere tanınan IRS gizlilik koruması yalnızca cezai olmayan vergi konularını kapsar (IRS: Publication 556). Form 2848'de birden fazla temsilci gösterilebilir; bu nedenle defterleri bilen bir muhasebeci ile bir avukat birlikte yazılabilir, ancak IRS bildirimlerinin kopyasını yalnızca iki kişi alabilir (IRS: Form 2848 talimatları).

Form 2848 yazılı yetkilendirmedir. Adı yazılan kişinin gizli vergi bilgilerinizi almasına ve sizin adınıza listelediğiniz konularda, formlarda ve yıllarda hareket etmesine izin verir; buna anlaşma ve onay imzalamak da dahildir. IRS çeklerini bozdurmasına izin vermez ve vergi yükümlülüklerinizi sizden kaldırmaz (IRS: Form 2848 talimatları).

• 2. satıra firmalar değil, kişiler yazılır. 3. satırda konu, form ve yıllar belirtilmelidir; “Tüm yıllar” ifadesi reddedilir.
• Şahıs işletmesi sahibi, işletmenin istihdam vergisini kapsamak için hem Sosyal Güvenlik numarasını hem de EIN'i yazar. Şirketi bağlama yetkisi olan bir yönetici şirket adına imzalar. S şirketi için “Aktarılan kalemler dahil gelir”, form ve yıl yazılır.
• Ortak beyannamede her eş ayrı bir Form 2848 imzalar (IRS: Form 2848 talimatları).
• Merkezi denetim kuralları kapsamındaki bir ortaklık (IRS ile her ortak değil ortaklığın kendisi muhatap olur), kendi adına hareket eden kişiyi, yani ortaklık temsilcisini (partnership representative), beyannamesinde belirtir; bunu Form 2848 yapamaz. Temsilci daha sonra ortaklık adına Form 2848'i imzalar; konu olarak “Centralized Partnership Audit Regime (BBA)”, Form 1065 ve yıl yazılır; böylece bir avukat, CPA veya enrolled agent adına hareket edebilir (IRS: Form 2848 talimatları).
• Temsilci, yazılı yetkilendirme olduğunda sizsiz katılabilir; beyannamedeki üçüncü taraf yetkilisi kutusu Form 2848'in yerini tutmaz (IRS: Publication 556).

Görüşme sırasında bir avukata, CPA'ye veya EA'ya danışmak istediğinizi açıkça söylerseniz IRS görüşmeyi askıya almak zorundadır ve IRS'nin Internal Revenue Manual'ı denetçiye en az 10 iş günü tanımasını söyler. Bu, IRS'nin idari celple başlattığı görüşmelere uygulanmaz (US Code: 26 USC 7521; IRS: IRM 4.10.3). İmzalı Form 2848'e sahip temsilciniz görüşmeye sizin yerinize giderse IRS, size idari celp çıkarmadıkça sizi katılmaya zorlayamaz (US Code: 26 USC 7521).

Düşük gelirli mükellef kliniği ücretsiz veya düşük bir ücretle yardımcı olabilir (IRS: Topic 654).

IRS denetimi ne kadar geriye gidebilir?

IRS genellikle ek vergi tarh etmek için üç yıla sahiptir ve bazı olgular bu süreyi uzatır (IRS: IRS'nin vergiyi tarh edebileceği süre). Tablo, merkezi ortaklık denetim kurallarına tabi olmayan beyannameler içindir. Bu kurallara tabi bir ortaklığın kendi süresi vardır (US Code: 26 USC 6235); sonraki bir düzeltme başvurusu (idari düzeltme talebi) veya sonraki denetim adımları bu süreyi uzatabilir; bkz. fon ortaklığı beyannamesinin IRS denetimi.

Bir işletme için bu testteki “brüt gelir”, satışların maliyeti düşülmeden önceki toplam satış veya hizmet hasılatı anlamına gelir (US Code: 26 USC 6501(e)). IRS, esaslı bir hata bulursa yıl ekleyebileceğini ve genellikle altı yıldan fazla geriye gitmediğini söyler (IRS: IRS denetimleri).

