Opening Balance Equity en QuickBooks: cómo dejarlo en cero

¿Qué es Opening Balance Equity en QuickBooks y por qué aparece en mi contabilidad?

Opening Balance Equity (patrimonio por saldos iniciales) es una cuenta transitoria que el software usa para compensar los saldos iniciales y mantener cuadrada la contabilidad (ayuda de QuickBooks Online). No es una cuenta de patrimonio del propietario, del socio ni del accionista, y ninguna de las líneas de patrimonio del Schedule L de los Forms 1065, 1120 o 1120-S lleva su nombre.

Un balance general muestra los activos, los pasivos y su participación en el negocio en una fecha determinada (Publication 583). El patrimonio es lo que los propietarios aportaron, más la utilidad que el negocio conservó, menos lo que retiraron. El patrimonio que queda en una cuenta transitoria es patrimonio que nadie ha asignado todavía. La cuenta está en el balance general, así que su saldo no es ingreso ni gasto.

La meta es llegar a saldo cero pasando cada parte a la cuenta de patrimonio que le corresponde, no eliminar la cuenta ni ocultar el saldo. Las páginas de ayuda de QuickBooks Online explican la cuenta y cómo corregir un asiento inicial, pero no cómo saldarla. Elegir las cuentas de patrimonio es un juicio contable que depende del tipo de entidad y de registros que el software no tiene.

Casi siempre es fácil saldar la cuenta cuando el saldo viene solo de saldos iniciales ingresados al configurar el software, el negocio tiene un solo propietario y no se presentó ninguna declaración con esta contabilidad. No es fácil cuando el saldo es grande o negativo, viene de una conversión de software, abarca a varios propietarios o el historial de acciones de una corporación, afecta un año ya presentado, o un prestamista, un comprador o un preparador necesita un balance general que coincida con una declaración presentada. Reúna primero: la última declaración presentada, el balance general a la fecha de inicio, los estados de cuenta con esa fecha y los documentos de constitución.

¿De dónde viene un saldo de Opening Balance Equity?

Un saldo de Opening Balance Equity viene de asientos de saldo inicial: cada vez que una cuenta recibe un saldo de arranque, el otro lado del asiento va a Opening Balance Equity. Estas son las vías que dejan un saldo ahí.

¿Cómo veo qué compone Opening Balance Equity?

Genere un reporte de transacciones de la cuenta para todas las fechas, de modo que aparezcan todos los asientos, y rastree cada uno hasta la cuenta cuyo saldo inicial lo creó. En el registro de un banco, un préstamo o una tarjeta, el asiento inicial muestra Opening balance equity en la columna Cuenta (ayuda).

1. Para cada asiento, anote la fecha, la cuenta del otro lado, el monto y quién lo ingresó.
2. Sume los saldos iniciales: activos abiertos menos pasivos abiertos. Si solo se registraron saldos iniciales, esa cifra es el saldo de la cuenta. Es el patrimonio que implican esos asientos iniciales, antes de cualquier patrimonio ya ingresado en otras cuentas.
3. Cualquier diferencia son asientos que no son saldos iniciales. Reclasifique cada uno a lo que fue: un depósito o préstamo del propietario (aporte o préstamo), un ingreso o un gasto.

¿Es un problema que Opening Balance Equity sea grande o negativo?

Un saldo de Opening Balance Equity grande o negativo es un problema cuando nadie puede decir qué representa. Un saldo grande no es un error por sí solo, y uno negativo puede ser real: si solo hay saldos iniciales, los pasivos iniciales fueron mayores que los activos iniciales y el negocio arrancó con un déficit.

Los formularios eximen a algunas entidades pequeñas del Schedule L. Aun así, los registros computarizados deben conciliarse con los libros y con la declaración (Publication 583).

¿Qué debo reunir antes de saldar la cuenta?

Reúna lo que muestre el patrimonio en la fecha de inicio.

