Opening Balance Equity trong QuickBooks: cách xử lý hết số dư

Opening Balance Equity trong QuickBooks là gì, và vì sao nó có trong sổ sách của tôi?

Opening Balance Equity là tài khoản tạm giữ mà phần mềm dùng để đối ứng với các số dư đầu kỳ, nhằm giữ cho sổ sách cân bằng (trợ giúp QuickBooks Online). Đây không phải tài khoản vốn của chủ sở hữu, thành viên hợp danh hay cổ đông, và không dòng vốn nào trên Schedule L của Form 1065, Form 1120 hoặc Form 1120-S mang tên này.

Bảng cân đối kế toán cho thấy tài sản, nợ phải trả và phần vốn của bạn trong doanh nghiệp tại một ngày nhất định (Publication 583). Vốn chủ sở hữu là số tiền chủ sở hữu đã góp, cộng lợi nhuận doanh nghiệp giữ lại, trừ số tiền họ đã rút ra. Vốn nằm trong tài khoản tạm giữ là vốn chưa được gán cho ai. Tài khoản này nằm trên bảng cân đối kế toán, nên số dư của nó không phải thu nhập hay chi phí.

Mục tiêu là đưa số dư về 0 bằng cách chuyển từng phần vào đúng tài khoản vốn, chứ không phải xóa tài khoản hay che số dư. Các trang trợ giúp của QuickBooks Online giải thích tài khoản này và cách sửa bút toán đầu kỳ, nhưng không hướng dẫn cách xử lý hết số dư này. Chọn tài khoản vốn nào là một đánh giá kế toán, tùy loại pháp nhân của bạn và các hồ sơ mà phần mềm không có.

Số dư thường dễ xử lý khi nó chỉ đến từ các số dư đầu kỳ nhập lúc thiết lập, doanh nghiệp có một chủ sở hữu và chưa nộp tờ khai nào từ những sổ sách này. Việc này không đơn giản khi số dư lớn hoặc âm, đến từ việc chuyển đổi phần mềm, có nhiều chủ sở hữu hoặc có lịch sử cổ phần của một công ty, liên quan đến một năm đã nộp tờ khai, hoặc khi bên cho vay, bên mua hay người chuẩn bị thuế cần bảng cân đối kế toán khớp với tờ khai đã nộp. Hãy thu thập trước: tờ khai đã nộp gần nhất, bảng cân đối kế toán tại ngày bắt đầu, sao kê đề ngày đó và các giấy tờ thành lập.

Số dư Opening Balance Equity đến từ đâu?

Số dư Opening Balance Equity đến từ các bút toán số dư đầu kỳ: mỗi khi một tài khoản được gán số dư bắt đầu, vế đối ứng của bút toán đi vào Opening Balance Equity. Các cách sau tạo ra số dư ở đó.

Làm sao xem Opening Balance Equity gồm những gì?

Chạy báo cáo giao dịch của tài khoản cho mọi ngày để liệt kê hết các bút toán, rồi truy từng bút toán về tài khoản có số dư đầu kỳ đã tạo ra nó. Trong sổ đăng ký của tài khoản ngân hàng, khoản vay hoặc thẻ, bút toán đầu kỳ hiện Opening balance equity ở cột Account (trợ giúp).

1. Với mỗi bút toán, ghi lại ngày, tài khoản ở vế đối ứng, số tiền và người nhập.
2. Cộng các số dư đầu kỳ: tài sản mở đầu trừ nợ phải trả mở đầu. Nếu chỉ có số dư đầu kỳ được ghi vào, con số đó chính là số dư của tài khoản. Đó là phần vốn mà các bút toán đầu kỳ ngụ ý, trước phần vốn đã nhập ở các tài khoản khác.
3. Phần chênh lệch là các bút toán không phải số dư đầu kỳ. Hãy gán lại mỗi bút toán đúng bản chất: tiền chủ sở hữu góp hoặc cho vay (góp vốn hay cho vay), thu nhập hoặc chi phí.

