Serbest Çalışanlar İçin Kayıt Tutma: Makbuz ve Gider Sistemi

IRS, şahıs işletmesinden nasıl bir kayıt tutma bekler?

Serbest çalışan, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermeye yeten defterler veya kayıtlar tutmak zorundadır ve kanun genellikle zorunlu bir biçim belirlemez (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). İşe yarar bir düzen iki parçadan oluşur: işlemlerin bir özeti (yevmiye ve defterler ya da muhasebe yazılımı) ve her kaydın arkasındaki belgeler.

Form 1099 gelip gelmediğine bakmadan aldığınız her ödeme için bir fatura veya para yatırma kaydı saklayın; Publication 583, brüt hasılatınızın tutarlarını ve kaynaklarını gösteren belgeleri ister.

Kişisel ve işletme parası aynı hesabı paylaşıyorsa, bir yıl veya daha fazlasının makbuzları ayrılmamışsa, bir hazırlayıcı ayakkabı kutusunu ayırmak için ek ücret istiyorsa veya IRS kayıtları istediyse durum basit değildir. Sonda “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Önce toplayın: işletmeye dokunan her hesap ve kartın özetleri, ödeme platformu raporları, alınan her Form 1099, kestiğiniz faturalar, elinizdeki makbuzlar ve gider belgeleri, varsa kilometre veya seyahat notları ve geçen yılın beyannamesi.

Şahıs işletmesi sahibi için en basit kayıt tutma sistemi nedir?

İşletme giderlerini tek bir işletme hesabından ödeyin, her ayın makbuzlarını tek bir klasörde tutun ve hesap özetini ayda bir mutabakata bağlayın. Bu, yeni bir işletmeye kişisel paradan ayrı tutulan bir işletme çek hesabı açmasını, giderleri oluştuklarında kaydetmesini ve hesabı her ay mutabakata bağlamasını öğütleyen Publication 583'e uygundur. Aynı kaynak, tek taraflı kaydı (gelir ve giderlerin günlük ve aylık özetlerle izlendiği yöntem) sürdürmesi en kolay ve küçük bir işletme için pratik bir başlangıç olarak anlatır, ancak herkese uygun olmadığını da söyler (Publication 583). Birden fazla işletmesi olan kişi, her biri için eksiksiz ve ayrı bir kayıt seti tutmalıdır.

Hesabı açmak için şahıs işletmesi için işletme banka hesabı rehberine bakın. Yazılım seçimi için Schedule C için muhasebe uygulaması rehberine bakın.

Yalnızca banka akışına güvenebilir miyim, yoksa yine de makbuz gerekir mi?

Yalnızca banka işlemlerine güvenmek boşluk bırakır. Banka akışı paranın hareket ettiğini gösterir ve Publication 583, ödeme kanıtının tek başına bir indirimi doğrulamadığını söyler. Maliyete de katlandığınızı göstermek için kredi kartı satış fişleri ve faturalar gibi belgeleri saklamanızı ister (Publication 583). IRS, mükelleflerin ispat yükünü genellikle giderleri için gereken yerde bilgi ve makbuzlarla yerine getirdiğini söyler (IRS: İspat yükü).

Akıştaki bir satır bir satıcıyı, bir tarihi ve bir tutarı verir. Neyin satın alındığını veya işletme için olup olmadığını göstermez: bir bakkaldaki kart harcaması malzeme de olabilir, kişisel alım da. Seyahat, hediye ve araç kullanımı için aşağıdaki unsurların da kaydedilmesi gerekir.

Bu yüzden akıştaki her satırı desteğiyle eşleştirin: para girişleri için satış kayıtları veya faturalar, alımlar için makbuzlar veya faturalar, transferler ve borçlanma için hesap veya kredi kayıtları. Satıcı adının açıklamadığı yerde bir amaç ekleyin. “Kategorilendi” yazılımdaki bir etikettir; “belgelendi” ise arkasında bir makbuz veya not olduğu anlamına gelir. Banka akışı ayrıca mutabakat da değildir; bkz. banka akışları mutabakat değildir.

Muhasebe kayıtlarınızı tutan her şeyin kendisi de bir kayıttır. IRS, mükellefin kayıtlarını muhasebe yazılımında tuttuğu durumların çoğunda denetçilerin yazılımın yedek dosyasını isteyeceğini söyler (IRS: elektronik muhasebe yazılımı kayıtları). Geçerli bir makbuzun neyi göstermesi gerektiği IRS makbuz şartları rehberindedir.

