Kayıt Yokken Geçmiş Yıl Vergisi: Hesap Özetinden Defter Kurma

Kayıtları olmayan küçük işletmem için geçmiş yılların vergi beyannamelerini nasıl veririm?

IRS, ödeyip ödeyemediğinize bakmadan vadesi gelen tüm beyannamelerin verilmesini ister. Bu yüzden rakamları başkalarının tuttuğu kayıtlardan çıkarın. ABD federal kuralları, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini kanıtlamaya yetecek kayıtları şart koşar. Muhasebe kaydı yoksa hesap özetleri bu kayıtların yerini tutar: IRS'ye göre çoğu küçük işletmede işletme çek hesabı, kayıtlara yazılan girişlerin ana kaynağıdır.

Yeniden kurmak önemlidir, çünkü IRS'nin sizin yerinize hazırladığı beyanname (substitute return) indirimleri hesaba katmayabilir. Belgelenmiş giderler, beyannamenin brüt hasılattan (herhangi bir maliyet düşülmeden önceki toplam satışlardan) değil, kârdan başlamasını sağlar.

Durum şu hâllerde basit değildir:

• iki veya daha fazla yıl verilmemişse ya da IRS bildirimi veya yedek beyanname gelmişse;
• müşteri parası kişisel hesaplardan, ödeme uygulamalarından veya nakit olarak geçmişse;
• işletme satış vergisi tahsil ettiyse, bordro çalıştırdıysa veya birden fazla sahibi varsa;
• hesaba yatanlar, Form 1099'lar ve gelire dair kendi hatırladıklarınız birbirini tutmuyorsa.

Bunlardan biri sizin için geçerliyse defteri kurmadan önce planı bir hazırlayıcıya gösterin; yılların sırası ve her para girişinin nasıl işlendiği tüm beyannamelere yansır. Hangi yılların hangi sırayla verileceğini verilmemiş vergi beyannamelerini tamamlama rehberinde bulursunuz. LLC, ortaklık veya şirketler için başlangıç noktası verilmemiş işletme beyannameleri rehberidir.

Önce toplayın: her hesabın her ay için özeti, ödeme işlemcisi raporları, tüm Form 1099'lar, IRS dökümleri, önceki beyannameler, kredi ve şirket belgeleri.

Önce neleri toplamalıyım, kopyalarını nereden alırım?

İşletmeye dokunan her hesabın tüm özetleriyle başlayın, sonra özetlerin gösteremediğini doğrulayan üçüncü taraf kayıtlarını ekleyin.

IRS döküm sayfası kapsamı belirler. Beyanname dökümleri cari yılı ve önceki üç vergi yılını kapsar. Hesap dökümleri ile ücret ve gelir dökümleri, IRS online hesabınızda önceki dokuz yıla kadar gider. Döküm bir fotokopi değildir: eski bir beyannamenin kopyası Form 4506 ile istenir. Beyanname verilmediğini doğrulama yazısı (verification of non-filing letter), IRS'nin işlenmiş bir Form 1040 serisi beyanname kaydı bulunmadığını söyler; beyanname vermeniz gerektiği anlamına gelmez. Önceki üç vergi yılı için alınabilir, daha eski yıllar için Form 4506-T gerekir.

Bana veya EIN'ime düzenlenen 1099'ların listesini nasıl alırım?

SSN veya ITIN'iniz için ücret ve gelir dökümünü isteyin, EIN adına düzenlenenleri ise ödeme yapanlardan ve platformlardan talep edin. Ücret ve gelir dökümü, IRS'nin aldığı Form W-2, 1098, 1099 ve 5498'leri cari yıl ve önceki dokuz vergi yılı için listeler. Dökümü IRS online hesabınızdan veya Form 4506-T, 8. satır ile isteyin; online talepler yaklaşık 85 belgenin üzerinde başarısız olur, bunlar için Form 4506-T kullanılır. Form 2848 dosyada kayıtlı bir temsilci hesap bilgilerinizi alıp inceleyebilir.