Süreyi uzatmayı kabul etmek zorunda değilsiniz. Reddedebilir veya uzatmayı belirli konularla ya da belirli bir süreyle sınırlayabilirsiniz (US Code: 26 USC 6501); IRS, reddederseniz denetçinin verilen bilgilere göre bir karar vereceğini söyler (IRS: IRS denetimleri). Yetkisi uygun olan bir temsilci sizin adınıza uzatma imzalayabilir (IRS: Publication 947).

Denetim nasıl sona erer ve katılmıyorsam ne olur?

Denetim değişiklik olmadan, üzerinde anlaşılan değişikliklerle veya katılmadığınız değişikliklerle sona erer (IRS: IRS denetimleri). Katılırsanız inceleme raporunu veya anlaşma formunu imzalar ve borçlu olduğunuz ek vergiyi ödersiniz; eklenen vergiye faiz genellikle beyannamenin uzatmasız son tarihinden ödeme gününe kadar işler (IRS: Publication 556). Her değişikliği anladıktan sonra imzalayın.

Katılmıyorsanız yolun belirli adımları ve süreleri vardır (IRS: Publication 556; US Code: 26 USC 7463):

Tablo, beyannamedeki gelir vergisi değişiklikleri için izlenen yoldur. Denetimde çalışanların çalışan mı yoksa bağımsız yüklenici mi olduğu sorgulanırsa IRS bir Notice of Determination gönderir; Tax Court'a dava açmak için 90 gün süreniz olur (bildirim ABD dışındaki bir adrese gönderildiyse 150 gün) ve önce ödeme yapmanız gerekmez (IRS: Publication 556). Merkezi denetim kuralları kapsamındaki bir ortaklıkta süreç farklı bir bildirimle ve kendi sabit sürelerle sona erer; bkz. fon ortaklığı beyannamesinin IRS denetimi.

Denetimi kaçırdığınız için tarhiyat yapıldıysa veya yeni belgeleriniz varsa, vergi ödenmemişken denetimin yeniden değerlendirilmesini isteyebilirsiniz; ödediyseniz bunun yerine resmî bir iade talebi gerekir (IRS: Publication 3598). Denetimin hatalı olduğunu gösterdiği bir beyannameyi düzeltmek için bkz. verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme.

Bir denetimin vergi dışında maliyeti ne olabilir?

Faiz ve cezalar vergiye eklenebilir. Faiz, ödenmemiş vergi, ceza ve faiz üzerinden günlük bileşikle işler. Oran her çeyrekte yenilenir; bu sayfa kontrol edildiğinde %7 idi ve büyük şirket eksik ödemeleri daha yüksek oran öder (IRS: Üç aylık faiz oranları). IRS, faizin dayandığı vergi veya ceza azaldığında ya da faize kendi makul olmayan hatası veya gecikmesi yol açtığında faizi azaltır (IRS: Faiz). Zamanında verilen bireysel gelir vergisi beyannamesinde, şahıs işletmesi sahibinin Form 1040'ı dahil, IRS yükümlülüğü beyanname tarihi ile asıl son tarihten geç olanından itibaren 36 ay içinde bildirmezse faiz ve bazı cezalar da askıya alınır. Bu kural bir şirketin veya ortaklığın kendi beyannamesini kapsamaz; istisnaları arasında geç beyan ve geç ödeme cezaları ile hile vardır (US Code: 26 USC 6404(g); IRS: Publication 556).

IRS, ihmale işaret edebilecek iki örnek verir: Form 1099 gibi bir bilgi beyannamesinde görünen geliri dışarıda bırakmak ve kontrol etmeden gerçek olamayacak kadar iyi görünen bir indirim talep etmek. İyi niyetle hareket ettiyseniz ve makul sebebinizi gösterebiliyorsanız bazı cezaları kaldırabilir veya azaltabilir (IRS: Doğruluk esaslı ceza).

