QuickBooks Desktop'tan Online'a Geçiş: Bakiyeler Tutmuyorsa

QuickBooks Desktop'tan Online'a geçtikten sonra bakiyelerim neden tutmuyor?

Desktop'tan Online'a geçişten sonra bakiyeler üç nedenden birinden dolayı farklı çıkar: her şeyi değil bir kısmını taşımayı seçtiniz, bir şey yanlış veya iki kez taşındı ya da Desktop dosyasında zaten sorunlar vardı ve geçiş bunları ortaya çıkardı. Intuit'in kendi kontrolü, her iki dosyada aynı rapor ve aynı tarih aralığıyla çalıştırıp karşılaştırmaktır (Intuit). Fark ancak ilk nedeni eledikten sonra bir hatadır; bu yüzden bir şeyi düzeltmeden önce neyi taşıdığınızı netleştirin.

Tüm veriyi taşıdıysanız, fark tek bir hesapta duruyorsa ve tarihli tek bir kayıt onu açıklıyorsa durum basittir. Şu durumlarda basit değildir:

• Online bakiyeleri, son verilen beyannamedeki bilançoyla tutmuyor.
• Desktop dosyası özetlenmiş (condensed) veya geçmişin yalnızca bir kısmı taşınmış.
• Banka veya kart hesapları geçiş tarihinden itibaren mutabık hale gelmiyor.
• Vadesi gelmiş bir beyanname var ya da daha önce verilmiş bir yıl değişecek.

Başlamadan önce şunları toplayın:

• Şimdi alınmış ve hiç dokunulmamış bir Desktop dosyası yedeği.
• Geçiş tarihi ve seçilen seçenek: tüm veri, bir tarih aralığı veya yalnızca listeler.
• Her işletme için son verilen beyanname ve varsa Schedule L.
• Geçiş tarihinden mutabık olan son aya kadar geriye doğru banka ve kart hesap özetleri.

Desktop ve Online dosyalarını nasıl karşılaştırırım?

İki dosyada aynı esasla ve aynı tarih için aynı raporları çalıştırın, sonra tutmayan her hesabı listeleyin. Intuit'in adımları kâr ve zararı (yıl başından bugüne, iki dosyada aynı tarih aralığı), bilançoyu ve A/R ile A/P (alacak ve borç hesapları) raporlarını sayar. Mizan (her hesabın tek bir tarihteki bakiyesi) saymaz. Aynı tarihli bir mizan eklemek tüm hesapları yan yana koyar.

1. Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce Desktop raporlarını PDF olarak kaydedin.
2. Her raporu iki dosyada aynı esasla (nakit veya tahakkuk) ve aynı tarihlerle çalıştırın.
3. Bugünle değil, geçiş tarihi itibarıyla karşılaştırın. Sonradan online girilen her şey gerçek bir farktır.
4. Farklı olan her hesabı ve tutarı yazın.
5. Her birinin işlem ayrıntısını açın ve yalnızca bir dosyada bulunan kaydı bulun.

Taşıdıklarıma göre hangi farklar beklenen, hangileri hatadır?

Fark, taşımayı seçtiğiniz şeye, Intuit'in taşınmadığını söylediği kalemlere veya geçişten sonra online yapılan işe dayanıyorsa beklenendir. Başka her fark, hata demeden önce izlenmelidir. Intuit'in aracı tüm veriyi ya da müşteriler, tedarikçiler, hesap planı, çalışanlar ve kalemler gibi listeleri taşımanıza izin verir. Geçiş sayfası ayrıca bir tarih aralığındaki işlemlerin ve bakiyelerin taşınmasını da anlatır (Intuit). Sunulan seçenekler ve şartlar Intuit aracına ve plana göre farklılık gösterebilir ve değişebilir; bu yüzden hangisini kullandığınızı teyit edin, güncel şartlar için Intuit'in sayfalarına bakın, sonra tabloyu buna göre okuyun.

