Opening Balance Equity no QuickBooks: como zerar essa conta

O que é a Opening Balance Equity no QuickBooks e por que ela está na minha escrituração contábil?

A Opening Balance Equity é uma conta de transição que o software usa para compensar os saldos de abertura e manter a escrituração contábil equilibrada (ajuda do QuickBooks Online). Ela não é uma conta de patrimônio líquido do proprietário, do sócio ou do acionista, e nenhuma das linhas de patrimônio líquido do Schedule L dos Forms 1065, 1120 ou 1120-S tem esse nome.

Um balanço patrimonial mostra ativos, passivos e a sua participação no negócio em determinada data (Publication 583). O patrimônio líquido é o que os proprietários aportaram, mais o lucro que a empresa manteve, menos o que eles retiraram. Patrimônio líquido parado em uma conta de transição é patrimônio líquido que ninguém atribuiu ainda. Como a conta fica no balanço patrimonial, o saldo dela não é receita nem despesa.

O objetivo é chegar a saldo zero movendo cada parte para a conta de patrimônio líquido a que ela pertence, e não apagar a conta nem esconder o saldo. As páginas de ajuda do QuickBooks Online explicam a conta e como corrigir um lançamento de abertura, mas não como zerá-la. Escolher as contas de patrimônio líquido é um julgamento contábil que depende do tipo da sua entidade e de registros que o software não tem.

O saldo costuma ser simples de zerar quando vem apenas dos saldos de abertura informados na configuração, a empresa tem um só proprietário e nenhuma declaração foi entregue com base nessa escrituração. Não é simples quando o saldo é grande ou negativo, veio de uma conversão de software, envolve vários proprietários ou o histórico de ações de uma corporação, atinge um ano já declarado, ou quando um banco, comprador ou preparador precisa de um balanço patrimonial que bata com uma declaração entregue. Reúna antes: a última declaração entregue, o balanço patrimonial da data de início, os extratos datados desse dia e os documentos de constituição.

De onde vem um saldo na Opening Balance Equity?

Um saldo na Opening Balance Equity vem de lançamentos de saldo de abertura: sempre que uma conta recebe um saldo inicial, a outra ponta do lançamento vai para a Opening Balance Equity. Estes caminhos levam um saldo para lá.

Como vejo o que compõe a Opening Balance Equity?

Gere um relatório de transações da conta cobrindo todas as datas, para listar todos os lançamentos, e depois rastreie cada um até a conta cujo saldo de abertura o criou. No registro de uma conta bancária, de empréstimo ou de cartão, o lançamento de abertura aparece com Opening balance equity na coluna Account (ajuda).

1. Em cada lançamento, anote a data, a conta da outra ponta, o valor e quem o lançou.
2. Some os saldos de abertura: ativos abertos menos passivos abertos. Se só saldos de abertura foram lançados, esse resultado é o saldo da conta. É o patrimônio líquido que esses lançamentos de abertura sugerem, antes de qualquer patrimônio líquido já lançado em outras contas.
3. Qualquer diferença são lançamentos que não são saldos de abertura. Reclassifique cada um pelo que ele realmente é: um aporte ou empréstimo do proprietário (aporte ou empréstimo), uma receita ou uma despesa.

Uma Opening Balance Equity grande ou negativa é um problema?

Uma Opening Balance Equity grande ou negativa é um problema quando ninguém sabe dizer o que ela representa. Um saldo grande não está errado por si só, e um saldo negativo pode ser real: se só há saldos de abertura nela, os passivos de abertura eram maiores que os ativos de abertura, ou seja, o negócio começou com déficit.

Os formulários dispensam algumas entidades pequenas do Schedule L. Mesmo assim, os registros computadorizados precisam conciliar com os livros e com a declaração (Publication 583).

O que devo reunir antes de zerar a conta?

Reúna o que mostra o patrimônio líquido na data de início.

