Opening Balance Equity in QuickBooks auflösen: So geht's

Was ist Opening Balance Equity in QuickBooks, und warum steht es in meiner Buchhaltung?

Opening Balance Equity (Hilfskonto für Eröffnungssalden in QuickBooks) ist ein Verrechnungskonto, mit dem die Software Eröffnungssalden ausgleicht, damit die Buchhaltung im Gleichgewicht bleibt (QuickBooks Online-Hilfe). Es ist kein Eigenkapitalkonto eines Eigentümers, Gesellschafters oder Aktionärs, und keine der Eigenkapitalzeilen in Schedule L von Form 1065, 1120 oder 1120-S trägt diesen Namen.

Eine Bilanz zeigt zu einem Stichtag das Vermögen, die Schulden und Ihr Eigenkapital im Unternehmen (Publication 583). Eigenkapital ist das, was die Eigentümer eingebracht haben, plus die im Unternehmen belassenen Gewinne, minus das, was sie entnommen haben. Eigenkapital in einem Verrechnungskonto ist Eigenkapital, das noch niemandem zugeordnet wurde. Das Konto steht in der Bilanz, sein Saldo ist also weder Einnahme noch Ausgabe.

Ziel ist ein Saldo von null, erreicht dadurch, dass Sie jeden Teil auf das Eigenkapitalkonto umbuchen, zu dem er gehört. Das Konto zu löschen oder den Saldo zu verstecken, ist keine Lösung. Die Hilfeseiten von QuickBooks Online erklären das Konto und wie Sie eine Eröffnungsbuchung korrigieren, aber nicht, wie Sie es auflösen. Die Wahl der Eigenkapitalkonten ist eine buchhalterische Ermessensfrage. Sie hängt von Ihrer Rechtsform ab und von Unterlagen, die die Software nicht enthält.

Der Saldo lässt sich meist einfach auflösen, wenn er nur aus Eröffnungssalden bei der Einrichtung stammt, das Unternehmen einen Eigentümer hat und aus dieser Buchhaltung noch keine Steuererklärung eingereicht wurde. Einfach ist es nicht, wenn der Saldo hoch oder negativ ist, aus einer Softwareumstellung stammt, mehrere Eigentümer oder die Anteilshistorie einer Kapitalgesellschaft betrifft, ein bereits eingereichtes Jahr berührt oder wenn ein Kreditgeber, Käufer oder Ersteller der Steuererklärung eine Bilanz braucht, die zur eingereichten Steuererklärung passt. Legen Sie zuerst bereit: die zuletzt eingereichte Steuererklärung, die Bilanz zum Startdatum, Kontoauszüge mit diesem Datum und die Gründungsunterlagen.

Woher kommt ein Saldo in Opening Balance Equity?

Ein Saldo in Opening Balance Equity entsteht aus Buchungen von Eröffnungssalden: Immer wenn ein Konto einen Anfangssaldo erhält, geht die Gegenseite der Buchung auf Opening Balance Equity. Diese Wege führen zu einem Saldo dort.

Wie sehe ich, woraus Opening Balance Equity besteht?

Lassen Sie einen Transaktionsbericht für das Konto über alle Zeiträume laufen, damit jede Buchung erscheint, und verfolgen Sie jede einzelne zu dem Konto zurück, dessen Eröffnungssaldo sie erzeugt hat. Im Register eines Bank-, Darlehens- oder Kartenkontos zeigt die Eröffnungsbuchung in der Spalte „Konto“ den Eintrag Opening balance equity (Hilfe).

1. Notieren Sie zu jeder Buchung das Datum, das Gegenkonto, den Betrag und wer sie erfasst hat.
2. Addieren Sie die Eröffnungssalden: eröffnetes Vermögen abzüglich eröffneter Verbindlichkeiten. Wurden nur Eröffnungssalden gebucht, ist dieser Betrag der Saldo des Kontos. Er ist das Eigenkapital, das diese Eröffnungsbuchungen ergeben, vor dem Eigenkapital, das bereits auf anderen Konten steht.
3. Jede Differenz sind Buchungen, die keine Eröffnungssalden sind. Buchen Sie jede auf das um, was sie war: eine Einlage oder ein Darlehen des Eigentümers (Einlage oder Darlehen), eine Einnahme oder eine Ausgabe.