• Última declaración presentada: para una corporación o una sociedad de personas, el Schedule L y el Schedule M-2; para una sociedad de personas, también el ítem L del Schedule K-1 de cada socio. Las entidades pequeñas pueden estar eximidas de algunos de estos; si la suya lo estuvo, use los libros y los documentos de constitución para obtener las mismas cifras. Un propietario único no tiene patrimonio en el Schedule C, así que use el balance general del último cierre de año según los libros.
• Balanza de comprobación inicial o balance general de la contabilidad anterior, a la fecha de inicio.
• Estados de cuenta de bancos, préstamos y tarjetas con la fecha de inicio.
• Documentos de constitución: acuerdo operativo, libro de acciones o certificados de acciones, y cualquier documento de préstamo entre un propietario y el negocio.

¿Cómo lo salda un propietario único o una LLC de un solo miembro?

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, Opening Balance Equity pasa a las cuentas de patrimonio del propietario: inversión del propietario para el dinero o los bienes aportados, y patrimonio inicial del propietario para las utilidades conservadas de períodos anteriores. Un propietario único no tiene acciones ni socios, y el Schedule C no incluye un balance general, así que ninguna línea de la declaración fija la división. La contabilidad la lleva.

Una LLC de un solo miembro propiedad de una persona física que no eligió tributar como corporación es una entidad ignorada: se trata como parte de la declaración de su propietario (IRS), por lo que se aplican las mismas cuentas. Consulte cuentas de patrimonio de una LLC para ver el esquema completo. Si el dueño de la LLC es una persona extranjera, el dinero aportado puede ser una transacción reportable en el Form 5472, así que enumérela asiento por asiento. Un Form 5472 no presentado a tiempo conlleva una multa de $25,000.

1. Calcule el patrimonio en la fecha de inicio: activos menos pasivos. Reste el patrimonio ya ingresado en otras cuentas. Lo que quede debe ser igual al saldo de Opening Balance Equity; si no lo es, rastree primero la diferencia.
2. Asigne la parte que pueda documentar, como el efectivo que el propietario aportó, a inversión del propietario.
3. Ponga la parte que no pueda documentar en una sola cuenta con un nombre claro de patrimonio inicial del propietario, para poder rastrearla después. Cuánto es dinero aportado y cuánto son utilidades conservadas es un juicio contable.
4. Registre un asiento contable con la fecha de inicio. Un saldo normal de Opening Balance Equity es un crédito, así que debite Opening Balance Equity y acredite las cuentas del propietario por el mismo total. Si el saldo es negativo, es un débito, así que invierta el asiento.

Los retiros van en una cuenta aparte; consulte cómo registrar los retiros del propietario.

¿Cómo lo salda una sociedad de personas o una LLC con varios miembros?

El Opening Balance Equity de una sociedad de personas o de una LLC con varios miembros se reparte entre los socios, y cada parte se registra en la cuenta de capital propia de ese socio, para que la cuenta muestre el capital de ese socio en la fecha de inicio. Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas para efectos del impuesto federal, salvo que elija tributar como corporación. Una LLC cuyos únicos miembros son un matrimonio con bienes gananciales puede tratarse como sociedad de personas o como entidad ignorada, así que siga la forma en que la pareja la reporte (IRS).

Si los libros llevan el capital sobre la base fiscal y empiezan el primer día después del año presentado, tome la cuenta de capital final de cada socio del ítem L del último Schedule K-1 presentado; también es el monto inicial del año siguiente (instrucciones). Para una fecha de inicio posterior, primero contabilice los aportes, las distribuciones, los ingresos, las pérdidas y los cambios de participación desde entonces; consulte saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde. El ítem L es capital sobre la base fiscal, así que, si los libros usan otra base, decida primero cuál se aplica. Si los K-1 no muestran capital (las sociedades de personas pequeñas pueden estar eximidas del ítem L), use los libros y el acuerdo operativo.