Opening Balance Equity lớn hoặc âm có phải là vấn đề không?

Opening Balance Equity lớn hoặc âm là vấn đề khi không ai nói được nó đại diện cho điều gì. Số dư lớn tự nó không sai, và số dư âm có thể là thật: nếu chỉ có số dư đầu kỳ trong đó, nợ phải trả đầu kỳ lớn hơn tài sản đầu kỳ, tức là doanh nghiệp bắt đầu trong tình trạng âm vốn.

Các biểu mẫu khai cho phép một số pháp nhân nhỏ không phải nộp Schedule L. Dù vậy, hồ sơ trên máy tính vẫn phải khớp với sổ sách và tờ khai (Publication 583).

Tôi cần chuẩn bị gì trước khi xử lý hết số dư?

Hãy thu thập những gì thể hiện vốn tại ngày bắt đầu.

• Tờ khai đã nộp gần nhất: với công ty hoặc hợp danh, lấy Schedule L và Schedule M-2; với hợp danh, lấy thêm mục L trong Schedule K-1 của từng thành viên hợp danh. Pháp nhân nhỏ có thể được miễn một số mục này; nếu pháp nhân của bạn được miễn, hãy dùng sổ sách và giấy tờ thành lập để lấy các con số tương ứng. Chủ doanh nghiệp một chủ không có phần vốn trên Schedule C, nên hãy dùng bảng cân đối kế toán cuối năm gần nhất từ sổ sách.
• Bảng cân đối thử đầu kỳ hoặc bảng cân đối kế toán từ sổ sách cũ, tại ngày bắt đầu.
• Sao kê ngân hàng, khoản vay và thẻ đề ngày bắt đầu.
• Giấy tờ thành lập: thỏa thuận hoạt động, sổ cổ đông hoặc giấy chứng nhận cổ phần, và mọi giấy tờ vay mượn giữa chủ sở hữu với doanh nghiệp.

Tôi xử lý hết số dư thế nào với doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên?

Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên, Opening Balance Equity được chuyển vào các tài khoản vốn chủ sở hữu: vốn đầu tư của chủ sở hữu cho tiền hoặc tài sản đã góp, và vốn chủ sở hữu đầu kỳ cho lợi nhuận đã giữ lại từ các kỳ trước. Chủ doanh nghiệp một chủ không có cổ phần hay thành viên hợp danh, và Schedule C không có bảng cân đối kế toán, nên không có dòng nào trên tờ khai quyết định cách chia. Việc này do sổ sách quyết định.

LLC một thành viên do một cá nhân sở hữu và chưa chọn đóng thuế như công ty là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity), được coi là một phần của tờ khai của chủ sở hữu (IRS), nên áp dụng các tài khoản như trên. Xem tài khoản vốn của LLC để biết cách bố trí đầy đủ. Nếu người nước ngoài sở hữu LLC, khoản tiền góp vào có thể là giao dịch phải báo cáo trên Form 5472, nên hãy liệt kê từng bút toán. Form 5472 không nộp đúng hạn bị phạt $25.000.

1. Tính vốn tại ngày bắt đầu: tài sản trừ nợ phải trả. Trừ đi phần vốn đã nhập ở các tài khoản khác. Số còn lại phải bằng số dư Opening Balance Equity; nếu không bằng, hãy truy nguyên nguyên nhân chênh lệch trước.
2. Gán phần có thể chứng minh được, như tiền chủ sở hữu đã góp, vào vốn đầu tư của chủ sở hữu.
3. Đặt phần không thể chứng minh vào một tài khoản vốn chủ sở hữu đầu kỳ có tên rõ ràng, để sau này truy lại được. Bao nhiêu là tiền đã góp và bao nhiêu là lợi nhuận đã giữ lại là một đánh giá kế toán.
4. Ghi một bút toán đề ngày bắt đầu. Số dư Opening Balance Equity bình thường nằm bên có, nên ghi nợ Opening Balance Equity và ghi có các tài khoản của chủ sở hữu với cùng tổng số. Nếu số dư âm, nó nằm bên nợ, nên hãy đảo bút toán.