İşletmenin EIN'i adına verilen formlar boşluk yaratır. Form 4506-T, Schedule C ile Form 1040 veren şahıs işletmesi sahibine SSN'sini yazmasını söyler; EIN'i işletme beyannameleri için ayırır. Yukarıdaki IRS sayfaları, işletme EIN'i adına verilen formların dökümünü anlatmaz; bu yüzden o formları ödemeyi yapandan talep edin. Form 1099-K üzerindeki numara bir EIN olabilir ve Form 4506-T, Form 1099 kopyası için önce ödemeyi yapanla iletişime geçmenizi söyler.

Listeye ne kadar güvenilir:

• Eksik olabilir. Yalnızca IRS'ye verilen formları gösterir ve size düzenlenen tüm formları yansıtmayabilir. Birçok ödeme yapan taraf yalnızca bir eşiğin üzerinde form verir: ödeme uygulaması veya pazaryeri $20.000 ve 200'den fazla işlemden sonra (IRS bu sınırın altında da form alabileceğinizi söyler); kart ödeme işlemcisi her tutarda (IRS); Form 1099-NEC ise 2025'e kadar $600 (IRS, 2025 talimatları), sonrasında $2.000 (IRS).
• Eksik form, eksik gelir demek değildir. Form 1099'da bildirilmemiş gelir dahil tüm işletme gelirini beyan etmeniz gerekir.
• Yanlış olabilir. Bir formda kişisel ödemeler, mükerrer kayıt veya başkasının parası yer alabilir. Aşağıdaki eşleştirme bölümüne bakın.

Gelir ve giderleri hesap özetlerinden nasıl yeniden oluştururum?

Bir seferde tek hesap, tek ay ve tek yılla çalışın, her satırı etiketleyin ve her ayın toplamının tuttuğunu kanıtlayın. Hesap kayıtlarını okuyan bir IRS denetçisi de buna benzer bir şey yapar. IRS'nin denetçilere yönelik iç kılavuzu Internal Revenue Manual, para girişlerini toplayan, hesaplar arası transferleri ve vergiye tabi olmayan parayı çıkaran, geriye kalanı vergiye tabi giriş sayan bir banka hesabı analizini anlatır.

1. Setin tam olduğunu kontrol edin. Her hesabın özetlerini tarih sırasına koyun. Her açılış bakiyesi bir önceki kapanış bakiyesine eşit olmalıdır; fark çoğunlukla eksik bir özet anlamına gelir. Listede olmayan bir hesaba giden veya o hesaptan gelen transferler, talep etmeniz gereken başka bir hesabı gösterir.
2. En eski verilmemiş yıldan başlayın ve her yılın kapanış bakiyelerini bir sonraki yıla taşıyın.
3. Her satırı etiketleyin. Giren para ya müşteri parasıdır ya da başka bir şeydir (sonraki bölüm). Çıkan para ya işletme maliyetidir ya da değildir. Kılavuzdaki işletme dışı ödemeler listesi kişisel yaşam giderlerini, sermaye alımlarını, hesaplar arası transferleri ve borç ödemelerini içerir. Varlık alımları amortisman kurallarına tabi olduğu için ayrı izlenir. Bazıları yine de bir defada tam indirilebilir; ancak de minimis güvenli liman seçimi süresinde verilen asıl beyannamede yapılır, bu yüzden yıllar sonra verilen bir beyanname bundan yararlanamayabilir. 179. madde seçimi ise geç verilen asıl beyannameye eklenebilir. Hazırlayıcı için her varlığı, maliyetini ve kullanıma alındığı tarihi listeleyin; bkz. verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri. İşletme kredisi ödemesi ikiye bölünür: faiz işletme gideri olabilir, bakiyeyi azaltan kısım olamaz.
4. Beyannamenin kendi kategorilerine göre toplayın. Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C formunda belirli gelir ve gider satırları vardır; ortaklık ve şirket beyannamelerinin kendi satırları vardır. Kartla yapılan ödemeyi bir kez sayın: kart hesap özeti alımları listeler, kart borcunu ödeyen banka satırı ise transferdir.
5. Her ayın tuttuğunu kanıtlayın. Açılış bakiyesi artı giren para eksi çıkan para, kapanış bakiyesine eşit olmalıdır; bunu mutabakat yaparak gösterin.
6. Yıl sonunda kesim yapın. Birçok küçük işletmenin kullandığı nakit esasında gelir, kısıtlama olmaksızın alındığında veya kullanıma hazır olduğunda; gider ise ödendiğinde sayılır. Aralık ayının son haftasında aldığınız ama Ocak'ta bankaya yatırdığınız çek genellikle önceki yıla aittir. Mal satan bir işletmenin stok ve tahakkuk kurallarına ihtiyacı olabilir; bkz. kayıt olmadan stok ve satılan malın maliyeti.

