Opening Balance Equity dans QuickBooks : comment le solder

Qu'est-ce que le compte Opening Balance Equity de QuickBooks, et pourquoi est-il dans mes livres?

Opening Balance Equity est un compte d'attente que le logiciel utilise pour compenser les soldes d'ouverture et garder les livres équilibrés (aide de QuickBooks Online). Ce n'est pas un compte de capitaux propres du propriétaire, d'un associé ou d'un actionnaire, et aucune ligne de capitaux propres de l'annexe L des formulaires 1065, 1120 ou 1120-S ne porte ce nom.

Un bilan présente l'actif, le passif et votre part des capitaux propres de l'entreprise à une date donnée (Publication 583). Les capitaux propres, c'est ce que les propriétaires ont investi, plus les bénéfices que l'entreprise a gardés, moins ce qu'ils ont retiré. Des capitaux propres laissés dans un compte d'attente n'ont encore été attribués à personne. Le compte figure au bilan : son solde n'est donc ni un revenu ni une dépense.

L'objectif est d'arriver à un solde nul en transférant chaque partie vers le compte de capitaux propres où elle doit se trouver, et non de supprimer le compte ou de masquer le solde. Les pages d'aide de QuickBooks Online expliquent ce qu'est ce compte et comment corriger une écriture d'ouverture, mais pas comment le solder. Choisir les comptes de capitaux propres relève du jugement comptable : cela dépend de votre type d'entité et de documents que le logiciel ne contient pas.

Le solde est généralement simple à solder lorsqu'il provient seulement de soldes d'ouverture saisis à la configuration, que l'entreprise n'a qu'un propriétaire et qu'aucune déclaration n'a été produite à partir de ces livres. Ce n'est pas simple s'il est élevé ou négatif, s'il vient d'une conversion de logiciel, s'il touche plusieurs propriétaires ou l'historique du capital-actions d'une société, s'il touche une année déjà produite, ou si un prêteur, un acheteur ou un préparateur a besoin d'un bilan qui concorde avec une déclaration produite. Rassemblez d'abord : la dernière déclaration produite, le bilan à la date de début, les relevés datés de ce jour et les documents de constitution.

D'où vient un solde dans Opening Balance Equity?

Un solde dans Opening Balance Equity vient d'écritures de solde d'ouverture : chaque fois qu'un compte reçoit un solde de départ, l'autre côté de l'écriture est affecté à Opening Balance Equity. Les situations suivantes y laissent un solde.

Comment voir ce qui compose Opening Balance Equity?

Produisez un rapport des opérations du compte pour toutes les dates, afin que chaque écriture figure dans la liste, puis rattachez chacune au compte dont le solde d'ouverture l'a créée. Dans le registre d'un compte bancaire, de prêt ou de carte, l'écriture d'ouverture affiche Opening balance equity dans la colonne Compte (aide).

1. Pour chaque écriture, notez la date, le compte de l'autre côté, le montant et la personne qui l'a saisie.
2. Additionnez les soldes d'ouverture : actifs ouverts, moins passifs ouverts. Si seuls des soldes d'ouverture ont été inscrits, ce chiffre est le solde du compte. C'est le montant des capitaux propres que ces écritures d'ouverture impliquent, avant tout montant déjà saisi dans d'autres comptes de capitaux propres.
3. Toute différence correspond à des écritures qui ne sont pas des soldes d'ouverture. Reclassez chacune selon sa vraie nature : apport ou prêt du propriétaire (apport ou prêt), revenu ou dépense.

Un solde élevé ou négatif dans Opening Balance Equity est-il un problème?

Un solde élevé ou négatif dans Opening Balance Equity est un problème lorsque personne ne peut dire ce qu'il représente. Un solde élevé n'est pas faux en soi, et un solde négatif peut être réel : si le compte ne contient que des soldes d'ouverture, les passifs d'ouverture dépassaient les actifs d'ouverture, et l'entreprise a donc démarré avec un déficit.

Les formulaires dispensent certaines petites entités de l'annexe L. Même dans ce cas, les registres informatisés doivent concorder avec les livres et la déclaration (Publication 583).

Que rassembler avant de le solder?

Rassemblez ce qui montre les capitaux propres à la date de début.

