QuickBooks'ta Opening Balance Equity Nasıl Sıfırlanır

QuickBooks'taki Opening Balance Equity nedir ve kayıtlarıma neden girdi?

Opening Balance Equity, yazılımın açılış bakiyelerinin karşılığını tutmak ve kayıtları dengede tutmak için kullandığı geçici bir hesaptır (QuickBooks Online yardım sayfası). Sahibin, ortağın veya hissedarın özkaynak hesabı değildir. Form 1065, Form 1120 ve Form 1120-S üzerindeki Schedule L'nin özkaynak satırlarından hiçbiri bu hesabın adını taşımaz.

Bilanço, belirli bir tarihte varlıkları, borçları ve işletmedeki özkaynağınızı gösterir (Publication 583). Özkaynak, sahiplerin koyduğu paraya işletmenin elinde tuttuğu kâr eklenip sahiplerin çektiği tutar düşülerek bulunur. Geçici bir hesapta duran özkaynağı henüz kimseye atanmamış özkaynak olarak düşünün. Hesap bilançoda yer alır; bakiyesi gelir ya da gider değildir.

Hedef, hesabı silmek ya da bakiyeyi gizlemek değil; her parçayı ait olduğu özkaynak hesabına taşıyarak bakiyeyi sıfıra indirmektir. QuickBooks Online yardım sayfaları hesabı ve açılış kaydının nasıl düzeltileceğini anlatır, hesabın nasıl sıfırlanacağını anlatmaz. Hangi özkaynak hesaplarının seçileceği bir muhasebe yargısıdır; işletme türünüze ve yazılımda bulunmayan kayıtlara bağlıdır.

Bakiye genellikle şu durumlarda kolayca sıfırlanır: yalnızca kurulum sırasında girilen açılış bakiyelerinden oluşuyorsa, işletmenin tek sahibi varsa ve bu kayıtlardan beyanname verilmemişse. Şu durumlarda kolay değildir: bakiye büyük veya negatifse, yazılım dönüşümünden geldiyse, birden fazla sahibi ya da bir şirketin hisse geçmişini kapsıyorsa, daha önce verilmiş bir yıla dokunuyorsa veya bir banka, alıcı ya da hazırlayıcı verilmiş beyannameyle uyuşan bir bilanço istiyorsa. Önce şunları toplayın: son verilen beyanname, başlangıç tarihindeki bilanço, o tarihli hesap özetleri ve kuruluş belgeleri.

Opening Balance Equity bakiyesi nereden gelir?

Opening Balance Equity bakiyesi açılış bakiyesi kayıtlarından gelir: bir hesaba başlangıç bakiyesi girildiğinde, kaydın karşı tarafı Opening Balance Equity hesabına yazılır. Bakiye şu yollarla oluşur.

Opening Balance Equity'nin içinde neler olduğunu nasıl görürüm?

Her kaydın listelenmesi için hesabın işlem raporunu tüm tarihler için çalıştırın, sonra her kaydı, açılış bakiyesiyle o kaydı oluşturan hesaba kadar izleyin. Banka, kredi veya kart hesap defterinde (register) açılış kaydı Account sütununda Opening balance equity olarak görünür (yardım sayfası).

1. Her kayıt için tarihi, karşı taraftaki hesabı, tutarı ve kaydı kimin girdiğini not edin.
2. Açılış bakiyelerini toplayın: açılan varlıklar eksi açılan borçlar. Yalnızca açılış bakiyeleri girilmişse bu rakam hesabın bakiyesidir. Başka hesaplara önceden girilmiş özkaynak hesaba katılmadan, bu açılış kayıtlarının ima ettiği özkaynaktır.
3. Aradaki fark, açılış bakiyesi olmayan kayıtlardır. Her birini gerçekte ne olduğuna göre yeniden kodlayın: sahibin yatırdığı para ya da verdiği borç (katkı mı borç mu), gelir veya gider.