Ortaklık veya şirket beyannamesi, muhasebe kayıtlarıyla uyumlu bir yıl sonu bilançosu da isteyebilir (Form 1065 talimatları, Form 1120 talimatları); bu yüzden bir kuruluşun defterinde sahip hesapları ve bakiyeleri de bulunur. Bunun geçen yılın beyannamesiyle nasıl bağlandığı için geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberine bakın.

Her geçmiş yıl, kendi yılının formlarını ve eşiklerini kullanır. İlk yıl kapatılmadan önce muhasebe yöntemini hazırlayıcıyla netleştirin.

Hangi para girişleri gelir değildir ve bunu nasıl gösteririm?

Müşteri ödemeleri gelirdir. Transferler, kredi tutarları ve bazı aktarma niteliğindeki paralar gelir değildir. Kılavuz, vergiye tabi olmayan girişler ayrıldıktan sonra kalan para girişlerinin kanıtı, vergiye tabi hasılatın delilidir. Bu yüzden gelir olmayan her giriş için bir belge izi gerekir.

Satış vergisi satıcı olarak size yükleniyorsa tahsil edilen tutar brüt hasılatın bir parçasıdır; hangisinin geçerli olduğunu eyalet hukuku belirler. Borçlanılmış ama hiç tahsil edilmemiş vergi tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama rehberinde anlatılır. Sahibin işletmeye koyduğu ve çektiği paralar için sahibin çekimlerini kaydetme rehberine bakın.

Her para girişini etiketleyin. Kılavuza göre kimliği belirsiz girişler tutarına, yuvarlak rakamlara, kaynağına ve tarihlerine bakılarak gelir gibi görünebilir; bu yüzden “çeşitli” kovası en zayıf noktadır.

Yeniden kurduğum geliri Form 1099-K ve 1099-NEC ile nasıl eşleştiririm?

Yeniden kurduğunuz brüt hasılat her formu açıklamalı, ama formların toplamına eşit olması gerekmez. Formlar ödeme yapanların bildirdiğini gösterir; hesap özetleriniz ise size gerçekte neyin ulaştığını.

• Form 1099-NEC. Serbest çalışana ödeme kutusunda (kutu 1, güncel formda kutu 1a) doğru biçimde gösterilen tutarlar brüt hasılata girer. Schedule C talimatları, kutu 1 toplamları bildirdiğiniz brüt hasılatı aşıyorsa farkı açıklayan bir ek yazı eklemenizi söyler.
• Çift sayım yapmayın. Kartla veya ödeme ağı üzerinden yapılan ödemeler Form 1099-NEC veya 1099-MISC'de değil, Form 1099-K'da bildirilir. Aynı satışın ikisinde birden görünmediğini kontrol edin. Aynı ödeme için iki formun nasıl bildirileceğini aynı gelirin iki vergi formunda görünmesi rehberinde bulursunuz.
• Form 1099-K. Kutu 1a brüt tutardır: komisyonlar, krediler, iadeler, nakliye veya indirimler düşülmeden yazılır, bu yüzden bankaya yatan tutar daha düşüktür. Bildirilen bir ödeme kendiliğinden vergiye tabi olmaz. Platformun yıl sonu raporu, brüt tutarla hesaba aktarılan tutar arasındaki köprüyü kurar.
• Yanlış veya mükerrer form. Kişisel ödemeler, başkasının parası veya mükerrer form için formu düzenleyen kuruluştan düzeltilmiş form isteyin; IRS düzeltemez ve siz beklemeden beyannamenizi verirsiniz. Formdaki alıcı adının ve numaranın, geliri bildiren beyannameye ait olduğunu kontrol edin: gelir Form 1065, 1120 veya 1120-S'de bildiriliyorsa ve form sahibin kişisel adı ve numarasıyla düzenlenmişse düzeltilmesi gerekir.