Ist ein hoher oder negativer Saldo in Opening Balance Equity ein Problem?

Ein hoher oder negativer Saldo in Opening Balance Equity ist ein Problem, wenn niemand sagen kann, wofür er steht. Ein hoher Saldo ist für sich genommen nicht falsch, und ein negativer kann echt sein: Stehen nur Eröffnungssalden darin, waren die Verbindlichkeiten zu Beginn größer als das Vermögen, das Unternehmen startete also mit einem Fehlbetrag.

Die Formulare befreien einige kleine Unternehmen von Schedule L. Auch dann müssen computergestützte Aufzeichnungen mit den Büchern und der Steuererklärung übereinstimmen (Publication 583).

Was sollte ich vor der Auflösung bereitlegen?

Legen Sie bereit, was das Eigenkapital am Startdatum belegt.

• Zuletzt eingereichte Steuererklärung: bei einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft Schedule L und Schedule M-2, bei einer Personengesellschaft zusätzlich Posten L (Item L) jedes Schedule K-1. Kleine Unternehmen können von einigen dieser Angaben befreit sein; war Ihres befreit, nehmen Sie die Bücher und die Gründungsunterlagen für dieselben Werte. Ein Einzelunternehmer hat in Schedule C kein Eigenkapital, nehmen Sie also die Bilanz zum letzten Jahresende aus der Buchhaltung.
• Eröffnungssaldenliste oder Bilanz aus den früheren Büchern, zum Startdatum.
• Bank-, Darlehens- und Kartenauszüge mit dem Datum des Starttags.
• Gründungsunterlagen: Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC), Aktienbuch oder Anteilsscheine sowie jede Darlehensvereinbarung zwischen einem Eigentümer und dem Unternehmen.

Wie löse ich es bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied auf?

Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied wird Opening Balance Equity auf die Eigenkapitalkonten des Eigentümers umgebucht: Einlage des Eigentümers für eingebrachtes Geld oder Vermögen und Eröffnungs-Eigenkapital des Eigentümers für Gewinne, die aus früheren Zeiträumen im Unternehmen verblieben sind. Ein Einzelunternehmer hat weder Aktien noch Gesellschafter, und Schedule C enthält keine Bilanz, daher legt keine Zeile der Steuererklärung die Aufteilung fest. Das müssen die Bücher leisten.

Eine LLC mit einem Mitglied, die einer Privatperson gehört und nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft optiert hat, ist eine steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity) und gilt als Teil der Steuererklärung ihres Eigentümers (IRS). Es gelten also dieselben Konten. Den vollständigen Aufbau finden Sie unter Eigenkapitalkonten einer LLC. Gehört die LLC einer ausländischen Person, kann eingebrachtes Geld ein meldepflichtiger Vorgang auf Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) sein, listen Sie es also Buchung für Buchung auf. Für eine nicht fristgerecht eingereichte Form 5472 fällt ein Strafzuschlag von $25.000 an.

1. Ermitteln Sie das Eigenkapital zum Startdatum: Vermögen abzüglich Verbindlichkeiten. Ziehen Sie das Eigenkapital ab, das bereits auf anderen Konten steht. Der Rest sollte dem Saldo von Opening Balance Equity entsprechen; wenn nicht, klären Sie zuerst die Differenz.
2. Ordnen Sie den Teil, den Sie belegen können, etwa Bargeld, das der Eigentümer eingebracht hat, der Einlage des Eigentümers zu.
3. Den Teil, den Sie nicht belegen können, buchen Sie auf ein einziges, eindeutig benanntes Konto für das Eröffnungs-Eigenkapital des Eigentümers, damit er später nachvollziehbar bleibt. Wie viel davon eingebrachtes Geld und wie viel im Unternehmen belassene Gewinne sind, ist eine buchhalterische Ermessensfrage.
4. Erstellen Sie eine Journalbuchung mit dem Startdatum. Ein normaler Saldo in Opening Balance Equity ist ein Haben-Saldo. Buchen Sie also Opening Balance Equity im Soll und die Konten des Eigentümers im Haben, jeweils mit derselben Gesamtsumme. Ist der Saldo negativ, ist er ein Soll-Saldo, dann kehren Sie die Buchung um.