Opening Balance Equity bakiyesinin büyük veya negatif olması sorun mudur?

Opening Balance Equity bakiyesinin büyük veya negatif olması, kimse neyi temsil ettiğini söyleyemiyorsa sorundur. Büyük bakiye tek başına yanlış değildir, negatif bakiye de gerçek olabilir: hesapta yalnızca açılış bakiyeleri varsa, açılıştaki borçlar açılıştaki varlıklardan büyüktü ve işletme açıkla başlamıştır.

Formlar bazı küçük kuruluşları Schedule L'den muaf tutar. O durumda bile bilgisayar kayıtları defterlerle ve beyannameyle mutabık olmalıdır (Publication 583).

Sıfırlamadan önce neleri toplamalıyım?

Başlangıç tarihindeki özkaynağı gösteren belgeleri toplayın.

• Son verilen beyanname: şirket veya ortaklık için Schedule L ve Schedule M-2; ortaklık için ayrıca her ortağın Schedule K-1 belgesindeki L maddesi. Küçük kuruluşlar bunların bir kısmından muaf olabilir; sizinki muafsa aynı rakamlar için defterleri ve kuruluş belgelerini kullanın. Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C üzerinde özkaynağı yoktur; bu yüzden defterlerdeki son yıl sonu bilançosunu kullanın.
• Açılış mizanı veya bilançosu: önceki kayıtlardan, başlangıç tarihi itibarıyla.
• Banka, kredi ve kart hesap özetleri: başlangıç tarihli olanlar.
• Kuruluş belgeleri: faaliyet sözleşmesi, hisse defteri veya hisse sertifikaları ve sahiple işletme arasındaki kredi belgeleri.

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için bunu nasıl sıfırlarım?

Şahıs işletmesinde veya tek üyeli LLC'de Opening Balance Equity, sahibin özkaynak hesaplarına taşınır: konulan para veya mal için sahibin yatırımı, önceki dönemlerden elde tutulan kazançlar için sahibin açılış özkaynağı. Şahıs işletmesinin hissesi ve ortağı yoktur, Schedule C'de de bilanço yoktur; dolayısıyla bu ayırımı belirleyen bir beyanname satırı yoktur. Ayırımı defterler taşır.

Bir kişinin sahip olduğu ve şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli LLC yok sayılan işletmedir ve sahibinin beyannamesinin bir parçası sayılır (IRS); bu yüzden aynı hesaplar geçerlidir. Tam düzen için bkz. LLC özkaynak hesapları. LLC'nin sahibi yabancı bir kişiyse, işletmeye konulan para Form 5472 ile bildirilmesi gereken bir işlem olabilir; bu yüzden kayıtları tek tek listeleyin. Süresinde verilmeyen Form 5472 için $25.000 ceza uygulanır.

1. Başlangıç tarihindeki özkaynağı bulun: varlıklar eksi borçlar. Başka hesaplara önceden girilmiş özkaynağı çıkarın. Kalan tutar Opening Balance Equity bakiyesine eşit olmalıdır; eşit değilse önce farkın nedenini araştırın.
2. Belgeleyebildiğiniz kısmı, örneğin sahibin koyduğu nakdi, sahibin yatırımına yazın.
3. Belgeleyemediğiniz kısmı, sonradan izlenebilsin diye açıkça adlandırılmış tek bir sahibin açılış özkaynağı hesabına yazın. Bunun ne kadarının konulan para, ne kadarının elde tutulan kazanç olduğu bir muhasebe yargısıdır.
4. Başlangıç tarihli bir yevmiye kaydı girin. Normal bir Opening Balance Equity bakiyesi alacak bakiyesidir; bu yüzden Opening Balance Equity hesabını borçlandırın ve sahibin hesaplarını aynı toplam tutarla alacaklandırın. Bakiye negatifse borç bakiyesidir; kaydı ters çevirin.

Çekimler ayrı bir hesaptır; bkz. sahibin çekimlerinin kaydı.