• Dernière déclaration produite : pour une société par actions ou une société de personnes, l'annexe L et l'annexe M-2; pour une société de personnes, la rubrique L de chaque annexe K-1 des associés. Les petites entités peuvent être dispensées de certaines de ces annexes; si c'est votre cas, utilisez les livres et les documents de constitution pour obtenir les mêmes chiffres. Un entrepreneur individuel n'a pas de capitaux propres à l'annexe C : utilisez le dernier bilan de fin d'exercice tiré des livres.
• Balance de vérification ou bilan d'ouverture tiré des anciens livres, à la date de début.
• Relevés bancaires, de prêt et de carte datés du jour de début.
• Documents de constitution : convention d'exploitation, registre des actions ou certificats d'actions, et tout document de prêt entre un propriétaire et l'entreprise.

Comment le solder pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique?

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, Opening Balance Equity est transféré aux comptes d'avoir du propriétaire : apport du propriétaire pour l'argent ou les biens investis, et avoir d'ouverture du propriétaire pour les bénéfices gardés des périodes antérieures. Un entrepreneur individuel n'a ni actions ni associés, et l'annexe C ne comporte pas de bilan : aucune ligne de la déclaration ne fixe donc la répartition. Ce sont les livres qui la portent.

Une société à responsabilité limitée (LLC) à membre unique détenue par un particulier, qui n'a pas choisi d'être traitée comme une société par actions, est une entité ignorée (que l'IRS ignore aux fins de l'impôt) : elle est traitée comme une partie de la déclaration de son propriétaire (IRS), et les mêmes comptes s'appliquent. Voir comptes de capitaux propres d'une LLC pour la structure complète. Si une personne étrangère détient la LLC, l'argent investi peut constituer une opération à déclarer sur le formulaire 5472; énumérez-le donc écriture par écriture. Un formulaire 5472 non produit à la date limite entraîne une pénalité de 25 000 $.

1. Calculez les capitaux propres à la date de début : actifs moins passifs. Soustrayez les capitaux propres déjà saisis dans d'autres comptes. Le reste devrait être égal au solde d'Opening Balance Equity; sinon, cherchez d'abord la cause de l'écart.
2. Affectez la partie que vous pouvez documenter, par exemple l'argent que le propriétaire a investi, à l'apport du propriétaire.
3. Placez la partie que vous ne pouvez pas documenter dans un seul compte clairement nommé d'avoir d'ouverture du propriétaire, afin de pouvoir la retracer plus tard. La part d'argent investi et la part de bénéfices gardés relèvent du jugement comptable.
4. Passez une écriture de journal datée de la date de début. Un solde normal d'Opening Balance Equity est un crédit : débitez donc Opening Balance Equity et créditez les comptes du propriétaire pour le même total. Si le solde est négatif, c'est un débit : inversez l'écriture.

Les retraits ont leur propre compte; voir comptabilisation des retraits du propriétaire.

Comment le solder pour une société de personnes ou une LLC à plusieurs membres?

L'Opening Balance Equity d'une société de personnes ou d'une LLC à plusieurs membres est réparti entre les associés, chaque part étant inscrite au compte de capital de l'associé concerné, de sorte que le compte montre le capital de cet associé à la date de début. Une LLC américaine de deux membres ou plus est une société de personnes pour l'impôt fédéral, à moins qu'elle ne choisisse d'être traitée comme une société par actions. Une LLC détenue uniquement par un couple marié en biens communautaires peut être traitée soit comme une société de personnes, soit comme une entité ignorée : suivez donc la façon dont le couple la déclare (IRS).

Si les livres tiennent le capital selon la base fiscale et commencent le premier jour suivant l'année produite, prenez le solde final du compte de capital de chaque associé à la rubrique L de la dernière annexe K-1 produite; c'est aussi le montant de départ de l'année suivante (instructions). Pour une date de début plus tardive, comptabilisez d'abord les apports, les distributions, les revenus, les pertes et les changements de propriété survenus depuis; voir soldes d'ouverture lorsque la tenue de livres commence tard. La rubrique L indique le capital selon la base fiscale : si les livres utilisent une autre base, décidez d'abord laquelle retenir. Si les annexes K-1 n'indiquent aucun capital (les petites sociétés de personnes peuvent être dispensées de la rubrique L), utilisez les livres et la convention d'exploitation.