Intuit'in sayfası bazı kalemlerin taşınmadığını söyler ve bunların listesine bağlantı verir; bir farka hata demeden önce bu listeye bakın. Bordro için Intuit, Desktop bordro kullanıcılarına son bordro çalıştırmasından sonra 2–3 iş günü beklemelerini ve bir sonraki çalıştırmadan önce geçişi bitirmelerini söyler; böylece maaş verileri hatasız aktarılır (Intuit). Geçişiniz bir bordro çalıştırmasının hemen ardından olduysa çevresindeki ödeme tarihleri için ücretleri ve yükümlülükleri kontrol edin. Temizlenmeyen bordro bakiyeleri için: kapanmayan bordro yükümlülükleri. Kesilip hiç ödenmemiş bordro vergisi yalnızca işletmeye değil kişilere de ulaşabilir: kesilen vergiyi kasıtlı olarak ödemeyen sorumlu bir kişi, ödenmeyen tutara eşit bir cezaya borçlanabilir (Publication 15). Kimin sorumlu sayıldığı ve süre sınırları: emanet vergi tahsil cezası (kesilen verginin ödenmemesi cezası).

Fark bir hataysa şunlara bakın: yalnızca bir dosyada olan işlem, iki dosyada da olan işlem (taşındı, sonra banka akışıyla yeniden yüklendi veya elle girildi) ya da geçiş tarihinin yanlış tarafında tarihlenmiş işlem. İki kez sayılan gelir: QuickBooks'ta çift gelir. Takılı kalmış Undeposited Funds bakiyesi: Undeposited Funds bakiyesi.

Geçişi sadece yeniden çalıştırabilir miyim?

Neyi sileceğini bilmeden olmaz. Intuit, geçişten sonra Desktop dosyasının tüm verinin yerine geçtiğini ve bir Online şirketindeki verinin değiştirilmesinin geri alınamayacağını söyler (Intuit; Intuit). İlk geçişten beri online yapılan her kayıt ve düzeltme, Desktop dosyasının o anki hali ile değiştirilirdi. Intuit değiştirme uyarısını zaten verisi olan bir şirkete bağlar; bu yüzden yeniden çalıştırmanın hangi Online şirketine yazacağını teyit edin. Intuit'in sayfaları mutabakat geçmişinin iki yönde de geçip geçmediğini söylemez; bu yüzden korunacağına veya aktarılacağına güvenmeyin.

Yeniden çalıştırırsanız önce Online raporlarını ve online girilen her kaydın listesini kaydedin; çünkü yeniden çalıştırma bunları siler ve yeniden gireceksiniz.

Açılış bakiyelerini son verilen beyannameyle nasıl eşleştiririm?

Vergi yılının başında açılış bilançosu, son verilen yılın sonundaki bilançoya eşit olmalıdır. Yıl içindeki bir geçişte Online, geçiş tarihinde Desktop'a eşit olmalı ve Desktop'ın son yıl sonu bakiyeleri, tablonun gösterdiği gibi o yılın beyannamesiyle tutmalıdır. Tutmuyorsa fark, kapatma kaydıyla değil açıklamayla giderilmelidir. Beyannamenin eşleştirmeniz için size verdiği şey işletme türüne bağlıdır.

Ortaklıkta yıl başındaki toplam varlıklar genellikle önceki yılın kapanışına eşit olmalıdır; aksi halde bir açıklama farkı gösterir.

Küçük işletme sorusuna “Evet” yanıtı veren küçük bir ortaklık veya şirketin Schedule L'yi doldurması zorunlu değildir (Form 1065'te isteğe bağlıdır). En son talimatlarda bu soru, Form 1065'te Schedule B'nin 4. sorusu, Form 1120-S'de Schedule B'nin 11. sorusu ve Form 1120'de Schedule K'nın 13. sorusudur; yılın formuna bakın. O zaman verilmiş bir bilanço olmayabilir; bu durumda önceki yıl sonu kayıtlarıyla ve hesap özetleriyle eşleştirirsiniz.