Borçlu olacağınızı düşünüyorsanız denetim bitmeden para göndererek bir tutar üzerindeki faizi durdurabilirsiniz; zaten işlemiş faizin faizi, o da ödenmedikçe işlemeye devam eder. Parayı ödeme olarak veya yazılı olarak iadesini isteyebileceğiniz bir depozito olarak gönderebilirsiniz (US Code: 26 USC 6603; IRS: Publication 556). Seçim önemlidir: önerilen tutarın en az tamamını gönderir ve depozito olmasını yazılı olarak istemezseniz IRS notice of deficiency göndermez ve Tax Court'a gidemezsiniz. Ödeme Tax Court yolunu kapatabileceğinden, parayı göndermeden önce paranın nasıl değerlendirileceğini denetçiye, varsa temsilcinize sorun. Zaten ödenmiş verginin iadesi talebi ayrı bir yoldur (IRS: Publication 556).

Eyalet de devreye girebilir: IRS denetim sonuçlarını eyalet vergi idareleriyle paylaşabilir (US Code: 26 USC 6103(d)) ve federal değişikliği bildirme süreleri eyaletten eyalete farklıdır. Eyalet satış vergisi denetimi ayrıdır; bkz. satış vergisi denetimleri.

Ortaklık veya S şirketi denetimi, şahıs işletmesi denetiminden farklı mı?

Evet. IRS denetiminde kimin yanıt vereceği ve kimin beyannamesinin değişeceği kuruluş türüne bağlıdır.

IRS'nin Internal Revenue Manual'ı, denetçilerin önemli sahiplerin beyannamelerini incelemesini ve işletme geliri beyan edilmediğinde ya da örneğin kişisel giderler işletme tarafından indirildiğinde bunları açmasını söyler (IRS: IRM 4.10.4). Yönetici ücreti S şirketlerinde sık görülen bir sorudur: hissedar-çalışana dağıtımlardan önce yaptığı iş için makul ücret ödenmelidir ve IRS dağıtımları ücret olarak yeniden sınıflandırabilir (IRS: S şirketi ücreti). Neyin makul sayıldığı S şirketi sahibinin maaşı rehberinde anlatılır. Çok yatırımcılı bir fon veya ortaklık için bkz. fon ortaklığı beyannamesinin IRS denetimi.

Örnek

Bu örnekler açıklama amaçlıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Bir tesisatçının posta denetimi

Schedule C'de US$180.000 hasılatı olan bir tesisatçı, araç ve malzemeler hakkında, yanıt için 30 gün süre veren bir posta denetimi mektubu alır. Kilometre kaydında boşluklar vardır; bu yüzden mektuptaki tarihten önce faksla yazılı ek süre talebi gönderir. Kart hesap özetlerinin, tedarikçi faturalarının ve kaydın kopyalarını yıla ve türe göre ayırır, tek sayfalık bir özet ekler ve mektupta yazılı yoldan gönderir; teslim kanıtını saklar. Boşluklar için kamyonun nereye gittiğini gösteren iş faturaları ile kaydın nasıl tutulduğunu anlatan imzalı bir açıklama ekler.

Bir S şirketi ve ofis görüşmesi

US$600.000 gelirli bir S şirketinden yönetici ücreti ve dağıtımlar hakkında bilgi istenir ve denetçi muhasebecinin ofisinde görüşmek ister. Görüşmeden önce sahip, şirketin yöneticisi olarak şirket için Form 2848 imzalar ve “Aktarılan kalemler dahil gelir”, Form 1120-S ve yılı yazar. Bordro beyannameleri de incelemedeyse bunlar da 3. satıra, her biri formu ve dönemleriyle birlikte yazılmalıdır. Kendi Form 1040'ı da açılırsa onun için ayrı bir Form 2848 gerekir. Denetçi hangi işi yaptığını sorar ve ücretini dağıtımlarla karşılaştırır. Ücret bu iş için düşük görünürse IRS dağıtımların bir kısmını ücret sayabilir; bu da bordro vergisi doğurur ve K-1'inde bir değişiklik getirir.