Trois pièges :

• La part des bénéfices n'est pas le capital. L'annexe K-1 indique séparément les pourcentages de bénéfices, de pertes et de capital : un partage 50/50 du solde n'est donc juste que si le capital de chaque associé est égal.
• Les prêts d'un associé ne sont pas du capital. L'argent qu'un associé a prêté à la société de personnes est un passif. L'annexe L présente les prêts des associés sur leur propre ligne, distincte des comptes de capital des associés (formulaire 1065).
• N'inscrivez que ce qui manque, et faites en sorte que les parts s'additionnent. L'écriture de chaque associé correspond à son capital à la date de début, moins ce qui figure déjà dans son compte. Ensemble, les écritures doivent égaler le solde d'Opening Balance Equity; sinon, cherchez l'écart avant de les passer. Le bilan de l'annexe L doit concorder avec les livres, et tout écart doit être expliqué dans un état joint (instructions).

Une nouvelle société de personnes qui n'a pas encore produit de déclaration part de ce que chaque associé a apporté et de la convention d'exploitation. La façon dont les livres tiennent ces comptes, et la différence entre le capital inscrit dans les livres et le coût de base d'un associé, sont expliquées dans comptes de capital des associés.

Comment le solder pour une société de type S ou de type C?

L'Opening Balance Equity d'une société de type S ou de type C est réparti entre les lignes de capitaux propres propres à la société : capital-actions, surplus d'apport et bénéfices non répartis. Une LLC qui a choisi d'être imposée comme une société par actions suit aussi cette section. L'annexe L du formulaire 1120-S nomme ces lignes, en plus d'une ligne d'ajustements et d'une ligne pour les actions propres. Le formulaire 1120 les nomme aussi, et divise les bénéfices non répartis en affectés et non affectés.

• Capital-actions et surplus d'apport : tirés du registre des actions et des documents de constitution.
• Bénéfices non répartis : le solde final de la dernière annexe L produite, lorsque les livres commencent le premier jour suivant cette année; si l'annexe L a été omise, utilisez les livres. N'ajoutez pas le bénéfice de l'année en cours déjà inscrit dans les comptes de revenus et de dépenses. Pour une date de début plus tardive, voir soldes d'ouverture lorsque la tenue de livres commence tard. N'inscrivez que ce qui manque.
• Première année de la société : une nouvelle société, ou une LLC qui vient de choisir d'être traitée comme une société par actions, n'a pas d'annexe L antérieure à ce titre. Ses capitaux propres commencent à la date d'entrée en vigueur; voir livres après le choix de société de type S.
• Prêts d'un propriétaire : l'argent qu'un propriétaire a prêté à la société est un passif. L'annexe L présente les prêts des actionnaires sur leur propre ligne : transférez-le donc à un compte de prêt, pas aux capitaux propres.

Le compte des ajustements cumulés (accumulated adjustments account) de l'annexe M-2 d'une société de type S est un compte distinct, qui sert à calculer l'effet fiscal des distributions (instructions). Il ne remplace pas la ligne des bénéfices non répartis. Si les bénéfices non répartis ne concordent toujours pas avec la déclaration, voir capitaux propres qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier et bilan d'une société de type S qui ne s'équilibre pas. Pour les versements, voir distributions d'une société de type S.

Et si le solde d'ouverture que j'ai saisi est erroné?

Corrigez d'abord l'écriture d'ouverture, puis soldez Opening Balance Equity une seule fois. Toute correction d'un solde d'ouverture change Opening Balance Equity : le solder avant de rapprocher, c'est le solder deux fois.

• Mauvaise date : l'écriture de journal d'ouverture de QuickBooks Online doit être datée avant la plus ancienne opération du compte (aide).
• Mauvais montant : comparez le solde du compte à la date de début avec le relevé bancaire, puis modifiez l'écriture Opening balance equity pour qu'elle corresponde (aide). Un relevé peut différer des livres pour des raisons qui ne sont pas des erreurs, par exemple des chèques non encore encaissés (Publication 583); cherchez donc la cause avant de modifier.
• Déjà rapproché : la méthode d'écriture de journal du fournisseur vise les comptes pas encore rapprochés, et l'écriture elle-même doit encore être rapprochée (aide). Si une période close a changé, voir solde de départ du rapprochement incorrect.