Ortaklık veya çok üyeli LLC için bunu nasıl sıfırlarım?

Ortaklığın veya çok üyeli LLC'nin Opening Balance Equity bakiyesi ortaklar arasında bölünür; her pay, o ortağın kendi sermaye hesabına yazılır ve hesap ortağın başlangıç tarihindeki sermayesini gösterir. İki veya daha fazla üyesi olan ABD'de kurulu bir LLC, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmediği sürece federal vergi bakımından ortaklıktır. Yalnızca evli bir çiftin eş malı olarak sahip olduğu LLC ya ortaklık ya da yok sayılan işletme olarak değerlendirilebilir; çiftin beyan ettiği şekli izleyin (IRS).

Defterler sermayeyi vergi esasına göre tutuyorsa ve verilen yılı izleyen ilk günde başlıyorsa, her ortağın bitiş sermayesini son verilen Schedule K-1 belgesindeki L maddesinden alın; bu tutar, sonraki yılın başlangıç tutarıdır (talimatlar). Daha geç bir başlangıç tarihinde önce o günden bu yana yapılan katkıları, dağıtımları, gelirleri, zararları ve sahiplik değişikliklerini hesaba katın; bkz. kayıtlar geç başladığında açılış bakiyeleri. L maddesi vergi esaslı sermayedir; defterler başka bir esas kullanıyorsa önce hangisini esas alacağınıza karar verin. K-1 belgeleri sermaye göstermiyorsa (küçük ortaklıklar L maddesinden muaf olabilir), defterleri ve faaliyet sözleşmesini kullanın.

Üç tuzak:

• Kâr payı sermaye değildir. Schedule K-1 kâr, zarar ve sermaye yüzdelerini ayrı ayrı listeler. Bu yüzden bakiyeyi %50/%50 bölmek yalnızca her ortağın sermayesi eşitse doğrudur.
• Ortak kredileri sermaye değildir. Bir ortağın ortaklığa ödünç verdiği para borçtur. Schedule L, ortaklardan alınan kredileri ortakların sermaye hesaplarından ayrı bir satırda gösterir (Form 1065).
• Yalnızca eksik olanı kaydedin ve payların toplamını tutturun. Her ortağın kaydı, o ortağın başlangıç tarihindeki sermayesi eksi hesabında zaten bulunan tutardır. Kayıtların toplamı Opening Balance Equity bakiyesine eşit olmalıdır; eşit değilse kaydetmeden önce farkın nedenini araştırın. Schedule L bilançosu defterlerle uyuşmalı, fark varsa ekli bir açıklamada belirtilmelidir (talimatlar).

Henüz beyannamesi olmayan yeni bir ortaklık, her ortağın koyduğu sermayeden ve faaliyet sözleşmesinden yola çıkar. Defterlerin bu hesapları nasıl tuttuğu ve defterlerdeki sermayenin ortağın maliyet esasından nasıl farklılaştığı ortak sermaye hesapları rehberinde anlatılır.

S şirketi veya C şirketi için bunu nasıl sıfırlarım?

S veya C şirketinin Opening Balance Equity bakiyesi, şirketin kendi özkaynak satırları arasında bölünür: hisse senedi sermayesi, ek ödenmiş sermaye ve dağıtılmamış kâr. Şirket olarak vergilendirilmeyi seçen bir LLC de bu bölümü kullanır. Form 1120-S üzerindeki Schedule L bu satırları, ayrıca bir düzeltme satırı ve bir hazine hissesi satırı içerir. Form 1120 da bu satırları içerir ve dağıtılmamış kârı ayrılmış ve ayrılmamış olarak ikiye böler.