Her gider için neleri yazmalıyım?

Her gider için aynı birkaç şeyi kaydedin: ne kadar, ne zaman, ne (ve nerede), kim ve neden. Çoğu makbuzdan gelir; “neden” genellikle sizin ekleyeceğiniz bilgidir.

Telefon veya internet faturası gibi kısmen kişisel olan giderler için işletme payını da yazmanız gerekir; bkz. karma kullanımlı giderler ve işletme yüzdesi.

Her kalemi anında veya ona yakın bir zamanda kaydedin. Publication 463, o anda tutulan kaydın, hatırlamanın zayıfladığı sonraki bir zamanda hazırlanan açıklamadan daha değerli olduğunu ve haftalık bir kaydın zamanında sayıldığını söyler. Makbuzun zaten gösterdiğini kopyalamanıza da gerek olmadığını, yeter ki kayıtlarınız ve makbuzlarınız düzenli biçimde birbirini tamamlasın, belirtir. Seyahat, hediye ve araç giderleri için, amaç koşullardan açıkça anlaşılmadıkça, genellikle işletme amacını belirten yazılı bir açıklama gerektiğini de söyler (Publication 463).

Hangi giderler ek kayıt ister: araç, seyahat, hediye ve yemek?

Evden uzakta seyahat, hediye ve araç kullanımı makbuzdan fazlasını ister. Kanun, seyahat, hediye veya araç gibi listeli mülk (listed property) için, tutarı, zamanı ve yeri (veya tarihi ve tanımı), işletme amacını ve alıcının işletme ilişkisini yeterli kayıtlarla veya kendi beyanınızı destekleyen yeterli kanıtla ispatlamadıkça indirim tanımaz (26 U.S.C. 274(d)). Publication 463 ayrıca yaklaşık veya tahmini tutarların indirilemeyeceğini ekler (Publication 463).

Kaynaklar: Publication 463 (2. ve 5. bölümler), 26 U.S.C. 274 ve 26 CFR 1.274-5(j)(2): kilometre oranı fiili maliyet kaydının yerini tutar, işletme kilometresi, zamanı ve amacının kaydının yerini asla tutmaz. İkisi arasında seçim yapmak için standart kilometre oranı mı fiili araç giderleri mi rehberine bakın. İş seyahati sırasındaki yemekler seyahat kaydına dahil edilir.

Araç gideri talep ediyorsanız beyanname araç hakkında soru sorar. Schedule C, Part IV (işletme için Form 4562 gerekmediğinde kullanılır), aracın işletme için kullanıma alındığı tarihi, işletme, işe gidiş-geliş ve diğer kilometreleri, indirimi destekleyecek kanıtınız olup olmadığını ve bunun yazılı olup olmadığını sorar (Schedule C; talimatlar). Publication 463 gidiş-dönüş için tek bir kayda ve bazı durumlarda yılın bir kısmı için tutulan kayda izin verir; tam kilometre defteri kuralları kilometre defteri şartları rehberindedir.

Nakit alımları ve küçük kalemleri nasıl ele alırım?

Mümkün olduğunda işletme hesabından veya kartından ödeyin; böylece hesap özeti ödemeyi kaydeder. Nakit ödediğinizde makbuz alın. Publication 583, nakit ödeme için makbuz alamıyorsanız ödeme anında kayıtlarınıza yeterli bir açıklama yazmanız gerektiğini söyler. Ayrıca nakde yazılı çeklerden kaçınmanızı, küçük nakit ödemeler için makbuza bir küçük kasa fişi eklemenizi ve bir işletme giderini ödemek için nakde çek yazmanız gerekiyorsa o ödemenin makbuzunu saklamanızı söyler (Publication 583).

Seyahat, hediye ve araç giderlerinde, konaklama hariç olmak üzere $75 altındaki bir gider için ya da makbuza kolay ulaşılamayan bir ulaşım ücreti için makbuz gerekmez. Tutar, tarih, yer ve amaç yine de kaydınıza girer (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Bu dolar sınırı o kurallardan gelir, bu yüzden her gider için genel bir kural saymayın. Mümkün olduğunda küçük bir kalemin de makbuzunu saklayın; makbuz yoksa ödeme anında tarihi, tutarı, satıcıyı ve amacı içeren tek satırlık bir kayıt yazın.