Khoản rút tiền nằm ở tài khoản riêng; xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Tôi xử lý hết số dư thế nào với hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên?

Opening Balance Equity của hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên được chia cho các thành viên hợp danh, mỗi phần ghi vào tài khoản vốn riêng của người đó, để tài khoản thể hiện vốn của từng người tại ngày bắt đầu. LLC thành lập tại Hoa Kỳ có từ hai thành viên trở lên được coi là hợp danh về thuế liên bang, trừ khi chọn đóng thuế như công ty. LLC chỉ do một cặp vợ chồng sở hữu theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể được coi là hợp danh hoặc pháp nhân bị bỏ qua về thuế, nên hãy làm theo cách hai vợ chồng đã khai (IRS).

Nếu sổ sách ghi vốn theo cơ sở thuế và bắt đầu vào ngày đầu tiên sau năm đã nộp tờ khai, hãy lấy vốn cuối kỳ của từng thành viên hợp danh từ mục L trong Schedule K-1 đã nộp gần nhất; đó cũng là số đầu kỳ của năm sau (hướng dẫn). Nếu ngày bắt đầu muộn hơn, trước hết hãy tính các khoản góp vốn, khoản phân phối, thu nhập, lỗ và thay đổi quyền sở hữu kể từ đó; xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn. Mục L là vốn theo cơ sở thuế, nên nếu sổ sách dùng cơ sở khác, hãy xác định dùng cơ sở nào trước. Nếu Schedule K-1 không ghi vốn (hợp danh nhỏ có thể được miễn mục L), hãy dùng sổ sách và thỏa thuận hoạt động.

Ba lỗi hay gặp:

• Tỷ lệ chia lợi nhuận không phải vốn. Schedule K-1 liệt kê riêng tỷ lệ lợi nhuận, tỷ lệ lỗ và tỷ lệ vốn, nên chia 50/50 số dư chỉ đúng khi vốn của các thành viên hợp danh bằng nhau.
• Khoản vay của thành viên hợp danh không phải vốn. Tiền một thành viên hợp danh cho hợp danh vay là nợ phải trả. Schedule L liệt kê khoản vay từ thành viên hợp danh ở dòng riêng, tách khỏi tài khoản vốn của thành viên hợp danh (Form 1065).
• Chỉ ghi phần còn thiếu, và để các phần cộng lại khớp. Bút toán của mỗi thành viên hợp danh là vốn của người đó tại ngày bắt đầu trừ phần đã có trong tài khoản của người đó. Cộng lại, các bút toán phải bằng số dư Opening Balance Equity; nếu không, hãy truy nguyên chênh lệch trước khi ghi. Bảng cân đối kế toán trên Schedule L phải khớp với sổ sách, và mọi chênh lệch được giải thích trong báo cáo đính kèm (hướng dẫn).

Hợp danh mới chưa có tờ khai thì bắt đầu từ số tiền mỗi thành viên hợp danh đã góp và thỏa thuận hoạt động. Cách sổ sách theo dõi các tài khoản này, và vốn trong sổ sách khác giá gốc tính thuế (basis) của thành viên hợp danh thế nào, được giải thích ở tài khoản vốn của thành viên hợp danh.

Tôi xử lý hết số dư thế nào với S corporation hoặc C corporation?

Opening Balance Equity của S corporation hoặc C corporation được chia vào các dòng vốn của chính công ty: vốn cổ phần, thặng dư vốn cổ phần và lợi nhuận giữ lại. LLC đã chọn đóng thuế như công ty cũng dùng mục này. Schedule L trên Form 1120-S nêu các dòng này, cộng thêm một dòng điều chỉnh và một dòng cổ phiếu quỹ (treasury stock). Form 1120 cũng nêu các dòng này, và chia lợi nhuận giữ lại thành phần đã dành riêng (appropriated) và phần chưa dành riêng (unappropriated).