Açıklanamayan platform aktarım farkları için satışlar ile aktarımların mutabakatı rehberine bakın. IRS daha sonra bir beyannamenin forma uymadığını bildiren bir yazı gönderirse CP2000 bildirimleri rehberine bakın.

Bankaya hiç girmeyen nakit satışlar ne olacak?

Nakit, bankaya yatırılsın yatırılmasın ve hiçbir form olsun olmasın gelirdir. IRS, Form 1099-K olmasa bile nakit alınan ödemelerin bildirilmesi gerektiğini söyler.

Nakdi, o anda tutulan kayıtlardan yeniden kurun: makbuz defterleri, faturalar, kasa veya satış noktası raporları, randevu takvimleri ve satış vergisi beyannameleri. IRS'nin afet sonrası için yazdığı işletme kayıtlarını yeniden oluşturma rehberi, bankaya yatanların satışları yakından izlemesi gerektiğini, önceki federal, eyalet ve yerel beyannamelerin, satış vergisi raporları dahil, bir dönemin brüt satışlarını gösterdiğini söyler.

Sonra bu toplamları bankaya yatanlarla karşılaştırın. Aradaki fark harcanmış veya elde tutulmuş nakittir; ona ne olduğunu yazın. Kılavuzun para girişi yöntemi, harcamalar için kullanılan nakdin, hesabı verilmedikçe vergiye tabi bir kaynaktan geldiğini varsayar ve aksini göstermenin yükünü mükellefe yükler. Aynı kılavuz, nakdinin büyük kısmını bankaya yatırmayan bir işletmeye bu yöntemin uymadığını da söyler; bu yüzden denetçi, işletmenin faaliyetine dayanan başka yöntemler kullanabilir.

Bir tahmin, yazılı dayanağı kadar sağlamdır: kullanılan kayıtlar, dönem ve hesaplama. Yanlış, tutarsız veya eksik görünen rakamlarla karşılaşan bir hazırlayıcı bunlar hakkında makul sorular sormak zorundadır. İleriye dönük günlük kayıtlar için nakit çalışan işletmelerde satış kayıtları rehberine bakın.

Peki makbuzu olmayan giderler ve aynı hesaptaki kişisel harcamalar?

Banka veya kart satırı kime, ne kadar ve ne zaman ödendiğini gösterir; işletme amacı başka kayıtlardan gelmelidir. IRS, destekleyici belgelerin ödemeyi alanı, tutarı, ödeme kanıtını, tarihi ve işletme gideri olduğunu gösteren bir açıklamayı içermesi gerektiğini, birkaç belgenin birlikte gerekebileceğini söyler. Amacı satıcı faturası veya hesap geçmişi, sipariş e-postası, sözleşme ya da şimdi yazdığınız ve şimdi yazıldığını belirttiğiniz tarihli bir notla gösterin.

Publication 583, nakit ödeme için makbuz alamadığınızda ödeme anında kayıtlarınıza yeterli bir açıklama yazmanız gerektiğini söyler; geçmiş yıllar için yeniden kurma çoğu zaman bunu sağlayamaz. Seyahat, hediye ve araç giderleri daha katıdır: Publication 463 yaklaşık veya tahmini tutarları indiremeyeceğinizi söyler, kayıtlar sizin kontrolünüz dışındaki nedenlerle yok olduysa yeniden oluşturmaya izin verir. Bkz. işletme giderleri için kaybolan makbuzlar.

Kişisel harcamalar kişisel olarak etiketlenir ve giderlerin dışında tutulur. Publication 334, işletme gelirinden kişisel ve aile giderlerini ödemek için çekilen paranın izlendiği bir çekim hesabını anlatır. Araç gibi hem işletme hem kişisel kullanılan bir kalem yalnızca işletme payını destekler. Kişisel ve işletme parası baştan sona karışmışsa işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberine bakın.