Entnahmen sind ein eigenes Konto; siehe Entnahmen des Eigentümers buchen.

Wie löse ich es bei einer Personengesellschaft oder einer LLC mit mehreren Mitgliedern auf?

Opening Balance Equity einer Personengesellschaft oder einer LLC mit mehreren Mitgliedern wird auf die Gesellschafter aufgeteilt. Jeder Anteil wird auf das eigene Kapitalkonto des Gesellschafters gebucht, sodass das Konto das Kapital dieses Gesellschafters am Startdatum zeigt. Eine inländische LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern gilt für die US-Bundessteuer als Personengesellschaft, sofern sie nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft optiert. Eine LLC, die nur einem Ehepaar als Gütergemeinschaft gehört, kann als Personengesellschaft oder als steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity) behandelt werden. Richten Sie sich danach, wie das Ehepaar sie meldet (IRS).

Führen die Bücher das Kapital auf Steuerbasis und beginnen am ersten Tag nach dem eingereichten Jahr, nehmen Sie das Endkapital jedes Gesellschafters aus Posten L (Item L) des zuletzt eingereichten Schedule K-1. Es ist zugleich der Anfangsbetrag des Folgejahres (Anleitung). Bei einem späteren Startdatum erfassen Sie zuerst die Einlagen, Ausschüttungen, Gewinne, Verluste und Änderungen der Beteiligung seitdem; siehe Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt. Posten L zeigt das Kapital auf Steuerbasis. Verwenden die Bücher eine andere Basis, klären Sie zuerst, welche gilt. Zeigen die K-1 kein Kapital (kleine Personengesellschaften können von Posten L befreit sein), nehmen Sie die Bücher und das Operating Agreement.

Drei Fallen:

• Gewinnanteil ist nicht Kapital. Schedule K-1 weist Gewinn-, Verlust- und Kapitalquote getrennt aus. Eine Aufteilung des Saldos im Verhältnis 50 zu 50 ist daher nur richtig, wenn das Kapital beider Gesellschafter gleich hoch ist.
• Gesellschafterdarlehen sind kein Kapital. Geld, das ein Gesellschafter der Personengesellschaft geliehen hat, ist eine Verbindlichkeit. Schedule L führt Darlehen von Gesellschaftern in einer eigenen Zeile, getrennt von den Kapitalkonten der Gesellschafter (Form 1065).
• Buchen Sie nur, was fehlt, und sorgen Sie dafür, dass die Anteile aufgehen. Die Buchung für jeden Gesellschafter ist dessen Kapital am Startdatum abzüglich dessen, was bereits auf seinem Konto steht. Zusammen sollten die Buchungen dem Saldo von Opening Balance Equity entsprechen; wenn nicht, klären Sie die Differenz vor dem Buchen. Die Bilanz in Schedule L sollte mit den Büchern übereinstimmen, und jede Differenz gehört erklärt in einer beigefügten Aufstellung (Anleitung).

Eine neue Personengesellschaft ohne bisherige Steuererklärung geht von dem aus, was jeder Gesellschafter eingebracht hat, und vom Operating Agreement. Wie die Bücher diese Konten führen und wie sich das Kapital in den Büchern von der Beteiligungsbasis eines Gesellschafters unterscheidet, steht unter Kapitalkonten der Gesellschafter.

Wie löse ich es bei einer S Corporation oder C Corporation auf?

Opening Balance Equity einer S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) oder C Corporation (eigenständig besteuerte US-Kapitalgesellschaft) wird auf die eigenen Eigenkapitalzeilen der Gesellschaft aufgeteilt: Stammkapital, Kapitalrücklage und einbehaltene Gewinne. Dieser Abschnitt gilt auch für eine LLC, die für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft optiert hat. Schedule L in Form 1120-S nennt diese Zeilen sowie eine Zeile für Anpassungen und eine für eigene Anteile (Treasury Stock). Form 1120 nennt sie ebenfalls und teilt die einbehaltenen Gewinne in zweckgebundene und nicht zweckgebundene auf.