• Vốn cổ phần và thặng dư vốn cổ phần: lấy từ sổ cổ đông và giấy tờ thành lập.
• Lợi nhuận giữ lại: số dư cuối kỳ trên Schedule L đã nộp gần nhất, khi sổ sách bắt đầu vào ngày đầu tiên sau năm đó; nếu đã bỏ qua Schedule L, hãy dùng sổ sách. Đừng cộng lợi nhuận năm hiện tại đã nằm trong các tài khoản thu nhập và chi phí. Nếu ngày bắt đầu muộn hơn, xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn. Chỉ ghi phần còn thiếu.
• Năm đầu tiên của công ty: công ty mới thành lập, hoặc LLC vừa chọn đóng thuế như công ty, chưa có Schedule L của công ty cho các năm trước. Vốn bắt đầu từ ngày có hiệu lực; xem sổ sách sau khi chọn S corporation.
• Khoản chủ sở hữu cho vay: tiền chủ sở hữu cho công ty vay là nợ phải trả. Schedule L liệt kê khoản vay từ cổ đông ở dòng riêng, nên hãy chuyển vào tài khoản khoản vay, không phải vốn.

Tài khoản điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments account) của S corporation trên Schedule M-2 là một tài khoản riêng, dùng để tính tác động thuế của các khoản phân phối (hướng dẫn). Nó không thay thế dòng lợi nhuận giữ lại. Nếu lợi nhuận giữ lại vẫn không khớp với tờ khai, xem vốn không khớp với tờ khai năm trước và bảng cân đối kế toán của S corporation không cân. Về các khoản chi trả, xem khoản phân phối của S corporation.

Nếu số dư đầu kỳ tôi đã nhập bị sai thì sao?

Hãy sửa bút toán đầu kỳ trước, rồi mới xử lý Opening Balance Equity một lần. Mỗi lần sửa số dư đầu kỳ đều làm Opening Balance Equity thay đổi, nên nếu xử lý số dư này trước khi đối chiếu thì bạn phải làm hai lần.

• Sai ngày: bút toán đầu kỳ trong QuickBooks Online nên đề ngày trước giao dịch cũ nhất của tài khoản (trợ giúp).
• Sai số tiền: so sánh số dư của tài khoản tại ngày bắt đầu với hồ sơ ngân hàng, rồi sửa bút toán Opening balance equity cho khớp (trợ giúp). Sao kê có thể khác sổ sách vì những lý do không phải lỗi, như các tấm séc chưa được thanh toán (Publication 583), nên hãy tìm nguyên nhân trước khi sửa.
• Đã đối chiếu rồi: cách dùng bút toán của nhà cung cấp dành cho tài khoản chưa đối chiếu, và bản thân bút toán đó vẫn phải được đối chiếu (trợ giúp). Nếu một kỳ đã đóng bị thay đổi, xem số dư đầu kỳ khi đối chiếu bị sai.

Khi nào chuyển số dư vào lợi nhuận giữ lại là cách sửa sai?

Chuyển Opening Balance Equity vào lợi nhuận giữ lại là sai khi chỉ làm để đưa số dư về 0. Lợi nhuận giữ lại phải bằng số doanh nghiệp đã kiếm được và giữ lại, và khớp với bảng cân đối kế toán trên tờ khai đã nộp. Đẩy một số dư chưa giải thích được vào đó sẽ che lỗi và làm mất sự khớp này.