• Última declaração entregue: para uma corporação ou sociedade de pessoas, o Schedule L e o Schedule M-2; para uma sociedade de pessoas, também o item L do Schedule K-1 de cada sócio. Entidades pequenas podem ser dispensadas de alguns desses itens; se a sua foi, use os livros e os documentos de constituição para chegar aos mesmos números. Um empresário individual não tem patrimônio líquido no Schedule C, então use o último balanço patrimonial de fim de ano da escrituração.
• Balancete ou balanço patrimonial de abertura da escrituração anterior, na data de início.
• Extratos de contas bancárias, de empréstimos e de cartões datados da data de início.
• Documentos de constituição: acordo operacional, livro de ações ou certificados de ações, e qualquer contrato de empréstimo entre um proprietário e a empresa.

Como zero a conta de um empresário individual ou de uma LLC de um único membro?

Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro, a Opening Balance Equity vai para as contas de patrimônio do proprietário: investimento do proprietário, para dinheiro ou bens aportados, e patrimônio inicial do proprietário, para lucros mantidos de períodos anteriores. Um empresário individual não tem ações nem sócios, e o Schedule C não tem balanço patrimonial, então nenhuma linha da declaração define essa divisão. Quem define é a escrituração.

Uma LLC de um único membro, de propriedade de uma pessoa física e sem opção por tributação como corporação, é uma entidade desconsiderada (disregarded entity), tratada como parte da declaração do proprietário (IRS), então as mesmas contas se aplicam. Veja contas de patrimônio líquido de uma LLC para o esquema completo. Se um estrangeiro é proprietário da LLC, o dinheiro aportado pode ser uma transação a ser informada no Form 5472, então liste lançamento por lançamento. Um Form 5472 não entregue no prazo gera uma multa de $25.000.

1. Calcule o patrimônio líquido na data de início: ativos menos passivos. Subtraia o patrimônio líquido já lançado em outras contas. O que sobrar deve ser igual ao saldo da Opening Balance Equity; se não for, rastreie a diferença primeiro.
2. Atribua a parte que você consegue comprovar, como o dinheiro que o proprietário aportou, ao investimento do proprietário.
3. Coloque a parte que você não consegue comprovar em uma única conta de patrimônio inicial do proprietário, com nome claro, para poder rastreá-la depois. Quanto é dinheiro aportado e quanto é lucro mantido é um julgamento contábil.
4. Faça um lançamento contábil com a data de início. Um saldo normal da Opening Balance Equity é credor, então debite a Opening Balance Equity e credite as contas do proprietário pelo mesmo total. Se o saldo for negativo, ele é devedor, então inverta o lançamento.

As retiradas ficam em uma conta separada; veja como registrar as retiradas do proprietário.

Como zero a conta de uma sociedade de pessoas ou de uma LLC com vários membros?

A Opening Balance Equity de uma sociedade de pessoas ou de uma LLC com vários membros é dividida entre os sócios, e a parte de cada um é lançada na conta de capital do próprio sócio, para que a conta mostre o capital dele na data de início. Uma LLC doméstica com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas para fins de imposto federal, a menos que opte por ser tributada como corporação. Uma LLC de propriedade apenas de um casal, como bem comunitário, pode ser tratada como sociedade de pessoas ou como entidade desconsiderada, então siga a forma como o casal declara (IRS).

Se a escrituração mantém o capital pela base fiscal e começa no primeiro dia depois do ano declarado, use a conta de capital final de cada sócio, que está no item L do último Schedule K-1 entregue; ela também é o valor inicial do ano seguinte (instruções). Para uma data de início posterior, primeiro considere as contribuições, distribuições, rendimentos, prejuízos e mudanças de participação desde então; veja saldos de abertura quando a escrituração começa atrasada. O item L é capital pela base fiscal, então, se a escrituração usa outra base, decida primeiro qual delas vale. Se os K-1 não mostram capital (sociedades pequenas podem ser dispensadas do item L), use os livros e o acordo operacional.