• Stammkapital und Kapitalrücklage: aus dem Aktienbuch und den Gründungsunterlagen.
• Einbehaltene Gewinne: der Endsaldo in der zuletzt eingereichten Schedule L, wenn die Bücher am ersten Tag nach diesem Jahr beginnen; wurde Schedule L ausgelassen, nehmen Sie die Bücher. Addieren Sie nicht den Gewinn des laufenden Jahres, der bereits in den Einnahmen- und Ausgabenkonten steht. Bei einem späteren Startdatum siehe Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt. Buchen Sie nur, was fehlt.
• Erstes Geschäftsjahr als Kapitalgesellschaft: Eine neue Kapitalgesellschaft oder eine LLC, die gerade für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft optiert hat, hat keine frühere Schedule L als Kapitalgesellschaft. Ihr Eigenkapital beginnt am Stichtag des Wirksamwerdens; siehe Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation.
• Darlehen von Eigentümern: Geld, das ein Eigentümer der Kapitalgesellschaft geliehen hat, ist eine Verbindlichkeit. Schedule L führt Darlehen von Aktionären in einer eigenen Zeile, buchen Sie es also auf ein Darlehenskonto um, nicht auf Eigenkapital.

Das Accumulated Adjustments Account (AAA) einer S Corporation in Schedule M-2 ist ein eigenes Konto, mit dem die steuerliche Wirkung von Ausschüttungen ermittelt wird (Anleitung). Es ersetzt nicht die Zeile der einbehaltenen Gewinne. Passen die einbehaltenen Gewinne weiterhin nicht zur Steuererklärung, siehe Eigenkapital, das nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passt und Bilanz einer S Corporation geht nicht auf. Zu den Auszahlungen siehe Ausschüttungen einer S Corporation.

Was ist, wenn der Eröffnungssaldo, den ich eingegeben habe, falsch ist?

Korrigieren Sie zuerst die Eröffnungsbuchung und lösen Sie dann Opening Balance Equity ein einziges Mal auf. Jede Korrektur eines Eröffnungssaldos verändert Opening Balance Equity. Lösen Sie das Konto vor dem Abstimmen auf, müssen Sie es also zweimal auflösen.

• Falsches Datum: Die Eröffnungs-Journalbuchung in QuickBooks Online sollte vor der ältesten Transaktion des Kontos datiert sein (Hilfe).
• Falscher Betrag: Vergleichen Sie den Saldo des Kontos am Startdatum mit dem Bankbeleg und ändern Sie dann die Buchung Opening balance equity, sodass sie übereinstimmt (Hilfe). Ein Kontoauszug kann aus Gründen von der Buchhaltung abweichen, die keine Fehler sind, etwa weil Schecks noch nicht eingelöst waren (Publication 583). Suchen Sie also die Ursache, bevor Sie ändern.
• Bereits abgestimmt: Die Journalbuchung-Methode des Herstellers gilt für Konten, die noch nicht abgestimmt sind, und die Buchung selbst muss noch abgestimmt werden (Hilfe). Hat sich eine abgeschlossene Periode verschoben, siehe Anfangssaldo beim Abstimmen falsch.

Wann ist es der falsche Weg, den Saldo in die einbehaltenen Gewinne umzubuchen?

Opening Balance Equity in die einbehaltenen Gewinne umzubuchen ist falsch, wenn es nur geschieht, um null zu erreichen. Die einbehaltenen Gewinne sollten dem entsprechen, was das Unternehmen verdient und behalten hat, und zur Bilanz in der eingereichten Steuererklärung passen. Wer einen ungeklärten Saldo dorthin schiebt, versteckt den Fehler und bricht diese Übereinstimmung.

Ob eine Korrektur ein bereits eingereichtes Jahr erreicht, ist eine eigene Frage; siehe Eigenkapital, das nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passt.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und runde Zahlen. Sie zeigen nur die Rechnung und gehen davon aus, dass auf den Eigenkapitalkonten, die im Haben gebucht werden, noch nichts steht; die Aufteilung in einem echten Fall hängt von dessen Unterlagen ab.