Schedule L ile fark geçişten önce başlayabilir. Hazırlayıcının Desktop dosyanız dışında işlediği yıl sonu kayıtları beyannamede olur ama dosyada hiç olmadığı için taşınmaz. Beyannameyle artık tutmayan özkaynak: dağıtılmamış kâr geçen yılın beyannamesiyle tutmuyor. Açılış bakiyelerini beyannameden belirlemek: muhasebeci değişince açılış bakiyeleri.

Banka ve kart hesaplarım mutabık olmuyor: nereden yeniden başlamalıyım?

Defter bakiyesinin, bekleyen kalemler düzeltildikten sonra hesap özeti bakiyesine eşit olduğu en son hesap özetinden ileriye doğru mutabakat yapın. Publication 583, her ay mutabakat yapmanızı, bir önceki ayın sonundaki çek defteri bakiyesinden başlamanızı ve düzeltilmiş banka bakiyesinin düzeltilmiş defter bakiyesine eşit olması gerektiğini söyler. Ayrıca hataların yalnızca hesap özetinde değil muhasebe kayıtlarında da düzeltilmesini söyler.

1. Her banka ve kart hesabı için geçiş tarihine en yakın hesap özetini alın.
2. O tarihteki defter bakiyesini, bekleyen kalemler (kayıtlarda olup henüz hesap özetinde olmayanlar) düzeltildikten sonra hesap özeti bakiyesiyle karşılaştırın.
3. Tutuyorlarsa sorun geçişten sonradır: geçiş tarihinden sonraki ilk hesap özetinden başlayarak ileriye doğru mutabakat yapın.
4. Tutmuyorlarsa bir hesap özeti geriye giderek tutan son aya kadar çıkın. O aydan ileriye doğru mutabakat yapın.
5. Ay ay ileriye doğru mutabakat yapın. Bir ay tutmuyorsa kaydı bulun. Mutabakat düzeltmesinin bunu gizlemesine izin vermeyin.

Kredi hesapları için de kredi verenin hesap özetlerini kullanarak aynısını yapın. Hesap özetiyle artık tutmayan açılış bakiyesi: mutabakat açılış bakiyesi yanlış.

Dönüştürme geçmişi özetlediyse veya düşürdüyse ne olur?

Geçmiş üç nedenle eksik olabilir: tarih aralığı veya yalnızca listeleri seçtiniz, Desktop dosyası boyut sınırının altına inmek için özetlendi ya da bazı yıllar seçimlerinizin açıklamadığı bir nedenle gelmedi. İlki bir seçimdir. İkincisi denetimde sorun yaratabilir. Üçüncüsü izlenmesi gereken bir hatadır.

Intuit'in sayfası dosyanın bir boyut sınırının altında olması gerektiğini ve daha büyük bir dosyanın geçişten önce özetlenmesi gerektiğini söyler. IRS, özetlemenin eski kapanmış işlemlerin ayrıntısını kaldırıp özet yevmiye kayıtlarıyla değiştirdiğini ve yazılımın ayrıntının bir arşiv kopyasını tuttuğunu açıklar (IRS SSS). Aynı SSS şunu söyler:

• Özetlenmiş veri, denetim altındaki vergi yılları için kabul edilmez.
• Özetleme, denetim altındaki yıllarda oluşturulan veya değiştirilen işlemlere ya da bunları etkileyen önceki yıl işlemlerine dokunmuyorsa daha eski tarihler için serbesttir.
• Denetim genişlerse IRS, özetlemeden önce alınmış bir yedeği veya arşiv kopyasını isteyebilir.

Bu yüzden arşivi veya özetleme öncesi yedeği bulun ve asıl Desktop yedeğiyle birlikte saklayın. Duran varlıklar, krediler ve devirler gibi cari beyannameye taşınan kalemlerin ayrıntısına sonradan ihtiyaç duyulabilir; bu yüzden özetlemeden sağ çıktığını teyit edin. Geçiş tarihi ve ne kadar geçmişin taşınacağı: muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek.

Kalan farklar nereye gider?