Três armadilhas:

• Participação no lucro não é capital. O Schedule K-1 lista as porcentagens de lucro, prejuízo e capital separadamente, então dividir o saldo 50/50 só está certo quando o capital de cada sócio é igual.
• Empréstimos de sócios não são capital. Dinheiro que um sócio emprestou à sociedade de pessoas é um passivo. O Schedule L lista os empréstimos de sócios em linha própria, separada das contas de capital dos sócios (Form 1065).
• Lance só o que falta e faça as partes fecharem. O lançamento de cada sócio é o capital dele na data de início menos o que já está na conta dele. Juntos, os lançamentos devem ser iguais ao saldo da Opening Balance Equity; se não forem, rastreie a diferença antes de lançar. O balanço patrimonial do Schedule L deve concordar com os livros, e qualquer diferença deve ser explicada em um demonstrativo anexo (instruções).

Uma sociedade de pessoas nova, sem declaração ainda, parte do que cada sócio aportou e do acordo operacional. Como a escrituração mantém essas contas, e como o capital nos livros difere da base do sócio, está em contas de capital dos sócios.

Como zero a conta de uma corporação S ou de uma corporação C?

A Opening Balance Equity de uma corporação S ou C é dividida entre as linhas de patrimônio líquido da própria corporação: capital social, capital integralizado adicional e lucros acumulados. Uma LLC que optou por ser tributada como corporação usa esta seção também. O Schedule L do Form 1120-S traz essas linhas, mais uma linha de ajustes e uma linha de ações em tesouraria. O Form 1120 também as traz, e divide os lucros acumulados em destinados e não destinados.

• Capital social e capital integralizado: do livro de ações e dos documentos de constituição.
• Lucros acumulados: o saldo final do último Schedule L entregue, quando a escrituração começa no primeiro dia depois desse ano; se o Schedule L foi dispensado, use os livros. Não some o lucro do ano corrente que já está nas contas de receitas e despesas. Para uma data de início posterior, veja saldos de abertura quando a escrituração começa atrasada. Lance só o que falta.
• Primeiro ano como corporação: uma corporação nova, ou uma LLC que acabou de optar pela tributação como corporação, não tem Schedule L corporativo anterior. O patrimônio líquido começa na data de vigência; veja escrituração depois da opção pelo regime de corporação S.
• Empréstimos de proprietários: dinheiro que um proprietário emprestou à corporação é um passivo. O Schedule L lista os empréstimos de acionistas em linha própria, então mova esse valor para uma conta de empréstimo, e não para o patrimônio líquido.

A conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account) de uma corporação S, no Schedule M-2, é uma conta separada usada para calcular o efeito fiscal das distribuições (instruções). Ela não substitui a linha de lucros acumulados. Se os lucros acumulados ainda não batem com a declaração, veja patrimônio líquido que não bate com a declaração do ano passado e balanço patrimonial de corporação S que não fecha. Para os pagamentos aos sócios, veja distribuições de corporação S.

E se o saldo de abertura que informei estiver errado?

Corrija primeiro o lançamento de abertura e depois zere a Opening Balance Equity uma única vez. Toda correção em um saldo de abertura muda a Opening Balance Equity, então zerá-la antes de conciliar significa zerá-la duas vezes.

• Data errada: o lançamento contábil de abertura no QuickBooks Online deve ter data anterior à da transação mais antiga da conta (ajuda).
• Valor errado: compare o saldo da conta na data de início com o registro do banco e depois edite o lançamento Opening balance equity para que ele bata (ajuda). Um extrato pode diferir da escrituração por motivos que não são erros, como cheques que ainda não compensaram (Publication 583), então descubra a causa antes de editar.
• Já conciliada: o método de lançamento contábil do fornecedor serve para contas ainda não conciliadas, e o próprio lançamento ainda precisa ser conciliado (ajuda). Se um período fechado mudou, veja saldo inicial da conciliação errado.

Quando mover o saldo para lucros acumulados é a correção errada?