Aldığınız nakit ayrı bir konudur: bkz. nakit çalışan işletmelerde satış kayıtları.

Makbuzları kâğıt yerine fotoğraf veya tarama olarak saklayabilir miyim?

Evet, elektronik sistem IRS şartlarını karşılıyorsa; telefondaki bir fotoğraf yığını kendiliğinden yeterli değildir (Publication 583). Neyin geçerli olduğu ve kâğıdın ne zaman atılabileceği kâğıt yerine taranmış makbuzlar rehberindedir.

Muhasebe sorumlusuna her ay ve yıl sonunda ne veririm?

Her ay aynı küçük seti verin, yıl sonunda birkaç ek kalem ekleyin. Amaç, muhasebe sorumlusunun size sormadan her hesap özeti satırını bir belgeyle veya notla eşleştirebilmesidir.

Kaynaklar: Publication 583 ve Schedule C talimatları. Schedule C, Form 1099 gerektiren bir ödeme yapıp yapmadığınızı sorar.

Bir yüklenici size vergi kimlik numarası vermezse bildirilebilir ödemelerden stopaj yapmanız gerekebilir ve stopaj yapmanız gereken tutardan siz sorumlu olabilirsiniz (26 U.S.C. 3406; Form W-9'u isteyenler için talimatlar). Bkz. yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama. Mal satıyorsanız ayrıca stok kayıtlarını ve yıl sonu stokunu değerlemek için gerekenleri gönderin; bkz. küçük satıcılar için stok veya malzeme.

Yıl sonunda 100 fotoğraf yerine neden aylık paket göndermeliyim?

Yıl sonunda etiketsiz fotoğraf yığını, muhasebe kayıtları başlamadan önce ayrılmalı, tarihlendirilmeli ve hesap özeti satırlarıyla eşleştirilmelidir; her giderin amacı da o zaman hafızaya kalır. Aylık paket, eşleştirmeyi küçük, notları da olaya yakın tutar. Her makbuzu aldığınızda bütün ve düz fotoğraflayın, o ayın klasörüne koyun ve tek satırlık amacı o anda ekleyin.

Kimin kategorilere ayırdığı ve kimin makbuz peşinde koştuğu için muhasebe sorumlunuzun sizden neye ihtiyacı var rehberine bakın. Kendi yapmakla yardım almayı karşılaştırmak için kendi muhasebenizi tutmak mı muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberine bakın.

Her şeyi ne kadar saklarım?

Genellikle beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar; bu süre genellikle beyannameyi verdikten sonra 3 yıl sürer (erken verilen beyanname, vade tarihinde verilmiş sayılır). Listelenen durumlarda daha uzun süreler geçerlidir: beyannameye yazılmamış ve gösterilen brüt gelirin %25 oranını aşan gelir (işletme için satış maliyeti düşülmeden önce sayılır), beyanname verilmemesi veya hileli beyanname gibi. Mülke ilişkin kayıtlar, mülkü elden çıkardığınız yıl için süre dolana kadar saklanır (IRS: Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Verilmiş beyannamelerin kopyalarını da saklayın. Tam tablo işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Bir ayakkabı kutusu dolusu ayrılmamış makbuz bana sonradan neye mal olur?

Ayrılmamış makbuzlar unutulan giderlere ve destekleyemeyeceğiniz indirimlere, kayıtlar yetersiz çıkarsa da cezaya mal olabilir.

• Unutulan giderler. Publication 583, giderleri oluştuklarında kaydetmezseniz beyannameyi hazırlarken unutabileceğinizi söyler (Publication 583).
• Desteklenmeyen indirimler. İspat yükü sizdedir: bir gideri indirmek için o giderin belirli unsurlarını ispatlayabilmeniz gerekir (IRS: İspat yükü).
• Ceza. Düzenleme, ihmalin yeterli defter ve kayıt tutmamayı veya kalemleri doğru belgelendirmemeyi de kapsadığını söyler (26 CFR 1.6662-3). Doğruluk cezası, ihmalden kaynaklanan eksik ödeme kısmının %20 oranındadır (IRS: Doğruluk cezası). Uygulanıp uygulanmayacağı olgulara bağlıdır ve IRS bazı cezaları iyi niyet ve makul neden gerekçesiyle kaldırabilir veya azaltabilir.
• Ayırma işi. Beyannameyi hazırlayan kişi önce ayırmak zorundadır. Muhasebe kayıtları veya beyanname için teklif ayrılmamış kayıtlar yüzünden daha yüksekse teklifin hangi ayırma işini kapsadığını sorun.