Önce her farkı bir işleme kadar izleyin. İzlenen hatayı işlemin kendisinde düzeltin; muhasebe kayıtlarından değil beyannameden gelen belgelenmiş bir düzeltme tarihli bir düzeltme kaydı gerektirebilir. İzleyemediğiniz fark, dengeleme kaydı değil daha fazla izleme ve hazırlayıcının incelemesini gerektirir; Opening Balance Equity'ye veya kategorisiz bir hesaba konmaz. Onayı kimin vereceğini söyleyen bir IRS kuralı yoktur; bir kontrol olarak, beyannameyi imzalayan kişi gelir veya özkaynağı değiştiren her kaydı onaylamalıdır.

Opening Balance Equity'de bırakılan fark hâlâ açıklanmamıştır; doğru özkaynak hesaplarına taşınması gerekir (Opening Balance Equity). Her şeyi toplayan bir gelir veya gider hesabı farkı kâr ve zarar içinde saklar; bu da beyannamedeki gelire akar. Fark zaten verilmiş bir yıldaysa o yılı düzenlemeyin: vergi beyanı verildikten sonra kapanış tarihi rehberine bakın.

Asıl Desktop dosyasını kanıt olarak nasıl saklarım?

Hiçbir şey düzeltilmeden önce, geçiş anındaki Desktop dosyasının kendi yedeğinizi alın ve iki kopyayı ayrı yerlerde tutun. Intuit, Desktop verisinin bıraktığınız gibi kaldığını ve Desktop aboneliğini iptal ettikten sonra 12 ay yalnızca görüntüleme erişimi olduğunu söyler. Bu Intuit'in şartıdır, sizin kontrol ettiğiniz bir kayıt değildir ve destekleyici kayıtları saklama sürenizden kısadır: genellikle beyanname verdikten veya son tarihten, hangisi daha geçse, sonra 3 yıl ve bazı durumlarda daha uzun (işletme kayıtları ne kadar süre saklanır).

IRS, kayıtların yazılımda tutulduğu durumların çoğunda inceleme görevlilerinin muhasebe yazılımı yedek dosyasını incelemenin başında istediğini ve çoğu veri dosyası onsuz okunamadığı için yöneticinin kullanıcı adını ve parolasını istediğini söyler. Dar kapsamlı bir denetimde görevli istemeyebilir. Yedeğin, asıl kayıt defterlerinin birebir kopyası olduğunu ve Excel dışa aktarımlarının aynı şekilde test edilemeyeceğini söyler (IRS SSS).

Bu sayfanın başındaki listedeki kalemleri, ayrıca varsa özetleme öncesi arşivi, geçiş tarihi için Desktop ve Online raporlarının PDF'lerini ve geçişi kimin yaptığını gösteren bir notu saklayın. QuickBooks iptal edilmeden önce dışa aktarılacaklar: QuickBooks iptal edilirken saklanacak kayıtlar.

Bu iş ne zaman beyannameden önce bir uzmana verilmelidir?

Muhasebe kayıtlarını düzeltmek, beyannamenin ne göstermesi gerektiğine karar vermek anlamına geldiğinde. IRS kayıt tutma sayfası, kayıtların beyannamede bildirilen kalemleri desteklemesi gerektiğini söyler; bu yüzden kayıtlar ile beyanname aynı hikâyeyi anlatmalıdır. Şunlardan biri doğruysa bir uzman devreye alın:

• Online bilanço, Desktop dosyası ve verilmiş beyanname birbirinden farklı.
• Son sağlam hesap özetinden yeniden başladıktan sonra bir ay mutabık olmuyor.
• Daha önce verilmiş bir yıl değişecek veya yıllar özetlenmiş.
• Geçişten sonra gelir, bordro veya satış vergisi bakiyeleri farklı ve vadesi gelen bir beyanname ya da bildirim var.
• Açık bir bildirim veya inceleme var.