• Hisse senedi sermayesi ve ödenmiş sermaye: hisse defterinden ve kuruluş belgelerinden.
• Dağıtılmamış kâr: defterler söz konusu yılı izleyen ilk günde başlıyorsa son verilen Schedule L'deki bitiş bakiyesi; Schedule L atlanmışsa defterler. Gelir ve gider hesaplarında zaten bulunan cari yıl kârını eklemeyin. Daha geç bir başlangıç tarihi için bkz. kayıtlar geç başladığında açılış bakiyeleri. Yalnızca eksik olanı kaydedin.
• İlk şirket yılı: yeni kurulan bir şirketin veya şirket olarak vergilendirilmeyi yeni seçen bir LLC'nin daha önceki bir şirket Schedule L'si yoktur. Özkaynağı yürürlük tarihinde başlar; bkz. S şirketi seçiminden sonra kayıtlar.
• Sahip kredileri: sahibin şirkete ödünç verdiği para borçtur. Schedule L, hissedarlardan alınan kredileri ayrı bir satırda gösterir; bu yüzden onu özkaynağa değil, bir kredi hesabına taşıyın.

Schedule M-2 üzerindeki S şirketinin birikmiş düzeltmeler hesabı (accumulated adjustments account), dağıtımların vergi etkisini hesaplamak için kullanılan ayrı bir hesaptır (talimatlar). Dağıtılmamış kâr satırının yerini almaz. Dağıtılmamış kâr hâlâ beyannameyle uyuşmuyorsa bkz. özkaynağı geçen yılki beyannameyle uyuşmayanlar ve S şirketi bilançosunun dengelenmemesi. Ödemeler için bkz. S şirketi dağıtımları.

Girdiğim açılış bakiyesi yanlışsa ne yapmalıyım?

Önce açılış kaydını düzeltin, sonra Opening Balance Equity hesabını bir kez sıfırlayın. Açılış bakiyesinde yapılan her düzeltme Opening Balance Equity bakiyesini değiştirir; bu yüzden mutabakattan önce sıfırlarsanız onu iki kez sıfırlamış olursunuz.

• Yanlış tarih: QuickBooks Online'daki açılış yevmiye kaydı hesabın en eski işleminden önceki bir tarihle girilmelidir (yardım sayfası).
• Yanlış tutar: hesabın başlangıç tarihindeki bakiyesini banka kaydıyla karşılaştırın, sonra Opening balance equity kaydını ona uyacak şekilde düzenleyin (yardım sayfası). Hesap özeti, defterlerden hata olmayan nedenlerle, örneğin henüz tahsil edilmemiş çekler yüzünden farklı olabilir (Publication 583); bu yüzden düzenlemeden önce nedeni bulun.
• Mutabakatı yapılmış hesap: yazılım sağlayıcısının yevmiye kaydı yöntemi henüz mutabakatı yapılmamış hesaplar içindir ve kaydın kendisinin de mutabakatı yapılmalıdır (yardım sayfası). Kapanmış bir dönem değiştiyse bkz. mutabakat başlangıç bakiyesinin yanlış çıkması.

Bakiyeyi dağıtılmamış kâra taşımak ne zaman yanlış çözümdür?

Opening Balance Equity hesabını dağıtılmamış kâra taşımak, yalnızca sıfıra ulaşmak için yapılıyorsa yanlıştır. Dağıtılmamış kâr, işletmenin kazanıp elinde tuttuğu tutara eşit olmalı ve verilen beyannamedeki bilançoyla uyuşmalıdır. Açıklanamayan bir bakiyeyi oraya aktarmak hatayı gizler ve bu uyumu bozar.

Bir düzeltmenin daha önce verilmiş bir yıla ulaşıp ulaşmayacağı ayrı bir sorudur; bkz. özkaynağı geçen yılki beyannameyle uyuşmayanlar.

Örnek

Bu örnekler ABD dolarıyla ve yuvarlak rakamlarla verilmiştir. Yalnızca hesabı gösterir ve alacaklandırılan özkaynak hesaplarına henüz hiçbir şey girilmediğini varsayar; gerçek bir dosyadaki ayırım kayıtlara bağlıdır.