Tres trampas:

• La participación en las utilidades no es capital. El Schedule K-1 enumera por separado los porcentajes de utilidad, pérdida y capital, así que dividir el saldo 50/50 solo es correcto cuando el capital de cada socio es igual.
• Los préstamos de los socios no son capital. El dinero que un socio prestó a la sociedad de personas es un pasivo. El Schedule L enumera los préstamos de los socios en su propia línea, aparte de las cuentas de capital de los socios (Form 1065).
• Registre solo lo que falta y haga que las partes sumen. El asiento de cada socio es el capital de ese socio en la fecha de inicio menos lo que ya está en su cuenta. Juntos, los asientos deben ser iguales al saldo de Opening Balance Equity; si no lo son, rastree la diferencia antes de registrar. El balance general del Schedule L debe coincidir con los libros, y cualquier diferencia se explica en un anexo adjunto (instrucciones).

Una sociedad de personas nueva que aún no tiene declaración parte de lo que aportó cada socio y del acuerdo operativo. Cómo llevan los libros estas cuentas, y en qué se distingue el capital en los libros de la base fiscal de un socio, se explica en cuentas de capital de los socios.

¿Cómo lo salda una corporación S o una corporación C?

El Opening Balance Equity de una corporación S o C se reparte entre las líneas de patrimonio de la propia corporación: capital social, capital pagado adicional y utilidades retenidas. Una LLC que eligió tributar como corporación también usa esta sección. El Schedule L del Form 1120-S nombra estas líneas, además de una línea de ajustes y una de acciones en tesorería. El Form 1120 también las nombra y divide las utilidades retenidas en apropiadas y no apropiadas.

• Capital social y capital pagado adicional: salen del libro de acciones y de los documentos de constitución.
• Utilidades retenidas: el saldo final del último Schedule L presentado, cuando los libros empiezan el primer día después de ese año; si se omitió el Schedule L, use los libros. No sume la utilidad del año en curso que ya está en las cuentas de ingresos y gastos. Para una fecha de inicio posterior, consulte saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde. Registre solo lo que falta.
• Primer año como corporación: una corporación nueva, o una LLC que acaba de elegir tributar como corporación, no tiene un Schedule L corporativo anterior. Su patrimonio empieza en la fecha de entrada en vigor; consulte la contabilidad tras elegir ser corporación S.
• Préstamos del propietario: el dinero que un propietario prestó a la corporación es un pasivo. El Schedule L enumera los préstamos de los accionistas en su propia línea, así que páselo a una cuenta de préstamo, no a patrimonio.

La cuenta de ajustes acumulados (AAA) del Schedule M-2 de una corporación S es una cuenta aparte que se usa para calcular el efecto fiscal de las distribuciones (instrucciones). No reemplaza la línea de utilidades retenidas. Si las utilidades retenidas aún no coinciden con la declaración, consulte patrimonio que no coincide con la declaración del año pasado y balance general de una corporación S que no cuadra. Para los pagos a los accionistas, consulte distribuciones de una corporación S.

¿Y si el saldo inicial que ingresé está mal?

Corrija primero el asiento inicial y después salde Opening Balance Equity una sola vez. Cada corrección a un saldo inicial cambia Opening Balance Equity, así que saldarlo antes de conciliar significa saldarlo dos veces.

• Fecha equivocada: el asiento contable inicial de QuickBooks Online debe tener una fecha anterior a la transacción más antigua de la cuenta (ayuda).
• Monto equivocado: compare el saldo de la cuenta en la fecha de inicio con el registro del banco y luego edite el asiento de Opening balance equity para que coincida (ayuda). Un estado de cuenta puede diferir de los libros por motivos que no son errores, como cheques que aún no se habían cobrado (Publication 583), así que busque la causa antes de editar.
• Ya conciliado: el método de asiento contable del proveedor es para cuentas que aún no se han conciliado, y el propio asiento todavía debe conciliarse (ayuda). Si se movió un período cerrado, consulte saldo inicial de la conciliación incorrecto.