Desktop yedeğini, iki dosyadan aynı tarihli raporları, verilmiş beyannameleri ve hesap özetlerini getirin. Muhasebe kayıtlarının açılış tarihinde ne göstermesi gerektiği, hangi düzeltmelerin kayıtlara hangilerinin beyannameye ait olduğu, yazılımın değil beyannameyi imzalayan kişinin kararıdır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

31 Aralık'ta geçiş yapan restoran LLC'si

Desktop A/R US$52.000, Online A/R US$48.000'dır. Her iki dosyada 31 Aralık itibarıyla çalıştırılan müşteri bazında A/R yaşlandırma raporu, US$4.000'ın tamamının tek bir müşteride olduğunu gösterir: Desktop'ta olup Online'da olmayan bir fatura. Sahip, faturanın gerçek olduğunu teyit etmek için müşterinin hesap özetini kontrol eder. Çözüm, Online dosyasında, beyannamesi henüz verilmemiş bir yılın 31 Aralık'ında veya öncesinde, faturanın gerçek tarihiyle yapılan tek bir kayıttır. Yeniden çalıştırma, geçişten beri online yapılan haftalık işi de silerdi.

İlk mutabakatı US$15.000 farklı çıkan yüklenici S şirketi

İlk Online banka mutabakatı, US$120.000'lık hesap özetine karşı US$135.000 ile açılır. İşlem ayrıntısı, US$15.000'lık mevduatın iki kez girildiğini gösterir: bir kez geçişle, bir kez de banka akışı bu yılın önceki mevduatlarını yeniden yüklediğinde. Şirket yinelenenleri kaldırır, gelirin fazla gösterilmediğini kontrol eder ve yılın ilk hesap özetinden itibaren yeniden mutabakat yapar; her ayın önceki hesap özetinin kapanış bakiyesiyle açıldığını teyit eder.

1 Ocak'ta yalnızca listeleri ve bakiyeleri taşıyan, ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli LLC

Online dosya, geçen yıl verilen Schedule L'den US$9.000 farkla açılır. Desktop bilançosu Online açılış bakiyeleriyle tutar; yani sebep geçiş değildir. Beyannamede, Desktop dosyasına hiç girilmemiş US$9.000'lık bir yıl sonu düzeltmesi vardı. Kayıtlar Desktop rakamıyla açılır ve fark, Form 1065 talimatlarının öngördüğü gibi bir açıklamayla izah edilir. Muhasebe kayıtlarının düzeltmeyi de kaydedip kaydetmeyeceğine hazırlayıcı karar verir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Vadesi gelmiş bir beyanname var ve farklar taşıdığınız şeyle açıklanmıyor: geçişten sonra bakiyeler değişti, muhasebe kayıtları geçen yılın Schedule L'siyle tutmuyor veya yıllar özetlendi. Hangi düzeltmelerin kayıtlara, hangilerinin beyannameye ait olduğu hazırlayıcının yargısına bağlıdır. Beyanname başlamadan önce muhasebe desteği ile netleştirin.
• Daha önce verilmiş bir yıl değişecek: vergi beyanı verildikten sonra kapanış tarihi rehberine bakın.
• Muhasebe kayıtları aylarca da geride: gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın.
• Ortak sermaye hesapları K-1'lerle tutmuyor: ortak sermaye hesapları rehberine bakın.
• Desktop'ta kalıp kalmayacağınıza karar vermediniz: QuickBooks Desktop sonlandırılıyor rehberine bakın.
• QuickBooks Online dışında bir yazılıma geçtiniz: yukarıdaki aynı tarihli karşılaştırma ve beyannameyle eşleştirme yine geçerlidir; taşıma aracının neyi aktardığı o üreticinin kuralıdır. Yazılım seçmek için muhasebecinizin desteklediği QuickBooks alternatifleri rehberine bakın.
• Açık bir bildirim veya inceleme var: IRS, özetlenmiş verinin denetim altındaki yıllar için kabul edilmediğini söyler; bu yüzden dosya özetlenmeden veya temizlenmeden önce sizi temsil edene danışın. Küçük işletmeye IRS denetimi rehberine bakın.