CPA geçmiş yıl vergi beyannamelerimi hesap özetlerinden hazırlayabilir mi?

Evet; yeniden kurulan kayıtlar her rakamı destekliyorsa ve açık sorular cevaplanmışsa. ABD Hazine Bakanlığı'nın hazırlayıcılar için kuralları, hazırlayıcının genellikle müşteriden gelen bilgiye iyi niyetle, doğrulamadan güvenebileceğini söyler. Hazırlayıcı bilginin ima ettiğini görmezden gelemez; bilgi yanlış, önemli bir olguyla çelişkili veya eksik görünüyorsa makul sorular sormak zorundadır. “Çeşitli” olarak etiketlenmiş bir para girişi, eksik bir ay veya bildirilen hasılattan fazla toplayan Form 1099'lar hakkında soru bekleyin.

Hesap özetleri tek başına defter değildir. Hazırlayıcıya şunları verin:

• her hesap ve her ay için özetler, eksikler listelenmiş olarak;
• her karar için bir not içeren etiketli defter;
• tüm Form 1099'lar, ödeme işlemcisi raporları ve IRS dökümleri;
• önceki beyannameler, varlık listeleri, kredi belgeleri ve şirket belgeleri.

Beyannameler deftere, defter de arkasındaki özetlere dayanır. Her kuruluşun hangi beyannameyi hangi sırayla vereceğini verilmemiş işletme beyannameleri rehberinde, yıllara göre Schedule C giderlerini ise verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri rehberinde bulursunuz.

Beyanname vermezsem ve IRS benim yerime verirse ne olur?

IRS, 6020(b) maddesi uyarınca sizin yerinize bir beyanname hazırlayabilir ve bu beyanname hakkınız olan indirimleri ve muafiyetleri hesaba katmayabilir. Madde yalnızca bireylerin değil, verilmesi gereken her beyannameyi kapsar. Bireysel beyannamede, Schedule C'li olan dahil, IRS daha sonra tarhiyatı öneren bir Notice of Deficiency (eksik vergi bildirimi) gönderir (CP3219N, 90 günlük yazı). Rakamlara katılmıyorsanız bildirimdeki tarihe kadar kendi beyannamenizi verin; IRS beyanname verme süresinin uzatılmasını isteyemeyeceğinizi söyler. Tax Court'a dilekçe vermenin ayrı bir süresi vardır: bildirimin postalandığı tarihten sonra 90 gün (bildirim ABD dışındaki bir kişiye gönderildiyse 150 gün) veya bildirimde yazan son tarih. Beyanname vermek bu süreyi uzatmaz. Ne beyanname verir ne de dilekçe sunarsanız IRS tarhiyatı yapmaya devam eder. Bildirim geldiyse tarihlerini hemen bir hazırlayıcıya okutun; bkz. verilmemiş vergi beyannamelerini tamamlama.

Geç verilen ortaklık veya S şirketi beyannamesi için ayrıca, ortak veya hissedar başına hesaplanan ve kuruluşa tarh edilen aylık bir ceza da vardır (6698. madde, 6699. madde). Geç verilen C şirketi beyannamesi ise 6651. maddedeki vergi ilavesine tabidir. Cezalar ve makul neden savunması geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberinde anlatılır.

IRS'nin hazırladığı beyanname, verginin tarh edilmesi için gereken zamanaşımı süresini başlatmaz; beyanname verilmemiş bir yıl için vergi her zaman tarh edilebilir. IRS, kendisi yedek beyanname hazırlasa bile kendi beyannamenizi vermenizi söyler; böylece hakkınız olan indirim ve kredileri alırsınız, IRS genellikle hesabınızı buna göre düzeltir. Bir yıl için stopaj veya tahmini vergi iadesi talep etmek üzere o yılın beyannamesini vade tarihinden itibaren üç yıl içinde verin. Kanun beyanname verme için tanınan süre uzatımlarını da bu süreye ekler ve istisnalar son tarihi değiştirebilir; bu yüzden her yılın iade son tarihini hazırlayıcıya kontrol ettirin. IRS, beyannameler gecikmişken iadeleri de tutar.