Quand verser le solde dans les bénéfices non répartis est-il la mauvaise solution?

Verser Opening Balance Equity dans les bénéfices non répartis est une erreur lorsqu'on le fait seulement pour atteindre zéro. Les bénéfices non répartis doivent correspondre à ce que l'entreprise a gagné et gardé, et concorder avec le bilan de la déclaration produite. Y verser un solde inexpliqué cache l'erreur et rompt cette concordance.

La question de savoir si une correction touche une année déjà produite est distincte; voir capitaux propres qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds. Ils ne montrent que le calcul et supposent que rien n'est encore inscrit dans les comptes de capitaux propres crédités; la répartition dans un dossier réel dépend de ses registres.

Entrepreneur individuel qui commence en janvier

Un entrepreneur individuel commence ses livres le 1er janvier avec 12 000 $ US en banque et un prêt de 4 000 $ US, tous deux saisis comme soldes d'ouverture. Opening Balance Equity affiche 8 000 $ US (12 000 moins 4 000). Le propriétaire n'a aucun registre antérieur : une écriture de journal datée du 1er janvier débite donc Opening Balance Equity de 8 000 $ US et crédite l'avoir d'ouverture du propriétaire de 8 000 $ US. Le compte est à zéro et le bilan montre la part du propriétaire.

LLC à deux membres

Une LLC à deux membres commence ses livres le premier jour suivant sa dernière année produite et affiche 55 000 $ US dans Opening Balance Equity. Ses livres tiennent le capital selon la base fiscale. Les dernières annexes K-1 montrent un capital final de 27 500 $ US pour chaque associé. L'écriture débite Opening Balance Equity de 55 000 $ US et crédite le compte de capital de chaque associé de 27 500 $ US. Si les annexes K-1 avaient montré 30 000 $ US et 25 000 $ US, la répartition les aurait suivies, quelle que soit la part des bénéfices.

Société de type S avec un solde négatif

Une société de type S en activité depuis des années ouvre de nouveaux livres avec un solde d'ouverture daté du 1er janvier, le premier jour suivant sa dernière année produite. Opening Balance Equity affiche un solde négatif de 31 000 $ US : des actifs d'ouverture de 50 000 $ US moins un prêt de 81 000 $ US. L'annexe L précédente montre un capital-actions de 10 000 $ US et des bénéfices non répartis négatifs de 41 000 $ US. Aucun des deux n'a jamais été saisi : le compte tenait donc lieu des deux (10 000 moins 41 000 donne moins 31 000). Le solde est un débit : l'écriture crédite donc Opening Balance Equity de 31 000 $ US et le capital-actions de 10 000 $ US, et débite les bénéfices non répartis de 41 000 $ US. Le compte est alors à zéro s'il ne contient rien d'autre.

Votre situation est différente?

• Le solde est élevé ou négatif, vient d'une conversion de logiciel, ou un prêteur, un acheteur ou un préparateur a besoin d'un bilan qui concorde avec une déclaration produite : le type d'entité détermine les comptes de capitaux propres, et les années antérieures peuvent devoir être corrigées. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vos capitaux propres ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier : voir bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier.
• Vos livres ont commencé tard, ou vous avez changé de comptable ou de logiciel : voir soldes d'ouverture lorsque la tenue de livres commence tard et soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Le solde est apparu après le passage de Desktop à Online : voir soldes qui ne concordent plus après le passage de Desktop à Online.
• Vous configurez une nouvelle LLC : voir configurer les livres d'une nouvelle LLC et comptes de capitaux propres d'une LLC.
• L'entreprise vient de changer de type, par exemple avec un choix de société de type S, ou un membre s'est joint ou est parti : les comptes de capitaux propres changent à la date d'entrée en vigueur. Voir livres après le choix de société de type S et comptes de capitaux propres d'une LLC.
• Une personne étrangère détient votre LLC américaine : voir registres d'une LLC détenue par un étranger.
• L'avoir de votre propriétaire est négatif après des retraits ou des distributions : voir avoir négatif du propriétaire.
• Tout le bilan semble erroné : voir pourquoi le bilan d'une petite entreprise semble erroné.