Einzelunternehmer, der im Januar startet

Ein Einzelunternehmer beginnt die Buchhaltung am 1. Januar mit US$12.000 auf dem Bankkonto und einem Darlehen über US$4.000, beides als Eröffnungssalden erfasst. Opening Balance Equity zeigt US$8.000 (12.000 abzüglich 4.000). Der Eigentümer hat keine früheren Unterlagen, daher bucht eine Journalbuchung mit Datum 1. Januar Opening Balance Equity mit US$8.000 im Soll und das Eröffnungs-Eigenkapital des Eigentümers mit US$8.000 im Haben. Das Konto steht auf null, und die Bilanz zeigt den Anteil des Eigentümers.

LLC mit zwei Mitgliedern

Eine LLC mit zwei Mitgliedern beginnt ihre Buchhaltung am ersten Tag nach ihrem zuletzt eingereichten Jahr und weist US$55.000 in Opening Balance Equity aus. Ihre Bücher führen das Kapital auf Steuerbasis. Die letzten Schedule K-1 zeigen ein Endkapital von je US$27.500 für jeden Gesellschafter. Die Buchung belastet Opening Balance Equity mit US$55.000 und schreibt dem Kapitalkonto jedes Gesellschafters US$27.500 gut. Hätten die K-1 US$30.000 und US$25.000 gezeigt, würde die Aufteilung diesen Beträgen folgen, unabhängig von den Gewinnanteilen.

S Corporation mit negativem Saldo

Eine S Corporation, die seit Jahren tätig ist, richtet neue Bücher mit einem Eröffnungssaldo zum 1. Januar ein, dem ersten Tag nach ihrem zuletzt eingereichten Jahr. Opening Balance Equity zeigt einen negativen Saldo von US$31.000: Anfangsvermögen von US$50.000 abzüglich eines Darlehens von US$81.000. Die vorherige Schedule L zeigt Stammkapital von US$10.000 und einbehaltene Gewinne von minus US$41.000. Beides wurde nie erfasst, das Konto vertrat also beides (10.000 abzüglich 41.000 ergibt minus 31.000). Der Saldo ist ein Soll-Saldo, daher schreibt die Buchung Opening Balance Equity US$31.000 und dem Stammkapital US$10.000 gut und belastet die einbehaltenen Gewinne mit US$41.000. Das Konto steht dann auf null, wenn sonst nichts darin steht.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Saldo ist hoch oder negativ, stammt aus einer Softwareumstellung, oder ein Kreditgeber, Käufer oder Ersteller der Steuererklärung braucht eine Bilanz, die zu einer eingereichten Steuererklärung passt: Die Rechtsform bestimmt die Eigenkapitalkonten, und frühere Jahre müssen eventuell korrigiert werden. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Eigenkapital passt nicht zur Steuererklärung des Vorjahres: siehe einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.
• Ihre Buchhaltung begann spät, oder Sie haben den Buchhaltungsexperten oder die Software gewechselt: siehe Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt und Eröffnungssalden nach Wechsel der Buchhaltung.
• Der Saldo tauchte nach dem Wechsel von Desktop zu Online auf: siehe Salden stimmen nach dem Wechsel von Desktop zu Online nicht.
• Sie richten eine neue LLC ein: siehe Buchhaltung für eine neue LLC einrichten und Eigenkapitalkonten einer LLC.
• Das Unternehmen hat gerade seine Form geändert, etwa durch eine S-Wahl, oder ein Mitglied ist eingetreten oder ausgeschieden: Die Eigenkapitalkonten ändern sich zum Stichtag des Wirksamwerdens. Siehe Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation und Eigenkapitalkonten einer LLC.
• Eine ausländische Person besitzt Ihre US-LLC: siehe Aufzeichnungen für eine LLC in ausländischem Besitz.
• Ihr Eigenkapital ist nach Entnahmen oder Ausschüttungen negativ: siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers.
• Die ganze Bilanz sieht falsch aus: siehe warum die Bilanz eines kleinen Unternehmens falsch aussieht.