Tüm tablo için ticari kayıt tutmamanın cezaları rehberine bakın. Makbuzlar zaten kaybolduysa işletme giderleri için kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

Örnek

Tüm tutarlar ABD dolarıdır ve açıklayıcıdır.

Tek hesabı ve ayda bir klasörü olan bir fotoğrafçı

Bir fotoğrafçı US$60.000 kazanır ve US$18.000 harcar. Tüm işletme parası tek bir işletme hesabından ve tek bir karttan geçer. Fotoğrafçı her ay hesap özetini mutabakata bağlar, her harcamayı bir makbuzla eşleştirir ve “hafıza kartları, düğün çekimi” gibi tek satırlık bir amaç ekler. Yıl sonunda US$18.000'lık giderlerin her birinin arkasında bir makbuz ve bir amaç notu vardır; on iki aylık klasörde ve on iki mutabakatlı hesap özetinde.

Bazı işleri kişisel kartla ödeyen bir yüklenici

Bir yüklenici bazı iş maliyetlerini kişisel kartıyla, bazılarını işletme hesabından öder; bu yüzden her özette ikisi karışıktır ve her satır “işletme mi kişisel mi?” sorusunu doğurur. Bir işletme hesabı açıp bundan sonraki ay başlayarak tüm işletme maliyetlerini oradan ödemek, ayırma işini o andan itibaren hesaba bırakır. Önceki aylar karışık kalır ve yine de ayrılmaları gerekir.

Aralık ayında 200 dağınık makbuzu olan bir satıcı

Bir satıcı Aralık'a 200 dağınık makbuzla ve 600 işlem gösteren bir yıllık banka akışıyla gelir. 600 işlemin hepsi incelenmeli ve bir kategoriye konmalı, her biri için eşleşen satış kaydı, alım makbuzu veya transfer kaydı bulunmalıdır; 200 makbuz da sırasızdır. Hepsini tek oturuşta eşleştirmek tüm yılın hatırlanmasına dayanır. Aynı iş aylık yapılırsa her seferinde yaklaşık 50 işlemdir ve makbuzlar tazedir. Önce 200 makbuzu ayırması gereken bir hazırlayıcı, bu iş için ek ücret isteyebilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir yıl veya daha fazlasının makbuz ve banka hareketleri ayrılmamış, kişisel ve işletme parası karışmış veya bir hazırlayıcı ayakkabı kutusunu ayırmak için ek ücret istiyor: muhasebe kayıtları işletme gelir ve giderlerini net gösterebilmeden önce genellikle her satırın ayrılması ve bir hesap özetiyle eşleştirilmesi gerekir; bir sonraki beyanname de düzenli kayıtlardan başlasın diye aylık bir düzen kurulmalıdır. Bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama, yalnızca hesap özetleriniz varsa hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden kurma; ayrıca işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme ve geçmiş yıl muhasebe maliyetini neyin belirlediği. Ayırma işinin kendisi için muhasebe desteği alın.
• Önceki yılların beyannameleri hiç verilmedi: bkz. verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri. Bu beyannameler hazırlanmadan önce birkaç yılın kayıtlarının toplanması gerekir; bunları muhasebe desteğine getirin.
• IRS bir yazı gönderdi veya denetim başlattı: bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi ve küçük bir işletmenin IRS denetimi. Yazıda basılı tarihe kadar yanıt verin; istenen kayıtların önce bulunup ayrılması gerekir. Düzenli değillerse bunları muhasebe desteğine getirin.
• İşletmeniz bir şirket (şirket olarak vergilendirilmeyi seçen bir LLC dahil) veya ortaklı bir LLC: bu sayfa Schedule C verenleri kapsar; bkz. S şirketi muhasebe kayıtları, S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları ve ortak sermaye hesapları.
• Yurt dışındaki müşterilerden ödeme alıyorsunuz veya giderleri başka para birimlerinde ödüyorsunuz: bkz. vergi formu olmayan yabancı müşteri geliri ve yabancı para ile ödenen giderler.