Ocak ayında başlayan şahıs işletmesi sahibi

Bir şahıs işletmesi sahibi kayıtlarına 1 Ocak'ta başlar. Bankada US$12.000 ve US$4.000 tutarında bir kredisi vardır; ikisi de açılış bakiyesi olarak girilmiştir. Opening Balance Equity US$8.000 gösterir (12.000 eksi 4.000). Sahibin daha eski kaydı yoktur; bu yüzden 1 Ocak tarihli yevmiye kaydı Opening Balance Equity hesabını US$8.000 borçlandırır ve sahibin açılış özkaynağını US$8.000 alacaklandırır. Hesap sıfırlanır ve bilanço sahibin payını gösterir.

İki üyeli LLC

İki üyeli bir LLC, kayıtlarına son verilen yılı izleyen ilk günde başlar ve Opening Balance Equity hesabında US$55.000 görünür. Defterler vergi esaslı sermaye tutar. Son Schedule K-1 belgeleri her ortak için US$27.500 bitiş sermayesi gösterir. Kayıt, Opening Balance Equity hesabını US$55.000 borçlandırır ve her ortağın sermaye hesabını US$27.500 alacaklandırır. K-1 belgeleri US$30.000 ve US$25.000 gösterseydi, kâr paylarına bakılmaksızın bölüşüm bunlara göre yapılırdı.

Bakiyesi negatif olan S şirketi

Yıllardır faaliyet gösteren bir S şirketi, son verilen yılı izleyen ilk gün olan 1 Ocak tarihli açılış bakiyesiyle yeni defterler kurar. Opening Balance Equity negatif US$31.000 gösterir: US$50.000 tutarındaki açılış varlıkları eksi US$81.000 tutarındaki kredi. Önceki Schedule L, US$10.000 hisse senedi sermayesi ve eksi US$41.000 dağıtılmamış kâr gösterir. İkisi de hiç girilmemiştir; bu yüzden hesap ikisinin yerine durmuştur (10.000 eksi 41.000, eksi 31.000 eder). Bakiye borç bakiyesidir; bu yüzden kayıt Opening Balance Equity hesabını US$31.000 ve hisse senedi sermayesini US$10.000 alacaklandırır, dağıtılmamış kârı US$41.000 borçlandırır. Başka bir şey yoksa hesap sıfırlanır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bakiye büyük veya negatifse, yazılım dönüşümünden geldiyse ya da bir banka, alıcı veya hazırlayıcı verilmiş beyannameyle uyuşan bir bilanço istiyorsa: özkaynak hesaplarını işletme türü belirler ve önceki yılların düzeltilmesi gerekebilir. Muhasebe kayıtları desteği alın.
• Özkaynağınız geçen yıl verilen beyannameyle uyuşmuyorsa: bkz. geçen yılki beyannameyle uyuşmayan dağıtılmamış kâr.
• Kayıtlarınız geç başladıysa veya muhasebeci ya da yazılım değiştirdiyseniz: bkz. kayıtlar geç başladığında açılış bakiyeleri ve muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.
• Bakiye Desktop'tan Online'a geçişten sonra ortaya çıktıysa: bkz. Desktop'tan Online'a geçişten sonra bakiyelerin tutmaması.
• Yeni bir LLC kuruyorsanız: bkz. yeni LLC için kayıtların kurulması ve LLC özkaynak hesapları.
• İşletme türü yeni değiştiyse (örneğin S seçimi) veya bir üye katıldı ya da ayrıldıysa: özkaynak hesapları yürürlük tarihinde değişir. Bkz. S şirketi seçiminden sonra kayıtlar ve LLC özkaynak hesapları.
• ABD'deki LLC'nizin sahibi yabancı bir kişiyse: bkz. yabancı sahipli LLC için işlem kayıtları.
• Çekimlerden veya dağıtımlardan sonra sahibin özkaynağı negatifse: bkz. negatif sahip özkaynağı.
• Bilançonun tamamı yanlış görünüyorsa: bkz. küçük işletme bilançosu neden yanlış görünür.