Mover a Opening Balance Equity para lucros acumulados é errado quando só se faz isso para chegar a zero. Os lucros acumulados devem ser iguais ao que a empresa ganhou e manteve e devem bater com o balanço patrimonial da declaração entregue. Jogar ali um saldo sem explicação esconde o erro e quebra essa conferência.

Se uma correção alcança ou não um ano já declarado é outra questão; veja patrimônio líquido que não bate com a declaração do ano passado.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos. Mostram só a aritmética e supõem que nada foi lançado ainda nas contas de patrimônio líquido que receberão o crédito; a divisão em um caso real depende dos registros.

Empresário individual que começa em janeiro

Um empresário individual começa a escrituração em 1º de janeiro com US$12.000 no banco e um empréstimo de US$4.000, ambos lançados como saldos de abertura. A Opening Balance Equity mostra US$8.000 (12.000 menos 4.000). O proprietário não tem registros anteriores, então um lançamento contábil datado de 1º de janeiro debita US$8.000 da Opening Balance Equity e credita US$8.000 no patrimônio inicial do proprietário. A conta fica zerada e o balanço patrimonial mostra a participação do proprietário.

LLC com dois membros

Uma LLC com dois membros começa a escrituração no primeiro dia depois do último ano declarado e mostra US$55.000 na Opening Balance Equity. A escrituração mantém o capital pela base fiscal. Os últimos Schedules K-1 mostram capital final de US$27.500 para cada sócio. O lançamento debita US$55.000 da Opening Balance Equity e credita US$27.500 na conta de capital de cada sócio. Se os K-1 tivessem mostrado US$30.000 e US$25.000, a divisão seguiria esses valores, qualquer que fosse a participação nos lucros.

Corporação S com saldo negativo

Uma corporação S que opera há anos configura uma nova escrituração com saldo de abertura datado de 1º de janeiro, o primeiro dia depois do último ano declarado. A Opening Balance Equity mostra um saldo negativo de US$31.000: ativos de abertura de US$50.000 menos um empréstimo de US$81.000. O Schedule L anterior mostra capital social de US$10.000 e lucros acumulados negativos de US$41.000. Nenhum dos dois foi lançado, então a conta ocupou o lugar de ambos (10.000 menos 41.000 dá menos 31.000). O saldo é devedor, então o lançamento credita US$31.000 na Opening Balance Equity e US$10.000 no capital social e debita US$41.000 nos lucros acumulados. A conta fica zerada se não houver mais nada nela.

E no seu caso?

• O saldo é grande ou negativo, veio da conversão de software, ou um banco, comprador ou preparador precisa de um balanço patrimonial que bata com uma declaração entregue: o tipo da entidade define as contas de patrimônio líquido, e anos anteriores podem precisar de correção. Procure ajuda com escrituração contábil.
• Seu patrimônio líquido não bate com a declaração do ano passado: veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado.
• Sua escrituração começou atrasada ou você trocou de contador ou de software: veja saldos de abertura quando a escrituração começa atrasada e saldos de abertura depois de trocar de contador.
• O saldo apareceu depois de migrar do Desktop para o Online: veja saldos errados depois de migrar do Desktop para o Online.
• Você está montando uma LLC nova: veja como configurar a escrituração de uma LLC nova e contas de patrimônio líquido de uma LLC.
• O negócio acabou de mudar de tipo, por exemplo com a opção pelo regime de corporação S, ou um membro entrou ou saiu: as contas de patrimônio líquido mudam na data de vigência. Veja escrituração depois da opção pelo regime de corporação S e contas de patrimônio líquido de uma LLC.
• Um estrangeiro é proprietário da sua LLC americana: veja registros de uma LLC de propriedade estrangeira.
• O patrimônio líquido do proprietário ficou negativo depois de retiradas ou distribuições: veja patrimônio líquido negativo do proprietário.
• O balanço patrimonial inteiro parece errado: veja por que o balanço patrimonial de uma pequena empresa parece errado.