Bir pastanenin mevduatları

Schedule C ile beyan eden bir pastane LLC'si US$250.000 satış gösterir; iki banka hesabında ise US$270.000 mevduat vardır. Denetçi satış olmayanları çıkarır: kredi belgeleriyle gösterilen US$12.000 tutarında bir kredi ve her iki hesap özetinde de görünen, sahibin tasarruf hesabından yapılan US$5.000 tutarında bir transfer. Geriye beyan edilen satışların üzerinde US$3.000 mevduat kalır: sahip bunun ne olduğunu gösteremezse beyan edilmemiş olabilecek gelirdir. Defterlerin kaçırdığı satışsa eklenen gelirdir; satış değilse bunu yalnızca kayıtlar gösterebilir. Pastane bankaya hiç yatırılmayan nakit de aldığı için denetçi satışları başka bir yolla, örneğin un ve malzeme alımları üzerinden kâr marjı eklemesiyle sınayabilir. Her yıl için tek sayfalık bir mevduat mutabakatı, her mevduatı bu gruplardan birine yerleştirir.

Sizin için farklı mı?

• Denetim birkaç yılı kapsıyor veya hiç vermediğiniz yıllar var: beyanname verilmediğinde süre sınırı yoktur. Bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama; yanıt vermeden önce kurumsal vergi desteği alın.
• Banka mevduatları beyan edilen satışlardan yüksek, defterleriniz bankayla tutmuyor veya kayıtlar eksik: denetlenen yılları gecikmiş defterlerin tamamlanması ile yeniden oluşturun; neyi göndereceğinize ve ek süre isteyip istemeyeceğinize karar vermek için muhasebe kayıtları desteği ve kurumsal vergi desteği alın.
• Sahiplerin de dahil olduğu bir ortaklık veya S şirketi beyannamesi: merkezi kurallara tabi bir ortaklık, düzeltmeleri yansıtmadıkça (push out) genellikle vergiyi kendisi öder ve sahiplerin beyannameleri de açılabilir; bu yüzden kuruluşu ve sahipleri koordine etmek için kurumsal vergi desteği alın. Fon için bkz. fon ortaklığı beyannamesinin IRS denetimi.
• Denetçi görüşme, daha fazla yıl veya uzatma için imzanızı istiyor: süreyi uzatmayı kabul etmek zorunda değilsiniz ve Form 2848'i olan bir avukat, CPA veya enrolled agent sizin adınıza imzalayabilir. Herhangi bir şeyi kabul etmeden önce kurumsal vergi desteği alın.
• Sahip yurt dışında yaşıyor, şirket yabancı sahipli veya başka bir ülkede hesapları var: eksik uluslararası formlar yılların açık kalmasına yol açabilir. Bkz. yurt dışından şirket beyannamesi verme ve yurt dışındaki şirket hesapları için FBAR; sınır ötesi vergi desteği alın.
• Bordro veya yüklenici ödemeleri listede: stopaj yapılan vergiyi toplayıp ödemesi gereken ve bunu kasten yapmayan kişi, vergiden şahsen sorumlu tutulabilir (US Code: 26 USC 6672); üç şart sağlanırsa section 530 hafifletmesi, işletmenin yüklenici saydığı çalışanlara ilişkin istihdam vergisi yükümlülüğünü sona erdirebilir (IRS: Section 530 hafifletmesi). Bkz. çalışan olabilecek yükleniciler ve bordro vergisi borcunda gecikme. Bir revenue officer (tahsilat görevlisi) ödenmemiş bordro vergisini soruyorsa süre sınırı için bkz. trust fund recovery cezası.
• Notice of deficiency geldi: Tax Court süresi uzatılamaz; bu yüzden süre dolmadan çok önce kurumsal vergi desteği alın.
• Mektup denetim değil veya denetim bir ceza, hatalı bir beyanname ya da bakiye bıraktı: bkz. IRS bildirimi ne anlama gelir, geç beyan ve geç ödeme cezaları, verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme ve işletme vergi borcu için IRS ödeme planları.
• Special agent size ulaşıyor veya denetçi hileyi gündeme getiriyor: special agent'lar (özel ajanlar) vergi suçlarını soruşturur (IRS: IRS'den geldiğini nasıl anlarsınız). Yanıt vermeden önce haklarınızı bir vergi avukatına sorun; yukarıdaki temsilciler bölümüne bakın.