Việc một khoản sửa có ảnh hưởng đến năm đã nộp tờ khai hay không là một câu hỏi riêng; xem vốn không khớp với tờ khai năm trước.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số tròn. Chúng chỉ minh họa phép tính, và giả định chưa có gì được nhập vào các tài khoản vốn được ghi có; cách chia trong hồ sơ thật tùy thuộc vào chứng từ của doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp một chủ bắt đầu vào tháng 1

Một chủ doanh nghiệp một chủ bắt đầu sổ sách vào ngày 1 tháng 1 với US$12.000 trong ngân hàng và một khoản vay US$4.000, cả hai được nhập làm số dư đầu kỳ. Opening Balance Equity hiện US$8.000 (12.000 trừ 4.000). Chủ sở hữu không có hồ sơ cũ, nên bút toán đề ngày 1 tháng 1 ghi nợ Opening Balance Equity US$8.000 và ghi có vốn chủ sở hữu đầu kỳ US$8.000. Tài khoản về 0 và bảng cân đối kế toán cho thấy phần vốn của chủ sở hữu.

LLC hai thành viên

Một LLC hai thành viên bắt đầu sổ sách vào ngày đầu tiên sau năm tờ khai gần nhất đã nộp và có US$55.000 trong Opening Balance Equity. Sổ sách của LLC ghi vốn theo cơ sở thuế. Các Schedule K-1 gần nhất cho thấy vốn cuối kỳ của mỗi thành viên hợp danh là US$27.500. Bút toán ghi nợ Opening Balance Equity US$55.000 và ghi có tài khoản vốn của mỗi thành viên hợp danh US$27.500. Nếu Schedule K-1 cho thấy US$30.000 và US$25.000, cách chia sẽ theo đó, bất kể tỷ lệ chia lợi nhuận.

S corporation có số dư âm

Một S corporation đã hoạt động nhiều năm lập sổ sách mới với số dư đầu kỳ đề ngày 1 tháng 1, ngày đầu tiên sau năm tờ khai gần nhất đã nộp. Opening Balance Equity hiện âm US$31.000: tài sản đầu kỳ US$50.000 trừ một khoản vay US$81.000. Schedule L trước đó cho thấy vốn cổ phần US$10.000 và lợi nhuận giữ lại âm US$41.000. Cả hai chưa từng được nhập, nên tài khoản này đã thay thế cho cả hai (10.000 trừ 41.000 bằng âm 31.000). Số dư nằm bên nợ, nên bút toán ghi có Opening Balance Equity US$31.000 và vốn cổ phần US$10.000, đồng thời ghi nợ lợi nhuận giữ lại US$41.000. Sau đó tài khoản về 0 nếu không còn gì khác trong đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư lớn hoặc âm, đến từ việc chuyển đổi phần mềm, hoặc bên cho vay, bên mua hay người chuẩn bị thuế cần bảng cân đối kế toán khớp với tờ khai đã nộp: loại pháp nhân quyết định các tài khoản vốn, và các năm trước có thể cần được sửa. Hãy nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Vốn của bạn không khớp với tờ khai năm trước: xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước.
• Sổ sách của bạn bắt đầu muộn, hoặc bạn đã đổi kế toán viên hay phần mềm: xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn và số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên.
• Số dư xuất hiện sau khi chuyển từ Desktop sang Online: xem số dư lệch sau khi chuyển từ Desktop sang Online.
• Bạn đang thiết lập LLC mới: xem thiết lập sổ sách cho LLC mới và tài khoản vốn của LLC.
• Doanh nghiệp vừa đổi loại hình, như chọn S corporation, hoặc có thành viên gia nhập hay rời đi: các tài khoản vốn thay đổi vào ngày có hiệu lực. Xem sổ sách sau khi chọn S corporation và tài khoản vốn của LLC.
• Người nước ngoài sở hữu LLC của bạn tại Hoa Kỳ: xem hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu.
• Vốn chủ sở hữu của bạn âm sau các khoản rút tiền hoặc phân phối: xem vốn chủ sở hữu âm.
• Cả bảng cân đối kế toán trông sai: xem vì sao bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhỏ trông sai.