¿Cuándo es un error pasar el saldo a utilidades retenidas?

Pasar Opening Balance Equity a utilidades retenidas es un error cuando se hace solo para llegar a cero. Las utilidades retenidas deben ser iguales a lo que el negocio ganó y conservó, y coincidir con el balance general de la declaración presentada. Enviar ahí un saldo sin explicación oculta el error y rompe esa coincidencia.

Si una corrección alcanza a un año ya presentado es otra pregunta; consulte patrimonio que no coincide con la declaración del año pasado.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas. Solo muestran la aritmética y suponen que todavía no hay nada ingresado en las cuentas de patrimonio que se acreditan; la división en un caso real depende de sus registros.

Propietario único que empieza en enero

Un propietario único empieza la contabilidad el 1 de enero con US$12,000 en el banco y un préstamo de US$4,000, ambos ingresados como saldos iniciales. Opening Balance Equity muestra US$8,000 (12,000 menos 4,000). El propietario no tiene registros anteriores, así que un asiento contable con fecha 1 de enero debita Opening Balance Equity por US$8,000 y acredita el patrimonio inicial del propietario por US$8,000. La cuenta queda en cero y el balance general muestra la participación del propietario.

LLC de dos miembros

Una LLC de dos miembros empieza su contabilidad el primer día después de su último año presentado y muestra US$55,000 en Opening Balance Equity. Sus libros llevan el capital sobre la base fiscal. Los últimos Schedule K-1 muestran un capital final de US$27,500 para cada socio. El asiento debita Opening Balance Equity por US$55,000 y acredita US$27,500 a la cuenta de capital de cada socio. Si los K-1 hubieran mostrado US$30,000 y US$25,000, la división seguiría esas cifras, sin importar la participación en las utilidades.

Corporación S con saldo negativo

Una corporación S que opera desde hace años configura libros nuevos con un saldo inicial con fecha 1 de enero, el primer día después de su último año presentado. Opening Balance Equity muestra un saldo negativo de US$31,000: activos iniciales de US$50,000 menos un préstamo de US$81,000. El Schedule L anterior muestra capital social de US$10,000 y utilidades retenidas negativas de US$41,000. Ninguno de los dos se ingresó nunca, así que la cuenta ocupó el lugar de ambos (10,000 menos 41,000 da negativo 31,000). El saldo es un débito, así que el asiento acredita Opening Balance Equity por US$31,000 y capital social por US$10,000, y debita utilidades retenidas por US$41,000. Entonces la cuenta queda en cero, si no hay nada más en ella.

¿Su caso es distinto?

• El saldo es grande o negativo, viene de convertir software, o un prestamista, un comprador o un preparador necesita un balance general que coincida con una declaración presentada: el tipo de entidad decide las cuentas de patrimonio y puede que haya que corregir años anteriores. Reciba ayuda con su contabilidad.
• Su patrimonio no coincide con la declaración del año pasado: consulte utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.
• Su contabilidad empezó tarde o cambió de contador o de software: consulte saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde y saldos iniciales tras cambiar de contador.
• El saldo apareció tras pasar de Desktop a Online: consulte saldos desajustados tras pasar de Desktop a Online.
• Está configurando una LLC nueva: consulte cómo configurar la contabilidad de una LLC nueva y cuentas de patrimonio de una LLC.
• El negocio acaba de cambiar de tipo, por ejemplo con una elección S, o entró o salió un miembro: las cuentas de patrimonio cambian en la fecha de entrada en vigor. Consulte la contabilidad tras elegir ser corporación S y cuentas de patrimonio de una LLC.
• Una persona extranjera es propietaria de su LLC de EE. UU.: consulte registros de una LLC de propiedad extranjera.
• Su patrimonio del propietario es negativo tras retiros o distribuciones: consulte patrimonio negativo del propietario.
• Todo el balance general parece estar mal: consulte por qué el balance general de una pequeña empresa parece estar mal.