Yeniden kurduğum kayıtları ne kadar saklarım?

Her beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın. IRS saklama kuralları süreyi beyannamenin verildiği tarihten sayar; bu yüzden geç verilen bir beyannamede süre, gerçekten verdiğiniz gün başlar.

Beyan edilmeyen gelir, iade talepleri ve istihdam vergisi gibi diğer süreler işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Defteri, notlarını, hesap özetlerini ve verilen beyannamelerin kopyalarını bir arada saklayın. Yönetmelik, kayıtların içeriği herhangi bir internal revenue kanunu bakımından önem taşıyabileceği sürece saklanmasını şart koşar.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Üç yılı verilmemiş bir serbest grafik tasarımcı

Tasarımcının toplamı $80.000 olan Form 1099-NEC'leri ve yalnızca hesap özetleri var. Her yılın para girişleri müşteri ödemeleri ve diğerleri olarak ayrılır, sonra giderler kart ve banka satırlarından çıkarılır.

İkinci yılda $2.500, form göndermeyen küçük bir müşteriden geldi. Bu da gelirdir, bu yüzden brüt hasılat formların üzerine çıkar. Üç yılda formların toplamı $80.000, yeniden kurulan brüt hasılat $82.500 ve net kâr $66.500 olur. IRS'nin hazırladığı bir beyanname yalnızca formlardan yola çıkabilir ve işletme giderleri için hiç kredi tanımayabilir.

Tek üyeli LLC olan bir perakendeci

LLC'nin bir yıl içinde $150.000 para girişi var. Hesap özetleri, sahibin tasarruf hesabından $12.000 ve $8.000'lık bir banka kredisi girdiğini gösteriyor; ikisi birlikte satış olmayan $20.000 eder. Diğer girişlerin tamamının satış olduğunu ve satış vergisi tahsil edilmediğini varsayarsak gelir $130.000 olur. Yeniden kurma bunun nedenini göstermelidir: transferler sahibin tasarruf hesap özetiyle, kredi imzalı bir sözleşmeyle eşleşir. İkisi de yoksa $20.000 satış gibi görünebilir. Satılan malın maliyeti ayrı bir yeniden kurma işidir.

Online satıcı

Form 1099-K $45.000 gösteriyor, ama hesaba yatanların toplamı $38.000. Platform $7.000 tuttu: $4.500 komisyon ve $2.500 iade. Platformun yıl sonu raporu ikisini birbirine bağlar. Brüt hasılat $45.000'dan başlar; iadeler satışları düşürür, komisyonlar ise gider olur. Yalnızca $38.000'lık yatışı kaydetmek satışları olduğundan düşük gösterir ve komisyonları gizler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İki veya daha fazla yıl geridesiniz ve defteriniz yok, IRS bildirimi veya yedek beyanname geldi ya da işletmede satış vergisi, bordro veya ortaklar da var: hangi yılların önce kurulacağı, hesap özetlerinin beyannamelere dayanak olacak muhasebe kayıtlarına nasıl dönüşeceği ve hazırlayıcının neye ihtiyacı olduğu, bir sayfanın çözemeyeceği olgulara bağlıdır. Hangi yılların verileceği için verilmemiş vergi beyannamelerini tamamlama, maliyet için geçmiş yılları düzeltmenin maliyeti, yeniden kurmanın kendisi için geçmiş yıllar için muhasebe kayıtları sayfalarına bakın.
• İşletme birden fazla sahibi olan bir LLC, ortaklık veya S şirketi: bkz. verilmemiş işletme beyannameleri ve S şirketi geçmiş yıl kayıtları.
• İşletme mal sattı: satılan malın maliyeti ayrı bir yeniden kurma gerektirir; bkz. kayıt olmadan stok ve satılan malın maliyeti.
• Bordro ödemeleri veya beyannameleri atlandı: bkz. bordro vergilerinde gecikme.
• Hesap özetlerinde yurt dışı hesap görünüyor: bkz. atlanan yurt dışı bildirimlerini tamamlama.
• IRS işletmeye daha önce yazı gönderdi: bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi.
• Muhasebe kayıtlarınız var ama yalnızca birkaç ay geride: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.